Понятие формуляра документа
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.
Каждый документ включает серию элементов, из которых он и состоит, - это реквизиты.
Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официальных документов.
Разные типы документы состоят из разных наборов реквизитов. Число реквизитов зависит от целей создания документов, их назначений, требований к содержанию и формы данного документа. Для каких-то документов число реквизитов строго ограничено. Для отдельных документов число и состав реквизитов устанавливают законодательные и нормативные акты.
Документы, фиксирующие информацию, обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передавать третьим лицам, многократно использовать, повторно и неоднократно возвращаться к ней с течением времени. Они касаются разных сфер человеческой деятельности и подразделяются на текстовые и графические, традиционные и машинописные, научные, технические, личные и официальные.
Документы возникли в первую очередь для фиксирования информации и придания ей юридической силы.
Юридическая сила документа – это одно из свойств официального документа, которое сообщает ему действующее законодательство, компетенцией издавшего его органа и с установленным порядком оформления.
Это предполагает, что должностное лицо, выпускающее документ, должно:
- при его подготовке соблюдать нормы действующего законодательства;
- издавать документы только в рамках своей компетенции;
- соблюдать действующие в настоящий момент общегосударственные правила составления и оформления документов.
Юридическую силу документа обеспечивает набор реквизитов, то есть обязательные элементы оформления документа. Такими элементами являются наименование автора документа, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения и печать.
Формуляр документа — это совокупность всех реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенном порядкею
Требования к формуляру документа
Составляя документ, особое внимание уделяют всем его реквизитам, так как именно реквизитами обеспечивается фактологическая достоверность и узнаваемость официальной бумаги.
В современных реалиях формуляр документов в РФ определяет ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
Требования к оформлению реквизитов, которые изложены в обозначенном ГОСТе, распространяются на все виды документов. Но при этом ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа. Например, в формуляре официального письма нет реквизита «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывают их название: «договор», «протокол», «приказ».
Стандартом устанавливается состав реквизитов документов: требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Для каждого конкретного типа документа разработан свой набор реквизитов. ГОСТ описывает каждый реквизит.
Государственный герб РФ помещается на бланках документов на основании Федерального конституционного закона «О Государственном гербе РФ». Герб субъекта РФ размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблема организации или товарный знак помещают на бланк организации в соответствии с уставом. Код организации проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы. Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет проставляется на основании документов, выданных налоговыми органами.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Наименование организации – автора документа, должно быть соответствующим наименованию, которое закреплено в ее учредительной документации. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Динамика развития формуляра документов на современном этапе
На сегодняшний день текстовые и языковые нормы деловой речи подвергаются давлению со стороны все более расширяющихся способов составления, хранения и передачи документации с помощью электронно-вычислительной техники. Наблюдается автоматизация информационных процессов в аппарате управления.
Один из результатов этого – организационно-распорядительные документы, которые обслуживают внутреннюю сторону деятельности организации, стали регулярно включать в схему документа любого жанра, реквизит, который является пояснительным заголовком к тексту. Такого рода заголовок выступает в своей сущности в качестве аннотации документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия.
При вводе документа в персональный компьютер данный заголовок будет выступать в качестве базы превращения предложно-падежного сочетания в слово-дискриптор.
Дискриптор – это единица информационно-поискового языка, которая выступает как описание смыслового содержания текста в именительном падеже.
По традиции текст акта, например, принято начинать текстовой формулой: «Мы, нижеподписавшиеся…». Но при этом ГОСТ 6.39-72 отменяет такое общепринятое начало, регламентируя в такой позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора…».
