Основа маркетинга архивной документации
Маркетинг архивной информации – это деятельность по изучению рынка информации, а также определению спроса на ретроспективную информацию, которая содержится в архивных документах, а также на услуги специалистов-архивистов.
Опираясь на основы законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах», можно сказать, что архивы финансируются и получают материально-техническое обеспечение благодаря использованию бюджетных и внебюджетных средств.
Основа маркетинга – совпадение интересов продавца с интересами покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, выбор места и времени продажи информации.
Основополагающим принципом маркетинга является выявление конкретного товара и цены, по которой потенциальный покупатель готов его приобрести, а потом его производить.
Цель маркетинга – спрогнозировать спрос на архивную информацию и услуги по оптимизации их создания и сбыта, а также получить внебюджетные средства.
Маркетинговые исследования проводят, чтобы повысить степень обоснованности управленческих решений при разработке новых товаров и услуг. Это дает возможность архивам избегать значительные потери финансов.
Маркетинговая деятельность в архивоведении
Маркетинговая деятельность в архивоведении предполагает следующие действия:
- изучить потребности пользователей архивной информации;
- установить оптимальную цену на работы и услуги, корректировать их в соответствии со спросом на архивную информацию;
- сохранять и находить новых потребителей архивной информации.
Маркетинговые исследования проводят в соответствии со следующей программой:
- изучить информационные товары, имеющиеся на рынке, а также цены на них;
- изучить потребителей информации и выявить их потребности;
- проанализировать собственные информационные ресурсы и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;
- определить каналы вывода информационных товаров на рынок.
Маркетинговыми исследованиями предполагается создание информационной системы с целью регулярно собирать и хранить данные, собираемые в соответствии с указанными выше шагами. Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), в которой содержатся тексты законодательных актов в информационной сфере.
Цены на информационные услуги
Одно из важных направлений маркетинга – исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основные информационные услуги архивов – копировать документы, издавать документы и справочники на CD-дисках, создавать платные информационные ресурсы (машиночитаемые версии исторических источников в Интернете).
Ценовая политика на рынке этих услуг определяется продуцентами – производителями и продавцами вторичной документной информации. В качестве продуцентов могут выступать и сами архивы, и специальные фирмы, которые публикуют архивные документы на технотронных носителях и продают микрофильмы и микрофиши.
Маркетинговой деятельностью обеспечивается взаимосвязь потребителей ретроспективной документной информации и ее хранителей, устанавливается соответствие информационных услуг архива требованиям пользователя.
Исследователи должны обладать знаниями о методике расчета цен на платные услуги, которые оказывают архивы, перечне таких услуг, правилах заключения лицензионных договоров на коммерческое использование документов. Это все может помочь пользователю в построении отношений с архивом на взаимовыгодной основе и отстаивании своих прав.
Пользователи должны осознавать, что архивистам нужны точно и тщательно заполненные формы учета использования документов, например, требования на выдачу дел, анкеты исследователя, листы использования дела, в связи с тем, что эти документы – важный источник статистического анализа всей архивной деятельности.
Для осуществления архивом самостоятельной предпринимательской деятельности в рамках закона, необходимо строго соблюдать требования актов, которыми регламентируются платные услуги, оказываемые архивами, в частности, ими регламентруются:
- перечень платных услуг;
- цены на платные услуги;
- договора на коммерческое использование документов архива.
Перечень платных услуг должен быть составлен в каждом архиве и утвержден директором архива. В перечне указывают все типы работ, за которые взимают плату, и исполнителей работ.
Цену рассчитывают, учитывая себестоимость работы, существующие налоги и рентабельность. Архив имеет полномочия назначать свободную цену.
Лицензионный договор заключают между архивом и пользователем на определенный промежуток времени. В нем закреплены права, обязательства и ответственность сторон.
Заключением договора закрепляется оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение со стороны госархива:
- о публикации архивных документов в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и прочих формах;
- об экспонировании архивных документов на платных выставках;
- об использовании их в коммерческих теле- и радиопередачах, в подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
- об имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, включающих градостроительные проекты;
- о создании тематических баз данных.
В момент заключения лицензионного договора с пользователя взимают плату за передачу прав пользования архивными документами, включающую расходы на экспертизу заявок на заключение лицензионного договора, затраты архива, вызванные необходимостью предоставления архивной информации, ее цены, договорного проекта отчислений от ожидаемого или полученного дохода, а также прочие расходы, предполагаемые заключением лицензионного договора.
Заключение договора не должно выступать в качестве препятствия к использованию документов, которые представляют объект договора с некоммерческими целями.
