База данных Access

Особенности СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - офисная система управления базами данных (СУБД). Она входит в состав пакета Microsoft Office, распространяемого на коммерческой основе. Продукт ориентирован на пользователей, не имеющих специальных знаний по работе с базами данных. С его помощью создавать их и управлять ими могут даже те, кто не знаком с языком запросов SQL и другими приемами, необходимыми для работы с более сложными СУБД.

Microsoft Access оснащен интуитивно понятным интерфейсом. С помощью хорошо визуализированных элементов управления, организованных в "ленту" (меню приложения), пользователь может в графическом режиме создавать, изменять, связывать между собой, удалять следующие группы объектов:

• таблицы;
• запросы;
• формы;
• отчеты;
• модули.

Приложение оснащено и другими полезными в офисных базах данных возможностями: схема данных, которая также может быть представлена в наглядной форме, импорт данных из популярных форматов (текстовые файлы, электронные таблицы) и экспорт в них, подключение к внешним источникам данных, оснащение базы данных дополнительными возможностями с помощью специально написанных модулей на языке Visual Basic и т.п.

Рисунок 1. Основные элементы управления MS Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Следует отметить, что Microsoft Access предназначен для управления сравнительно небольшими базами данных (до несколько десятков тысяч записей), которыми пользуется сравнительно небольшое количество пользователей (порядка 20-30). Его главное достоинство - наглядность и низкий порог вхождения для пользователей. Для создания высоконагруженных баз данных с большим количеством пользователей следует задействовать более подходящие СУБД: MSSQL, PostgreSQL, MySQL, БД Oracle и т.д.

Таблицы и запросы

Таблицы предназначены для хранения данных в форме колонок (полей, столбцов) и строк (записей). Каждая колонка имеет свой тип данных (число, строка, дата, логическое значение, бинарная последовательность и т.д.). Каждая строка таблицы разбита на поля в соответствии со структурой колонок. Строки используются для хранения данных об однотипных объектах: сотрудниках, контрагентах, товарах, документах и т.д.

Таблицы в Microsoft Access создаются, как правило, в помощью визуального конструктора, в котором можно добавлять и удалять поля, назначать их типы, присваивать им такие параметры, как уникальность, допустимость пустых значений, назначать ключом и т.п. Можно также использовать визард или сразу начать вводить данные, но эти способы рекомендуется использовать лишь для простых случаев.

Рисунок 2. Инструменты для создания таблиц в MS Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Переключение из режима конструктора в режим просмотра позволяет сразу же приступить к занесению данных в таблицу. Строки (записи) можно добавлять, удалять, править, хотя делать это удобнее с помощью форм (см. ниже).

Таблицы могут быть связаны между собой по ключевым полям. Это предотвращает ссылку на несуществующие записи.

С помощью запросов можно делать выборки из таблиц по определенным критериям с возможностью сортировки. Можно выполнять агрегирующие запросы (подсчет суммарных, средних значений и т.п.). Можно создавать и запросы, изменяющие данные в таблицах (insert, update, delete).

Простые запросы можно создавать с помощью конструктора, но предусмотрен и режим SQL для более сложных ситуаций.

Формы и отчеты

С помощью форм производится заполнение таблиц, причем формы проектируются таким образом, чтобы пользователю было наиболее комфортно работать с данными. При этом заполнение формы проверяется на целостность: если оператор вводит некорректные данные, программа сообщает об этом и не позволяет сохранить запись, пока ошибка не будет исправлена. Предусмотрено большое количество элементов управления: текстовые поля, кнопки, списки, чекбоксы, календари, палетты и т.п.

Формы в Microsoft Access можно создавать на основе таблиц или запросов в режиме визарда: указав исходную таблицу и желаемый вариант внешнего вида, пользователь получает готовую форму, созданную приложением в автоматическом режиме. Ее можно открыть в режиме конструктора и править в соответствии с предпочтениями. Это наиболее эффективный способ, хотя можно разрабатывать формы в режиме конструктора и с "чистого листа".

Рисунок 3. Возможности для создания форм. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В программе предусмотрено несколько готовых шаблонов для форм (ленточная, табличная и т.д.), что существенно облегчает работу.

Отчеты, как и формы, предназначены для вывода данных из таблиц и запросов в удобном для восприятия виде, но они адаптированы для печати на бумаге. С помощью отчетов нельзя вносить изменения в таблицы. Для формирования отчетов, как и для форм, предусмотрены режим визарда и множество удобных шаблонов.