Бизнес-архивы

Классификация бизнес-архивов

Бизнес-архивы по характеру хранения делятся на два вида: централизованные и децентрализованные. В централизованном архиве хранятся научно-практические и исторические документы, связанные с предприятием. В децентрализованных архивах находятся практически все иные материалы, связанные с ведением бизнеса – это архивы бухгалтерии, архивы кадровой службы, архивы общего отдела, архив маркетинговых исследований, архивы менеджмента и патентной службы. У каждого из них есть свои подразделения, свои функции и правила работы.

Особенности бизнес-архивов

Бизнес-архив – это не просто документация об истории компании. С его помощью можно отследить наиболее удачные нововведения, пики роста доходов и популярности, да и в целом процесс изменения организации. А это, в свою очередь, может помочь в ее будущем развитии.

К тому же, создание бизнес-архива в компании может значительно улучшить ее имидж. Представьте, каково сотрудникам компании осознавать, что их организация насчитывает уже ни одно десятилетие (а, может быть, и столетие), что за это время компании удалось пережить все кризисы и санкции, что у нее сложились свои традиции и свой небольшой, но ощутимый культурный пласт. Согласитесь, это повышает уровень доверия к компании и интерес к ней.

Некоторые бизнес-архивы иногда даже перерастают в целые музеи. Так, например, произошло с компанией Nestle – в 2016 году она открыла собственный музей, очень интересный и интерактивный. Музей не обязательно должен быть снизу доверху наполнен документацией. Просто именно она станет основой для такого важного учреждения.

Как организовать бизнес-архив

На самом деле вовсе необязательно делать это вручную. Сейчас в интернете можно найти любую услугу, и создание бизнес-архива не является исключением. Десятки компаний готовы помочь вам в этом.

Но давайте попробуем разобраться в этом самостоятельно. Вернемся к классификации бизнес-архивов. Для начала компании следует определиться, какой из вариантов ей нужен. Централизованный бизнес-архив проще по своей организации.

Организация централизованного архива

Для этого нужно собрать все материалы о начале работы компании: первые приказы и отчеты, проектные планы зданий и идеи, первые фотографии и правила производства, в общем, все то, что послужило стартом для работы компании. Сюда же можно отнести первые варианты упаковки товара, какие-нибудь забавные идеи производства, упоминания предприятия в СМИ, благодарственные письма и дипломы о победах в конкурсах. Формирование такого архива происходит практически на полное усмотрение компании. Все, что вам покажется важным в историческом масштабе компании, смело добавляйте в централизованный архив. Единственное, что вам следует учесть при формировании такого архива, это целостность и физическое состояние собираемых объектов (не нуждаются ли они в реставрации и починке) и их значимость для компании.

Хранение и систематизация таких документов происходит по правилам организации обычных архивов. Ознакомиться с ними можно в перечне документов на сайте Федерального архивного агентства. Также следует учесть, что создание архива повлечет за собой создание нескольких дополнительных документов, первый из которых – Положение об архиве.

Как разработать Положение об архиве

В верхней части документа, как и во многих остальных, содержится «шапка» с информацией о компании, ее полным названием, адресом и контактными данными. Далее идет формулировка «Утверждаю $[$должность и ФИО, дата$]$ Положение об архиве $[$название компании$]$».

В Положении содержится несколько глав, каждая из которых подразделяется на параграфы. Далее представлены некоторые главы, наличие которых обязательно в Положении об архиве:

• общие положения (цели создания архива, границы его влияния и база функционирования)
• документы, которые будут в нем храниться
• задачи и функции архива (хранение и систематизация материалов и контроль за их состоянием)
• права архива

После перечисления всех глав дублируются дата составления Положения, некоторые должности и подписи учредителей.

Такое же Положение должно быть и у децентрализованного архива.

Организация децентрализованного архива

В него входят все остальные архивы организации, которые имеют уже больше практического значения, чем централизованный архив. Рассмотрим более детально организацию некоторых из них.

Архив бухгалтерии

Архивацией документов бухгалтерии занимаются ее сотрудники. Именно они формируют дела и папки из документов похожей тематики или видовой определенности, ведут номенклатуру дел и обеспечивают сохранность документов до истечения сроков их хранения. Архивации в бухгалтерии подлежат счета, выписки, отчеты, чеки и иные документы, определенные самой организацией.

Архив кадровой службы

Архивацией документов в кадровой службе занимаются кадровики. Они формируют личные дела уволенных и работающих сотрудников, составляют картотеки, систематизируют приказы о приеме, переводе или увольнении сотрудников, а также приказы о премировании, отпусках и командировках. Все хранящиеся в архиве кадровой службы документы также имеют свои сроки и правила хранения.

Архив патентной службы

Его сотрудники занимаются архивацией документов, связанных с патентной деятельностью и авторскими правами.

У каждого из архивов есть свои правила организации и осуществления архивной деятельности. Многие из регламентируются теми же правовыми актами Федерального архивного агентства: приказами, инструкциями, правилами, регламентами и положениями. Перед созданием архивов в компании стоит внимательно ознакомиться с ними.