Сущность понятия «комплекс документов»
Комплекс документов является совокупностью документов, которые объединены на основании одного или нескольких признаков: логического, тематического, географического и пр. Комплексы документов подразделяются на первичные и сложные.
Первичный комплекс документов представляет собой обособленную единицу формирования документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности.
Единица хранения – это наименьшая единица счета количества документов, которая представляет собой совокупность документов или отдельный физически обособленный документ, и имеет самостоятельное значение.
Комплекс научно-технических документов является совокупностью научно-технических документов, которые возникают в процессе исследования научной темы, конструирования изделия в промышленном производстве, разработки технологии его изготовления или проектирования объекта капитального строительства.
Научно-технические документы не соответствуют понятию первичного комплекса, если только речь не идет о текстовых научно-технических документах, переформатированных в обычные дела.
Единицей хранения научно-технических документов выступают отдельный документ (лист чертежа), у которого имеется самостоятельное значение, или же совокупность научно-технических документов, которые относятся к определенному вопросу, объединены определенной темой, имеют общую обложку (тубус, папку) и внесены в опись под отдельным порядковым номером.
К специальной документации зачастую применяют понятие комплекта, а не комплекса, в частности Правила работы архивов с КФФД термин «комплекс» не используют вообще. Так, комплект КФФ документа включает оригинал и копии, которые относятся к одному фильму, тележурналу и пр. В таком случае единицы учета и единицы хранения зачастую не совпадают.
Принципы формирования комплексов документов
Как только документ исполнен и выходит из оперативной работы учреждения, его объединяют в первичный комплекс с другими документами. Формировать первичные комплексы необходимо для упорядочивания текущего процесса хранения документального фонда той или иной организации. Первичный комплекс иначе называют «дело», подразумевая под этим термином совокупность документов, относящуюся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в единую обложку или, если речь идет о документах в электронной форме, - в одну папку. Объединять документы в дела следует в соответствии с принципами формирования дел. Специалисты полагают, что при формировании комплексов документов необходимо принимать за основу ряд отдельных признаков документов:
- Предметно-вопросный признак – основой формирования комплекса выступает основной реквизит документа – текст. В одно дело объединяют несколько разных типов документов, связанных между собой содержанием. Например, личные дела сотрудников, аттестационные дела или судебные дела.
- Номинальный признак – в дело объединяют документы одного вида или разновидности.
- Авторский признак – в одну группу объединяют документы одного автора.
- Хронологический признак – основным реквизитом является дата. Обычно в общую группу объединяют документы одного календарного года. Но в бухгалтерии могут объединяться документы за один месяц, квартал и даже день.
- Корреспондентский признак – за основу в качестве основного реквизита принимают адресата. Применяют с целью объединения переписки.
- Географический признак – применяют, чтобы объединить переписку, если корреспондентов много, но при этом объем переписки несущественный.
- Экспертный признак – при оформлении дел должен быть учтен предполагаемый срок хранения той или иной группы документов. В одно дело не следует объединять документы, имеющие принципиально разные сроки хранения.
Обычно документы объединяют в дела, если отмечается сочетание нескольких признаков, что дает возможность более точной формулировки заголовка дела, который бы отражал состав документов дела. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, отражает номенклатура дел.
Сроки хранения документов определены в специальных архивных справочниках – перечни документов и их сроки хранения плюс специальные ведомственные перечни для министерств и корпораций. Если срок хранения документа в перечне не указан, то его может определить экспертная комиссия организации, формируемая по указанию руководителя организации и включает руководителя службы делопроизводства, работника архива и заместителя руководителя. Экспертная комиссия может принимать решения коллегиально и закреплять их в протоколах экспертизы. Экспертная комиссия работает на базе положения, утвержденного руководителем организации и выполняет следующий ряд функций:
- проверяет качество номенклатуры дел;
- определяет спорные соки хранения документов;
- согласовывает описи дел постоянного и долговременного сроков хранения;
- согласовывает акты направления дел, у которых истек срок хранения, на уничтожение.
Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд организации, то есть документы одного юридического лица и архивный фонд личного происхождения.
В архивные фонды личного происхождения включены документы, образовавшиеся в ходе жизни и деятельности конкретного лица, семьи или рода. Его разновидность – персональные собрания документов выдающихся деятелей искусства и литературы.
Объединенный архивный фонд включает документы, которые были образованы в процессе деятельности двух и более фондообразователей, которые были исторически или логически взаимосвязаны, однородностью и преемственностью деятельности, подчиненностью, единством объекта и времени деятельности, профессиональными, творческими, деловыми связями и отношениями.
