Деятельность секретаря приемной предприятия

Что должен знать и уметь секретарь

Сегодня невозможно представить себе деятельность любого учреждения без секретаря. Секретарь – первый, с кем сталкивается посетитель, придя в учреждение. Секретарю необходимо придерживаться «делового фирменного стиля». Основные принципы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе – точность, компетентность, оперативность, корректность, вежливость, лаконизм и доброжелательность.

Секретарю необходимо знать:

• правовые основы управления;
• правила делопроизводства;
• административное, трудовое и хозяйственное право, законодательно-нормативные акты, которыми определяется порядок работы организации того типа, где он работает;
• основы управления;
• принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее вертикальные и горизонтальные связи;
• основы научной организации управленческого труда;
• основы общей социальной психологии;
• основы этики и эстетики делопроизводства.

Секретарь должен уметь:

• обеспечить эффективность работы руководителя, помогать планировать рабочий день руководителю;
• организовывать рабочее место руководителя;
• контролировать сроки исполнения поручений руководства;
• организовывать информационное обслуживание руководителя;
• принимать посетителей и налаживать контакты;
• организовывать и обеспечивать работу совещаний;
• составлять и правильно оформлять документацию с использованием ПЭВМ;
• использовать ПЭВМ и базы данных;
• быстро передавать информацию посредством использования средств связи;
• принимать, обрабатывать, распределять, регистрировать и контролировать документы, а также вести информационно-справочную работу по документам, хранить и уничтожать их.

Должностные обязанности секретаря

Должностные обязанности секретаря включают следующие действия:

• выполнение технических функций, направленных на обеспечение и обслуживание работы руководителя организации;
• получение необходимых руководителю сведений от подразделений и исполнителей;
• организация телефонных переговоров руководства, прием и передача телефонограмм, фиксирование сообщений в отсутствии руководителя, доведение их содержания до руководства;
• подготовка заседаний и совещаний руководителя, ведение и оформление протоколов;
• обеспечение канцелярскими принадлежностями рабочего места руководителя, создание условий для его эффективной работы;
• передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, печать разнообразных материалов;
• ведение документационной работы, прием поступающей на имя руководителя корреспонденции, осуществление ее систематизации и передача ее подразделениям или конкретным исполнителям, отслеживание сроков выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан;
• организация приема посетителей, проявление при этом тактичности и внимания к ним, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений работников, формирование дел в соответствии с учетной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Профессиональные и личностные качества секретаря

Работе секретаря характерно быстрое изменение ситуации, разнообразие выполняемых задач и потребность решать их оперативно, а также необходимость часто вести параллельно несколько типов работ. В связи с этим, при приеме на работу к секретарю предъявляют некоторые требования как к деловым, так и к личным его качествам.

К деловым качествам в первую очередь относят профессиональные навыки, то есть секретарю-референту необходимо иметь специальное образование и быть профессионально подготовленным. На сегодняшний день секретарей-референтов подготавливают и в высших учебных заведениях, и в колледжах, а также на многочисленных краткосрочных курсах.

Секретарю необходимо обладать высоким уровнем самоорганизованности, так как именно он занимается организационным обслуживанием руководителя компании. Он должен обеспечивать своевременную подготовку совещаний, приемов, оформлять документы и пр. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Также секретаря должна отличать инициативность, умение принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции, без указаний руководителя.

Помимо того, секретарь должен сохранять служебную тайну, проявлять в разговорах дипломатичность, тактично избегать бесед, которые могут наносить ущерб делу фирмы.

Еще одно важное качество секретаря – пунктуальность, а также своевременность предъявления документов и информации для принятия решений, организации встреч, совещаний.

Ключевые качества секретаря:

1. Профессионализм подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, которые предусматривает квалификационная характеристика: навык слепой печати, работа на компьютере, стенографирование, знание основ работы с документацией, работа со справочной литературой.
2. Ответственность предполагает готовность брать ответственность за выполнение задач, поставленных руководством, особенно в рамках своей компетенции. Необходимо правильно хранить документы, не допускать свободный доступ к ним со стороны других сотрудников.
3. Организованность – навык организации рабочего места, рационального планирования работы, обеспечения безусловного выполнения ежедневных задач.
4. Осведомленность – секретарю необходимо хорошо ориентироваться в вопросах деятельности компании, знать основные события, происходящие внутри учреждения.
5. Преданность профессии – любовь к своей работе, понимание ее значимости, стремление постоянно совершенствовать свое мастерство.