Особо ценные и уникальные документы в архиве: критерии определения

Сущность понятии «особо ценные документы» и «уникальные документы»

Все документы, входящие в состав Архивного фонда РФ, независимо от их происхождения, типа носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности – ценные.

Особо ценные документы – это документы, входящие в Архивный фонд РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особо важные для государства и общества и в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ – это вид особо ценного документа, который не имеет подобных себе по содержащейся в нем информации или по его внешним признакам, невосполнимый, если будет утрачен, с позиции его значения или автографичности.

Отмечается ограниченный доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда РФ, которые находятся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Разработан график проведения плановых проверок на предмет наличия и состояния дел, содержащихся в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук:

• уникальные документы – каждый год;
• особо ценные документы на бумажной основе – 1 раз в 10 лет, для государственных библиотек – 1 раз в 5 лет;
• аудиовизуальные и электронные документы – 1 раз в 5 лет;
• кинодокументы – 1 раз в 2 года.

Выявляют уникальные и особо ценные документы в плановом порядке наиболее квалифицированные специалисты, основываясь на отраслевых научно-методических разработках и методических пособиях, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда РФ уникальных и особо ценных документов осуществляют на основании Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Определение уникальных и особо ценных документов происходит в соответствии со следующим алгоритмом:

• заполнение для каждого выявленного потенциально уникального документа листа учета с его описанием;
• рассмотрение архива представленных материалов экспертно-методической комиссией;
• представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов РФ.

Критерии выявления особо ценных документов

В процессе выявления особо ценных документов наиболее значимыми являются следующие критерии:

• значение учреждения и фондообразователя – критерий, который ранее считали основным при выявлении особо ценных документов, а на сегодняшний день он сохранился в качестве основного ориентира при определении того, в каких фондах наличие особо ценной документации особенно значимо, при этом решающим является значение содержания информации в документе. Относительно документов личного происхождения, такой критерий, как фондообразователь в общественной, политической, культурной и научной сферах деятельности – один из определяющих;
• авторство документов – данный критерий связан с именами людей, сыгравших значимую роль в политической, общественной, культурной и научной жизни государства;
• время создания документа – основной, самодостаточный критерий, применение которого предполагает фактор относительно неодинаковой ценности документации, относящейся к разным историческим периодам. В соответствии с этим критерием, выявляют особо ценные документы, созданные после 1626 года и до конца XVIII века, а также документы, которые были созданы в ключевые периоды истории страны и ее отдельных регионов;
• ценность информации, содержащейся в документе – наиболее значимый критерий, основанный на объективной, с точки зрения исторического подхода, оценке документов, содержащих в себе значимую, неповторимую и новую в сравнении с другими документами фонда информацию и наиболее полные и разносторонние сведения о рассматриваемом событии, факте и явлении;
• юридическая сила и подлинность документа – подлинность является не только критерием выявления и отбора, но и категорическим императивом, обязательным условием такого выявления. Юридическую силу имеют документы, которые были созданы и оформлены в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в рамках своей компетенции и порождающие некоторые правовые последствия;
• художественные и палеографические особенности документов.

Архив организации по согласованию и под прямым руководством Архивного Фонда РФ может проводить выявление особо ценных документов. Выявление происходит в соответствии со следующим алгоритмом:

• выявить фонды, части фондов;
• выявить дела по описям;
• непосредственно просмотреть отобранные дела.

Перечень отобранных для просмотра фондов обязательно должен быть согласован с Архивным Фондом РФ. По описям намечают дела, предположительно содержащие особо ценные документы, а затем все выявленные по описям дела подвергают непосредственному изучению, чтобы окончательно решить вопрос об их особой ценности.

Основными принципами проведения экспертизы ценности являются:

• историзм – позволяет рассматривать документы в качестве продукта определенной эпохи;
• всесторонность – документ рассматривается с разных аспектов. Необходимо изучить все факторы, которые влияют на оценку документа;
• комплексность – документ оценивают в совокупности с другими документами.

Когда документы признаются особо ценными, на дела, которые содержат такие документы, составляют описи, которые будут рассмотрены центральной экспертной комиссией организации, утверждены экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда РФ, а затем руководителем организации.

После того, как опись будет утверждена, в правом верхнем углу обложек дел, которые содержат особо ценные документы, проставляют индекс «ОЦ».

После того, как описи будут утверждены, все особо ценные дела подлежат учету.