Номенклатура дел организации как основа делопроизводства

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел необходима для:

• ведения учета дел, заведенных на протяжении года внутри организации и в ее структурных подразделениях;
• формирования всех дел, с обеспечением порядка при проведении подшивки документов в дела;
• ведения индексации дел;
• обеспечения быстрого поиска документов.

Наиболее часто номенклатуру дел составляют в формате единого документа для всего предприятия. Но отдельные структурные подразделений, например, канцелярия, кадровые подразделения, финансовые отделы и пр. имеют собственную номенклатуру дел, из которых и составляется общая номенклатура дел всего предприятия.

Основные типы номенклатуры дел

Принято различать три типа номенклатуры в делопроизводстве.

1. Типовая номенклатура дела – обязательный список дел, заводимых в однотипных компаниях. Типовая номенклатура разрабатывается чаще всего в учреждениях, владеющих широкой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная номенклатура дел – документ, по назначению сходный с типовой формой номенклатуры в организации. Она разрабатывается для однотипных организаций, но при этом имеет рекомендательный характер. То есть, подведомственные компании могут самостоятельно принимать решения, принимать ли им этот документ как типовой образец или разработать собственную схему делопроизводства по номенклатуре.
3. Индивидуальная номенклатура дел – ее утверждают в каждой организации. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры, индивидуальная номенклатура разрабатывается самостоятельно.

Форма номенклатуры дел кадровой службы

Непосредственно номенклатурное дело кадровой службы разрабатывает отдел кадров. Оно станет частью единой сводной номенклатуры дел. Для этого применяют те же правила, в соответствии с которыми велась разработка единой номенклатуры. Номенклатура должна включать пять основных разделов:

• индекс дела;
• заголовок дела или тома, части;
• количество дел или томов/частей/разделов;
• срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню;
• примечания.

Структура номенклатуры дел

Все особенности и правила заполнения отдельных разделов номенклатуры дел в делопроизводстве оговорены в приказе Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. С ними необходимо ознакомиться до того, как будет составлена номенклатура дел организации, кадровой службы или прочих подразделений.

Графы должны быть заполнены в следующей последовательности: индекс дела; заголовок дела или тома, части; срок хранения дела или тома/части, а также номер статьи по перечню; примечания. Графа количество дел или томов/частей/разделов заполняется в последнюю очередь. Эту графу заполняют в конце календарного года, когда уже точно известно число единиц хранения: тома, папки, книги, журналы.

Порядок составления и ведения номенклатуры дел прописывается в инструкции по делопроизводству.

Первая графа – индекс – в нее вносят индекс каждого дела. Он включает две части: номер или код структурного подразделения, соответствующий утвержденному штатному расписанию организации и порядковому номеру дела, сформированному в кадровой службе. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например, 05-07, в которых 05 – код кадровой службы в штатном расписании, а 07 – порядковый номер дела или папки в номенклатуре дел. Группы цифр в индексе разделяются дефисом. Позже индексы из номенклатуры переносят на корешки папок-скоросшивателей, а сдавая в архив они переносятся на обложку дела.

Дела, в которых есть вопросы, не разрешенные на протяжении одного календарного года, вносятся в номенклатуру следующего года, с указанием того же индекса. К таким делам относят личные карточки, трудовые книжки и журналы учета.

В графу заголовок заносят заголовки дел или папок всех входящих, исходящих и внутренних документов, с которыми ведется работа.

Все заголовки дел должны быть расположены в определенной последовательности. Сначала располагают дела, содержание организационную документацию, затем дела, содержащие распорядительную документацию, дела учетной и справочной документации, и официальная внутренняя переписка.

В соответствии с общепринятым правилом, объем дела не может превышать 250 листов. Если количество страниц больше, то дело подразделяют на части с указанием номера каждого тома или части с его крайними датами.

Срок хранения каждого дела и номер соответствующей статьи определяют по перечню, утвержденному приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236. Заполняя эту графу необходимо учитывать, что в номенклатуре должны присутствовать все заголовки дел за календарный год.

В графе с примечаниями проставляют отметки о заведении дел, переходе дел, выделении дел на уничтожение, о лицах, ответственных за формирование дел, а также о передаче дел в другие организации. Например, примечанием может быть пометка «Дело заведено 18.07.07 г.». Эти отметки могут проставляться на протяжении всего срока действия номенклатуры дела.

Утвержденный экземпляр номенклатуры – документ постоянного хранения. После прохождения номенклатуры дел всех этапов утверждения, изготавливают необходимое количество копий документа, нужных для использования в рабочем процессе.

Иными словами, сложная система номенклатуры дел на предприятиях необходима для облегчения работы с делами, их систематизации, хранения и быстрого доступа к нужному тому/разделу/делу, а также для формирования архивов дел и осуществления межведомственного взаимодействия.