Требования к оформлению документов

ЛЕКЦИЯ 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Состав и правила оформления реквизитов. 2. Схемы расположения реквизитов. 3. Форматы бумаги для документов. 4. Размеры полей. 5. Нумерация страниц. 6. Бланки документов. 7. Классификация бланков. 1. Состав и правила оформления реквизитов Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке. Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой. Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи. Как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. Главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех реквизитов организационно-распорядительных документов, а также способы расположения реквизитов и размеры отведенных для них зон. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов системы организационно-распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. ГОСТом на систему организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов. Реквизит (от лат requisitum – требуемое, необходимое) – специальный информационный элемент документа. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные1 приводятся на бланках документов, переменные2 наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. Конкретный набор реквизитов зависит от: • вида документа; • этапов его подготовки и работы с ним. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы (таблица). Дифференциация реквизитов Реквизиты бланка и ограничительные отметки Реквизиты, определяющие юридическую силу Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации) 01 – Государственный герб РФ 08 – автор документа (наименование организации) 15 – адресат 02 – герб субъекта Российской Федерации 11 – дата документа 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) 03  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 12 – регистрационный номер документа 17 – резолюция 04  код организации 16  гриф утверждения документа 18 – заголовок к тексту 05  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 20  текст документа 19 – отметка о контроле (ограничительная отметка) 06  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 22  подпись 21 – отметка о наличии приложения 07  код формы документа 23  гриф согласования документа 24 – визы согласования документа 08  наименование организации 25  оттиск печати 26  отметка о заверении копии 09  справочные данные об организации 27  отметка об исполнителе 10  наименование вида документа 28  отметка об исполнении документа и направлении его в дело 11 – ограничительная отметка для даты документа 29  отметка о поступлении документа в организацию 12 – ограничительная отметка для регистрационного номера документа 30  идентификатор электронной копии документа 13 – ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа 14  место составления или издания документа 15 – ограничительная отметка для реквизита «адресат» 18 – ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту Каждый документ можно разделить на три части: • заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); • основную часть (реквизиты «текст» и «отметка о наличии приложения»); • оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов, – формуляр-образец. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. 2. Схемы расположения реквизитов Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рис. 1, 2). Внимание: рисунки 1 и 2 приведены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В ГОСТе, очевидно, допущена ошибка при указании места реквизита «гриф утверждения» в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита 15 «адресат». При печатании документов рекомендуется соблюдать выравнивание от левой границы текстового поля: 0 см – для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (для вторых и последующих строк абзацев), «отметка о наличии приложения», «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должностей в реквизитах «подпись» и «гриф согласования документа», заверительной надписи «ВЕРНО», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ; 1,25 см – для начала абзаца в тексте. Внимание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 24 межстрочными интервалами. Например если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит «подпись» должен быть оформлен под текстом через 24 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа. В определении расположения реквизитов по горизонтали вам поможет рис. 3. «Зоны расположения реквизитов от левого поля». 20 73 88 10 3 297 51 17 01 02 03 16 19 08 09 10 04 05 06 07 15 17 22 11 12 13 14 18 18 20 20 21 22 25 40 23 24 26 27 16 28 30 29 20 210 Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в миллиметрах) 20 10 3 51 22 297 3 73 17 01 02 03 16 19 20 08 09 10 04 05 06 07 10 11 12 15 13 14 18 18 17 20 20 21 22 25 40 23 24 26 27 16 28 30 29 20 210 Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах) Левое поле 1,25 см 4 см 6 см 8 см 10 см 12 см 14 см Номер страницы Заголовочная часть документа 01,02,03 Эмблема организации 16 Гриф утверждения 19  08 Наименование организации 09 Справочные данные: почтовый адрес, тел, факс, № счета в банке 15Адресат 10 Вид документа 17 Резолюция 04, 05, 06, 07 Код организации ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа 11 Дата 12 № документа 13 На № от 14 Место составления 18 Заголовок к тексту Основная часть документа 20 Начало текста (абзаца) ТЕКСТ 21 Приложение Оформляющая часть документа 22 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия 25 Оттиск печати 23 Гриф согласования Второй гриф согласования 24 Виза 26 Отметка о заверении копий 27 Фамилия исполнителя и телефон 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении 30 Идентификатор электронной копии документа Рис. 3. Зоны расположения реквизитов от левого поля 3. Форматы бумаги Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги по ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO)3. Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств организационной техники (печатающих и копировальных средств). Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного (базового) формата А0 (841 х 1189) приблизительно равна 1 кв. м. Переход к последующему формату осуществляется путем деления большей стороны листа пополам. Стандартом закреплены два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм). А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим количеством граф – отчетные, учетно-статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420 х 297 мм). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм. Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В США и Канаде используются североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен 21,59 х 27,94 см. Формат бумаги для документов и бланков выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов. 4. Размеры полей ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм  левое; 10 мм  правое; 20 мм  верхнее; 20 мм  нижнее.4 При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.5 Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом. Внимание: при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30–35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной. 5. Нумерация страниц При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире. 6. Бланк документа Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов. Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы, например устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов. Если документ готовят несколько организаций, то он оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк. Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, но при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образцы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Формы бланков установлены: 1. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 7. Классификация бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: • расположению реквизитов; • по автору документа; • виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: • угловой; • продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: • бланк организации; • бланк структурного подразделения; • бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа (кроме письма). Каждый бланк сочетает три признака классификации (рис. 4). Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов. Рис. 4. Классификация бланков документов При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: • какие документы будут создаваться на этом бланке (все, кроме писем, или какой-нибудь конкретный вид документа); • кто будет автором документа, создаваемого на этом бланке; • как будут располагаться реквизиты на бланке. Классификация бланков по расположению реквизитов Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации (рис. 5). Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. Выбор способа размещения реквизитов осуществляется каждой организацией при разработке бланков. Рис. 5. Классификация бланков по расположению реквизитов 1 – бланк с продольным расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа; 2 – бланк с угловым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа; 3 – бланк с угловым флаговым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа; 4 – бланк с угловым центрованным расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа. Продольный бланк документа При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «наименование организации», «вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются или выравниваются по ширине. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Угловой бланк При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «наименование организации», «вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле. На угловом бланке реквизиты «наименование организации» (08), «справочные данные об организации» (09), «наименование вида документа» (10), «место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «дата документа» (11), «регистрационный номер документа» (12), «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: • центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); • флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «адресат» и «гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке. Общий бланк Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать реквизиты (рис. 6): 01  Государственный герб Российской Федерации; 02  герб субъекта Российской Федерации; 03  эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); 08  наименование организации; 14  место составления или издания документа (географический пункт); 11, 12 – отметку для проставления даты и номера документа. Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Рис. 6. Пример общего бланка Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк письма Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01  Государственный герб Российской Федерации (02  герб субъекта Российской Федерации или 03  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04  код организации; 05  основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08  наименование организации; 09  справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11  дата документа; 12  регистрационный номер документа; 13  ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Использование продольного бланка письма (рис. 7) целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа  на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже  на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Рис. 7. Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк (рис. 8). В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «адресат», «резолюция». Рис. 8. Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты (рис. 9): 01  Государственный герб Российской Федерации (02  герб субъекта Российской Федерации или 03  эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08  наименование организации; 10  наименование вида документа; 14  место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11  дата документа; 12  регистрационный номер документа и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов; 18  заголовок к тексту; 19  отметка о контроле. Рис. 9. Пример бланка конкретного вида документа Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.