Внутренняя библиотечная документация: краткая характеристика

Внутренняя библиотечная документация: понятие, функции, виды

Функционирование библиотеки опирается на систему организационно-управленческих и производственных решений, правовой основой которых выступают различные документы, регламентирующие деятельность библиотеки.

Функции, которые выполняет внутренняя библиотечная документация, разнообразны:

1. Упорядочивание и структурирование деятельности библиотеки в соответствии с нормами права.
2. Обеспечение текущего делопроизводства в организации.
3. Помощь в реализации отдельных аспектов библиотечно-информационного обслуживания.
4. Реализация управления библиотечными процессами.
5. Прогнозирование путей и методов развития библиотеки.
6. Планирование деятельности библиотеки, ее подразделений и сотрудников.
7. Контроль деятельности библиотеки и оценка эффективности этой деятельности.
8. Регламентация кадровой политики.
9. Фиксация различных значимых сторон управленческой, финансовой, кадровой деятельности библиотек.

Всю внутреннюю библиотечную документацию можно разделить на следующие группы:

1. Организационные документы, определяющие особенности реализации отдельных направлений деятельности библиотеки.
2. Профильные инструктивно-методические документы, связанные с регулированием технико-технологической стороны отдельных библиотечных процессов.
3. Документы, связанные с обслуживанием пользователей, а также регистрацией текущей работы библиотеки.
4. Финансово-экономические документы.
5. Отчетно-плановая документация, характеризующая прогностические и итоговые аспекты деятельности библиотеки.
6. Кадровая документация, отражающая особенности осуществления взаимодействия руководства библиотеки с персоналом.

Внутренняя библиотечная документация

Организационные документы являются важной частью деятельности библиотеки, так как они определяют основные нормы ее функционирования. К ним относятся:

1. Положение о библиотеке (филиале), а также о ее отделах (структурных подразделениях).
2. Правила пользования библиотекой.
3. Положение о видах библиотечно-информационных услуг, оказываемых библиотекой.
4. Положение о платных услугах.
5. Инструкции по охране труда и технике безопасности.

Инструктивно-методические документы в библиотеке касаются руководства процессами реализации отдельных аспектов библиотечной деятельности. К ним относятся:

1. Рекомендации по организации деятельности читального зала и абонемента.
2. Инструкции по учету библиотечных фондов, а также работе с ними.
3. Правила библиографического описания документов и разработки справочно-библиографического аппарата.
4. Рекомендации по организации и проведению массовых мероприятий, выставочной деятельности и проч.

Документы, связанные с обслуживанием пользователей, представляют собой совокупность типовых форм, обеспечивающих процессы библиотечно-информационной работы с пользователями. К ним относят:

1. Регистрационную карточку пользователя, на основании которой происходит регистрация каждого нового читателя в библиотеке.
2. Согласие на обработку персональных данных.
3. Читательский формуляр.
4. Журнал регистрации новых пользователей.
5. Дневник работы библиотеки.

Отчетно-плановая документация включает важные документы, касающиеся планирования и итогов деятельности библиотеки:

1. Годовые и квартальные планы работы.
2. Планы текущей работы (помесячные, недельные).
3. Перспективный план комплектования и списания фондов.
4. План обработки книжной продукции, поступившей в библиотеку.
5. Отчеты по итогам деятельности за какой-либо период.
6. Отчеты различных отделов о своей деятельности.
7. Статистические отчеты о деятельности библиотеки и ее подразделений.

Кадровая документация отражает особенности реализации правовых отношений в сфере труда в библиотеке и включает документы различного характера:

1. Распорядительные (например, приказы по личному составу).
2. Организационные (например, Правила внутреннего трудового распорядка, Штатное расписание).
3. Инструктивные (должностные инструкции сотрудника, инструкции по охране труда).
4. Аттестационные (Положение об аттестации, аттестационные списки, листы аттестации сотрудников).

Финансово-экономические документы библиотеки отражают ее хозяйственно экономическую деятельность. К ним можно отнести накладные, акты приема-передачи, квитанции на оказание платных услуг, расчетные листки по заработной плате, гарантийные письма и проч.

Таким образом, внутренняя документация библиотеки представляет собой обширную систему документооборота, которая необходима для полноценной реализации библиотечной деятельности.