Документирование – это закрепление данных на носителе информации; создание документа в целом.
Ежедневно на предприятии создаются десятки новых документов – приказы, протоколы, объяснительные, справки, выписки, акты и многое-многое другое. Но по статистике, лишь менее половины всех документов хранится в электронном виде. Остальные представляют собой килограммы бумажной отчетности, не позволяющей ее грамотно использовать и уж тем более редактировать.
Но даже электронные документы зачастую хранятся неупорядоченно, что затрудняет работу с ними. А ведь иногда на их создание уходят часы и даже целые рабочие дни. В этой статье будет рассказано о нескольких способах создания и хранения электронных документов в компании, которые позволили бы ускорить этот процесс и сделать его более легким и менее энергозатратным.
Стандартизация
Стандартизация – это процесс унификации документов, выявления их сходных признаков и установления единого вида оформления для каждого из видов.
Иными словами – это шаблонирование. То есть в компании создаются определенные шаблоны для каждого из видов документов, хранение которых осуществляется в электронном виде в текстовом редакторе. При необходимости секретарь сможет быстро внести нужны правки, распечатать текст, а необходимые отметки внести уже от руки.
Применяется шаблонирование для тех видов документов, которые используются в организации часто – приказов, уведомлений, решений комиссий, протоколов и т. д. Согласитесь, намного проще иметь шаблон для сходных по виду и форме документов, чем каждый раз создавать их заново. Шаблоны можно создать и сохранить в любом текстовом редакторе, например, в Microsoft Word.
Сканирование письменного текста в печатный
Сканирование – это процесс переноса данных с физического носителя (чаще всего бумажного) на электронный.
Иногда возникает необходимость перевести текст, написанный от руки, в печатный документ. Конечно, можно просто перепечатать его в текстовый редактор, однако это может занять много времени. Поэтому существуют специальные программы считывания письменного текста и перевода его в печатный. Примерами таких программ являются Google Hadwriting Input, GoodNotes 5 и Pen to Print.
Голосовой ввод текста
Голосовой ввод текста – это процесс преобразования устной речи в печатный текст с помощью специальных программ.
Если ваши руки заняты, и у вас нет возможности набирать текст, вы можете просто проговорить его вслух, а умная система напечатает его за вас. Конечно, она не проставит вам грамотную пунктуацию, а иногда и вовсе может допустить опечатку, если вы невнятно произнесете слово. Поэтому после работы с такой программой необходимо вычитывать текст и редактировать его. Но это займет куда меньше времени, чем набор всего сообщения.
Функция голосового ввода текста есть даже в смартфонах в клавиатуре Gboard. Однако если вам нужна программа с более широким спектром возможностей, то такой является SpeechPad. Наиболее корректно она работает в Google Chrome. В программе есть функция выбора языка, автоматической установки границ предложения и заглавных букв, а также одновременный ввод знаков пунктуации и диктовки записи.
Остальные программы работают примерно по такому же принципу (Voice Notepad, VoiceNote и онлайн-сервис Speechtexter.com.).
Электронная подпись
Электронная подпись – это цифровая аналогия подписи от руки.
Такая подпись применяется для электронных документов, во избежание необходимости печатать документ, ставить подпись и сканировать его обратно.
Электронную подпись можно сделать и в Microsoft Word – для этого в графе «Вставка» нужно нажать на значок «Строка подписи Microsoft Office», а затем просто заполнить необходимые поля в открывшемся окне. Есть и другая программа для создания электронной подписи – это Карма.
Однако нужно понимать, что электронная подпись, выполненная в такой программе, не будет иметь большого веса. Если вы планируете использовать электронную подпись постоянно, то следует сделать ее более официальной. Для этого необходимо обратиться в МФЦ (если вы физическое лицо) или налоговую инспекцию (если юридическое).
Программы для совместной работы над документом
Такие программы позволяют создавать документ одновременно нескольким лицам. Это дает свои преимущества – каждый из участников, имеющих доступ к документу, может добавлять комментарии к определенным частям текста и редактировать его. Это ускоряет процесс работы над документом и позволяет обсудить его прямо во время работы над ним, не используя для этого никаких дополнительных средств связи. Примерами таких программ являются Google Документы, Р7-Офис, Google Workspace и МойОфис Частное облако.
Переводчики по фото
Предположим, что вам необходимо перевести печатный документ с иностранного языка на родной. Однако набирать текст документа вам просто невыгодно в плане экономии времени. Поэтому для этой цели можно использовать переводчики текста по фотографии – такая функция есть в программах Яндекс.Переводчик, Img2txt, Google Translate и других.
СЭДы
СЭД расшифровывается как Система электронного документооборота.
СЭД – это автоматизированная закрытая система, включающая в себя большое количество пользователей (например, сотрудников одной компании) и позволяющая им создавать, распространять и использовать документы внутри этой системы для работы с ними.
Установка таких программ требует вмешательства специалистов и выплаты им определенной суммы – в среднем цены за установку СЭДа варьируются от 30 до 80 тысяч, в зависимости от того, насколько высокий уровень функциональности СЭДа вам нужен.
Установка СЭДа позволяет упростить процесс делопроизводства в компании, в том числе создание, поиск, хранение и передачу документов между сотрудниками. Примерами таких программ являются Documentov, Cloudwork, TESSA, СЭД ТЕЗИС, Docvision и многие другие.
