Система обязательного экземпляра: сущность и особенности
В соответствии с информационной политикой государства в области сохранения и защиты информационных ресурсов, имеющих особую ценность для осуществления функций управления, развития науки, культуры, искусства и проч., на федеральном уровне принят закон «Об обязательном экземпляре документов». Данный нормативно-правовой акт определяет основные понятия, связанные с обязательными единицами хранения, а также содержит сведения, касающиеся целей, задач, содержания, порядка работы по формированию фонда обязательных экземпляров документов.
В соответствии с действующим законодательством под документом понимается любой материально зафиксированный информационный ресурс, подлежащий сохранению для последующего его использования в общественно-значимых целях.
Каждый документ может быть представлен в совокупность его экземпляров, то есть отдельных образцов, идентичных другим документам в этом тираже.
Введение системы обязательного экземпляра предполагает установление норм, в соответствии с которыми происходит отбор, систематизация и распределение документов, подлежащих обязательному сохранению в библиотечных учреждениях.
По степени ответственности за обеспечение сохранности экземпляров документов выделяют документы трех уровней:
- Обязательные экземпляры документов федерального уровня, которые находятся в ведении органов федерального государственного контроля распределения и сохранения данных документных ресурсов на территории страны.
- Экземпляры обязательного хранения, относящиеся к ведению субъектов Федерации.
- Обязательные для хранения документы муниципалитетов.
На основе системы обязательных экземпляров разного уровня ответственности формируется национальный библиотечно-информационный фонд, который составляется из всех видов документов, попадающих под категорию обязательного экземпляра, и нуждается в организации условий для распределения и сохранения.
Объекты, которые относят к системе обязательных единиц хранения, включают несколько категорий (видов) документов:
- Официальные документы органов государственной власти, ведомственных организаций, правительственных учреждений и министерств.
- Государственные стандарты, системы унификации и систематизации, применяемые для разных отраслей и сфер деятельности.
- Печатные документы различных видов, имеющие историческую, культурную, научную, а также художественную ценность.
- Электронные цифровые документы.
- Специальные издания для лиц с ограниченными возможностями здоровья (например, для слепых и слабовидящих).
- Программное обеспечение, а также различная техническая документация, патенты на изобретения.
- Неопубликованные документы (например, авторефераты диссертаций, отчеты о проведении научных исследований, неопубликованные данные о результатах экспериментов).
В соответствии с действующим законом каждый производитель документов обязан осуществлять передачу одного обязательного экземпляра депозитариям на безвозмездной основе. Список государственных депозитариев и количество экземпляров, передаваемых на хранение, по разным видам изданий определяются положениями закона. В свою очередь, государственные депозитарии обеспечивают распределение учет и обработку поступивших к ним на хранение документов, а также издание специальных указателей (реестров) информационных и книжных изданий, вышедших на территории страны за определенное время.
Положение об обязательном экземпляре
Для объектов обязательного хранения на уровне муниципалитетов разрабатываются Положения об обязательном экземпляре, в которых определяется тип документов, подлежащих хранению, место хранения, права и обязанности производителей и получателей данных документов в рамках системы обязательного экземпляра.
В таких Положениях определяют следующие аспекты деятельности по сохранению обязательного экземпляра:
- Разъясняется система понятий, используемых в Положении.
- Определяются цели (и задачи) создания обязательного фонда документов.
- Указываются виды документов на муниципальном уровне, подлежащие обязательному хранению.
- Отмечаются права, а также обязанности производителей документов по обеспечению лиц, ответственных за сохранение документов, обязательными экземплярами соответствующих изданий.
- Характеризуется получатель документов, а также его функции и обязанности в системе обязательного экземпляра.
- Для контроля деятельности всех участников по сохранению документов организуется обратная связь с целью недопущения недопоставок или отсутствия поставок документов обязательного хранения в депозитарий. Также определяется ответственность сторон, участвующих в процессе обмена, за сохранностью фондов.
Таким образом, Положение об обязательном экземпляре, опираясь на основы федерального законодательства, определяет основные аспекты деятельности органов местного самоуправления по сохранению обязательных экземпляров документов.
