Бухгалтерский баланс является одним из главных отчетов среди бухгалтерской отчетности организаций. Он показывает финансовое и имущественное состояние организации на отчетную дату в денежном эквиваленте. Бух. баланс включает в себя информацию об активах, собственном капитале и обязательствах. Баланс относится к регламентированной отчетности, т.к. он используется внутри компании и передается в контролирующие органы по месту гос. регистрации организации.
Бухгалтерский баланс в 1С
Заполнение бухгалтерского баланса стало удобным и быстрым благодаря программе 1С, т.к. он в ней формируется с учетом всех изменений. Все изменения в программу 1С вносятся в новые версии программы.
Печатный вид баланса в программе составляется по форме №1, которая утверждена Приказом Министерства Финансов РФ №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 02.07.10 г. в редакции от 06.04.15 г. Данная форма состоит из шапки и таблицы с двумя столбцами: «Актив» и «Пассив».
В шапке баланса содержится вся информация о наименовании организации, ИНН, ее виде деятельности, форме собственности, валюте и единице измерения показателей и юридическом адресе. Все эти данные программа вносит автоматически в печатную форму документа из раздела, который содержит информацию о компании.
Аналогично в документе отображается информация о дате составления, наименовании показателей, коде их строки, величине показателя в денежном измерении на начало и конец отчетного периода.
Для того чтобы в программе 1С баланс сошелся, необходимо предварительно провести все документы и операции, на основании которых он формируется.
В электронной форме баланса некоторые ячейки окрашены в какой-либо цвет:
- Белый – ручное редактирование невозможно;
- Желтый - вводится необходимая информация;
- Светло-зеленый - можно изменять, но они формируются автоматически программой, используя данные из желтых и белых ячеек;
- Зеленый - ячейки с этим цветом появляются автоматически. Они могут изменить цвет в том случае, если ранее были редактированы светло-зеленые ячейки.
В электронной форме отчета можно вручную изменить настройки светло-зеленых ячеек. На выбор настройки можно сделать:
- Только автоматическое заполнение, без ручной корректировки;
- Автоматическое заполнение с корректировкой;
- Без автоматического заполнения.
При нажатии правой клавишей мыши на любой показатель бухгалтерского баланса, появится контекстное меню, в котором нужно нажать на пункт «Расшифровать». При нажатии программа позволит отследить алгоритм вычисления показателя, увидеть исходный стандартный отчет, из которого подтягивается сумма в отчет.
Формирование бухгалтерского баланса в 1С
Для формирования бухгалтерского баланса нужно запустить программу 1С и перейти в меню «Отчеты», в раздел «1С-Отчетность» выбрать пункт «Регламентированные отчеты». При переходе в «Регламентированные отчеты» программа откроет окно, в котором нужно указать организацию и период составления отчетности. Затем нажать на кнопку «Создать». После этого программа откроет окно «Виды отчетов». В этом окне во вкладке «Все» раздел «По категориям» выберите пункт «Бухгалтерская отчетность». Для выбора нажмите на кнопку «+» и появится список бухгалтерской отчетности. В этом перечне найдите пункт «Бухгалтерская отчетность с 2011 года» и нажмите на кнопку «Выбрать».
Рекомендуется часто используемые отчеты добавлять в избранное. Для этого в крайней колонке надо нажать на знак «Звездочка».
При выборе формы отчета «Бухгалтерская отчетность с 2011 года» откроется окно документа, в котором нужно указать организацию, период составления, вид организации (коммерческая или некоммерческая). Актуальная информация о печатной форме документа отражается в строчке «Редакция формы». Когда все параметры заданы, нажмите на кнопку «Создать».
На экране увидите пустой бланк баланса, который заполняется данными автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить», а затем - «Текущий отчет». Итоговая сумма в ячейке актива должна сходиться с итоговой суммой в ячейке пассива. Если дано условие не будет выполняться, то баланс будет составлен неправильно.
Когда документ будет сформирован, заполнен и показатели равны его можно распечатать, нажав на кнопку «Печать», которая расположена в первой верхней строке над экранной формой документа. При нажатии на кнопку «Печать» откроется окно «Выбор печатной формы», в котором можно выбрать вид печатного документа. Вид будет зависеть контролирующего органа, в который будет передана отчетность. После выбора печатной формы можно либо просмотреть баланс, на экране нажав на кнопку «Показать бланк», либо сразу распечатать баланс, нажав на кнопку «Печатать сразу». Чтобы сохранить баланс надо нажать на кнопку «Записать».
В программе 1С можно использовать календарь для бухгалтера, который подсказывает, какой отчет, и в какой срок необходимо сдать в контролирующие органы. Информация в 1С формируется по сроку наступления сдачи. Чтобы ее открыть необходимо перейти в меню «Главное» в раздел «Задачи» выбрать пункт «Список задач».
Прочие операции с балансом
Помимо формирования и распечатки бухгалтерского баланса в программе 1С можно выполнять и другие операции с ним:
- Повторное использование. Можно заново открывать документ и при необходимости вносить в него изменения;
- Проверка отчета. При выборе операции «Проверка» — «Проверить выгрузку» программа покажет существующие ошибки для их дальнейшего исправления;
- После исправления ошибок, баланс можно выгрузить на любой внешний носитель, отправить в ФНС.
- Получение детализации. В бухгалтерском балансе по любой цифре можно получить подробную детализацию. Для этого нужно выделить ее и нажать на кнопку «Расшифровать». После этого в отдельном окне программа откроет расшифровку суммы.
- А так же можно в любой пункт отчета добавлять свои строки, путем нажатия на ссылку «+Добавить строку».
Отчет о прибылях и убытках
Этот отчет группирует данные для наглядного представления доходов и расходов предприятия.
Формируется данный отчет за основной период, но при необходимости может формироваться за период сравнения, что позволяет определять абсолютные и относительные изменения по строкам отчета.
Состоит отчет из нескольких блоков, в которые можно вводить данные, сгруппированные в определенном порядке по различным параметрам. 2 шт. – это максимальное число группировок по каждому блоку. В отчете можно изменять порядок группировки с помощью стрелок.
Группировку во всех этих блоках можно сделать по фирмам, поставщикам, главному свойству номенклатуры, номенклатуре, контрагентам. Все данные, которые вводятся в блоки, сортируются в порядке убывания. Существует возможность дополнительно фильтровать данные по фирме, юр. лицу или управленческой аналитике. Отчет о прибылях и убытках программа выводит в валюте бухгалтерского или управленческого учета.
С помощью множественного фильтра можно отбирать и ограничивать данные, которые вводятся в отчет. В каждой строке фильтра можно задавать сумму и количество строк по выбранному параметру при выводе данного блока отчета. Расшифровка: строки отчета, в которых сумма меньше заданной, не будут включаться в отчет, а будут учитываться в строке «Остальное». Соответственно, если число строк по заданному параметру превысит его, то остальные строки будут учитываться в балансе в строке «Остальное». Такой способ фильтрации отчета позволит ограничить размер отчета, т.к. отбросит несущественные данные. Но, если в строке множественного фильтра будут включены группы или элементы справочника, то они будут включены и в отчет независимо от суммы и количества строк.
В отчете существует отдельный учет расчетов со своими юр. лицами. При установке галочки напротив пункта «Расчеты по своим юр. лицам отнести на капитал» программа установит сальдо этих расчетов целиком на капитал, но если эту галочку не ставить, то программа установит сальдо с частичным отнесением на капитал. Чтобы в балансе велся учет с определенной частью своих юр. лиц необходимо их указать в списке своих юр. лиц в строке множественного фильтра «Контрагенты». Группировка по изменению сальдо расчетов со своими юр. лицами задаются на вкладке «Счета затрат».
На вкладке «Счета затрат» необходимо задать счета управленческого учета по блокам:
- затраты (текущие расходы периода);
- прочие доходы (доходы, не связанные с реализацией);
- прочие расходы (не входящие в расходы периода);
- расчеты по своим юр. лицам (изменение расчетов по своим юр. лицам, которые связаны со списанием по документам по заданным счетам учета);
- вложения/изъятия капитала (учет вложений или изъятий капитала собственниками и акционерами);
- прочие счета (счета, которые не вошли в предыдущие блоки и используются в проводках хоз. операций по счетам управленческого учета);
- расчеты по своим юр. лицам (изменение сальдо расчетов по своим юр. лицам, не включенным в баланс).
Во всех блоках учета расходов, за исключением расчетов по своим юр. лицам, на счетах управленческого учета можно выполнять группировку по фирмам, счетам и аналитике по счетам.
Все производимые расчеты происходят путем вычисления сумм в регистрах учета движения товаров, контрагентов и т.д. Суммы затрат программа просчитывает по документам с кодом операции «Прочее».
На вкладке «Фирмы замены» можно указать, что будет происходить суммирование данных выбранной фирмы с данными другой фирмы. Такой способ суммирования может быть полезен, в том случае, если одном складе ведут продажи несколько фирм, а в отчете нужно объединить их результаты.
