Как хранить электронные документы
Хранение электронных документов является важным аспектом современной жизни, и может быть проблемой для многих людей и организаций.
Чтобы их избежать, первое, что необходимо сделать, это резервирование данных. Важно сохранять копии электронных документов на внешних жестких дисках или в облачных хранилищах. Это гарантирует, что у вас всегда будет доступ к вашим документам, даже если ваш главный компьютер выйдет из строя.
Кроме того, следует использовать формат файла, который будет доступен в течение длительного времени, такого как PDF/A. Этот формат создан специально для долговременного хранения документов и гарантирует, что они будут доступны и читаемы даже через десятилетия.
Важно также сохранять несколько копий документов на разных устройствах и в разных местах. Это повышает вероятность того, что вы сможете восстановить свои документы, даже если одна из копий потеряется или станет недоступной.
И наконец, не забывайте регулярно проверять и обновлять свои файлы, чтобы они оставались доступными и читаемыми. Также следует убедиться, что вы используете актуальное программное обеспечение для открытия и просмотра своих документов.
Долговременное хранение электронных документов — это важный аспект эффективной организации информации, и требует соответствующего внимания и усилий. Но если вы следуете приведенным выше рекомендациям, вы сможете сохранить свои документы на долгие годы и быть уверенными в доступности их в любое время.
Международные стандарты, регламентирующие долговременное хранение электронных документов
Долговременное хранение электронных документов является одной из самых важных задач для многих организаций и компаний в настоящее время. Оно позволяет гарантировать сохранность и доступность электронных документов на протяжении многих лет, что особенно важно для бизнеса, где документы могут содержать ценную информацию, которая может потребоваться в будущем или быть запрошена со стороны государственных органов.
В мировой практике существует несколько международных стандартов, которые регламентируют требования к долговременному хранению электронных документов. Один из таких стандартов — это ISO 14721:2012 (OAIS), который определяет архитектуру открытой системы для сохранения информации. Этот стандарт определяет концепцию архива, который должен быть способен сохранять целостность и доступность информации на протяжении многих лет. Еще одним стандартом является ISO 15489-1:2016, который устанавливает требования к управлению документами, включая их хранение на долгий срок.
Кроме того, существуют региональные стандарты, устанавливающие требования к долговременному хранению электронных документов в конкретных странах или регионах. Например, в Европейском союзе существует европейский стандарт EN 16238:2012, который устанавливает требования к долговременному хранению электронных документов в рамках европейского законодательства.
Соблюдение международных и региональных стандартов является важным условием для успешного долговременного хранения электронных документов. Однако, при выборе стандартов необходимо учитывать особенности конкретной организации и ее потребностей в сохранности и доступности электронных документов на протяжении многих лет. Организации должны учитывать типы документов, которые они хранят, а также регулирующие требования к хранению этих документов, чтобы выбрать подходящий стандарт для своих нужд.
Для того, чтобы обеспечить эффективное долговременное хранение электронных документов, необходимо принимать во внимание такие факторы, как использование подходящих технологий, обеспечение безопасности данных, резервное копирование и восстановление данных, а также обеспечение доступности к документам в течение всего периода их хранения.
