Сущность классификации документов
Цель классификации документов – повысить оперативность работы аппарата управления и ответственность исполнителей. Первичной классификацией документов обеспечивается их быстрый поиск, повышается оперативность работы с ними, их исполнения и контроля.
Классификация документов является необходимым условием для проведения работ, направленных на их унификацию, что играет важную роль в документационном обеспечении автоматизированных управленческих систем. Унификацией документов предполагается установление единого комплекса их видов и разновидностей для схожих управленческих ситуаций.
Классификация документов Архивного фонда РФ состоит из трех ступеней, учитывающих уровни объектов классификации. Классификацию осуществляют в пределах:
- архивного фонда в целом;
- государственного архива;
- отдельного архива.
Основания классификации документов Архивного фонда РФ
Составление схемы классификации документов архивных фондов – важный шаг в практическом осуществлении научной организации хранения документации государственного архива.
Схема классификации, то есть способ организовать документы архивного фонда, представлена систематизированным списком наименований структурных подразделений учреждений-фондообразователей, их функций, а также направлений их деятельности.
Распределение документов на основании схемы классификации может быть проведено двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов в соответствии со схемой классификации или карточным методом.
В случае непосредственной группировки, разрабатывают необходимую схему, и документы физически группируют по разделам и прочим более мелким подразделениям, учитывая порядок, разработанный в схеме.
В случае карточного способа идет группировка не самих документов, а карточек с описанными на них делами. Карточки для описания располагают в заранее разработанной последовательности, и нумеруют в порядке валовой нумерации.
Классификация документов в Архивном фонде РФ базируется на нескольких признаках:
- форма собственности – документы федеральные, субъектов РФ, муниципальная и частная собственность;
- исторический период – российские государственные архивы подразделяются на документы периода до 1917 года и после 1917 года, то есть дореволюционные и советские;
- носитель информации, а также способы и техники закрепления информации – архивные документы могут храниться в общих архивах, в общих или специализированных отделах. Например, к специализированным архивам относят Российский государственный архив кинофотодокументов.
- срок хранения – документы Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в государственной собственности, могут храниться: постоянно (в государственных архивах, музеях и библиотеках), а также временно (в государственных органах, организациях и муниципальных архивах).
Депозитарно можно хранить документы Архивного фонда Российской Федерации, которые находятся в федеральной собственности, осуществляется такое хранение федеральными органами исполнительной власти и организации, включая государственные академии наук, кроме Российской академии наук, перечень которых устанавливает Правительство Российской Федерации.
Документы в Архивном фонде Российской Федерации, которые находятся в частной собственности, могут сохранятся их собственными или владельцами самостоятельно, либо могут передаваться на основании договора на хранение в государственные или муниципальные архивы, библиотеки, музеи, а также в организацию Российской академии наук. Условия хранения таких документов определены их собственниками или владельцами при соблюдении норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
Сроки временного хранения документов
Установлены следующие сроки временного хранения документов в Архивном фонде РФ до момента их передачи в государственные и муниципальные архивы:
- 15 лет – документы федеральных органов государственной власти, иных государственных органов России, в том числе органов прокуратуры, Центральной избирательной комиссии, Счетной палаты, Центробанак Российской Федерации, а также документы государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций, которые включают в разработанном порядке в Архивный фонд РФ;
- 10 лет – документы органов государственной власти и прочих государственных органов субъектов Российской Федерации, а также организаций субъектов РФ, включенные в разработанном порядке в Архивный фонд РФ;
- 5 лет – документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Помимо того, установлены особые сроки хранения для отдельных видов архивных документов:
- 100 лет – записи актов гражданского состояния;
- 75 лет – документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги, документы, затрагивающие приватизацию жилищного фонда;
- 20 лет – проектная документация по капитальному строительству, а также технологическая и конструкторская документация, патенты на изобретение, полезные модели, промышленные образцы;
- 15 лет – научная документация;
- 5 лет – кино- и фотодокументы;
- 3 года – видео- и фотодокументы.
Принадлежность документов к той или иной отрасли государственной и общественной деятельности является признаком применяемости для организаций крупных комплексов документов, которые обособляются в качестве самостоятельного архива.
Иными словами, классификация документов в Архивном фонде Российской Федерации предполагает их научную группировку, осуществляемую с целью правильно распределить их по государственным архивам.
