Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы выступают в качестве юридической основы деятельности компании. Организационно-правовыми являются документы, в которых содержатся обязательные к исполнению положения, основанные на нормах административного права. В связи с этим, составление организационно-правовых документов, а также их оформление предполагают наличие у разработчиков юридической подготовки и знаний действующей нормативной базы.

К основным организационно-правовым документами относят:

• устав;
• положение об организации;
• положение о структурных подразделениях;
• положения о совещательных, а также коллегиальных органах предприятия;
• регламент работы совещательных и коллегиальных органов предприятия;
• регламент работы управленческого аппарата.

Состав организационно-правовых документов, которыми руководствуется предприятие в своей деятельности, приблизительно одинаковый и может лишь дополняться, учитывая отраслевую и организационную специфику.

Организационно-правовыми документами определяются:

• принцип выбора организационно-правовой формы;
• штатная численность и номенклатура должностей;
• структура компании;
• функционал имеющихся структурных подразделений и сотрудников;
• состав и функции совещательных управляющих органов и управленческого аппарата.

Срок действия организационно-правовых документов не ограничен, так как это документы постоянного хранения. Они не теряют своей юридической силы до того, как будут отменены, либо будут утверждены новые.

Принципы составления и оформления организационно-правовых документов

Для оформления ряда организационно-правовых документов, принято использовать общие бланки компании. Состав обязательных реквизитов может меняться от документа к документу, но базовые правила не изменяются.

Разработкой организационно-правовых документов предполагается необходимость соблюдать следующие принципы:

• текст должен быть максимально лаконичен, но точен и ясен;
• невозможность неоднозначного толкования;
• тон и изложение – нейтральные, но убедительные;
• можно использовать только устойчивые, общепринятые словосочетания и сокращения;
• текст должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи;
• основа проекта – факты и конкретные реальные предложения;
• проект не должен дублировать иные организационно-правовые документы деятельности организации и противоречить им;
• оформление должно быть соответствующим действующим в государстве стандартам и законодательным нормам.

Структуру организационно-правовых документов определяет то, к какому виду относят тот или иной вид документа, требования, установленные к его оформлению, а также локальные акты работодателя. Работодатели могут разрабатывать и утверждать формы организационно-правовых документов компании, что позволяет оформлять их в соответствии с едиными образцами. Форма утверждается в качестве приложения вместе с инструкцией по делопроизводству или отдельного приказа. Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации.

Виды организационно-правовых документов

В современном делопроизводстве все организационно-правовые документы организации подразделяются на две группы на основании их назначения и сферы применения – учредительные и организационные.

Учредительные документы – основа правовой деятельности юридических лиц. Их создают при образовании компании и у них нет срока действия. Ими определяется название юридического лица, его адрес и порядок управления, а также форма собственности. Оформление локальных организационно-правовых документов – задача юридической службы, а их содержание обязательно согласовано с учредителем. К данному типу относят следующие документы:

• учредительный договор – устанавливающий порядок деятельности учредителей в момент создания юридического лица, распределяющий прибыль и убытки между всеми участниками, утверждающий устав;
• устав организации, регламентирующий порядок образования учреждения и его компетенцию, его структуру, задачи, права и функции, а также порядок работы;
• устав общества с ограниченной ответственностью.

Организационные документы регламентируют порядок работы организации, труд ее работников, к ним относятся:

• положение о структурных подразделениях – устанавливает статус каждого подразделения, определяя его функции и права, обязанности и ответственность;
• штатное расписание – включает все должности предприятия с указанием их количества, включая сведения о размере должностных окладов;
• регламент – устанавливает порядок деятельности руководителей компании, ее коллегиального или совещательного органа. Регламент определяет статус управляющего органа, а также порядок планирования, подготовку, оформление, рассмотрение материалов и принятие решений, а также доведение их до исполнителя;
• инструкции – призваны регулировать ряд административных, финансовых, технологических, научно-технических, и прочих аспектов работы предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц;
• должностные инструкции – регламентируют правовое положение работников, их обязанности и ответственность, выступают в качестве инструмента оценивания работы предприятия и используются в подборе и расстановке кадров.