Организация работы отделов рекламы и связей с общественностью

Принципы организации работы отделов рекламы

Под разработкой рекламы понимается особый вид деятельности, который осуществляется в процессе взаимодействия ее участников, результатом которого является производство, исследование, продвижение рекламного продукта с целью создания имиджа, стимулирования потребительской деятельности, формирования общественного мнения.

Организация процесса разработки рекламы – особый вид деятельности, направленный на организацию целенаправленных мероприятий для оптимизации и совершенствования процесса разработки рекламы.

Рекламный отдел обеспечивает среду, в которой для специалистов разного профиля и направления создается возможность взаимодействия друг с другом с целью создания эффективной рекламы. Однако при этом необходимо четкое разграничение области индивидуальной ответственности.

Рекламный отдел состоит из специалистов, отвечающих за определенные виды деятельности:

• Художественно-оформительская и дизайнерская работа;
• Подготовка текстов рекламных сообщений;
• Выбор, размещение, планирование рекламы в разных средствах распространения и различных средах.

Организация работы рекламного отдела может быть построена на следующих основаниях:

• По конечному потребителю, типу рынка. В этом случае сотрудники отдела рекламы специализируются на конкретном рынке или потребителях;
• На основе вида рекламы – реклама в прессе, реклама на ТВ, интернет-реклама, наружная реклама и т.д.;
• По брендам, товарным группам, товарам;
• По географическому признаку. В этом случае структура отдела рекламы совпадает со структурой отдела сбыта, продаж и ориентирована на определенные географические регионы, в которых осуществляется реклама и дистрибуция фирмы.

Крупные рекламные организации, которые выполняют большой перечень рекламных услуг, объединяют различных специалистов в определенные отделы. Такие организации могут иметь свою творческо-производственную базу либо использовать высококвалифицированных внештатных сотрудников. Чаще всего второй вариант используется в небольших отделах рекламы, имеющих многочисленную структуру подразделений.

Деятельность отдела как правило ориентирована на выполнение конкретной функции. В традиционной схеме сотрудники отдела рекламы делятся на три группы:

1. Административная группа. Обеспечивает управленческую деятельность, в том числе делопроизводство, бухгалтерию, работу с кадрами, юридическую службу, техническое и компьютерное обеспечение, хозяйственную службу.

2. Операционная группа. Сюда входят сотрудники нескольких типов:

   • Первый тип – сервисная группа обслуживания клиентов (служба исполнения заказов).
   • Второй тип – маркетинговая группа. Сотрудники этой группы отвечают за изучение рынка, медиасредств, СМИ. Сюда входят технические специалисты, эскперты-психологи, плановик.
   • Третий тип сотрудников – творческая служба. Сюда входят авторы рекламных обращений, дизайнеры, художники и другие лица, занятые производством рекламы. Фактически, сотрудники этой группы создают основу рекламы.
   • Четвертый тип сотрудников - производственная служба. Она занимается организацией, физическим изготовлением соответствующих видов рекламной продукции.

3. Наблюдательный совет. Он состоит из авторитетных людей агентства, чья задача – анализировать рекламные кампании, разработанные агентством.

Деятельность всех структур рекламного агентства направлена на достижение целей в области эффективного продвижения разработанной рекламной кампании.

Организация работы отдела связей с общественностью

В планирование работы PR-подразделения входит обязательная реализация следующих сегментов:

• Исследовательского (количественные и качественные методы сбора информации, проведение фокус-групп, составление баз данных целевой аудитории и целевых средств массовой информации, подготовка и предоставление отчетов);
• Аналитического (составление пресс-досье, мониторинг конкурентной, информационной, индустриальной среды, системный анализ работы организации, тематический пресс-клиппинг);
• Практического (расчет корпоративного PR-бюджета, создание корпоративных PR-программ и PR-планов).

Основная задача пресс-службы – информационное освещение работы организации путем налаживания эффективного взаимодействия со средствами массовой информации. Такое взаимодействие условно можно разделить на две части. В рамках первой части пресс-служба предоставляет информацию о работе организации в СМИ. В рамках второй части осуществляет мониторинг сообщений СМИ, затем оценку их эффективности и принимает меры, направленные на ее повышение.

Профессиональная деятельность отдела связей с общественностью осуществляется в определенных организационных формах, которые имеют свою структуру, специфические цели и задачи, набор специалистов, финансовое сопровождение и материально-техническое оснащение.

PR-подразделение может быть организовано как пресс-центр, пресс-служба, PR-отдел, информационный центр, отдел по связям с общественностью, отдел по медиа-маркетингу, включаться в состав группы рекламы и маркетинга. Структура PR-отдела может быть различной – от одного специалиста да нескольких подразделений. Масштаб и структура PR-подразделения зависит от нескольких факторов:

• Отрасль, в которой действует организация;
• Размер организации;
• Бюджет, который организация выделила для PR;
• Цели, задачи организации;
• Ценности, уровень развития, приоритеты общества.

Разработку PR-стратегии качественнее и оперативнее реализуют группы, небольшие по численности, поэтому часто применяется практика создания временных PR-групп. Основная задача PR-отдела – участие в формировании общекорпоративной тактики и стратегии, создание привлекательного имиджа, позитивной репутации организации.

PR-подразделение напрямую подчиняется высшему должностному лицу – директору, президенту и т.д. Фактическое руководство подразделением осуществляет руководитель отдела, который несет ответственность за принимаемые решения, формирует стратегические направления PR-политики, PR-работы. Следующее звено – менеджеры по различным направлениям: по внутрикорпоративному PR, по взаимодействию со СМИ, по взаимодействию с инвесторами и партнерами и т.д.