Алфавитный каталог: его назначение и структура

Алфавитный каталог, его назначение и функции

Обращаясь к фондам библиотеки, пользователь получает разнообразную информацию, касающуюся интересующей его темы. Зачастую информационные ресурсы библиотеки многократно превосходят объем информационных запросов пользователей, поэтому встает проблема поиска и отбора именно той части информации, которая необходима пользователю для решения конкретных информационных задач. С другой стороны, запросы пользователей могут носить очень «точечный», узкопрофильный характер, что требует тщательного отбора документов среди других источников по той же теме.

Для работы с источниками информации, которые есть в фонде библиотеки, применяются дополнительные ресурсы справочно-библиографического характера, которые помогают эффективно искать и обрабатывать большие массивы информации. К ним относят алфавитный каталог – один из центральных компонентов СБА любой библиотеки.

Алфавитный каталог предстает как одно из универсальных средств информационно-аналитической обработки фонда, а также эффективным инструментом работы с базами данных. В процессе работы с фондом алфавитный каталог выполняет следующие функции:

1. Упорядочивает и систематизирует документные ресурсы в процессе обработки фондов.
2. Репрезентирует содержание и типы документных источников, имеющихся в библиотеке.
3. Облегчает поиск необходимого источника среди других документов хранения.
4. Предоставляет полную информацию об издании, которая включает его описание, сведения, касающиеся авторов, а также заглавия, места выпуска издания и проч.
5. Содержит информацию о количестве экземпляров определенного издания в библиотеке.
6. Отражает параметры классификации документа в соответствии с принятыми принципами классификации по отраслям знаний и библиографическим разделам.
7. Обеспечивает сведения о размещении единиц хранения в больших, сложно организованных депозитариях.
8. Выступает основой для сверки фондов в ходе их учета.
9. Отражает динамику фонда библиотеки, его актуальное состояние.

Многообразие функций, которые выполняет алфавитный каталог, способствуют тому, что он является основной и динамично развивающейся частью СБА.

Структура алфавитного каталога

Структура алфавитного каталога представляет собой систему организации его содержания, включающую также аспекты группировки источников внутри разделов и их оформления.

Основной принцип размещения документов в алфавитном каталоге основывается на алфавитном порядке. Это значит, что информация о книгах дается в соответствии с фамилиями их авторов или первыми буквами заглавия (при отсутствии конкретных авторов). Традиционный алфавитный каталог представляет собой совокупность каталожных ящиков с карточками. Каждая карточка содержит описание одного издания. Все карточки размещаются в алфавитном порядке друг за другом, при этом хронологически ранее издание размещается первым, более поздние по времени следуют за ним.

В каждом каталожном ящике содержатся карточки, относящиеся к определенному буквенному разделу. Для удобства поиска, однако, применяют не просто буквы, а систему слогов (например, «БАН – БЕК»), которые входят в состав фамилии автора (заглавия). Это облегчает поиск изданий внутри одного раздела, куда входит большое количество книг, чье описание начинается с буквы «Б».

Внутри каталожных ящиков могут присутствовать дополнительные разделители, облегчающие поиск книг. Например, внутри ящика с пометой «БАН – БЕК» могут быть разделители следующих уровней: «БАН – БАР», «БАС-БАЧ», «БЕБ – БЕД», «БЕЖ – БЕК». Зная фамилию автора (к примеру, Бежицкий), пользователь или сотрудник библиотеки может сразу же обратиться к разделу «БЕЖ – БЕК» для нахождения нужного источника.

На смену алфавитному каталогу на бумажном носителе приходит электронный каталог, который, по сути, не является простым аналогом традиционного алфавитного каталога. Дело в том, что в электронном каталоге возможно применение одновременно разных принципов классификации и объединения источников в зависимости от запросов и потребностей пользователя. Так, записи могут быть систематизированы по следующим критериям:

• по алфавиту, как и в традиционном каталоге;
• по времени издания или поступления в фонд библиотеки;
• по ключевым словам (темам, подразделам) ресурсов.

Кроме этого, пользователь может задавать различные конфигурации вывода результатов поиска: объединить предметную рубрикацию источников с расположением их по алфавиту в каждой рубрике. Это значительно упрощает процесс поиска нужных источников.

Таким образом, алфавитный каталог как поисковые и справочный ресурс остается важнейшим звеном справочно-библиографического аппарата библиотеки.