Формы и методы использования архивной документации
Формы использования архивных документов – это определенные виды информационных услуг, которые оказывают архивы. Каждая форма использования предполагает составление информационного документа.
К основным формам использования архивной документации относят:
- информационное обеспечение организации, структурных подразделений и граждан на основании их запросов;
- исполнение запросов, для обеспечения прав и законных интересов граждан;
- информирование учреждений и организаций, их структурных подразделений о документах архива в соответствии с профилем их деятельности;
- предоставление документов пользователям в читальном зале для проведения исследовательских работ;
- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
- проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, лекции, экскурсии, дни открытых дверей и пр.).
Информационное обеспечение пользователей может осуществляться либо на основании инициативы пользователя, то есть исполнение запросов, либо на основании инициативы архива – инициативное информирование.
Исполнение запросов – наиболее значимый формат использования архивных документов. Согласно данным Росархива каждый год в государственные архивы поступает примерно 10 млн запросов.
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина в котором формулируется тема, географические и хронологические рамки информации, которая необходима заявителю.
Исполнение запроса состоит из следующих этапов:
- прием запроса и работа с заявителем;
- поиск запрашиваемой информации;
- составление и выдача заявителям ответов на их запросы.
Принимая запрос, необходимо уделять большое внимание составлению запроса. Необходимо отслеживать, чтобы заявителем были изложены все сведения, которые он знает, чтобы ускорить работу архивиста по исполнению запроса.
Во время поиска запрашиваемой информации нельзя забывать о сроках исполнения запроса. Сроки пересылки непрофильных запросов заявителей в сторонние архивы и информирование об этом заявителя составляет 5 дней с момента регистрации запроса.
Запросы на основании научно-справочного аппарата архива исполняются на основании просмотра описей, каталогов, не обращаясь к архивной документации. Срок исполнения запроса, при котором нужно обращаться к архивным документам, не должен быть более 30 дней.
В приоритетном порядке исполняют запросы от органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, которая нужна для осуществления их деятельности.
Чтобы повысить результативность поиска:
- необходимо совершенствование системы архивных справочников по личному составу, создание тематических каталогов, картотек, каталогизация фондов, по которым исполняют большую часть запросов;
- работники архива должны отслеживать законодательную деятельность Федерального собрания, а также перипетии внутренней и внешней политики.
Документы, подготавливаемые в архивах
Архивная справка – это документ, который подготавливает и заверяется в архиве, он имеет юридическую силу и содержит подтверждающую или не подтверждающую информацию, касающуюся имеющихся в архивных документах сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документации, то есть архивного шифра.
Архивная копия – это документ, который дословно воспроизводит любым способом текст или изображение архивного документа, который относится к предмету запроса, также подготовленный и заверенный в архиве.
Архивная выписка – представлена фрагментом архивной копии, то есть это дословное воспроизведение части документа любым способом, подготовленное и заверенное архивом. Обычно выписки делают из документов, которые посвящены нескольким делам, которые не связаны между собой общими вопросами.
Информационное письмо – это письмо, которое архив составляет по собственной инициативе или как ответ на запрос пользователя, оно содержит сообщение об имеющихся в архивах документах по определенной проблеме или вопросу.
При исполнении тематических запросов предприятий и граждан в государственных архивах могут быть созданы такие сложные информационные документы, которые требуют аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоров документов.
Тематический перечень документов – является систематизированным перечнем заголовков дел и документов, содержащих указание дат и поисковые данные.
Тематическая подборка документов – это комплект копий документов или цитат из документов на заданную тему.
Тематический обзор документации – это информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, фондов одного архива ил части фонда по определенной теме.
Подготовка всех названных типов информационных документов очень трудоемкая, требует высокого уровня квалификации и относятся к научной работе архивов. В связи с этим, предоставление информации в формате перечня, подборки или обзора, обычно происходит по инициативе пользователя и должно быть согласовано с ним. Если эту работу проводят не по обращению органа государственной власти или управления, чтобы выполнить его функции, то данная услуга становится платной. Объем работы, тип информационного справочника и сроки фиксируют в специализированном договоре архива и пользователя.
