Настройка информационной базы к работе в 1С

Запуск программы

При первом запуске программы, вылезет окошко с вопросом о первоначальном заполнении информационной базы. На этот вопрос нужно положительно ответить, нажав на кнопку «Да». После этого программа произведет все необходимые первоначальные настройки.

При следующем запуске программы уже откроется окно «Панель функций: Начало работы». Панель функций содержит в себе несколько страниц, на каждой из которых находятся различные пункты. Название каждой страницы выводится в самом верху страницы. В панели функций существует содержание, из которого можно перейти к любой нужной вам странице. Содержание вы можете открыть, щелкнув по специальной кнопке с одноименным названием. Кнопки со стрелочками позволяют вернуться на шаг назад или перейти на шаг вперед по открытым ранее страницам.

При наведении курсора на пункт, он будет подчеркиваться, а при нажатии на него программа откроет соответствующую форму или выполнит действие. К каждому пункту выводится описание. Пункты для лучшего восприятия организуются в разделы, выделяемые особым оформлением.

Каждая страница определяется функциональными подсистемами («Банк», «Касса», «Покупка», «Продажа») и схемами работы пользователя в конфигурации («Завершение периода», «Начало работы»).

Через «Панель функций» можно перейти не ко всем объектам конфигурации, а только к тем, что наиболее востребованы. При этом, одну и ту же форму можно открывать из разных страниц. В этом и состоит главное отличие «Панели функций» от «Главного меню» и «Панелей инструментов».

Настройка панели функций

В настройках панели функций доступно 2 пункта с настройками: «Описания» и «Открывать при запуске».

Галочка в настройках напротив пункта «Описания» выводит описание под каждым пунктом панели функций. Данный режим очень полезен при начальном освоении конфигурации. Если сбросить настройку «Описания», то на странице будут выводиться только пункты и разделы без описания. Настройку «Описания» отключают уже опытные пользователи.

Галочка в настройках напротив пункта «Открывать при запуске» позволяет программе при запуске конфигурации начинать работу непосредственно с запуска панели функций. Если с данного пункта убрать галочку, то для начала работы с панелью функций её потребуется вызвать из подменю «Помощь» главного меню.

Настройку по размеру шрифта можете установить по своему усмотрению, все будет зависеть от того на сколько удобен для вас шрифт при чтении.

Что бы по регламентированному учету отразить хозяйственные операции потребуется указать информацию о юр. лице, на балансе которого отражается операция и выписывается первичный документ. Поэтому заполнение надо начать со сведений о юр. лице, от имени которого, будет вестись учет.

Чтобы в программе 1С вести учет от лица нескольких юридических лиц, нужно в каждом документе указывать компанию, по которой данная операция будет отражаться в регламентированном учете. Для этого в меню выберете пункт «Предприятие» и в появившемся списке «Организации». Программа откроет список организаций. Для создания новой организации нажмите кнопку «Действия», а затем «Добавить». Появиться окно новой организации, которое нужно заполнить.

Пункт «Головная организация» заполняется только для представительств, филиалов и других подразделений, которые не являются самостоятельными юр. лицами, а содержат ссылку на головную организацию.

Справочники

Следующим шагом в настройке информационной базы является заполнение справочников. Рассмотрим, какие справочники нужно заполнить. Справочники нужны для организации аналитического учета и представляют собой таблицы.

В окне справочника может содержаться панель инструментов, предназначенная для быстрого доступа к командам работы со справочником, которые наиболее часто используются. При наведении указателя мыши к любой из команд, появляется ее описание. При нажатии на кнопку «Действия» появляется список допустимых команд. В справочниках можно выполнять следующие действия:

• создание;
• копирование;
• редактирование;
• удаление (пометка на удаление).

При разработке конфигурации для каждого справочника можно создать предопределенный набор элементов и групп элементов. Создание таких элементов происходит в «Конфигураторе», и пользователи не могут их удалять. В «Конфигуратор» вводятся только основные свойства элемента, такие как наименование, имя и код. Все остальные данные вводятся в режиме обычной работы программы.

Справочник «Подразделения организаций». Данный справочник расположен в меню «Предприятие» и используется для того чтобы вести аналитический учет в разрезе подразделений каждой компании. Используют его в бухгалтерском и налоговом учете.

Справочник «Склады». В этом справочнике вводится список мест для хранения товаров. Каждый элемент справочника содержит конкретное физическое место хранения. Этот справочник используется в документах, которые регистрируют движение товаров и определяют их место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение. В справочник «Склады» может быть введено то количество складов, которое необходимо. Но в справочнике должна обязательно присутствовать информация хотя бы об одном складе.

Справочник «Типы цен номенклатуры» можно найти в меню «Основная деятельность» в разделе «Товары (Материалы, Продукция, Услуги)». В этом справочнике хранятся типы отпускных цен организации. Отпускные цены автоматически проставляются в документы отгрузки и в заказы покупателей.

Справочник «Номенклатура» расположен там же где и справочник «Типы цен номенклатуры». В данный справочник добавляются новые группы, которые будут включать в себя поименный перечень позиций. Исходя из данного справочника, понадобиться задать цены для номенклатурных позиций.

Цены можно задать в справочнике «Цены номенклатуры», расположенном там же где и справочник «Типы цен номенклатуры». В этом справочнике можно изменять отпускные цены.

Справочник «Физические лица», который расположен в меню «Зарплата» и предназначается для хранения информации о физических лицах, которые являются работниками организаций.

Справочник «Статьи Затрат» содержит в себе перечень статей затрат, разделенных по виду расхода для целей налогового учета и по способам отнесения к деятельности, облагаемой ЕНВД:

• Относятся к деятельности, облагаемой ЕНВД;
• Не относятся к деятельности, облагаемой ЕНВД;
• Распределяются.

В зависимости от установленных реквизитов в справочнике будет зависеть проведение документов программы. Поэтому после использования элемента справочника в проведенных документах значение реквизитов менять не рекомендуется. Если же реквизиты будут измерены, то документы потребуется перепровести.

В справочнике «Статьи движения денежных средств» ведется аналитический учет по счетам:

• 50 «Касса»;
• 51 «Расчетные счета»;
• 52 «Валютные счета»;
• 55 «Специальные счета в банках».

Справочник «Контрагенты». В качестве контрагента могут выступать организации, которые имеют несколько собственных юр. лиц. Контрагенты могут быть сформированы в группы, например, «Покупатели», «Бюджеты», «Поставщики», и «Реализаторы». В данный справочник можно вносить неограниченное количество уровней вложенности.

Список пользователей

Чтобы пользователь мог войти в систему, его необходимо зарегистрировать в списке пользователей, назначить ему интерфейс и доступные роли. У администратора есть возможность узнать о том, кто подключен к информационной базе в данный момент.

Список пользователей используется для того чтобы авторизовать пользователя при его входе в систему. Для каждого пользователя можно установить пароль для входа в систему. Пароль является подтверждением прав пользователей на работу в программе 1С. Однако данный список пользователей не является частью конфигурации, а создается отдельно для конкретной организации, в которой используется система. Список пользователей рассоложен в меню «Администрирование» в разделе «Пользователи». При переходе программа откроет окно, которое нужно будет заполнить.

Для каждого пользователя задаются индивидуальные настройки и значения по умолчанию.

В качестве настроек и значений по умолчанию для пользователей могут быть заданы следующие настройки:

• Основная организация, основной склад, основное подразделение, основной тип цен продажи.
• Основная дата начала отчетов.
• Основная ставка НДС.
• Контроль корреспонденции счетов – это функция по контролю за корреспонденцией счетов бухгалтерского и налогового учета при проведении документов.
• Основной ответственный. Ответственным сотрудником может быть назначен и сам пользователь.
• Основная валюта взаиморасчетов.

В конфигураторе происходит задание ролей, определение прав доступа и интерфейс для каждого пользователя.