Документная лингвистика — это один из разделов науки о языке, который исследует особенности лингвистики и знаковых средств, используемых в текстах современного документооборота.
Стилистические трудности
Язык документов — это язык конкретики, строгих формулировок и четкой структуры. Однако ни разговорная, ни художественная речь не способна передать этих особенностей в полной мере. Поэтому был выделен специальный стиль текста — официально-деловой. Однако из-за большого разнообразия документов официально-деловой стиль был разделен еще на несколько подстилей. Среди них выделяют административный, законодательный, судебный и дипломатический.
Административный подстиль — самый распространенный. Его используют практически во всех формах деловых отношений — начиная официальными запросами и документами и заканчивая перепиской с клиентами. Законодательный подстиль, как следует из названия, используется для составления законодательных актов и прочих документов предписывающего характера. Судебный подстиль применяется в констатирующих документах, а дипломатический — в документах, имеющих отношение к международной политике.
Из-за такого количества подстилей могут возникнуть трудности с выбором верного для того или иного документа. а ведь это очень важно — иной раз от выбора подстиля зависит корректность всего текста.
Орфографические и пунктуационные трудности
Самая распространенная трудность в этой сфере связана с правильным использованием строчных и заглавных букв. Есть риск сделать ошибку в словосочетаниях «День Победы», «Праздник Весны и Труда», «Верховный Суд Российской Федерации», «Совет Федерации», «Совет Безопасности...» и многих других лишь по незнанию правильности использования заглавных букв. Вот еще несколько примеров «коварных» заглавных букв:
- «президенты разных компаний», но «Президент Российской Федерации»;
- «правительство страны», но «Председатель Правительства»;
- «поступил, как настоящий герой», но «Герой Российской Федерации»;
- «трудовые заслуги», но «Орден Трудового Красного Знамени»;
- «первое января», но «улица Первого января» и тому подобные.
Канцеляризмы и некоторые лексические трудности
Канцеляризмы — это устойчивые словосочетания (так называемые штампы) в официально-деловом стиле речи, затрудняющие восприятие текста из-за большого количества терминов, профессионализмов и сложных логических конструкций.
Казалось бы, в официальном тексте должно быть как можно меньше расплывчатых формулировок и как можно больше определений, названий и уточнений. Однако зачастую в погоне за этим авторы деловых текстов забывают о читабельности текста. В текстах возникает большое количество канцеляризмов, из-за чего понять их становится просто невозможно. Просто попробуйте вчитаться в это: «Обсуждение дела ускорения хода подготовки мер увеличения производства товаров». Понятно, о чем идет речь, становится, в лучшем случае, с третьего раза. Зачастую канцеляризмами называют и те слова, которые вроде бы и выглядят более официально и серьезно, однако на деле лишь загромождают текст. Примерами таких слов являются «оказать содействие» (посодействовать), «приводит к усложнению» (усложняет), «транспортные средства» (транспорт), «продукты питания» (питание; продукты) и так далее.
Однако существуют и другие виды лексических ошибок. Например, плеоназмы. В них смысл одного слова уже заключен в другом, а значит, и не нужен: «март месяц», «коллеги по работе», «главная суть», «свободная вакансия» и т. п. Иногда в деловых документах можно встретить и тавтологию — чрезмерно повторение родственных слов, — «соединить воедино», «подарили в дар», «реорганизация организации», «гарантийный талон гарантирует» и тому подобные. Кроме того, легко допустить ошибку при использовании паронимов — слов, схожих по написанию, но имеющих разный смысл. Такими словами являются «административный» и «администраторский», «долг» и «задолженность», «жилой» и «жилищный», «легальный» и «легитимный» и многие другие.
Морфологические трудности
Они связаны с верным употреблением частей речи, в том числе их склонения по числам, падежам и родам. Вот лишь некоторые из случаев, в которых есть риск допустить ошибку:
- «бухгалтеры», но не «бухгалтера»,
- «по приезде», но не «по приезду»,
- «по окончании», но не «по окончанию»,
- «в течение суток», но не «в течении»,
- «договоры», но не «договора»,
- «в размере ста граммов», но не «грамм» и так далее.
Еще одной морфологической трудностью является применение феминитивов.
Феминитивы — это существительные, образованные от слов мужского рода с добавлением суффиксов «иц», «к», «ша».
Например, при объявлении благодарности сотруднице института — как правильно назвать ее: «заведующий кафедрой» или «заведующая»? А если у нее еще и есть докторская степень: «доктор» или «докторша»? Может быть, «доктрисса»? А если она — профессор? Или «профессорша»? Согласно нормам русского языка, все это должно звучать как «...объявить благодарность заведующей кафедрой — доктору биологических наук, профессору И.И. Ивановой».
Вообще феминитивы остаются по сей день одним из самых неизученных вопросов русского языка. Поэтому в употреблении их нужно быть особенно аккуратными.
Еще одной сложностью является склонение иноязычных фамилий. Стоит учитывать, что в таком случае склоняются только мужские фамилии: «Дмитрию Аргольцу», но «Татьяне Аргольц», «Евгению Пракоппу», но «Александре Пракопп».
И, наконец, сложности могут возникнуть со склонением числительных. Зачастую в документах необходимо прописать численное значение буквами: «315 рублей» — «триста пятнадцать рублей». Но если необходимо записать это не в именительном падеже? «Тремястами пятнадцатью рублями», «трехсот пятнадцати рублей» и так далее. Однако, бывают числа и больше. Сложнее будет просклонять число 78 919 или 345 129 786. Для склонения каждого из разрядов чисел — десятков, сотен, тысяч, — существуют свои правила, и важно знать их.
