Делопроизводство в кадровой службе

Кадровые документы

Кадровая документация используется с целью приведения письменных доказательств в проведении трудовых операций и имеет юридическую ценность для предприятия. На основании данных документов осуществляется судебное и налоговое делопроизводство. Поэтому от правильности ведения подобных документов зависит подтверждение юридических фактов в отношении работников, их текущие или будущие права (на пенсию, обеспечение, льготы).

Основные кадровые документы:

• Штатное расписание, утверждаемое при создании предприятия с возможностью редактирования и дополнения;
• Приказ о приеме не работу (форма Т-1) оформляется после подписания трудового договора и выдается работнику под расписку в течении 3 дней после его утверждения;
• График отпусков утверждается руководителем совместно с кадровым работником, либо с учетом профсоюзного органа. Оглашается в срок до 15 декабря на следующий календарный год;
• Табели учета времени работы (формы Т-12 и Т-13) ведутся ответственным за составление данных документов, с целью регламентации времени работы каждой штатной единицы и вычисления отработанного времени в сумме;
• Трудовой договор заключается между работником и организацией в письменной форме для установления условий труда, испытательного срока и прочих условий работы;
• Трудовая книжка необходима для внесения записей разных организаций с целью расчета трудового стажа.

Нормативные и методические акты

Нормативные трудовые акты (право и охрана труда):

1. Трудовой кодекс РФ – основной закон в кадровом делопроизводстве. Регулирует порядок найма и увольнения штатных единиц, организации времени труда и отдыха, условия оплаты труда, льготы и компенсации;
2. Федеральный закон РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регламентирует порядок ведения кадровой службы в отношении персональных данных;
3. Закон РФ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» определяет перечень данных коммерческой тайны, список сотрудников, имеющих право на получение данных сведений и устанавливает ответственность за разглашение скрытой информации;
4. Закон РФ № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» позволяет правильно организовать систему охраны труда, обеспечить безопасность деятельности на предприятии;
5. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» определяет права и обязанности сторон при проведении проверок внешними структурами.

Методические трудовые акты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» фиксирует перечень обязательных для любого кадрового документа реквизитов, требования к бланковым формам;
2. Перечень унифицированных трудовых форм утвержденный Росархивом содержит полный перечень внутрифирменной документации по юридической значимости с указанием порядка и сроком хранения;
3. Унифицированные трудовые первичные формы – формы приказов, личной карточки и прочие, утверждаемые Постановлением Госкомстата РФ № 1;
4. Постановление Правительства РФ № 225. "О трудовых книжках" и Инструкция по их заполнению (Минтруд РФ) определяют все правила ведения, заполнения и хранения трудовых книжек персонала;
5. Межотраслевые временные нормативы регламентируют расчет численности сотрудников, времени выполнения трудовых обязанностей, перерывы и др.