Управление документами.Организация текущего хранения документов.

НВУЗ АНО «Региональный финансово-экономический институт» УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ (Четвертая лекция) ________________________ http://elearning.rfei.ru 1 Содержание РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ........3 Глава 1.1. Номенклатура дел.............................................................................3 Глава 1.2. Формирование дел ........................................................................ 13 Глава 1.3. Оперативное хранение документов..............................................20 РАЗДЕЛ 2. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ...................22 Глава 2.1. Экспертиза ценности документов ...............................................22 Глава 2.2. Критерии оценки документов....................................................... 23 Глава 2.3. Экспертные комиссии ................................................................... 26 Глава 2.4. Проведение экспертизы ценности................................................ 28 Глава 2.5. Оформление дел ............................................................................ 29 Глава 2.6. Составление описей дел ............................................................... 34 Глава 2.7. Порядок передачи дел в архив...................................................... 36 Глава 2.8. Оформление дел длительных сроков хранения...........................37 РАЗДЕЛ 3. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ...................................42 Глава 3.1. Состав учетных документов архива............................................. 42 Глава 3.2. Оборудование архивохранилищ ..................................................43 Глава 3.3. Использование документов архива..............................................45 РАЗДЕЛ 4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ.........50 Глава 4.1. Систематизация документов......................................................... 50 Глава 4.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме...53 Глава 4.3. Архивное хранение электронных документов ...........................57 2 РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Глава 1.1. Номенклатура дел Важной функцией службы ДОУ является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуют в дела. Государственный стандарт дает такое определение этому понятию: «Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел – это один из основных документов, который должен быть разработан в компании. В нем содержится информация о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатура дел (по ГОСТу) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуре дел упоминаются заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает организация (входящих, исходящих, внутренних). А также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов. (Следует помнить, что в номенклатуру дел не включаются заголовки печатных изданий – бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов). Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в 3 себя микрономенклатуры отдельных подразделений. Например: канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы и др. Как составить номенклатуру дел, мы рассмотрим на примере бухгалтерии. При разработке номенклатуры дел бухгалтерии нужно руководствоваться положением о бухгалтерии, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлые годы. В процессе своей работы бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов они становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Для того чтобы ускорить процесс поиска этой информации, необходимо создать четкую классификацию документов. Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска в случае надобности. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свои сроки хранения документов, помещенных в него. Таким образом, с помощью номенклатуры дел производится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные (индивидуальные), типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может составляться для всей фирмы в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших компаниях, не имеющих отделов, подразделений, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заведенных в течение года. На крупных предприятиях номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в общую сводную номенклатуру. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по ха4 рактеру деятельности организаций. «Основные правила работы ведомственных архивов» указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо, прежде всего, определить, не распространяется ли на вашу организацию типовая или примерная номенклатура дел. Главным определителем при составлении номенклатуры дел являются сами документы, вся их совокупность, как полученные извне, так и созданные в процессе деятельности бухгалтерии. Дела, предусмотренные в типовой или примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены, это зависит от объемов документации или специфики работы. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Определив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требования к нему – краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например: «Годовой отчет по основной деятельности»; «Месячные отчеты по заработной плате» и т.д. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовой отчет о работе производства по форме Б-36»; «Ведомость N ... по счетам...»; «Ведомость затрат на производство по форме N 12». 5 В заголовках с распорядительной документацией, после названия вида документа, указывается его автор и год создания. Например: «Приказы директора ЗАО «Луна» за 2008 год (копии)». В делах не должно быть общих заголовков, не раскрывающих сути, содержания и вида документов, например, таких: «Переписка по общим вопросам»; «Руководящие материалы»; «Разная переписка»; «Дела с отчетностью» и т.д. Подобные заголовки недопустимы! В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее: • Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой «ГЕРМЕД» о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов». • Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары». • Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде». • В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес». Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию. При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 2008 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 2007 г.». 6 Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)». Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ «Станкин». При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2008 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)». Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. 7 При составлении заголовка дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с разными сроками хранения, даже если они очень близки по содержанию, не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы: руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п. При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней: • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения; • Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; • Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются - ведомственным перечнем, а при его отсутствии типовыми. 8 Для установления сроков хранения следует использовать «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.). Он включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от их целей, масштаба деятельности, форм собственности. Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в «Перечне …», то сроки их хранения согласовываются с экспертной комиссией фирмы, которая назначается руководителем организации. В ее состав включаются наиболее компетентные работники основных структурных подразделений. При этом следует учитывать то, что организации любых форм собственности могут хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность в течение любых сроков, но не менее пяти лет Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2007 г., исчисляется с 1 января 2008 г. После составления заголовков и установления сроков хранения каждого дела проводится их систематизация, так как в номенклатуре дел они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов. Первыми рекомендуется помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, а затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самой фирмы: приказы, распоряжения, 9 решения собраний учредителей и т.д. За ними последовательно идут дела с отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), переписка. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Номенклатура дел организации оформляется по аналогии с другими внутренними документами и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (номенклатура дел), дата, номер. Справа вверху располагается гриф утверждения. Обращаем ваше внимание на то, что информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения, примечания. На рис. 1.1 помещен образец формы номенклатуры дел. Рассмотрите его внимательно. З акр ы то е акц и о н ер н о е о б щ еств о “Л ун а” (З А О “ Л у н а ” ) “ Н О М Е Н КЛ А ТУРА Д Е Л за 200 г. Рисунок 1.1. Номенклатура дел 10 ” 20 г. В готовом виде таблица должна быть заполнена, за исключением графы 3, которая заполняется после окончания календарного года, когда становится ясно, сколько документов сложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируют в графе 3. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. Например: «02-17», где 02 – это цифровое обозначение бухгалтерии, 17 – порядковый номер дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. В конце первой графы номенклатуры дел надо оставить несколько резервных порядковых номеров на случай, если в бухгалтерии придется завести непредусмотренные ранее дела. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа – количество дел (томов, частей) заполняется именно тогда. В четвертой графе указываются сроки хранения дел со ссылкой на номера статей «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Например: «5 лет, ст. 157». Если использовался только один «Перечень ….», то на первой странице можно сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если же кроме типового перечня использовались типовая или примерная номенклатуры дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установлены сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы. 11 Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки Но в номенклатуре могут встретиться заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен ни типовым, ни ведомственным перечнем документов. Как быть в этом случае? Срок их хранения устанавливает специально созданная в организации экспертная комиссия (ЭК). В этой графе может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года. В ней делаются отметки об уничтожении дел, передаче дел в архив, о незавершенных делах, делах, переходящих на следующий год и т.п. Для бухгалтерской документации характерны такие отметки, как «после истечения срока действия договора», «при условии завершения ревизии», «после списания», «после окончания расчетов», «после увольнения материально-ответственного лица». Номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года. Если функции и задачи структурного подразделения не меняются, то уже имеющаяся номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в новую сводную номенклатуру, которую и утверждает руководитель фирмы. Для быстрейшего поиска необходимых документов можно прикрепить рабочий экземпляр номенклатуры дел к внутренней дверце шкафа, в котором хранятся папки с делами. Это поможет быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел 12 постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. Глава 1.2. Формирование дел Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело 13 считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации. В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Работа по формированию дел состоит из следующих операций: • распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); • расположение документов внутри дел в определенной последовательности; • оформление обложек дел. Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано. Под ним пишется название структурного подразделения. 14 Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например: «Дело N 01-05», где 01 – это индекс структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела в номенклатуре. Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Различные категории документов имеют свою специфику систематизации: 15 • распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно; • протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам; • переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом; • плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления; • документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения; • годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных; • финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.; • документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел). В пределах этих групп документы располагают по хронологии. 16 Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года. Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: • в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; • каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; • в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; • документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; • в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; • документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если 17 приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела - указывается в номенклатуре дел в конце года. Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. В заключение этой темы мы приведем еще несколько полезных практических советов для бухгалтеров по формированию бухгалтерских дел. • В бухгалтерских книгах и журналах в начале года нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кроме того, кассовая книга и приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны и заверены подписями руководителя фирмы и главного бухгалтера. • Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение года. Исполненные и проверенные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. • Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 год будет составлен в 2008 году, но поместить его следует в дело 2007 г. И, наоборот, план на 2008 год составляется в 2007 году, а помещается в дело 2008 года. • Бухгалтерская документация группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе они могут формиро18 ваться за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. • Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и в хронологическом порядке. При этом приказы по основной деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу. • Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. • Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Дела формируются и хранятся в бухгалтерии до передачи в архив фирмы. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер. Дела должны размещаться в закрывающихся шкафах, сейфах или картотеках, защищающих их от пыли и света. Папки располагаются на полках, как правило, вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения папок на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре (по описи, закрепленной на внутренней стенке шкафа), а затем по номеру – нужную папку с документами. Для дел, содержащих особо ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается с указанием страниц каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела. Выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. 19 Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов фирмы может производиться только органами прокуратуры, судами, государственной налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается их содержание. Для того чтобы работа фирмы после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Глава 1.3. Оперативное хранение документов До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в службе ДОУ на хранении (в канцелярии, у секретаря-референта). Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами конфиденциального характера оговаривается специальной инструкцией. Папки с неисполненными документами должны так храниться, чтобы в случае длительного отсутствия исполнителя их можно было найти и передать для работы другому сотруднику. Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности. 20 В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения документов, укомплектованных в дела, применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается. Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т.д. Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации. 21 РАЗДЕЛ 2. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ Глава 2.1. Экспертиза ценности документов Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным – до 10 лет, временным – свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие до22 кументы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение; • установление или изменение сроков хранения документов. Глава 2.2. Критерии оценки документов Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерии оценки содержания – значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. Критерии оценки внешних особенностей документа – это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. Рассмотрим некоторые критерии. • Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, 23 • • • • • • общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов. Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих органов. Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет. Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования. 24 • Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства. • Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ – это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного – в областном архиве), то такая дублетность в масштабе архивного фонда страны представляется целесообразной. • Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов – годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных. • Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу. Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней – систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения. 25 Глава 2.3. Экспертные комиссии Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности документов проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Порядок организации работы экспертной комиссии определен в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденном приказом Государственной архивной службы России от 19.01.95 N 2, в «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.06.2002 г., в Федеральном законе от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 24.12.2006 г.) ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три – пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЭК являются: • организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; 26 • рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; • подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.); • рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений; • организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений. Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах». Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о: 27 • одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; • изменении сроков хранения документов; • одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; • установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов. Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. Глава 2.4. Проведение экспертизы ценности Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: • Постоянного хранения в государственных архивах. • Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет). • Временного хранения (до 10 лет). • Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. 28 В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Глава 2.5. Оформление дел Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе. 29 Совсем по-другому оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются металлические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеруются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело. Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки. Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» – число листов внутренней описи, если она есть. 30 В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д. Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. На рис. 2.1 приведен образец заполнения листа-заверителя. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N 12 В деле подшито и пронумеровано 216 (двести шестнадцать) листов, в том числе литерные листы 27(а), 91(а), 91(б), 91(в), 155(а),155(б). Листы 58, 74, 116, 141 имеют физические повреждения – разрыв и склейка. Главный бухгалтер Крат/- И.К. Кратерова 20.02.2009 г. Рисунок 3.5. Лист-заверитель дела После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. При заведении дела на его обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел: • полное наименование организации с указанием ее подведомственности; • наименование структурного подразделения; • делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; • заголовок дела; • срок хранения дела. 31 При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам, если дело содержит особо ценные документы. Дополнительно проставляются: • даты дела (тома, части); • номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей); • количество листов в деле; • архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения. Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации. Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берется в скобки, новое дописывается под ним. Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент, если это переписка, и далее вопрос, отражающий содержание документов. 32 В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам N 1-78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 2008 г. N 1-20. Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 2008 г. N 1-56. Копии. К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2008 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции. Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале. Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год». Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в 33 заголовках дел. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации. Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Глава 2.6. Составление описей дел На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией. В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. 34 Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она должна включать в себя следующие элементы: • порядковый номер дела (тома, части) по описи; • индекс дела (тома, части); • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; • дату дела (тома, части); • число листов в деле (томе, части); • срок хранения; • примечание. Образец заполнения описи приведен на рис. 3.6. УТВЕРЖДАЮ Главный бухгалтер ЗАО «Луна» Крат И.К. Кратерова «_23_»_февраля_2008_ г. ОПИСЬ N3 N N п/ п/п п Индек с дела Заголовок дела Дата дела Кол-во листов в деле 1 1 2 02–05 4 2007г 48 2 02-06 3 Штатное расписание (утвержденное). Бухгалтерские отчеты по бюджету, спецсредствам, капитальным вложениям и заключения балансовой комиссии по отчетам. Годовые. ……… 2007г 112 5 Срок хра- Применения чание дела∗ 6 В данную опись внесено 2 (два) дела N 1, N 2 Бухгалтер – кассир Орбит/- Р.С. Орбитальная 23.02.2008 г. ∗ Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. Рисунок 3.6. Опись дел 35 7 Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации. Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив - принять на хранение внесенные в опись дела. Глава 2.7. Порядок передачи дел в архив В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. 36 Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены). Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. Глава 2.8. Оформление дел длительных сроков хранения Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, 37 они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. В соответствии с требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах. Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны – бумажных стандартного формата (A3, А4 и А5) и крупноформатных, пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами – листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например: «Приказы по основной деятельности...»), а также для специ38 фичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс. Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку. В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела: • литерные (25а, 25б) и пропущенные номера листов; • номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них; • номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела. 39 Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то верхняя часть заверенной составителем внутренней описи подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано: • наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело; • наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от выбранной структуры описи дел; • делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел; 40 • номер дела по годовому разделу описи дел; • заголовок дела; • дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела; • количество листов в деле; • срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»; • архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами. При сдаче в перспективе документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, его кодов и организации фондообразователя. 41 РАЗДЕЛ 3. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Глава 3.1. Состав учетных документов архива На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет – по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Состав учетных документов включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей: • книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия; • лист фонда для фиксации изменений в названии организации – фондообразователя, составе и степени обработанности дел; • топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел; 42 • формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные статистической службой Российской Федерации; • формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния; • дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчетности, другие материалы. Глава 3.2. Оборудование архивохранилищ Дела долговременного и постоянного сроков хранения должны быть сохранены до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению, до сдачи дел на государственное хранение или до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ. Документы архива разделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможность эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в разных хранилищах. При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющейся номенклатуре дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них номеруются слева направо от входа. Полки также 43 нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз. Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна первого этажа архивохранилища – открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент). Архивы оборудуются стационарными или передвижными стеллажами с шириной полки не менее 25 см. Ширина проходов между стеллажами должна быть не менее 75 см, а основных проходов – 120 см. Расстояние торцов стеллажей от стен – 45 см, от пола до нижней полки – 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте – 3540 см. Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением. В архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является бытовой жидкостный психрометр, в котором влажность определяется по прилагаемой к нему таблице, исходя из разницы температур сухого и влажного термометров. 44 Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений. Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку). В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения – вертикальный или горизонтальный. Глава 3.3. Использование документов архива Использование документов, хранящихся в архиве, – одна из основных задач, оправдывающая вложение средств в его организацию. В государственных архивах формы использования документов более разнообразны, чем в ведомственных, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.). Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе их личных заявлений выдаются архивные справки о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках. Допускаются по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные 45 книжки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов. Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов – ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не в праве отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно. Архивная справка — это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. 46 Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист. Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке («так в тексте»). В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации. Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии 47 (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов. Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива. Объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с его руководством, а по научно-технической документации – с разработчиками. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов. Изготовление копий документа является платной услугой архива. Довольно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании личного заявления читателя или письменного ходатайства направивших его организаций, действительного по установленным правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам. При отсутствии читального зала документы в составе дел (единиц хранения) в случае производственной необходимости могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие типовые сроки нахождения дел во временном пользовании: • 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив; • 3 месяца для работников других организаций. При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление. 48 Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, составленным по специальной унифицированной форме, скрепляемым подписями руководителей и печатями двух организаций – передающей и получающей дела. Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством. Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности. 49 РАЗДЕЛ 4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ Глава 4.1. Систематизация документов С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файлсервере), на сменных носителях. Прежде всего, необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные 50 документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного – чаще всего это одна папка. Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника – «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.08 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке Переписка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 2008 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п. Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку. Например: Переписка с дилерами Уральского региона. 51 В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных, например, сведения по организациям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на складе, полученных заказах и т.п. Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль - отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится. Следующий этап — установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера. Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установ52 лен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения. Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл-серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников. Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. Глава 4.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе, – это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ). 53 Первая задача, наиболее просто решаемая, – это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются - источник бесперебойного питания (ИБП). Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, – призвана обеспечить восстановление утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. Задача организации резервного копирования включает в себя: • выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование; • организацию процедуры периодического копирования. На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты. Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем использования подключаемого внешнего устройства. Не менее важна организация процесса резервного копирования. Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. 54 Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами. Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов: • нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры); • дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе; • документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами. Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях. Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, – отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия – сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (Antiviral Toolkit Pro), из зарубежных – Norton Antivirus фирмы Symantec. 55 Четвертая задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодействием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предоставляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows – взаимодействие программ между собой и использование общих элементов (программных модулей) – требуют длительной процедуры отладки программы и проверки на совместимость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, – быстрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на компьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого! Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления. В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени: • все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами; • каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде 56 присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса; • результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе. В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. Глава 4.3. Архивное хранение электронных документов Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих доку57 ментов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации. Особенно актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.). В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения. Сроки хранения документов не зависят от формы их существования – бумажной или электронной – и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений. 58 После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости. Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM. Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют, таким образом, возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров. Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению – составление описей дел постоянного и 59 долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия - для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте). По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения. Конец четвертой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 60