Технология создания и использования каталогов

Лекция 2. Технология создания и использования каталогов Алфавитный каталог: технология создания и ведения Алфавитный каталог (АК) – библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен лиц, наименований организаций и (или) заглавий документов. Алфавитный каталог – обязательный элемент в системе традиционных каталогов библиотеки. Его основные преимущества – простота использования любыми категориями пользователей (читателей), прямой доступ к информации о наличии в фонде документа и шифре его хранения. Каталогизатору и библиографу предоставляются широкие возможности детализации материала, т.к. алфавитная расстановка легко сочетается с хронологической (по дате издания), логической (этот прием используется, например, для группировки произведений определенного автора), нумерационной и др. Задачами алфавитного каталога являются ответы на вопросы: • Есть ли в библиотеке книги, сведения о которых Вам известны? • Кто является автором известной Вам книги? • Какие произведения известного Вам автора, имеются в библиотеке? В рамках этих задач АК выполняет информационную, поисковую, знаково-коммуникативную и справочную функции, позволяющие собрать в одном месте все произведения определенного автора независимо от их содержания, раскрыть в полном объеме фонд библиотеки (по авторскому признаку), осуществить разыскание документов по запросам пользователей (читателей), предоставить им различные справки по фонду (о наличии издания в фонде, количестве экземпляров и др.), сведения о новых документах, поступивших в библиотеку и др. Сообщая сведения обо всех работах конкретного автора, раскрывая псевдонимы и уточняя сведения об авторах, АК выполняет образовательную функцию. Учетно-регистрационная функция АК связана с отражением всех сведений о документе на каталожной карточке. Основным элементом АК является библиографическая запись, представленная на каталожной карточке и дополненная служебными пометами (рис. 1). Каталожная карточка имеет стандартный формат (125х75 мм) и определенные правила представления на ней библиографической записи. Библиографическая запись, приводимая на карточке, оформляется в виде текстовой полосы стандартного размера (формата) с длинной строки 5,5 квадрата. Заголовок библиографической записи приводится без абзаца (с отступом 20 мм по левому полю), а основное заглавие строчкой ниже с абзаца. Все остальные области и элементы библиографического описания приводятся, как правило, в подбор. 88-7 Циолковский, Константин Эдуардович. 659 На Луне : фантастическая повесть : [для среднего 2 экз. возраста] / К. Э. Циолковский ; [худож. Б. Шляпугин]. – 2-е изд. – Москва : Детская литература, 1988. – 109, [3] с. : ил. ; 24 см. – В кн. также: К.Э. Циолковский и его повесть «На Луне» / В.В. Шевченко. – 100000 экз. – ISBN 5-08-000600-5 (в пер.) : 60 к. – 1. Научно-фантастические романы и рассказы (д. л.). 2. Луна (д. л.). ББК 84Р7+39.6 Рис. 1. Пример каталожной карточки (Генеральный алфавитный каталог РНБ) В зависимости от назначения различают основные и вспомогательные библиографические записи. Основная библиографическая запись – каталогизационная запись, представляющая полную информацию о документе, обеспечивающая его идентификацию и поиск. На каждый документ составляется одна основная библиографическая запись. Она содержит библиографические сведения, позволяющие отличить один документ от другого, определить его содержание, читательское назначение и другие, специфические для данного документа, признаки. Основная библиографическая запись может быть под заголовком, содержащим имя лица (рис. 2) или наименование организации (рис. 3), либо под заглавием (рис. 4). Имя лица (фамилия, имя и отчество или фамилия и инициалы; имя, имя и отчество или имя и прозвище и т.п.) и наименование организации являются заголовком библиографической записи и служат в АК расстановочными признаками. Они выносятся на первую линейку каталожной карточки, и их запись начинается без абзаца. 91-6 Бродский, Иосиф Александрович. 1661 Баллада о маленьком буксире : [для детей] / Иосиф Бродский ; худож. З. Аршакуни. – Ленинград : Детская литература, Ленинградское отделение, 1991. – [16] с. : цв. ил. ; 22 см. – 150000 экз. – ISBN 5-08-000308-1 : 70 к. Рис. 2. Пример основной библиографической записи под заголовком, содержащим имя лица (Генеральный алфавитный каталог РНБ) К-2 Санкт-Петербургский дом книги. 7990 Информационный каталог / С.-Петерб. «Дом книги», Отд. «Книга-почтой» – Санкт-Петербург : [б. и.], 1997. –20 см. Вып. 3. – 1997. – 106 с. – 57000 экз. Рис. 3. Пример основной библиографической записи под заголовком, содержащим наименование организации (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Описание под заглавием отличается тем, что в нем отсутствует заголовок библиографической записи и расстановочным признаком в нем является основное заглавие документа. Оно также выносится на первую линейку, но начинается с абзаца. 71-3 Историки Рима : перевод с латинского / под общ. 6492 ред. С. Апта [и др.] ; вступ. ст. С. Утченко ; ред. пер. С. Маркиш. – Москва : Художественная литература, 1970. – 196 с. : ил. ; 22 см. – (Библиотека античной литературы. Рим). – 40000 экз. Рис. 4. Пример основной библиографической записи под заглавием (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Вспомогательные библиографические записи – любые описания документов, включаемые в каталог, в дополнение к основным записям. Они подразделяются на добавочные и аналитические. Добавочная библиографическая запись – каталогизационная запись, составленная на базе основной библиографической записи, предназначенная для расширения аспектов поиска документа. Добавочные библиографические записи составляются под заглавием (на соавторов, составителей, редакторов изданий и др.) (рис. 6) и под заголовком (в случае, если автор документа не указан на обложке) (рис.5). Они включают минимум обязательных элементов библиографической записи, необходимых для идентификации документа. Можно представить схематично структуру: • добавочной библиографической записи под заголовком Заголовок добавочной библиографической записи. Заголовок основной библиографической записи. Основное заглавие. – Сведения об издании. – Место издания, дата издания. – Специфическое обозначение материала и объем. Аршакуни, Завен Петросович, худож. 91-6 Бродский, Иосиф Александрович. 1661 Баллада о маленьком буксире. – Ленинград, 1991. – [16] с. Рис. 5. Пример добавочной библиографической записи под заголовком, содержащим имя лица (Генеральный алфавитный каталог РНБ) • добавочной библиографической записи под заглавием: Основное заглавие. – Сведения об издании. – Место издания, дата издания. – Специфическое обозначение материала и объем. Заголовок основной библиографической записи. 91-6 Баллада о маленьком буксире. – Ленинград, 1991. – 1661 [16] с. Бродский, Иосиф Александрович. Рис. 6. Пример добавочной библиографической записи под заглавием (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Аналитическая библиографическая запись составляется на часть документа и редко используется в АК (рис. 7). 99-2 Лао-Цзы (6-5 вв. до н.э.). 1692 Дао-Дэ цзин / [Лао-Цзы] ; пер. Е.А. Торчинова // Торчинов Е.А. Даосизм. – Санкт-Петербург, 1999. – С. 226-285. Рис. 7. Пример аналитической библиографической записи (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Наряду с карточками на основные и добавочные библиографические записи, в АК применяются справочные и ссылочные карточки, которые не содержат библиографического описания и не связаны с конкретными документами. Они служат для облегчения ориентации пользователя (читателя) в каталоге. Справочные карточки (рис. 8) предназначены для разыскания в каталоге произведений определенного автора или организации и содержат краткий пояснительный текст: сведения о роде занятия лица, его подлинном имени или псевдониме; раскрывать коллективный псевдоним, сведения о переименованиях/реорганизации учреждения и т.п. Ленинградский институт культуры им. Н.К. Крупской. В 1964 г. образован из Ленинградского библиотечного института им. Н.К. Крупской. Издания Института до преобразования см. в каталоге: Ленинградский библиотечный институт им. Н.К. Крупской. С. М. Полное имя автора – Макарова, София Марковна (1834- 1887). Рис. 8. Примеры справочных карточек (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Ссылочные карточки (рис. 9) отсылают от вариантного заголовка к заголовку, принятому в каталоге (отсылки «см.»), а также отсылают от одного принятого заголовка к другому принятому заголовку (перекрестные ссылки «см. также»), в случае, если в АК имя лица, наименование организации или заглавие представлено в разных формах (например, на разных языках или в разных графиках, предыдущее и последующее наименование организации и т.д.). Лермонтов, Михаил Юрьевич. см. также Lermontov, Michail Jur’evič. Бах, Э., псевдоним. см. Голлербах, Эрих Федорович. Рис. 9. Примеры ссылочных карточек (Генеральный алфавитный каталог РНБ) По назначению АК может быть служебным и читательским. Служебный АК – каталог, выполняющий учетно-регистрационную функцию, и доступ к которому имеют только сотрудники библиотеки, либо пользователи (читатели) в сопровождении консультантов. Служебный АК может размещаться в специальном помещении, не доступном для читателей, ящики каталога из помещения, как правило, не выносятся. Служебный АК в национальных и крупных научных библиотеках представлен в виде генерального АК, в централизованных библиотечных системах – в виде центрального АК. Служебный АК является связующим звеном со всеми каталогами библиотеки – документы, отраженные в любом каталоге библиотеки обязательно представлены в служебном АК; на его карточках указываются классификационные индексы, присвоенные документу, которые связывают его с систематическим каталогом библиотеки; предметные рубрики, связывающие его с предметным каталогом (если таковой имеется в библиотеке) и с алфавитно-предметным указателем к систематическому каталогу; шифр документа, представленный на карточках АК, служит для поиска документа в фонде, а также соединяет АК с топографическим каталогом (при его наличии). Основная карточка служебного АК содержит сведения обо всех записях, представляющих данный документ в системе каталогов библиотеки, указывают полный классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных записях, количестве экземпляров данного издания, их инвентарных номерах и в каких библиотеках они находятся, о местонахождении всех экземпляров документа в библиотечном фонде, а также информацию служебного характера (например, сроках прохождения этапов обработки и др.). Читательский АК размещается в доступном для читателей месте и содержит библиографические записи на наиболее востребованную часть фонда библиотеки, издания последних лет и лучшие переиздания каждого документа. На карточке по мере необходимости может ставиться штамп «Имеются и другие издания». Наряду с основными библиографическими записями в читательский каталог включаются добавочные записи и вспомогательные карточки, расширяющие информационно-поисковые функции АК. Читательский АК отражает меньшее количество документов фонда, чем служебный. В него не включают сведения о документах рукописного фонда, раритетных и особо ценных изданиях (это может выражаться в хронологических ограничениях, например: «Читательский алфавитный каталог отражает литературу, вышедшую после 1950 г.»), дублетных документах. Это позволяет сделать читательский АК более компактным и удобным в использовании. Не отражается на карточках читательского АК и информация служебного характера. При отсутствии служебного каталога, читательский АК может выполнять функции и читательского, и служебного. Организация и ведение алфавитного каталога. Организация АК начинается с составления его паспорта, в котором указывается дата создания АК, его назначение, охват фондов, методика составления библиографических записей со ссылкой на ГОСТ и применения добавочных записей, перечисляются вспомогательные пособия к каталогу. К организации АК относятся определение его структуры, разработка документации и совокупность процессов внутреннего и внешнего оформления. В структуру АК составными элементами входят каталоги на отдельные фонды и части фонда, организуемые по различным признакам. По видам документов фонд библиотеки отражается, как правило, в АК на отдельные фонды, части фондов. Нотные издания, картографические произведения, изоиздания, аудиовизуальные материалы и другие виды документов имеют самостоятельные АК при наличии в библиотеке выделенного фонда. Координирующая функция сохраняется за АК книг, в котором отражаются также брошюры, альбомы, атласы, сборники (в том числе сборники специальных видов нормативно-технических и технических документов, литературы, промышленных каталогов), отчеты о научно-исследовательской работе, переводы, перепечатки, переиздания, отдельно изданные оттиски из сборников, журналов, продолжающихся изданий. Вопрос о включении в АК книг информации о фондах сериальных изданий решается по-разному. Во всех случаях АК газет организуется самостоятельно. В научных библиотеках формируется АК периодических и продолжающихся изданий, при этом в АК книг отражаются отдельные выпуски продолжающихся изданий, имеющие частные заглавия. В интересах обеспечения системных связей целесообразно в АК дублировать общую часть БЗ журналов и продолжающихся изданий со ссылкой «см.» к соответствующему каталогу. В общедоступных библиотеках организуется АК периодических изданий, а продолжающиеся издания отражаются только в АК книг. По хронологическому признаку фонд библиотеки в системе каталогов отражается по общим правилам. При наличии самостоятельного фонда редких книг, библиографирующем учреждением принимается решение об отражении фонда в системе каталогов (оно может быть, например, ограниченным по дате: «Документы до XVII в. включительно отражаются только в каталогах отдела редких книг»). О принятом решении информируются пользователи (читатели). По языку текста документа фонды в системе каталогов отражаются в АК, организованных самостоятельными алфавитными рядами, структура каждого ряда определяется алфавитом соответствующего языка. В библиотеках, располагающих многоязычными фондами, складывается сложная структура АК, часто отражающая традиции библиотеки. Естественно, отдельную часть каталога образуют БЗ документов на русском языке. Каждый иностранный язык образует собственный языковой ряд АК (ряды группируются в алфавите наименований языков). Однако в интересах облегчения поиска информации и экономичности ведения каталога в библиотеках иногда комплексируются части АК на единой графической основе (латинский алфавит, кириллица), при этом языки с оригинальной графикой объединяются в отдельные части по языковым рядам. АК книжных изданий на русском языке имеет в структуре два алфавитных ряда: русский (кириллица) и латинский. Второй ряд отражает издания, текст которых написан на русском языке, но заглавия документов представлены на иностранных языках (например, Internet, Audi RS6 и т.п.) При наличии в библиотеке документов на иностранных языках организуются соответствующие языковые ряды АК или часть АК, организованная по латинскому алфавиту. Организация АК включает правила расстановки и группировки библиографических записей. В основу расстановки БЗ во всех частях алфавитного каталога положен алфавитный признак, при котором библиографические записи располагаются в строгом алфавитном порядке имен лиц (фамилий авторов, редакторов, составителей и других лиц, ответственных за создание документа) и заглавий документов (если автор не указан или книга написана более тремя авторами). Карточки на книги авторов-однофамильцев расставлены по алфавиту инициалов авторов. Расстановка карточек осуществляется по способу «слово за словом». Способ основывается на буквенном составе слов, расстановка осуществляется в алфавите слов. Основные и добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляют в общем алфавите. Если расстановочные слова различных видов записей тождественны, то карточки расставляют в следующем порядке: 1. Записи под заголовком, содержащим имя лица; 2. Записи под заголовком, содержащим наименование организации; 3. Записи под заглавием. Для более полного удовлетворения запросов пользователей АК в него вводится элемент логической расстановки, например, при расстановке библиографических записей произведений определенного автора создают «авторский комплекс». При этом в начале отражают работы данного лица, выступающего в качестве автора (соавтора), составителя, редактора и т.п., а затем включают добавочные записи документов о его жизни и творчестве, начинающиеся заголовком типа «Бродский, Иосиф Александрович, о нем». При расстановке библиографических записей произведений автора применяют сочетание логической и алфавитной расстановки: сначала расставляются БЗ на собрания сочинений в порядке убывающей полноты изданий (полное собрание сочинений, собрание сочинений, сочинения, избранное и т.д.). Внутри каждого вида издания БЗ располагаются в обратно-хронологическом порядке. Далее следуют отдельные произведения автора, расположенные в алфавите слов заглавий. В этой же группе располагается критическая литература о произведениях данного автора непосредственно после соответствующей библиографической записи. Материалы о лице группируются в алфавите фамилий авторов и заглавий работ, посвященных этому лицу. Авторский комплекс, нарушая строгий алфавит расстановки библиографических записей в АК, позволяет собрать в одном месте все документы, отражающие как творчество конкретного лица, так и критическую литературу о его произведениях и работы о нем. Элементы логической расстановки вводятся и при организации комплекса под наименованием организации, где собираются все документы, имеющие ссылки на принадлежность к этой организации. Работы, изданные под эгидой структурных подразделений организации, группируются под наименованием этого подразделения: Ленинградский институт культуры им. Н.К. Крупской Ленинградский институт культуры им. Н.К. Крупской. Заочное отделение Ленинградский институт культуры им. Н.К. Крупской. Кафедра общей библиографии и книговедения Ленинградский институт культуры им. Н.К. Крупской. Научная конференция (13 ; 1966) Оформление является важным элементом организации АК. Оно состоит из внешнего и внутреннего оформления каталога. К внешнему оформлению относится оформление каталожных шкафов и ящиков, а также помещения, в котором размещается АК. На каталожных шкафах указываются буквы, с которых начинаются БЗ, включенные в эти шкафы (надшкафные надписи). Все ящики в каталоге нумеруются арабскими цифрами либо по горизонтали (слева направо), либо по вертикали (сверху вниз) с помощью ярлыков. В общедоступных библиотеках более целесообразной и чаще применяемой является нумерация по горизонтали «слева направо». Ящики снабжаются этикетками, которые помещают в металлическую или пластмассовую рамку. Этикетка – надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике. На этикетке могут быть указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек ящика, например: Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещаются, как правило, через 60–70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. По форме разделители делятся на центральные, боковые и малые боковые. Центральные разделители имеют широкий выступ посередине (рис. 10). Они используются для выделения массивов карточек, внутри которых требуется дальнейшая детализация. Это могут быть группы записей с совпадающими заголовками, комплексы изданий под наименованием организации, другие значимые материалы. Рис. 10. Пример центрального разделителя (Генеральный алфавитный каталог РНБ) Боковые разделители имеют выступ в 2/3 ширины карточки и в зависимости от расположения выступа делятся на правосторонние и левосторонние. Боковые разделители рекомендуется применять для оформления групп библиографических записей, не требующих дальнейшей детализации. Кроме того, они могут применяться в комплексе с центральным разделителем. Ими можно оформлять и группы записей внутри авторского комплекса. В зависимости от информации, приведенной в разделителях, различают буквенные, слоговые и словесные разделители. Основная группировка осуществляется с помощью буквенных разделителей, которые позволяют разграничить массивы БЗ, начинающихся с различных букв. Если массив БЗ, относящихся к одной букве, слишком велик, его разбивают на несколько частей, каждая из которых начинается со слогового или словесного разделителя. Словесные разделители, как правило, оформляются на разделителях с широким выступом, а буквенные и слоговые – на боковых. Словесные разделители делятся на авторские и заглавий. Разновидностью авторских разделителей являются биографические, на которых приводятся основные сведения об авторе, его произведениях, годы жизни, псевдонимы и т.д. Запись делается на выступе разделителя и при необходимости может быть продолжена на всем поле разделителя. На разделителях любого вида и формы могут быть размещены сведения справочного характера: перечень псевдонимов и криптонимов автора; схема расположения записей в случаях отклонения его от строгого алфавитного порядка; ссылки и справки и т.д. В целях сохранности этикеток и разделителей производят их ламинирование (покрытие пленкой). К оформлению АК относится создание средств наглядной информации, размещенных в помещении АК или непосредственно на каталожных шкафах, например: Ведение АК заключается в пополнении каталога путем расстановки карточек, добавлении разделителей, редактировании библиографических записей, внесении исправлений и дополнений, замене и восстановлении карточек, изъятии карточек на списанную литературу, доработки внутреннего и внешнего оформления и др. Рекламирование АК осуществляется путем разработки средств информации, размещаемых на информационных стендах, которые поясняют структуру АК и правила пользования им, в частности приводят алгоритм поиска информации. Средства наглядной информации должны постоянно обновляться, пересматриваться, дополняться на основе анализа их эффективности и записей в журнале учета замечаний и предложений читателей. Редактирование алфавитного каталога. Одним из постоянных процессов работы с АК является процесс редактирования, который заключается в проверке соответствия структуры, содержания и оформления АК и устранении обнаруженных недостатков. Основные виды редактирования – плановое и текущее, методическое и техническое, полное и выборочное. Плановое методическое редактирование должно проводиться систематически не реже одного раза в пять лет. Оно предусматривает проверку правильности составления записей, полноты отражения фонда, оформления разделителей, доработки добавочных записей, ссылок и справок. Одновременно осуществляется техническое редактирование: проверяется точность расстановки карточек, проводится замена ветхих карточек, исправление обнаруженных ошибок. Плановое редактирование может быть полным и выборочным. При полном редактировании просматривается в алфавитном порядке (от А до Я) весь массив библиографических записей АК, а при выборочном – редактируется та или иная часть каталога. Текущее редактирование ведется в процессе каждодневной работы с АК одновременно с расстановкой карточек на новые поступления и изъятием их на списанные издания. Поиск информации в алфавитном каталоге. Алфавитный каталог является поисковым средством, преимущественно ориентированным на установление наличия интересующих пользователя документов в конкретном библиотечном фонде. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов: 1. Имеется ли произведение данного автора в фондах библиотеки и, если имеется, то какой его шифр. 2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке. 3. Какие переиздания данного произведения имеются в фондах. 4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т.п. 5. Какие выпуски входят в ту или иную серию. 6. Запрос на книгу, заглавие которой известно читателю. 7. Запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло издание, было ли репринтное издание, кто автор иллюстраций и др. 8. В каком подразделении библиотеки (отделе, фонде) находится документ. АК – каталог, в котором поиск носит прямой и поэтому оперативный характер. 90% пользователей (читателей) обращается к нему для того, чтобы найти шифр документа. Это простая операция, не требующая длительного контакта с каталогом. Длительная работа с АК требуется в тех случаях, когда запрос носит библиографический характер, например, когда читателю нужно с помощью АК составить список произведений или список изданий определенного автора. Для этих, примерно 10% пользователей (читателей) нужно создать условия – поставить стулья и столы. В 90% случаях читатель в АК работает на выдвижных полках каталожных шкафов. Общий алгоритм поиска документов в АК представлен на рис. 11. Рис. 11. Алгоритм поиска по алфавитному каталогу АК позволяет выполнять различные виды адресно-библиографических и уточняющих справок. Адресные справки связаны с разысканием конкретного шифра документа, отражающего его местоположение в фонде библиотеки. Такой поиск осуществляется по следующему алгоритму: Определение известных сведений о документе (фамилия/имя автора, точное название документа, наименование организации, ответственной за документ) → формулировка поискового образа документа (распределение известных сведений о документе в определенном порядке, соответствующем требованиям библиографического описания документа) → поиск документа в АК → определение его шифра → заполнение требования на документ с указанием найденного шифра. Поиск адресной информации (шифра документа), как правило, сопровождает любое обращение к АК, что определяет его значение как ведущего каталога в системе каталогов библиотеки. Справки на уточнение библиографических сведений связаны с поиском недостающих для адресного поиска элементов. В этом случае алгоритм поиска дополняется действиями, связанными с разысканием этих элементов. Если неизвестен автор художественного произведения, то проводится поиск по вспомогательному «Указателю заглавий художественных произведений». Определение известных сведений о документе (фамилия/имя автора, точное название документа, наименование организации, ответственной за документ) → определение недостающего элемента → поиск по вспомогательному «Указателю заглавий художественных произведений» → формулировка поискового образа документа (распределение известных сведений о документе в определенном порядке, соответствующем требованиям библиографического описания документа) → поиск документа в АК → определение его шифра → заполнение требования на документ с указанием найденного шифра. Если отсутствующие библиографические сведения связаны с заглавием документа, то их разыскание можно осуществить путем сплошного просмотра произведений автора, используя при этом известные сведения о документе (фамилия автора, составителя, редактора и т.п., вид документа (например, учебник для студентов вузов), дата издания и др.). Алгоритм такого поиска: Определение известных сведений о документе (фамилия/имя автора, составителя, редактора и др., наименование организации, ответственной за документ, вид документа, дата издания и др.) → формулировка поискового образа документа (распределение известных сведений о документе в определенном порядке, соответствующем требованиям библиографического описания документа) → поиск документа в АК → определение его шифра → заполнение требования на документ с указанием найденного шифра. Уточняющие запросы могут касаться любых элементов библиографической записи: в каком году вышло конкретное издание; существует ли репринтное издание редкой книги; кто автор иллюстраций к известному произведению; в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т.п. По оценкам практикующих библиографов, именно запросы на уточнение библиографических данных часто отличаются повышенной сложностью. Систематический каталог: технология создания и ведения Систематический каталог (СК) – библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: собственно СК и алфавитно-предметного указателя (АПУ) к нему. СК – это реальный каталог, отражающий содержание документов и предназначенный для поиска документов по тематическим запросам. СК является обязательным элементом в системе каталогов и выполняет функции читательского и служебного каталогов, многоаспектно раскрывая содержание библиотечного фонда. СК используется в библиотечно-информационной работе для изучения состава фонда, его комплектования, в справочно-библиографическом обслуживании и библиографическом информировании, для организации выставок, массовых мероприятий и др. Преимущество СК заключается в иерархической структуре его построения, позволяющей, при необходимости, как расширить, так и сузить границы поиска. Организация и ведение систематического каталога. Технология работы с систематическим каталогом включает основные процессы работы с карточными каталогами: организацию, ведение, редактирование. Организация СК начинается с составления паспорта. В паспорте СК отражаются специфические сведения о нем: дата организации, охват фондов, название таблиц классификации, которые лежат в его основе, оформление карточек, их расположение, форма и цвет разделителей, наличие вспомогательных указателей к СК. Паспорт выполняет функции основного учетного документа, содержащего количественные данные. Помимо паспорта, разрабатывается также «Положение о систематическом каталоге», в котором формулируются основные функции, задачи каталога, отражается его структура, фиксируются основные методические решения, указываются используемые для его ведения регламентирующие документы и т. п. Оформление СК направлено на то, чтобы раскрыть для пользователей (читателей) логику его построения. Процесс оформления СК включает в себя оформление надшкафных надписей, нумерацию ящиков каталога и их этикеток (внешнее оформление), а также разделителей внутри ящиков (внутреннее оформление). К внешнему оформлению СК относятся надшкафные надписи с краткой характеристикой СК и надписи на этикетках каталожных ящиков. На этикетках указывают номер ящика, индекс и наименование отраслевого деления, а ниже – первый и последний индексы карточек, включенных в данный ящик, например: 7. Культура. Наука. Просвещение 26 71.0 – 71.4 Внутреннее оформление включает формирование отделов каталога на основе индексов, присвоенных в процессе систематизации. Группы карточек объединяются индексами, начинающимися обозначением отдела используемых таблиц классификации. В процессе ведения СК важное значение имеет группировка БЗ по разделам классификационных таблиц и внутри отделов и рубрик. Под группировкой записей внутри отделов понимают процесс их упорядочения в пределах классификационного деления. Существуют два вида расстановки библиографических записей в СК – обратно-хронологическая и алфавитная. В СК общедоступных библиотек принята алфавитная группировка библиографических записей. Отдельными группами внутри одного деления расставляют библиографические записи книг (в алфавите авторов и заглавий), затем расставляют библиографические записи на самостоятельно изданные библиографические пособия по теме. В последней группе собираются библиографические записи других материалов, имеющихся в фонде (аудиовизуальные, изобразительные, картографические, электронные и др.). При группировке записей внутри одного классификационного деления многоязычные фонды отражаются либо в раздельных каталогах, либо в едином СК, объединяющем многоязычную литературу. Более целесообразно ведение единого СК, который может представить литературу по определенной теме независимо от языка документа. В каждом отделе за одним делением подбирают группы карточек с библиографическими записями на русском языке, на других языках народов Российской Федерации, на иностранных языках. В библиотеках национальных республик (краев, округов) библиографические записи на национальном языке помещают на первое место. Важную роль в оформлении выполняют разделители, которые возглавляют каждый раздел СК. Каждой ступени классификации соответствует своя форма разделителей. Разделители со срединным выступом (рис. 12) используются для делений первой, второй, иногда третьей ступени. Левосторонние разделители – для четвертой и пятой ступеней, правосторонние – для шестой и последующих ступеней. За одним разделителем располагается, как правило, не более 40 карточек. На выступе разделителя указывается индекс и наименование отдела или раздела. Остальная площадь разделителя делится вертикальной чертой на две неравные части: левая часть шире, правая – уже. С левой стороны помещается заголовок «Основные деления», а под ним в столбик располагают индексы и рубрики следующей ступени деления, то есть на разделителе первой ступени приводят только деления второй ступени, на разделителе второй ступени – деления третьей ступени и т.д. В правой части разделителей помещаются отсылки, заимствованные из таблиц классификации. Рис. 12. Примеры разделителей со срединным выступом Рекламирование СК может осуществляться с помощью графической схемы с перечислением основных делений каталога. Рядом с каталогом следует поместить пояснения правил пользования каталогом. Эти рекомендации могут быть оформлены в виде алгоритма поиска по СК. Редактирование систематического каталога. Редактирование СК существенно не отличается от редактирования алфавитного и предметного каталогов. Оно включает проверку правильности оформления разделителей, расстановки карточек с библиографическими записями и разделителей, внесение изменений формулировок рубрик на разделителях, детализацию делений каталога. Редактирование может быть полным и включать пересистематизацию всего СК, то есть его коренной переработки, например, при переводе СК на новые таблицы. Выборочное методическое редактирование проводится в связи с изданием дополнений и изменений таблиц, требующих переработки содержания и структуры СК. При редактировании СК все изменения вносятся и в АПУ. При текущем редактировании АПУ уточняется формулировка рубрик, вносятся исправления, заменяются ветхие карточки. При полном методическом редактировании СК необходима также переработка содержания и структуры АПУ. Работу по ведению и редактированию АПУ облегчает наличие систематической контрольной картотеки (СКК). СКК выполняет роль служебного аппарата систематизатора, располагается у рабочего места систематизатора и используется при систематизации каждой книги, поступающей на обработку. Карточки СКК содержат индекс, за которым приводят предметные рубрики в алфавитном порядке, а также отсылки и ссылки, введенные в АПУ. Алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу. Поиск нужного отдела непосредственно по каталогу невозможен в тех случаях, когда пользователь (читатель) не знает, к какой отрасли знания относится интересующая его тема/проблема. Для облегчения поиска к СК составляется алфавитно-предметный указатель. Алфавитно-предметный указатель (АПУ) к СК – это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. АПУ выполняет функцию контроля над процессом систематизации. При формулировке рубрик АПУ используют основные правила теории и методики предметизации. Так, большое значение имеет выбор ведущего слова в заголовке, унификация заголовков и подзаголовков и придание однозначности рубрикам АПУ. При формулировке рубрик для АПУ в качестве заголовка может быть выбрано наименование предмета или материала, а процесс можно отразить в качестве аспекта, например: Справочно-информационные фонды – Комплектование 78.651.2 Сетка телевещания – Формирование 76.032.492 Однако с целью облегчения поиска нужных понятий в качестве ведущего слова может быть выбрано и наименование процесса. В этом случае в АПУ образуются комплексы рубрик о важнейших процессах, совершаемых над однородными объектами, например: Обучение альпинистов 75.822.1 Обучение взрослых 74.32 Обучение дошкольников 74.102 Обучение туристов 75.812.1 Редактирование библиографическое 78.528 Редактирование библиотечных каталогов 78.365.2 Редактирование материала для радиопередач 76.031.492 Редактирование рукописи в издательстве 76.175.2 Редактирование электронного каталога 78.362.52 При создании АПУ необходимо помнить о требовании однозначности, предъявляемом к информационно-поисковым языкам. Отсылки вводятся от синонимов к рубрикам АПУ, например: Культура личности информационная см. Информационная культура личности 78.07 Здания и помещения архивов см. Архивные здания и помещения 79.348 Иногда роль ссылки выполняет один и тот же индекс: Библиополистика 76.18 Книжная торговля 76.18 Омонимия (или полисемия) устраняется путем развернутой формулировки рубрик: Библиотечные сети 78.34(2Рос) Рыболовные сети 47.225 Электрические сети 31.279 В АПУ к СК не используются ни связующие ссылки, фиксирующие отношение подчинения («выше–ниже»), ни перекрестные ссылки, фиксирующие неиерархические отношения, так как и те, и другие связи учтены в таблицах классификации. Иерархические связи выражены структурой индексов и расположением подчиненных понятий вслед за родовым. Неиерархические связи выражены отсылками в тексте таблиц, например: Виноградорство 42.36 Виноград как декоративное растение см. 42.37 Карточки, включаемые в АПУ, могут содержать одну рубрику и индекс классификации или несколько рубрик, образующих узкий предметный межотраслевой комплекс, объединенный ведущим словом: Менеджмент библиотеки 78.349.2 выставочный 79.24 издательский 76.174.91 книготорговый 76.184.91 музейный 79.14 Справочные карточки, включаемые в АПУ, разъясняют пользователю (читателю), где искать однотипную литературу, находящуюся во многих отделах: Учебные издания см. в соответствующих отраслевых отделах с типовым делением я7. Например, учебные издания по аналитической химии 24.4я7 Как и СК, АПУ постоянно пополняется. Если в нем отсутствует предметная рубрика, соответствующая содержанию вновь поступившей книги, то она формулируется и включается в АПУ одновременно с включением библиографической записи в СК. В АПУ принята пословная алфавитная расстановка рубрик. Организация рубрик в АПУ происходит с помощью разделителей, на которых указывают буквы и слоги. За каждым разделителем находится примерно 60 карточек. АПУ размещается в каталожных ящиках с этикетками, на которых указывают первые и последние буквы или слоги рубрик, помещенных в ящике, и номера ящиков. При создании единого АПУ ко всему СПА берется за основу именно АПУ к систематическому каталогу. Поиск информации в систематическом каталоге. В СК возможны два способа поиска – логический (или ступенчатый) и формальный, с помощью АПУ к каталогу. Логический поиск исключает обращение к АПУ, пользователь (читатель) работает непосредственно с каталогом, следуя логике запроса. На первом этапе он изучает перечень основных делений, выбирает те из них, которые наиболее приближены к теме запроса. После выбора делений первой ступени пользователь (читатель) обращается к изучению внешнего оформления каталога – на этикетках ящика должно быть указано деление той ступени, которая соответствует теме. Далее пользователь приступает к изучению внутренней структуры каталожного ящика, где он встречается с иерархией разделителей. С каждой последующей ступенью пользователь детализирует индекс, таким образом овладевая принципами построения каталога и углубляя поиск. Проведенные специалистами исследования свидетельствуют о результативности такого вида поиска. Он позволяет проследить логику развития искомого вопроса на различных уровнях обобщения и специализации. В процессе последовательного движения от общего к частному создается благоприятная ситуация проверки различных вариантов релевантности запроса и делений, выбора наиболее точного варианта, выявления и просмотра косвенных связей искомого вопроса. Логический способ гарантирует наибольшую полноту и точность результата. Формальный поиск – поиск с помощью АПУ – более оперативен и прост, хотя и требует от пользователя (читателя) предварительной формулировки предмета поиска. Сначала выбираются предметные рубрики, имеющие связи того же уровня, например, синонимы, смежные рубрики, а затем – вышестоящие по отношению к предмету поиска. Индексы, сопровождающие рубрики в АПУ, обязательно направят пользователя (читателя) к тому разделу каталога (ящику), где собираются необходимые ему документы. В повседневном пользовании каталогом логический способ поиска мало популярен среди пользователей (читателей) библиотеки. Причина его непопулярности заключается в трудоемкости поисковых процедур, что требует обстоятельности, культуры мышления, наличия достаточного времени. Преимущества формального способа (через предметный вход в СК) очевидны и обусловлены его оперативностью и простой. СК является эффективным средством поиска по тематическим запросам. Процесс информационного поиска в каталоге состоит из следующих действий, которые можно представить в виде схемы (рис. 13) или описательного алгоритма: 1. Предварительная формулировка запроса. 2. Ориентирование в СК, уточнение запроса. 3. Перевод смыслового содержания запроса на язык СК (установление нужных делений по памяти или через АПУ). 4. Поиск соответствующего деления в каталоге. 5. Просмотр и подбор БЗ. Заполнение требований на книги. 6. Получение заказанных документов и оценка результатов поиска после их просмотра. Рис. 13. Алгоритм поиска по систематическому каталогу В современных библиотеках СК занимает ведущее положение в системе каталогов, играя роль «ключа к знаниям»: в основу структуры любого СК положена классификационная система, отражающая, как правило, определенный уровень развития человеческих представлений об окружающем мире, поэтому СК является инструментом познания, средством ориентации в многообразии явлений и связей природы и общества. СК независим от любого языка, т.к. использует собственный язык классификационных индексов. СК раскрывает фонд библиотеки в содержательном аспекте, обеспечивая последовательный просмотр деления по определенной отрасли знания или поиск изданий по конкретной теме. Будучи отражением наглядности систематики, СК становится для пользователей (читателей) путеводителем в мире науки и может рекомендовать литературу по любой отрасли знания. СК в равной степени может использоваться как в учебных целях, так и при направленном поиске изданий по узкому вопросу/теме. Эффективность СК зависит от полноты алфавитно-предметного указателя к систематическому каталогу. В современной практике считается стандартной система «СК – АПУ», в которой указатель становится обязательным элементом, адекватно отражающим содержание СК, взаимосвязанным с его внешним и внутренним оформлением. Эта система эффективно обеспечивает как логический поиск (от общего к частному, путем последовательного углубления в иерархическую структуру СК), так и формальный поиск по конкретному предмету/теме. Принципы содержательного (систематического) поиска по отраслям знания находят отражение в автоматизированных информационных системах, в том числе в электронных каталогах. Предметный каталог: технология создания и ведения Предметный каталог (ПК) – библиотечный каталог, который включает библиографические записи, расположенные в алфавите предметных рубрик. ПК в системе каталогов играет значительную роль. С его помощью библиотеки получают возможность оперативно выявлять многоаспектную информацию по запросам читателей (включая узкотематические). Гибкость предметного каталога позволяет своевременно отражать актуальные проблемы науки, техники, культуры и практической деятельности. Каталог позволяет своевременно и без серьезных затрат вносить необходимые изменения: вводить новые рубрики, исправлять или устранять устаревшие, устанавливать связи вновь вводимых предметных рубрик с уже имеющимися, сохраняя структуру каталога в целом. Основная особенность предметного каталога состоит в его комплексном характере. Это выражается в комплексировании документов о предмете в пределах одной рубрики с точки зрения различных наук, а также в совокупности предметных рубрик, которые всесторонне раскрывают вопрос, тему или проблему. Принцип предметности создает возможность неограниченного расширения содержания ПК. Комплексное отражение собираемых в нем документов как нельзя лучше отвечает современным потребностям, когда все чаще возникает необходимость рассмотреть тот или иной объект с позиций целого ряда наук или с различных точек зрения. Для повышения полноты выдачи информации на запрос пользователя ПК располагает ссылочно-справочным аппаратом (ССА), который в каталоге представлен системой вспомогательных карточек: ссылочных, отсылочных и справочных. Алфавитный порядок расстановки предметных рубрик, близость языка ПК (языка предметных рубрик) к естественному языку, фиксирование смысловых связей между предметными рубриками, прямой поиск по запросу – все это облегчает работу пользователя (читателя) с ПК. Обращение к ПК расширяет профессиональный кругозор пользователей, открывает новые стороны изучаемых ими вопросов, позволяет кумулировать информацию и выявлять новые подходы к решению проблем науки и практики. В общедоступных библиотеках ПК не являются обязательным элементом системы каталогов, но принципы предметного поиска используются в электронных каталогах, которые получили широкое распространение. Решение о границах отражения содержания фонда в ПК принимается библиотекой. В зависимости от целевого назначения предметные каталоги бывают служебные и читательские. Служебные каталоги отражают, как правило, весь фонд библиотеки, включая документы ограниченного спроса, и используются для библиографического разыскания. Читательские каталоги могут быть составлены как на весь фонд, так и на его часть, наиболее ценную для читателей данной библиотеки. В зависимости от охвата фондов ПК делятся на: генеральные, специальные и сводные. Генеральные предметные каталоги раскрывают содержание всего фонда библиотеки. Специальные предметные каталоги отражают часть библиотечного фонда, ограниченную либо содержанием, либо видами издания, либо языковым признаком, либо хронологическим охватом. Сводные предметные каталоги – это каталоги, отражающие фонды нескольких библиотек. По содержанию различают универсальные, отраслевые и тематические предметные каталоги. Примером универсального предметного каталога является карточный ПК Российской национальной библиотеки, в котором отражена литература по всем отраслям знания – философии, языкознанию, медицине, технике и другим отраслям. Примером отраслевого каталога является предметный каталог по сельскому хозяйству Научной сельскохозяйственной библиотеки Всероссийского научно-исследовательского института растениеводства им. Н.И. Вавилова. Тематические предметные каталоги (или картотеки) могут включать документы по какой-либо одной теме отрасли. Организация и ведение предметного каталога. Технологические процессы организации и ведения ПК определяются принципами и правилами расстановки библиографических записей; принципами организации ссылочно-справочного аппарата; системой четкого и наглядного оформления предметного каталога. Основными документами служат паспорт, в котором отражаются специфические сведения о нем: дата организации, охват фондов, принципы группировки записей и др., «Положение о ПК» и «Технологические инструкции», которые составляются либо на каждый процесс работы с каталогом, либо на всю совокупность процессов организации, ведения и редактирования каталога. Библиографические записи в ПК располагаются в алфавите предметных рубрик. Группировка записей по алфавиту предметных рубрик приводит к формированию предметных комплексов, в которых документы разных авторов под разными заглавиями, входящие в разные серии, но посвященные одному предмету, собираются непосредственно под наименованием этого предмета. Например: Стекло – Варка Стекло – Вязкость Стекло – Деформация Стекло – Кристаллизация Стекло – Применение в радиоэлектронике Стекло – Применение в строительстве Стекло – Серебрение Предметные комплексы определяют структуру предметного каталога. Они организуются в зависимости от профиля библиотеки, потребностей пользователей (читателей) и системы каталогов. Предметный комплекс – это совокупность рубрик, тематически связанных между собой. Различают узкий и широкий предметные комплексы. Узкий предметный комплекс – это совокупность предметных рубрик, расположенных в одном месте словаря. Узкий предметный комплекс может быть образован: а) заголовком предметной рубрики: Мосты городские – Архитектура Мосты городские – Постройка Мосты городские – Проектирование Мосты городские – Расчет Мосты городские – Ремонт и содержание б) ведущим словом заголовка, в качестве которого может быть как прилагательное, так и существительное: Предметный комплекс, образованный прилагательными: Предметный комплекс, образованный существительным: Железные дороги Железные дороги горные Железные порошки Железные руды Железные сплавы Железные сплавы жаропрочные Автомобили Автомобили военные Автомобили газобалонные Автомобили грузовые Автомобили легковые Автомобили спортивные Нередко узкий предметный комплекс группируется с помощью однокоренных слов: Кофе Кофеварки Кофеварки электрические Кофейная промышленность Широкий предметный комплекс – это комплекс тематически близких рубрик, связанных парадигматическими отношениями, находящихся в разных местах ПК. Комплексирование предметных рубрик в этом случае осуществляется с помощью ссылок: Виноделие см. также Коньячное производство Плодово-ягодное виноделие Шампанское производство Документы о лицах в предметном каталоге представлены персональными предметными комплексами. В них находятся все документы о лице, которые организованы посредством заголовков и подзаголовков, например: Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Биография Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 - Выставки Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Изучение в средней школе Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Документы и материалы Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Лирика Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Места пребывания – Кавказ Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Переписка Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Поэзия – Язык и стиль Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841 – Язык и стиль Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841. «Герой нашего времени» Лермонтов Михаил Юрьевич, 1814-1841. «Княгиня Лиговская» Предметные рубрики располагаются в алфавите заголовков (по алфавиту первого слова, затем второго и т.д.), например: Стекло Стекло жидкое Стекло оконное Стекло оконное теплозащитное Стеклобетон Стеклобетонные конструкции Стекловата Сложные слова, написанные через дефис, при расстановке предметных рубрик рассматриваются как два слова: Вагоны Вагоны-амфибии Вагоны багажные Вагоны пассажирские Вагоны-рестораны Сложные предметные рубрики, начинающиеся одним заголовком, расставляются в алфавите первых подзаголовков, внутри них – в алфавите вторых подзаголовков и т.д., например: Полиграфическое производство – Автоматизация Полиграфическое производство – Организация труда Полиграфическое производство – Организация труда – Планирование Полиграфическое производство – Организация труда – Сборники Полиграфическое производство – Терминологические словари При расстановке библиографических записей за одной рубрикой применяют два способа: алфавитный и обратнохронологический. При обратнохронологической группировке библиографические записи располагаются по годам издания: сначала располагаются документы последнего года издания, а затем остальные – в обратной хронологии. В пределах каждого года соблюдаются алфавит авторов и заглавий. Алфавитная расстановка предполагает расположение библиографических записей в алфавите авторов или заглавий документов. Такой вид расстановки чаще используется при организации ПК, так как он более прост и удобен. При этом устраняется опасность того, что пользователь (читатель) может ограничиться при поиске только новыми документами, упустив ценные работы, изданные в более ранние годы. Если в ПК отражаются документы на разных языках, то в пределах предметной рубрики образуются языковые ряды: сначала библиографические записи на русском языке, затем – на языках народов России, за ним записи, напечатанные кириллицей, а после них – латинским шрифтом. Ссылочно-справочный аппарат предметного каталога – это совокупность пометок, с помощью которых выражаются смысловые (логические и ассоциативные) отношения между предметными рубриками. ССА состоит из следующих элементов: связующих и перекрестных ссылок, отсылок и справок (рис. 14). Рис. 14. Ссылочно-справочный аппарат ПК Отсылки, ссылки и справочные записи расставляются в общем алфавите предметных рубрик и отсылок, например: Каналы Каналы водоотводные см. Деривационные каналы Каналы передачи данных см. Каналы связи Каналы радиосвязи Каналы связи Каналы связи высокочастотные Ссылочные карточки ставятся в начале рубрики перед всеми библиографическими записями. Справочные карточки располагаются впереди ссылочных карточек и карточек с библиографическими записями. Оформление предметного каталога. Оформление предметного каталога подразделяется на внешнее и внутреннее. Внутреннее оформление ПК предполагает оформление карточек и разделителей, а также расстановку карточек. При организации ПК применяется так называемый принцип единой карточки, добавочные записи в каталог не включаются. Предметные рубрики могут быть представлены на оборотной стороне карточки. Если книга получает две (или более) рубрики, то библиографические записи дублируются и на каждой карточке указывают лишь одну рубрику. Однако этот способ оформления требует большого числа разделителей, так как ориентироваться в ПК можно только с их помощью. Поэтому более предпочтителен второй способ оформления, когда предметные рубрики располагают на лицевой стороне, на верхнем поле карточки, над заголовком библиографической записи или заглавием документа (рис. 15). Предметная рубрика начинается с абзаца и продолжается строчкой ниже, с отступом вправо 0,5 см1: Этот способ оформления, используемый в ПК Российской национальной библиотеки (РНБ), более нагляден и требует значительно меньшего числа разделителей, но он менее удобен при исправлении предметных рубрик. Плоты морские спасательные – Эксплуатация 39 Руководство по эксплуатации надувных спаса- Р 82 тельных плотов : перевод с английского / под ред. Л.Р. Спадони. – Ленинград : Морской транспорт, 1990. – 300 с. : ил. Рис. 15. Пример каталожной карточки (Предметный каталог РНБ) Если библиотека использует для организации ПК модель карточки Российской книжной палаты (РКП), то предметные рубрики указываются внизу карточки и нумеруются арабскими цифрами; при наличии нескольких рубрик подчеркивают нужную, по которой производится расстановка карточек на данный документ. Отсылочные (рис. 16) и ссылочные (рис. 17) карточки требуют четкого оформления. Желательно, чтобы эти карточки имели разное цветовое решение. Ссылки и отсылки указываются на карточках единообразно: термин, от которого делают ссылку или отсылку начинается с абзаца, строчкой ниже приводят помету «см. также» или «см.»; на новой строке без абзаца приводят рубрики, к которым сделана отсылка или ссылка: Теория познания см. Гносеология Рис. 16. Пример отсылочной карточки Квантовая механика см. также Возмущений теория Дирака уравнение Паули принцип Рассеяние частиц Шредингера уравнение Рис. 17. Пример ссылочной карточки В ПК используются три вида разделителей: со срединным широким выступом и с боковым выступом (левосторонним или правосторонним). При необходимости могут использоваться разделители с укороченным срединным выступом или укороченными боковыми выступами для детализации и структурирования предметных комплексов. Простые предметные рубрики и заголовки сложной предметной рубрики указывают на разделителях со срединным выступом, для записи подзаголовков используют боковые разделители, например, первый подзаголовок приводят на левосторонних разделителях, второй – на правосторонних. На разделителе место подзаголовка в рубрике обозначается с помощью тире: перед первым подзаголовком – одно тире, перед вторым – два тире и т.д. К внешнему оформлению относятся также этикетки на каталожных ящиках. На этикетках указываются первая и последняя рубрики библиографических записей, включенных в ящик, и номер ящика, например: Геология Геология моря 51 Этикетки облегчают пользование каталогом и проведение поиска. Внешнее оформление каталога тесно связано с системой информирования пользователей. Над каталогом должно размещаться табло: «Предметный каталог». На видном месте должны быть размещены информационные стенды, содержащие сведения о структуре и содержании ПК. Для ориентировки пользователей на них могут быть приведены алгоритмы поиска по ПК. Целесообразны разъяснения специалистами библиотеки принципов построения ПК при проведении консультаций у каталога или в процессе разыскания документов вместе с пользователями (читателями). Ведение предметного каталога. Ведение ПК, заключающееся в его пополнении и внесении исправлений, облегчается наличием в библиотеке «Положения о системе каталогов», «Положения о предметном каталоге», паспорта ПК, технологических инструкций и других методических материалов. Среди методических материалов особое значение для ведения ПК имеет справочно-методический аппарат, который дает возможность предметизатору последовательно применять принятые методические установки, обеспечивать высокое качество предметизации и предметного каталога, способствует более четкой организации работы. Справочно-методический аппарат предметизатора включает словари (списки предметных рубрик), ГОСТы, инструкции, подробное описание всех технологических операций по организации и ведению ПК (технологические карты), методические решения о предметизации отдельных категорий документов и общее «Положение о ПК». Ведение ПК предполагает использование отраслевых картотек и списков – ПР (систематических картотек ПР), картотек (списков) подзаголовков и инверсий, справочников, энциклопедий и учебный материалов. Словари (списки предметных рубрик) помогают придерживаться единообразных формулировок рубрик, ссылок и способствует методическому единству каталога. Существующие в словаре предметные рубрики могут служить моделями для вновь вводимых ранее отсутствовавших рубрик. В словарях (списках ПР) обязательно указаны обратные ссылки и отсылки («сс. от» и «отс. от»), которые в ПК не вводятся: Книжные ярмарки сс. от Книжная торговля Яды отс. от Токсины Однако, они чрезвычайно важны при внесении изменений в рубрики ПК. Словари предметных рубрик являются физической формой существования языка предметных рубрик. Они могут быть в бумажной форме – карточной (в виде картотеки), печатной (в виде книжного издания) и в электронной (машиночитаемой) форме. В настоящее время словари ПР в электронной форме называют авторитетными файлами предметных рубрик. Авторитетный/нормативный файл предметных рубрик – машиночитаемый словарь ПР, представленный в коммуникативном формате для авторитетных данных, с установленными отношениями между предметными рубриками, выраженными элементами ссылочно-справочного аппарата, введенный в качестве «базы знаний» в подсистему лингвистического обеспечения электронного каталога, и используемый в процессе предметизации документов и поиске информации. Отбору понятий, уяснению смысла терминов, выявлению синонимов, омонимов и полисемичных слов помогают справочные издания: энциклопедии, дескрипторные словари, монографии и др. Редактирование предметного каталога. Редактирование ПК – это проверка соответствия структуры, содержания и оформления ПК предъявляемым требованиям и устранение выявленных недостатков. Редактирование ПК заключается в проверке формулировок рубрик и их исправлении, совершенствовании ссылочно-справочного аппарата, целесообразности применения инверсии или отказа от нее и т.п. Различают два вида редактирования ПК: текущее техническое и плановое методическое. Текущее техническое редактирование проводится в процессе расстановки карточек в каталог. Обнаруженные ошибки (заставки, орфографические ошибки и т.д.) исправляются, заменяются ветхие карточки, вводятся новые разделители для лучшей ориентировки в крупных комплексах. Необходимость внесения срочных изменений в формулировку рубрик может быть вызвана получением информации из библиографирующих учреждений, содержащей сведения об отмене одних формулировок и замене их новыми. Плановое методическое редактирование подразделяется на выборочное (тематическое или отраслевое) и сплошное (или полное). Принципиальной разницы в проведении выборочного и сплошного редактирования нет. Необходимо разработать инструкцию по редактированию, в которой содержится перечень методических приемов редактирования, порядок исправления рубрик, введения отсылок и ссылок, правил оформления карточек, разделителей и т.п. Сплошное редактирование проводится путем просмотра каждой рубрики ПК, требует длительной работы и может быть рекомендовано для небольших ПК. Для совершенствования больших ПК применяется метод выборочного редактирования по темам, например: «Автоматизированные библиотечно-информационные системы» или по отраслям знания, например: «Искусство» и др. В том и другом случае успешному проведению редактирования способствуют тщательно разработанные словари (списки предметных рубрик), инструкции по редактированию, в которых содержится перечень направлений редактирования, порядок исправления рубрик, введения отсылок и ссылок, правила оформления карточек, разделителей и т.п. Поиск информации в предметном каталоге. Предметный каталог предназначен для проведения тематического библиографического поиска по запросам читателей. По тематическим запросам пользователю предоставляется информация по определенной теме или проблеме. В зависимости от целевого назначения тематические запросы выполняются в помощь учебной, научной, профессиональной деятельности, а также в помощь самообразованию читателей. В качестве ответа выступает тематическая справка, включающая перечень документов, релевантных запросу. Удобство и быстрота поиска зависят от научной организации каталога, от качественного комплексирования литературы в соответствии с интересами пользователей, детального отражения содержания документов, от методики формулировки рубрик, выполняющих вместе со ссылочным аппаратом эвристические функции, и от четкого оформления каталога. Методика поиска информации в ПК может быть представлена в виде схемы (рис. 18) или описательного алгоритма: 1. Формулировка запроса (самостоятельно или с помощью консультанта). 2. Перевод запроса на язык предметных рубрик: выявление предмета и аспектов поиска и их объединение в предметную рубрику, например, Санкт-Петербург – Архитектура, 18 в. 3. Ориентирование в ПК. Использование для этой цели элементов внешнего и внутреннего оформления каталога (инструкций, алгоритмов поиска, этикеток и разделителей). 4. Поиск рубрики в каталоге и отбор библиографических записей, стоящих за ней. 5. Привлечение рубрик, связанных ссылками с исходной, для более полного охвата документов или для сужения запроса. Выбор записей, стоящих за вновь найденными рубриками. 6. Оценка результатов поиска (количества найденных документов, степени их релевантности с учетом темы, типа и вида изданий, языка, хронологии и др. признаков). Рис. 18. Алгоритм поиска по предметному каталогу Факторами, повышающими результативность поиска, являются активность, заинтересованность пользователей в результатах поиска, умение четко сформулировать запрос и выразить его на том языке, на котором отражено содержание документов в ПК. Электронный каталог Электронный каталог (ЭК) представляет собой библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение пользователей. Появление первых электронных каталогов можно отнести к середине 1960-х гг. и было связано с внедрением компьютерных технологий в библиотечные процессы, необходимостью сокращения затрат на трудоемкие технологические процессы в области каталогизации, разработкой формата машиночитаемой каталогизации и созданием автоматизированных библиотечных систем. Формирование электронных каталогов проходило в несколько этапов. Первое поколение электронных каталогов. Первые электронные каталоги (1960–1980-е гг.) формировались по модели карточного каталога как в области структуры библиографической записи и ее содержания, так и набора поисковых элементов и средств просмотра. Технология поиска и поисковые интерфейсы определялись возможностями автоматизированных библиотечных систем. В области поиска применялись две модели: «карточная» и поиск с использованием логических операторов. Параметры поиска в этих моделях были ограничены основными элементами библиографической записи (поиск по автору, заглавию и др.). Первые электронные каталоги позволяли проводить поиск с использованием только отдельных слов, либо комбинации слов с точным определением логических операторов. Результат поиска представлялся в виде кратких списков библиографических записей. Второе поколение электронных каталогов. Появление электронных каталогов второго поколения относится к началу 1980-х гг. и характеризуется объединением двух поисковых моделей первого поколения. В новой модели расширились возможности поиска и вывода информации. Поиск можно было проводить по основным и факультативным элементам библиографической записи; добавился поиск по таким параметрам, как язык документа, вид издания; стал возможен поиск по ключевым словам, многословный поиск по отдельным фразам. Важной отличительной особенностью электронных каталогов второго поколения является появление функции просмотра результатов поиска в различных форматах представления (кратком, полном) и возможность выгрузки библиографических записей. Появились интерфейсы, ориентированные на определенный уровень компьютерной и информационной грамотности пользователей – для новичков и опытных пользователей. Именно системы второго поколения стали известны как Online Public Access Catalogue (OPAC, каталог открытого доступа) и были ориентированы на общий доступ для массового пользователя. Третье поколение электронных каталогов. Для третьего этапа развития электронных каталогов и автоматизированного поиска (конец 1990-х гг.) характерно появление средств помощи пользователям, в доступной форме раскрывающих возможности и способы поиска, вывода и просмотра результатов. Обеспечены возможности доступа к встроенным словарям (например, заглавий документов, названий серий) и авторитетным файлам (машиночитаемым спискам различных видов заголовков библиографических записей – имя лица, географическое название, предметная рубрика и др.). Четвертое поколение электронных каталогов. Современный период развития электронных каталогов (начало XXI в.) характеризуется их представлением в сетевой среде, обеспечивающей возможность доступа для удаленных пользователей; унификацией дисплейного представления библиографической информации; интеграцией электронных каталогов с другими поисковыми инструментами Интернет. Задачи и функции электронного каталога закреплены в Декларации о международных принципах каталогизации (2009). Каталог должен быть эффективным и действенным инструментом, способным предоставить пользователю следующие возможности: • найти библиографические ресурсы в результате поиска (т.е. найти и определить местонахождение одного или группы ресурсов в соответствии с определенными критериями); • идентифицировать ресурс (т.е. дать возможность пользователю убедиться, что описанный ресурс соответствует оригиналу или различить два или более ресурса со сходными характеристиками); • выбрать библиографический ресурс, который соответствует потребностям пользователя (т.е. выбрать ресурс, который соответствует запросу пользователя с точки зрения содержания, физического носителя и т.д.); • получить доступ к описанному ресурсу (т.е. проинформировать пользователя о том, как получить ресурс во временное пользование либо посредством онлайнового доступа); • ориентироваться в каталоге (т.е. обеспечить навигацию в каталоге благодаря четким рекомендациям по поиску). Современные электронные каталоги должны отвечать следующим требованиям, которые определяют эффективность их функционирования и использования: • наличие автоматизированной библиотечно-информационной системы, поддерживающей системы машиночитаемых форматов представления данных; • унификация представления библиографических записей в соответствии с национальными стандартами, правилами и форматами; • качество машиночитаемых библиографических записей должно отвечать требованиям полноты и точности (полнота записи определяется объемом библиографической информации о каталогизируемом ресурсе, включая его связи с другими ресурсами; точность записи – это достоверность приведения сведений о каталогизируемом ресурсе в соответствии с правилами); • использование авторитетных данных, которые обеспечивают единообразие представления сведений какой-либо области библиографической записи, а также точность поиска; • применение единых систем предметизации и классификации; • использование стандартных поисковых возможностей (различные средства формирования поисковых запросов, методики поиска, требования к организации вывода информации на дисплей и др.); • наличие средств навигации и интуитивно-понятного пользовательского интерфейса электронного каталога; • реализация веб-ориентированных технологий при создании электронных каталогов; • возможность интеграции электронных каталогов с другими поисковыми инструментами Интернет (например, обеспечение индексирования средствами поисковых систем Google, Яндекс и др.). Технология создания электронного каталога. Как правило, технологические процессы создания электронного каталога осуществляются в одном из функциональных модулей автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС) – АРМ «Каталогизация»2. Модуль представляет собой совокупность программно-технических и лингвистический средств, обеспечивающих автоматизацию процесса каталогизации (включая индексирование). АРМ обеспечивает взаимодействие каталогизатора (индексатора) с компьютером в диалоговом режиме, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру и т.п.), вывода информации на экран монитора (или иные устройства), поиск. Работа в модуле включает следующие технологические операции: 1. Формирование библиографических записей • проверка на дублетность (поиск библиографической записи) • каталогизация (создание новой записи, в том числе по прототипу/шаблону, редактирование, удаление записей) • индексирование (предметизация, систематизация) • присвоение шифров хранения (приведение сведений об экземпляре, ввод шифра и т.п.) 2. Формирование авторитетных записей • проверка на дублетность (поиск авторитетной записи) • создание новой авторитетной записи • редактирование авторитетной записи 3. Печать библиографических карточек (для традиционных каталогов и картотек) 4. Формирование и печать отчетных документов (регистров, ведомостей и др.) 5. Конвертирование записей (например, в другой формат) 6. Заимствование/импорт записей (из внешних источников) 7. Выгрузка/экспорт записей (например, для сводного каталога) 8. Перенос записей в другие функциональные модули Ввод библиографических и авторитетных данных в систему осуществляется с клавиатуры в диалоговом режиме. Рабочий лист (экранная форма) для формирования библиографических записей (рис. 19, 20) представляет собой набор полей, состав которых варьируется в зависимости от вида каталогизируемого объекта (книга, газета/журнал (выпуск газеты/журнала), карта, ноты, аудиозапись, электронный ресурс и др.). Рабочий лист для формирования авторитетных записей содержит набор полей в соответствии с видом контролируемой точки доступа (заголовком библиографической записи – имя лица, наименование организации, географическое название, тематическая предметная рубрика и др.). Для работы с экранной формой предоставляется меню, которое содержит функциональные кнопки («Записать/Сохранить», «Новое поле», «Просмотр биб. карточки/Полное описание», «Закрыть/Выход» и др.). Имеются подсказки, например, в виде всплывающих ссылок, инструкции по заполнению, справочники и т.п. Рис. 19. Пример экранной формы для формирования библиографической записи в модуле «Каталогизация» АБИС «OPAC-Global» Рис. 20. Пример экранной формы для формирования библиографической записи в АРМ «Каталогизатор» АБИС «ИРБИС 64» (СПбГИК) Машиночитаемая каталогизация. Совокупность технологических процессов, обеспечивающих создание электронного каталога на основе использования современных компьютерных технологий получила название машиночитаемой каталогизации. При машиночитаемой каталогизации библиографические сведения должны быть представлены в такой форме, которая была бы пригодна для автоматизированной обработки. Для этой цели разрабатываются форматы представления данных о документах. Первый формат машиночитаемой каталогизации (MAchine Readable Cataloging, MARC) был разработан Библиотекой Конгресса (США) в середине 1960-х гг. Формат обеспечивал компьютеризированный метод записи библиографической информации, позволял формировать записи в машиночитаемой форме любых видов документов, осуществлять поиск по всем элементам библиографической записи, заимствовать записи из других автоматизированных систем. Аналогичные работы по разработке MARC-форматов проводились во многих странах и к середине 1970-х гг. число национальных версий MARC-форматов составляло уже более 20 (США – USMARC, Великобритания – UKMARC, Канада – CANMARC, Австралия – AUSMARC и др.). В основе всех этих форматов лежали общие принципы MARC-форматов, но каждый формат учитывал национальные правила и практику каталогизации, что создавало серьезные трудности при обмене, так как требовалось преобразовывать данные из одного формата в другой с помощью специальных программ – конверторов. Одним из решений проблемы несовместимости MARC-форматов могло стать создание универсального международного коммуникативного формата (UNIMARC), который функционировал как базовый формат и принимал записи в любом MARC-формате. Разработка формата UNIMARC осуществлялась при содействии Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА). В 1977 г. была опубликована первая версия формата «UNIMARC: universal MARC format» (UNIMARC: универсальный MARC-формат). Основная цель формата – способствовать международному обмену библиографическими данными в машиночитаемой форме между библиографирующими учреждениями. В течение 1980-х гг. многие страны, не имевшие национальных MARC-форматов, приняли формат UNIMARC в качестве внутреннего (национального) формата. Поэтому, когда в 1987 г. появилась новая версия формата, цель была сформулирована уже шире: «UNIMARC может также использоваться в качестве модели при разработке новых машиночитаемых форматов». В настоящее время основное распространение получили форматы UNIMARC и созданные на его основе национальные версии (Франция, Россия (RUSMARC), Украина, Беларусь, Молдова, Румыния, Словения, Италия, Португалия, Китай и др. страны), и формат MARC 21, созданный в 1999 г. в результате объединения форматов USMARC и CANMARC. В России задача создания единого формата представления библиографических записей в машиночитаемой форме была поставлена в 1995 г. на заседании Межведомственного экспертного совета по проблемам автоматизации библиотек России при Министерстве культуры РФ в рамках программы «Создание общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети – ЛИБНЕТ». В качестве прототипа создаваемого формата было решено использовать формат UNIMARC. В 1998 г. был опубликован «Российский коммуникативный формат представления библиографических записей для книг и сериальных изданий». Основное назначение формата – обеспечение возможности обмена готовыми библиографическими записями между библиографирующими учреждениями России. Формат официально включен Постоянным комитетом ИФЛА по формату UNIMARC в число национальных адаптаций формата UNIMARC, ему присвоен международный код RUSMARC. В 2001 г. Министерство культуры РФ утвердило создание Национальной службы развития системы форматов RUSMARC на базе Российской национальной библиотеки. Форматы семейства MARC определяют схему отражения содержания и структуру организации библиографической информации – какие данные должны быть представлены в записи и как эти данные располагаются в записи. Формат позволяет компьютеру структурировать и в дальнейшем правильно интерпретировать библиографическую информацию, а также обеспечивает более компактное хранение информации, поиск библиографической информации по различным поисковым критериям, вывод информации на экран в любом удобном для пользователя виде, возможность обмениваться записями между библиотеками. Машиночитаемый библиографический формат (MARC-формат) – совокупность взаимосвязанных элементов данных, которая служит для создания и обмена библиографическими записями в машиночитаемой форме. MARC-формат учитывает национальные правила и практику каталогизации при наполнении записи библиографическими данными, но набор элементов MARC-формата шире, чем предусмотрено правилами каталогизации и включает, например, информацию служебного и технического характера, необходимую для функционирования автоматизированной библиотечной системы. MARC-формат представляет собой комплекс (семейство) специализированных форматов, включающий форматы для различных сведений – библиографических, авторитетных, в том числе классификационных, холдинговых. Форматы обеспечивают процесс формирования библиографических записей в совокупности каждый в своей части: • библиографические сведения (описательные данные) – совокупность сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа; • контролируемые точки доступа (авторитетные данные) – элементы библиографических записей, обеспечивающие единообразие представления сведений какой-либо области. К контролируемым точкам доступа относятся все виды заголовков библиографических записей – имена лиц, родов (семей, династий), наименования организаций, унифицированные заглавия, географические названия, цифровые и буквенные обозначения документов, предметные рубрики, индексы различных систем классификации и т.д.; • сведения об экземплярах и местоположении (холдинговые данные) – информация о количестве экземпляров библиографической единицы (а также выпусков сериального ресурса), имеющихся в фондах библиотеки, об особенностях экземпляров, местонахождении библиографической единицы в хранилище и др. Все сведения о каталогизируемом ресурсе представлены в библиографической записи в соответствии с форматом представления библиографических данных, который является основным (ядерным) форматом. Формат предназначен для создания и обмена библиографическими записями. Цель формата – дать рекомендации по форме и содержанию библиографических записей любых видов документов (книги, карты, аудио-, видео-, изоматериалы, электронные ресурсы и т. д.). Для контролируемых точек доступа, представленных в библиографической записи, как правило, формируются авторитетные записи в соответствии с форматом для авторитетных данных. Формат представления авторитетных данных предназначен для создания и обмена авторитетными записями. Цель формата – дать рекомендации по форме и содержанию авторитетных записей следующих видов заголовков: имени лица, наименования организации, родового имени, географического названия, унифицированного заглавия, предметной рубрики и т. д. Авторитетные записи для классификационных индексов поддерживаются форматом для классификационных данных. Формат представления классификационных данных предназначен для создания и обмена записями классификационных индексов различных систем (УДК, ДКД, КБК, ББК). Сведения об экземплярах и местоположении представлены в формате для холдинговых данных. Формат представления холдинговых данных предназначен для создания и обмена холдинговыми записями, в которых содержится информация о библиографических единицах, имеющихся в конкретной библиотеке (физическое расположение в фонде, уникальные характеристики экземпляра, имя бывшего владельца, условия доступности и т. д.). Продуктом формирования электронного каталога являются машиночитаемые библиографические записи, которые могут быть сформированы в один и более массивов (например, по типо-видовому признаку, хронологическому, языковому и т.п.: «Электронный каталог (1998–….)», «Издания на иностранных языках (1994-2004)», «Электронный каталог картографических материалов» и др.). Машиночитаемая библиографическая запись (MARC-запись) – запись, представленная в машиночитаемом библиографическом формате, которая может быть прочитана и интерпретирована компьютером, и содержит традиционные библиографические и другие данные, которые обеспечивают автоматическую обработку записи и более полный и точный поиск. MARC-записи обычно хранятся и передаются в виде файлов, в файле может быть одна или несколько MARC-записей. Структура каждой записи соответствует международному стандарту ISO 2709, в соответствие с которым определяется физическое представление и схема расположения данных в записи (в виде цепочек полей). Машиночитаемая библиографическая запись характеризуется тремя элементами: структурой записи; определителями содержания, т.е. обозначениями структурных элементов (полей); содержанием записи (библиографические данные). Структура MARC-записи включает три компонента: маркер, справочник, поля данных. Маркер – элемент, расположенный в начале каждой записи и предназначенный прежде всего для автоматизированной обработки записи, и только косвенно – для идентификации самого библиографического документа. Маркер содержит данные, относящиеся к структуре записи и данные, определяемые при каталогизации: статус записи (новая, исключенная, откорректированная), тип материала, описываемого в записи (текстовые материалы, звукозаписи, электронные ресурсы, картографические материалы и др.), библиографический уровень документа (аналитический, монографический, сериальный и др.), иерархическую связь записи с другими записями и ее положение в иерархии, степень полноты информации в записи и т.д. Справочник – элемент записи, следующий за маркером и определяющий наличие и порядок полей в записи. Благодаря справочнику компьютер может вычислить, какую метку имеет любое поле, где оно начинается и заканчивается. Справочник формируется автоматически и в случае необходимости перестраивается каждый раз при внесении изменений в запись. Поля данных. Поле – основная структурная единица записи, соответствующая одной области библиографического описания, одной предметной рубрике и т.д. Помимо библиографической информации, MARC-запись может содержать кодированные данные (контрольные номера, язык документа, целевое назначение и др.). Для идентификации каждого поля в записи используется метка поля – цифровое обозначение (трехзначное число), которое позволяет определить, какая информация представлена в поле. Большинство полей дополнительно определяются индикаторами – цифровой символ, представляющий дополнительную информацию о содержании поля. В MARC-формате установлены две позиции индикаторов, и каждая позиция индикатора имеет свое значение. Индикаторы располагаются непосредственно после метки поля. Если значение индикатора в формате не установлено, используется знак пробела (#). Большинство полей состоят из подполей – минимальная структурная единица поля, которую можно соотнести с элементом библиографического описания (например, место издания, имя издателя, дата издания). Дробное представление информации в поле позволяет организовать поиск в автоматизированных системах по каждому элементу библиографической записи. Для идентификации каждого подполя в поле используется идентификатор подполя – кодовое обозначение (два символа), состоящее из разделителя и буквенного или цифрового символа, определяющего тип информации в подполе. Таким образом, для обозначения поля и его структурных элементов используются следующие определители содержания: 3-х символьная метка поля; индикаторы, расположенные после метки поля; идентификаторы подполей, предваряющие каждый элемент библиографических данных. Например: 200 1#$aКраткий курс географии России$fЭ. Лесгафт Метка поля Индикаторы Идентификаторы подполей Библиографические данные 200 1# $a $f Краткий курс географии России Э. Лесгафт В MARC-формате определен набор обязательных полей, которые должны присутствовать в каждой MARC-записи. Некоторые поля являются обязательными только для определенных видов документов, например, для картографических или изобразительных материалов. Для каждого поля определены обязательные и факультативные подполя. В некоторых случаях поля и подполя могут повторяться. Поля в MARC-записях группируются в функциональные блоки. Первая цифра метки поля обозначает блок, которому принадлежит поле. В формате для библиографических данных определены десять блоков полей. Например: Блок 0-- содержит номера, идентифицирующие запись или документ; Блок 2-- содержит данные для всех областей библиографического описания, кроме Области примечания и Области стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности; Блок 7-- содержит имена лиц и наименования организаций, наделенных той или иной степенью ответственности по отношению к документу и т.д. Если машиночитаемая библиографическая запись составлена правильно, такая структурированная организация данных дает возможность с помощью автоматизированной системы обеспечить поиск библиографической информации по различным поисковым критериям (определенным полям), а также возможность вывода информации на экран в любом удобном для пользователя виде (краткий, полный). Каждая библиотека может разработать и использовать свой собственный метод организации библиографической информации – свой «внутренний» формат, но в таком случае библиотека окажется в изоляции и ее возможности будут ограничены. Чтобы иметь возможность осуществлять обмен библиографической информацией, библиотекам необходимо использовать единый коммуникативный формат. Методы создания электронного каталога. В настоящее время основная технологическая схема создания электронных каталогов сконцентрирована на трех основных процессах (методах): • формирование оригинальной записи в соответствии с национальными стандартами, правилами и форматами (оригинальная каталогизация); • заимствование готовых записей (заимствованная каталогизация); • ретроспективная конверсия карточных и печатных каталогов в электронную форму (ретроконверсия). Оригинальная каталогизация определяется как процесс создания записей «с нуля» – создание записи на основании анализа самого издания. Анализ предполагает определение вида издания, количества частей документа, отбор описательных данных в соответствии со стандартами и правилами каталогизации, определение перечня элементов машиночитаемой записи. Процесс создания записи (ввод данных в систему) включает: составление библиографического описания, определение контролируемых точек доступа (заголовков, содержащих имена лиц, наименования организаций, унифицированные заглавия и др.), содержательный анализ документа, на основании которого приписываются предметные рубрики и классификационные индексы, определение шифра хранения и особенностей экземпляра. За производство оригинальных записей отвечают национальные и региональные библиотеки, которые формируют библиографические записи на все документы, изданные на территории страны. Библиографические записи могут иметь различные уровни полноты данных (минимальный, базовый и полный) в зависимости от требований и назначения электронного каталога. Заимствованная каталогизация. Трудоемкость процесса оригинальной каталогизации, возможность онлайнового доступа к каталогам и базам данных других библиотек через Интернет, совместимость различных автоматизированных систем – эти и другие факторы способствовали тому, что в настоящее время основным принципом деятельности библиотек является не стремление к собственной оригинальной каталогизации, а обеспечение возможности заимствования библиографических записей, созданных в других библиотеках и представленных в сводных каталогах. Процесс заимствования готовой библиографической информации и использование ее в своих внутренних каталогах называется заимствованной каталогизацией. При этом библиотеки могут использовать библиографические записи без изменений или с адаптацией для своих внутренних потребностей. Таким образом, выделяются два уровня заимствованной каталогизации. Первый уровень – полное дублирование записей, т.е. использование библиотекой точной копии оригинальной записи для своих каталогов. Второй уровень – это использование записи, созданной другой библиотекой, как базовой, и редактирование или модификация записи под внутренние потребности. Заимствованная каталогизация является сегодня широко распространенной практикой в библиотеках, которая обеспечивает экономию времени и финансовых средств, и в то же время дает возможность увеличить скорость и качество обработки. Ретроконверсия. Во многих библиотеках ведутся работы по ретроконверсии карточных и печатных каталогов, предполагающие перевод накопленного массива информации в электронную форму с целью обеспечения открытого доступа пользователей к информационным ресурсам библиотек. Ретроконверсия традиционных каталогов преследует две основные цели: внутрибиблиотечную (увеличение доступности каталогов) и общенациональную (формирование национального репертуара документов). Технологический процесс ретроспективной конверсии осуществляется с применением различных способов: • в зависимости от объемов перерабатываемых карточных библиографических записей – избирательная и сплошная ретроконверсия; • в зависимости от степени использования ручного труда и средств автоматизации – ручная и автоматизированная ретроконверсия (клавиатурный ввод; сканирование каталожных карточек и их представление пользователю в графическом виде с рубрикаторами; сканирование, программное распознавание текста библиографической записи и его разнесение по элементам машиночитаемой записи с последующим редактированием; заимствование готовых библиографических записей). Среди общих организационных принципов, используемых библиотеками при работе с различными методиками ретроспективной конверсии, можно выделить: определение объекта конверсии, выявление приоритетов на основе оценки фонда, выбор методики, выбор формата записей, оценка условий проведения ретроспективной конверсии и др. Как правило, процесс ретроспективной конверсии состоит из нескольких этапов: – определение цели и предмета ретроконверсии; – анализ и оценка массива каталожных карточек (определение количества карточек, качества бумаги, читаемость надписей и др.); – определение продолжительности работ, необходимые трудозатраты, стоимость и т.д.; – определение последовательности обработки и ее технологических параметров – сканирование, индексирование, верификация, формирование выходных массивов (графических образов и/или машиночитаемых записей); – обработка тестового массива; – обработка всего массива каталожных карточек; – интеграция массива в электронный каталог. Реализация проектов ретроспективной конверсии традиционных каталогов в электронную форму требует создания специальной автоматизированной технологии и значительных капитальных вложений. В зависимости от финансовых возможностей библиотек конверсия каталогов может осуществляться либо собственными силами, либо специализированными компаниями. Примером общенационального проекта ретроспективной конверсии карточных каталогов является проект ретроконверсии в 1990-е гг. карточного Генерального алфавитного каталога на русскую часть фонда Российской национальной библиотеки (7,5 млн. карточек) и перевод в 2002-2013 гг. библиографических записей в машиночитаемую форму. Технологические процессы создания электронного каталога, как и любые процессы библиотечной технологии, регламентируются различной документацией – организационно-распорядительной, научно-методической, нормативной и технологической. К организационно-распорядительным документам относятся государственные стандарты системы СИБИД (ГОСТ 7.1-2003, ГОСТ 7.80-2000, ГОСТ 7.82-2001, ГОСТ Р 7.0.12-2011, ГОСТ Р 7.0.3-2006 и др.), Российские правила каталогизации, национальная система форматов RUSMARC, Положение об электронном каталоге библиотеки, должностные инструкции, в которых определяются должностные обязанности и квалификационные характеристики сотрудников. Научно-методическую документацию составляют различные методические, инструктивно-методические и информационные пособия (например, учебное пособие для каталогизаторов «RUSMARC в примерах», «Методические рекомендации по описанию и индексированию электронных документов», «Национальный авторитетный файл: руководство по созданию, ведению и использованию»). Среди нормативной документации получили распространение нормы времени, разработанные для различных технологических операций (оригинальная каталогизация книг на русском и иностранных языках, индексирование, редактирование заимствованных записей, авторитетный контроль точек доступа и др.). Основными показателями выступают: количество обработанных изданий, количество созданных/отредактированных библиографических и авторитетных записей за час рабочего времени. К технологической документации относятся разрабатываемые технологические инструкции, содержащие описание производственных процессов (каталогизация, индексирование, маршрутная карта «Путь документа» и др.). Поиск информации в электронном каталоге. Доступ пользователей к электронному каталогу может быть обеспечен путем организации рабочих мест в специальной зоне библиотеки, где сосредоточена компьютерная техника для работы локальных пользователей (самостоятельно или с помощью консультантов), либо с портала библиотеки для организации дистанционного доступа удаленных пользователей. Предоставление пользователю доступа к электронному каталогу является одной из государственных услуг, выполняемых библиотекой в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Основанием для оказания услуги является запрос пользователя в электронной форме на предоставление библиографической информации, результатом оказания услуги – предоставление библиографической информации из государственных библиотечных фондов в виде библиографической записи. Услуга предоставляется бесплатно и не требует от пользователя указания своих персональных данных. Обращение пользователей к электронному каталогу происходит непосредственно с сайта библиотеки (или из локальной сети) через пользовательский интерфейс. Это один из функциональных элементов автоматизированной библиотечно-информационной системы, предназначенный для поиска библиографических записей и выдачи результатов поиска. Для облегчения работы пользователей с электронным каталогом, как правило, реализуются различные формы пользовательских интерфейсов, ориентированные на разный уровень информационной культуры и компьютерной грамотности пользователя – простой (базовый), расширенный, профессиональный (сложный). Простой поисковый интерфейс ориентирован на начинающего пользователя, расширенный – на опытного пользователя (рис. 21, 22), профессиональный интерфейс предназначен для пользователей, владеющих знанием стратегии, средств и методик поиска в электронном каталоге. Выбор пользовательского интерфейса определяет набор поисковых инструментов и средств формирования поискового запроса. Рис. 21. Пример пользовательского интерфейса в АБИС «OPAC-Global» (Национальная библиотека Республики Саха (Якутия)) Рис. 22. Пример пользовательского интерфейса в АБИС «ИРБИС 64» (ГПНТБ России) Поиск в электронных каталогах требует от пользователя базовых знаний процесса автоматизированного информационного поиска: • правил представления информационной потребности пользователя в виде поискового запроса; • правил формирования запроса в системе; • технических знаний при работе с системой; • основ компьютерной грамотности. Большое значение имеет выбор пользователем стратегии поиска, т.е. определение последовательности операций, осуществляемых в процессе информационного поиска с целью повышения его эффективности. На выбор стратегии поиска влияют: цель поиска, потребность, умения и знания пользователей. При проведении поиска пользователь должен сформулировать свою информационную потребность в соответствии со своими представлениями о проблеме, в сочетании с возможностями, предоставляемыми автоматизированной системой. Для этого пользователь следует определенному алгоритму поиска: • определить наиболее информативные слова, выражающие его потребность; • выбрать оптимальный электронный каталог для поиска; • определить эффективный путь поиска (стратегию поиска): • поиск с использованием логических операторов (И, ИЛИ, НЕТ); • поиск по отдельному значимому слову или фразе; • поиск с усечением слов или фразы; • поиск с учетом близости терминов; • составить поисковое предписание в соответствии с выбранной стратегией; • провести анализ результатов поиска и при необходимости скорректировать запрос для проведения дальнейшего поиска. При традиционной системе каталогов использовалась традиционная стратегия поиска, которая определялась типом каталога (алфавитный, систематический, предметный) и давала возможность пользователю найти книгу, у которой известны автор, заглавие, тема; либо проинформировать пользователя о том, какие произведения данного автора или по данной теме имеются в библиотеке. При поиске в электронном каталоге пользователь, как правило, решает те же задачи, но с помощью новых поисковых инструментов, новых средств выражения поискового запроса, новых способов и типов поиска. В 2003 г. ИФЛА подготовило руководство «Guidelines for Online Public Access Catalogues (OPAC) Displays», в котором представлены стандартные рекомендации по организации поиска и выводу информации на дисплей для всех типов каталогов, включая электронные. Для работы с электронным каталогом пользователю могут быть предоставлены следующие группы поисковых команд: – команды формирования запроса (предоставляют возможность проводить поиск по определенным критериям, по сочетанию критериев, использовать логические и математические операторы, комбинировать запросы и др.); – команды контроля поиска (предоставляют возможность скорректировать запрос, ограничить/расширить критерии поиска – например, найти выпуск определенной газеты за конкретную дату, и др.); – команды выбора формата вывода (обеспечивают возможность выбора формата представления результатов поиска – в виде списка записей, в виде отдельных записей, в виде библиографической карточки, с метками MARC-формата и др.); – команды работы с результатом поиска (предоставляют возможность сортировать записи в соответствии с определенным критерием (в алфавите имен авторов, по дате издания, по релевантности и др.), распечатать результаты поиска, выгрузить найденные записи, записать на носитель, просмотреть историю поисков и др.). Среди способов поиска, реализуемых в конкретном электронном каталоге, можно выделить: поиск по различным формам имен лиц, наименований организаций (например, аббревиатуре), поиск с использованием сокращений, поиск по отдельному слову или фразе, поиск по ключевым словам, поиск по идентификационным номерам и т.п. Структурированная организация данных в машиночитаемой библиографической записи дает возможность программному обеспечению автоматизированных библиотечно-информационных систем организовать поиск практически по любому элементу, определенному в библиографической записи как поисковый. Выделяют следующие типы поиска в электронном каталоге: • поиск по всей записи (т.е. поиск информации в любом элементе библиографической записи – например, поиск по ключевому слову); • поиск по конкретному элементу записи (т.е. поиск информации в конкретном элементе библиографической записи – например, поиск по автору, заглавию, дате издания); • комбинированный поиск по нескольким элементам записи (т.е. поиск информации в различных элементах библиографической записи одновременно – например, поиск по автору и заглавию, или по теме и языку документа). Эффективность работы поискового модуля определяется как программно-техническими характеристиками, включающими стандартный набор команд и сценариев, так и особенностями лингвистического обеспечения электронного каталога, включающего формат представления данных и соответствующий набор информационно-поисковых языков. В состав ИПЯ, используемых в электронном каталоге при поиске, входят: классификационные ИПЯ, язык предметных рубрик, язык ключевых слов, дескрипторные ИПЯ и др. С разработкой форматов представления различных ИПЯ в машиночитаемой форме, традиционные ИПЯ получили распространение в виде авторитетных файлов (например, Авторитетный файл предметных рубрик, Авторитетный файл машиночитаемых таблиц ББК). От качества ИПЯ зависит эффективность поиска, его полнота и точность. Пользователь также может воспользоваться словарем – списком упорядоченных по алфавиту терминов, встречающихся в библиографических записях и относящихся к той или иной области поиска (автор, заглавие, серия, место издания и т.п.). Использование словарей обеспечивает самый быстрый поиск в электронном каталоге (можно сразу проверить, встречается ли такой термин в библиографической записи). Результатом поиска в электронном каталоге может быть одна либо несколько библиографических записей на документы, представленные в фонде отдельной библиотеки, либо нескольких библиотек. Когда в результатах поиска находится несколько библиографических записей, они должны быть представлены в определенном логическом порядке, удобном для пользователей каталога (например, релевантном, хронологическом, в алфавите авторов, сгруппированы по языкам). При необходимости пользователь может изменить порядок вывода в соответствии с его потребностями. Форма вывода информации, как правило, – список кратких библиографических записей найденных документов. Если пользователь использует сортировку, то результаты поиска могут быть представлены в виде линейной последовательности определенных элементов найденных записей. При этом в зависимости от того, какой поисковый элемент был взят за основу при построении вывода результатов поиска, можно говорить об аналоге некоторого вида традиционного каталога – например, если поиск проводился по автору или заглавию – при построении вывода получается аналог алфавитного каталога. С развитием электронных каталогов становятся актуальными и проблемы дисплейного представления записей. Требования к организации вывода информации, полученной в ответ на поисковый запрос, во многом определяются типом поиска, проведенного пользователем в электронном каталоге, и характеристиками запроса. В отечественных электронных каталогах вывод записей, как правило, представлен в форме библиографической карточки (последовательное расположение элементов), либо в форме таблицы (структурированное расположение элементов) (рис. 23). Рис. 23. Дисплейное представление результатов поиска (Электронный каталог Российской национальной библиотеки) Электронный каталог обладает очевидными поисковыми преимуществами по сравнению с карточными и печатными каталогами, обеспечивая поиск по всей БЗ; по конкретному элементу записи; комбинированный поиск по нескольким элементам записи. В качестве основных и дополнительных точек доступа при поиске в электронном каталоге могут выступать любые элементы машиночитаемых БЗ.