Происхождение и сущность понятия «документ». Свойства, признаки и функции документа, методы и способы документирования, виды материальных носителей документированной информации, классификации документов, правила оформления текстовых управленческих документов и принципы письменного речевого этикета.

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Конспект лекций Часть 2 ПЕНЗА 2011 УДК 002 (07) ББК 73я7 В конспекте лекций рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность понятия «документ», свойства, признаки и функции документа, методы и способы документирования, виды материальных носителей документированной информации, классификации документов, правила оформления текстовых управленческих документов и принципы письменного речевого этикета Методические указания подготовлены на кафедре "Информационное обеспечение управления и производства" Пензенского государственного университета и предназначены для студентов специальности 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления", изучающих дисциплину "Документоведение". Составитель О.И.Семянкова Рецензенты Р.З.Бареева, к. и. н, декан факультета «Систем защиты и безопасности» Российского государственного университета инновационных технологий и предпринимательства (Пензенский филиал) С.И.Щеблыкин, д.ф.н., профессор, заведующий кафедрой «Русская и зарубежная литература» Пензенского государственного педагогического университета им.В.Г.Белинского Введение 4 Тема 1 Унифицированные системы документации. Оформление управленческих документов 5 1.1 Унифицированные системы документации. УСОРД. 5 1.2 Требования к оформлению управленческих документов. 6 1.3 Требования к бланкам документов 59 1.4 Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов 64 1.5 Шрифты, используемые для оформления реквизитов 65 Тема 2 Организационная документация 66 Тема 3 Распорядительная документация 78 Тема 4 Информационно-справочная документация 98 4.1 Основные информационно-справочные документы 98 4.2 Плановая и отчетная документация 131 4.3 Документация личного характера 134 Тема 5 Правила оформления текстовых документов. Рубрикация и нумерация частей текста 139 5.1 Рубрикация и нумерация 139 5.2 Перечни 141 5.3 Правила использования сокращений в текстах документов 144 5.4 Способы написания дат и времени в документах 150 5.5 Написание физических величин в текстах документов 152 5.6 Написание чисел и знаков в документах 154 5.7 Оформление таблиц и выводов в документах 160 5.8 Полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти 163 Тема 6 Элементы делового речевого этикета. Формулы вежливости 169 Введение Курс «Документоведение» входит в цикл общепрофессиональных дисциплин для подготовки студентов, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Освоение дисциплины «Документоведение» является базовым для целого ряда изучаемых в дальнейшем предметов, т.к. данный курс всестороннее и углубленно изучает понятие «документ». Отдельно отметим связь дисциплины с такими предметами, как «Архивоведение», «Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя», «Методика рационализации документационного обеспечения управления» и с курсом «Русский язык и культура речи». Целями освоения учебной дисциплины «Документоведение» являются: углубленное изучение документа и систем документации на теоретическом и практическом уровнях в их историческом развитии; понимание теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Задачи курса: • показать взаимосвязь информации и документа; • проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации; • проанализировать процесс складывания и развития систем документации; • выявить и показать тенденцию унификации и стандартизации как отдельных форм документов, так и систем документации в целом; • ознакомить с современными требованиями к документам; • привить навыки анализа документа; • привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом. Тема 1 Унифицированные системы документации. Оформление управленческих документов 1.1 Унифицированные системы документации. УСОРД. У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности1. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Например, Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике - формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ - систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)2. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных организаций неодинаково: 1. Организационная документация Унифицированная система 2. Распорядительная документация организационно- распорядительной 3. Информационно-справочная документация документации (УСОРД) 4. Плановая документация 5. Отчетно-статистическая 6. Кадровая документация 7. Бухгалтерская документация. Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, система организационно-распорядительной документации (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); 3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). 1.2 Требования к оформлению управленческих документов. Правила оформления различных видов документов отражены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основное и главное отличие государственного стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Федерального закона Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), вошедшую в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что общероссийские правила оформления документов в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01— Государственный герб Российской Федерации; 02— герб субъекта Российской Федерации; 03— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04— код организации; 05— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07— код формы документа; 08— наименование организации; 09— справочные данные oб организации, 10— наименование вида документа; 11— дата документа; 12— регистрационный номер документа; 13— ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14— место составления или издания документа; 15— адресат; 16— гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18— заголовок к тексту; 19— отметка о контроле; 20— текст документа; 21— отметка о наличии приложения; 22— подпись; 23— гриф согласования документа; 24— визы согласования документа; 25— оттиск печати; 26—отметка о заверении копии; 27— отметка об исполнителе; 28— отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29— отметка о поступлении документа в организацию; 30— идентификатор электронной копии документа. 01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»4. Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: • федеральных конституционных законов и федеральных законов; • указов и распоряжений Президента Российской Федерации; • постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; • постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; • постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; • решений Конституционного Суда Российской Федерации; • решений Верховного Суда Российской Федерации; • решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; • Президента Российской Федерации; • Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; • Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; • Правительства Российской Федерации; • Конституционного Суда Российской Федерации; • Верховного Суда Российской Федерации; • Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: • Администрации Президента Российской Федерации; • полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; • федеральных органов исполнительной власти; • Генеральной прокуратуры Российской Федерации; • Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; • Счетной палаты Российской Федерации; • Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; - Центрального банка Российской Федерации. Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: • Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; • органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; • органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; • федеральных судов; - органов прокуратуры Российской Федерации; • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне5 02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.6 Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.7 При разработке герба (гербовой эмблемы) необходимо учитывать следующие моменты: 1. Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.8 2. Официальные символы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (т.е. флаги, гербы, эмблемы) должны быть внесены в Государственный геральдический регистр Российской Федерации (далее Регистр), который был создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Для регистрации официальных символов необходимо представить их графическое изображение (рисунок), геральдическое описание и решение, утверждающее символ в качестве официального в Геральдический совет при Президенте Российской Федерации, который осуществляет внесение официального символа в Регистр.9 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланках в соответствии со статьями IV части Гражданского Кодекса Российской Федерации. Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. В России орган, регистрирующий товарные знаки, - Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент). В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Далеко не любые тексты и изображения могут быть зарегистрированы в качестве товарного знака. Здесь есть целый ряд ограничений10. Также в соответствии с международным договором в Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа. Правообладатель товарного знака может контролировать не любое использование своего товарного знака, а лишь использование его в гражданском обороте, в частности: • на товарах, на этикетках, упаковках этих товаров, которые производятся, продаются, рекламируются или иным образом вводятся в гражданский оборот либо хранятся или перевозятся с этой целью; • «при выполнении работ, оказании услуг (в случае знака обслуживания); • на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот; • в предложениях к продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе; Незаконное использование товарного знака влечет за собой гражданско-правовую (ст. 1515 ГК РФ), административную (ст. 14.10. КоАП РФ) и уголовную ответственность (ст. 180 УК РФ). 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации проставляют после справочных данных. При этом сначала пишут название классификатора, а затем проставляют код организации, состоящий из 8 знаков. Вместо этого в реквизите может стоять код по ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). Он действует вместо отмененного ОКОНХ (Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства). 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН)11. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается после справочных данных об организации. Например: ОГРН 1047796627086 В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений12 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма. Это представляется ошибочным утверждением. 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). Таким образом, на бланке организации может быть проставлен либо ИНН, либо два кода – ИНН и КПП. Эти коды пишутся через косую черту (слэш). Например: ИНН 7718219176 /КПП 771801001 07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Документы, относящиеся к УСОРД (только на них распространяется действие ГОСТ Р 6.30-2003), находятся в классе 0200000. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД)13. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации; блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию. Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число. Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор. Все вышеназванные реквизиты являются цифровыми кодами, идентифицирующими определенные аспекты создания документа или деятельности организации. Поэтому главным и непременным условием успешного считывания этой информации является ее отнесенность к конкретному классификатору. Следовательно, во-первых, перед цифровым кодом всегда должно стоять обозначение классификатора (ОКПО, ОКУД и т.п.). Во-вторых, в отличие от некоторых аббревиатур (в ГОСТе), употребляющихся в тексте, данные аббревиатуры не склоняются, т.е. к ним не добавляются окончания строчными буквами. 08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Приведем пример. Открытое акционерное общество «Восток» (ОАО «Восток») или Открытое акционерное общество «Восток» (ОАО «Восток») При этом следует помнить об обязательности общепринятого сокращения при указании на форму организационно-правовой собственности организации (ЗАО, ОАО и т.п.). Употребление только сокращенного наименования при наличии в учредительных документах полного считается ошибочным. Стандарт предлагает над наименованием организации указывать сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Однако, практика документирования показывает, что чаще всего пишется полное наименование вышестоящей организации (даже при наличии официального сокращенного наименования) в силу реализации письменных речевых этикетных отношений. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке по требованиям стандарта предлагается располагать ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Но в практике оформления документов обычно оба наименования располагаются на одном уровне: слева - на русском, справа - на национальном.. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например. Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства Пензенский филиал Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. В отдельных случаях (договорные отношения) наименование организаций в заголовочной части документа вообще отсутствует, являясь составной частью реквизита «подпись». Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. В последнем случае должность автора указывается ниже наименования организации, и наименование должности в подпись не включается. 09 Справочные данные об организации включают в себя два обязательных элемента: почтовый адрес и номер телефона. Другие же сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, счетов в банке и др.) стандарт рекомендует включать по усмотрению организации. Особо стоит заострить внимание на следующем моменте: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) указываются после блока справочных данных об организации. Включение их в середину реквизита является не совсем верным. ул.Зеленая, д.14, г.Заречный, Пензенская обл. 442960 Тел./факс (841-2) 61-30-71, (841-2) 61-60-21 E-mail licey230@gmail.com р/с 13100053001806 в Сбербанке РФ ОКПО 12345678 ОГРН 1025801497831 ИНН 5838060039/ КПП 583801001 Почтовый адрес в «Справочных данных об организации» (как и в реквизите «Адресат») должен оформляться в соответствии со статьей 23 «Правил оказания услуг почтовой связи»14. Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка. Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи15 На почтовых отправлениях адреса отправителя и адресата пишутся отправителем. В адресе не должно быть сокращенных названий (кроме общепринятых почтовых сокращений), не относящихся к адресу знаков. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: • полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин) • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта (города, поселка и т.п.); • название района; • название республики, края, области, автономного округа (области); • название страны (для международных почтовых отправлений); • почтовый индекс. Например: ООО «Майский чай» ул. Орджоникидзе, д.11, г.Москва, 115419 Необходимо помнить о соблюдении требования унификации при оформлении документа, т.е. при каждом элементе почтового адреса должны быть общепринятые почтовые сокращения (ул., г., обл. и т.п.). Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка. Если адресатом является организация, то можно указывать как ее полное, так и сокращенное наименование. Если вы точно знаете, какому специалисту или руководителю направляете свое письмо, то его лучше указать на конверте для ускорения обработки корреспонденции организацией-получателем. В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы. Название улицы, проспекта и т.п., номер дома, номер квартиры записываются в одну строку. Номер дома по российским правилам всегда пишется после названия улицы. Он может быть простым, двойным или литерным. Двойные номера домов принято писать через косую черту (слеш), а буквенные литеры пишутся слитно с номером дома. Кроме того, почтовый адрес может включать данные, которые уточняют номер дома: строение или корпус. Они записываются после номера дома и отделяются от него запятой. Номер квартиры обязательно указывают при направлении корреспонденции в адрес частного лица. Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только название городов без каких-либо иных уточняющих данных. На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения, или в города, которые являются районными центрами, после названия города указывают название области или края. Если населенный пункт в соответствии с административно-территориальным делением находится в районном подчинении, то после его названия указывают название района, а затем название области или края. Почтовый индекс – это цифровое обозначение, которое присваивается объекту почтовой связи, осуществляющему прием и отправку почтовых отправлений. В соответствии с Правилами он проставляется после всех реквизитов почтового адреса. Кроме того, индекс в обязательном порядке вписывается стилизованными цифрами в специальном кодовом штампе на конверте, лицевой стороне почтовой карточки и на других почтовых отправлениях. Еще одним элементом почтового адреса, закрепленным Правилами, является название страны. Однако этот реквизит указывается не всегда. Он не входит в состав адреса на внутренних почтовых отправлениях, то есть тех, которые не пересылаются за пределы Российской Федерации. Для международных почтовых отправлений указание названия страны назначения является обязательным. В Правилах уделяется особое внимание вопросам, связанным с языком, на котором должны оформляться адреса. Так, установлено, что адреса почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Но если почтовые отправления принимаются для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, адреса могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики. Однако они обязательно должны быть продублированы на русском языке. Это требование напрямую связано с нормами законов «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации». Структура, размеры, последовательность расположения элементов адреса на международных почтовых отправлениях установлены стандартом ИСО (Международной организации по стандартизации). Кроме того, учитывают рекомендации Всемирного почтового союза и ряда других документов, принятых соответствующими международными организациями. В целом структуру международного адреса можно представить в следующем виде: • имя получателя (или название компании для адреса юридического лица); • улица, номер дома (при адресовании частным лицам в адрес могут быть включены номер квартиры, подъезда, этажа); • район (или характерное название квартала, иной части населенного пункта); • город (или иной населенный пункт) и почтовый индекс; • регион (штат, графство, кантон и т.п.); • страна назначения. Нужно обратить внимание, что стандарт ИСО только рекомендует придерживаться такой последовательности элементов адреса. При этом всегда учитываются национальные правила и традиции стран назначения. Это касается, например, последовательности размещения и группировки элементов адреса, степени детализации уточняющих данных, почтовых кодов, использования сокращений. Так, в Англии и Ирландии сначала указывается номер дома, а затем название улицы, а в Германии и Швеции наоборот. Почтовые индексы также формируются по-разному и различаются порядком расположения. Например, в Германии или Австрии почтовый индекс следует писать перед названием города, а в Англии и США – после него. Кроме того, в странах Европейского Союза часто используется одно- или двузначный буквенный код страны, который проставляется перед почтовым индексом и условно становится его частью. Таковы общие рекомендации по оформлению почтового адреса в составе справочных данных об организации. Также могут возникнуть вопросы с расстановкой знаков препинания между элементами почтового адреса. В этом случае надо руководствоваться следующим правилом: если при оформлении документов в организации принята так называемая «стандартная» пунктуация, то запятые ставятся между всеми элементами адреса. Если же используется более современная «открытая» пунктуация, то вместо запятых между однородными элементами ставятся пробелы. После индекса точку ставить не принято. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу16. 10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа пишется прописными буквами без точки в конце. В служебных письмах этот реквизит не указывается. Например: должностная инструкция Оформление реквизита с заглавной буквы считается ошибочным: Приказ 11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять так: 05.06.2011 При словесно-цифровом способе оформления даты используется трафаретная форма текста, например «05» июня 2011 г. При этом после года ставится общепринятое сокращение с точкой в конце. Разрешается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.17 Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются ограничительные отметки18. 12 Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации19. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Реквизит всегда располагается на одной строке с датой документа. 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате, проставленному организацией-составителем. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________ 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), оно включает в себя только общепринятые сокращения. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. При указании места составления не ставится общепринятое сокращение "г." перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург", «город» и "град", а также перед наименованием городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург). Примеры: г.Пенза Волгоград 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Адресование организации или структурному подразделению. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минздрав России Департамент социальной политики При этом стоит особо отметить, что в отличие от «наименования организации» в данном реквизите обычно указывается только сокращенное наименование организации (если оно есть), например: ОАО «Элитстрой» Наличие сокращенного наименования организации в скобках после полного при оформлении данного реквизита недопустимо. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, т.е. в Им.п. мн.ч., например: Администрации районов г.Пензы При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес должен оформляться в соответствии со статьей 23 «Правил оказания услуг почтовой связи». Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Кроме почтового адреса в реквизите никакие дополнительные справочные данные (телефон, факс) не указываются. Адресование должностному лицу. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО «Пензтяжпромарматура В.А. Чернецову или НПП «Старт» Главному бухгалтеру В.М. Красновой О падежных формах самих наименований организаций в ГОСТе нет ни слова. На самом же деле варианты адресования допускают наименование организации и в именительном, и в родительном падеже. ООО «Электростроймонтаж» Генеральному директору Н.И.Самохину или Главному бухгалтеру ОАО «Теплоцентраль» С.В.Ильиной В первом примере наименование организации стоит в именительном падеже, а во втором - уже в родительном падеже. И если на написание аббревиатуры незнание этого правила не влияет, то оно может исказить правильность адресования при отсутствии аббревиации в наименовании организации. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского холдинга «Пензенская правда» Н.В. Семёновой Адресование физическому лицу. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: В.Н.Тарханову ул. Попова, д. 5, кв. 12, г. Кузнецк, Пензенская обл., 440064 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, отпечатанные типографским способом, на пишущей машинке (крупным шрифтом) либо с использованием другой печатающей техники или написанные от руки. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. 16 Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию20. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ (с указанием наименования организации), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Пензмаш» Личная подпись В.А. Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Пензахлеб» Личная подпись Л.В. Кулешов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2011 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом Минюста РФ от 25.04.2011 № 42 Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов21. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов: • акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.); • инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); • нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); • перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.); • планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); • положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.); • программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); • расценки на производство работ; • сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.); • стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия); • структура и штатная численность; • тарифные ставки; • уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.); • формы унифицированных документов; • штатные расписания и изменения к ним. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. В ГОСТе Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат". 17 Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например. Н.В Морозовой. НА Федосеевой. Прошу подготовить проект договора с ОАО «Зарема» к 05.10.2011 Личная подпись 24.09.2011 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа23. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Возможна подготовка резолюции помощником руководителя24. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения25. Нецелесообразно применять резолюции типа "Прошу исполнить", "К исполнению" или предварительные резолюции "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.п. Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания). Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. На документе не должно быть более четырех резолюций. 18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? например: Приказ О создании аттестационной комиссии (с прописной буквы) чего (кого)? например: Должностная инструкция ведущего эксперта (со строчной буквы) Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются26. Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений27. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок в Р.п Заголовок в П.п. Решение, постановление, устав, должностная инструкция, акт, протокол Приказ, распоряжение, указание, решение, служебное письмо, справка, акт, записки (докладная, служебная, объяснительная), положение, инструкция 19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль и ставится на поле документа в верхнем правом углу. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 20 Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа28. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке29. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур (синтетический текст). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («пол», «возраст») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт; справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: • от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); • от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); • от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»). Наиболее часто в деловой переписке встречается форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации30. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: • письмо оформляется на должностном бланке; • письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал31. При подготовке документов рекомендуется применять шрифт Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 1432. 21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Минюста РФ от 05.06.2011 № 513 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Минздрава России от 05.06.2011 № 351 22 Подпись. В состав реквизита входят 3 части: • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное (без наименования организации) — на документе, оформленном на бланке); • личная подпись; • расшифровка подписи (инициалы, фамилия) Реквизит оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". При этом наименование должности пишется от границы левого поля, а последняя буква фамилии должна касаться границы правого поля. Например: Генеральный директор ЗАО "Термика" А.Г. Цицин или на бланке: Генеральный директор А.Г. Цицин Допускается в реквизите центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например. Генеральный директор ЗАО "Термика" А.Г. Цицин При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по учебной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись А.Г. Цицин Члены комиссии Личная подпись Т.П. Ярославцева Личная подпись К.В. Воробьев Личная подпись Е.Н. Ярославцева Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации33. Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями. 23 Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием34. Грифом обычно оформляется внешнее согласование. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия после), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись A.Г. Грязнова Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2011 № 430-162 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании « Росгосстрах» 05.06.2011 № 10 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается35. Лист согласования может оформляться следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО "Термика" Генеральный директор ЗАО Торговый дом "Амур" Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка "Прогресс" Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности: • с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; • с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; • с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области36. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа37. 24 Виза согласования - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа38. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов 20.01.2011 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела, Личная подпись А.С. Орлов 20.01.2011 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания39. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути40. 25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу41. Оттиск - изображение клише печати на бумаге42. На федеральном уровне установлены следующие обязательные требования к печати: • юридическое лицо должно иметь печать круглой формы; • в печати должно быть отражено полное фирменное наименование организации; • указание на место нахождения данного юридического лица; • указание на возможность включения наименования на иностранном языке или на языке народов России. Разновидности печатей: • гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.03.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»); • основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики); • печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»; • дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров); • печать адвокатского кабинета; • печать врача; • печать индивидуального предпринимателя. В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» 43. Приведем пример простой круглой печати, которая  соответствует требованиям национального стандарта: Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками. Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются: • полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы; • местонахождение; • ОГРН; • Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение). Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы. С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии. Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами. Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная. Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года). Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица. Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации44. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях: • федеральных органов государственной власти, • иных государственных органов, организаций и учреждений, • органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, • органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния45. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"46. В Приложении 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Это могут быть: • Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.). • Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.). • Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые). • Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате. • Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы. • Командировочные удостоверения. • Нормы расхода материалов. • Копии, требующие особого удостоверения их подлинности. • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. • Письма гарантийные. • Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). • Протоколы согласования цены, сроков поставок и др. • Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.). • Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.). • Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.). • Спецификации (изделий, продукции и т.д.). • Уставы общественных организаций, религиозных объединений. • Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды. • Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.)47. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат. Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: • перечень печатей, используемых в организации; • места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; • порядок пользования печатями48. 26 Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: Верно (без кавычек), должность лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например: Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко 00.00.0000 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.)49. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.)50. Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). 27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В А Жуков 924 45 67 Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от границы левого поля без абзацного отступа. Слово «исполнитель» не пишется. 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»: номер дела, в котором будет храниться документ Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ Например: Отправлен факс от 09.01.2011 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись 15.01.2011 Реквизит оформляется от границы левого поля без абзацного отступа. 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. 30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. По сути, это электронный адрес документа, необходимый для его возможного поиска. 1.3 Требования к бланкам документов Документы изготавливают на бланках Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А1) и продольный (рисунок А.2). Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11,12, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает и себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Например, если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит «Подпись» должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа. При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 1.4 Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов Межстрочный интервал, или интерлиньяж, – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах: одинарный интервал – 12 пт; полуторный интервал – 18 пт; двойной интервал – 24 пт. Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал51. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал) Технический директор ЗАО "ТЕРМИКА" (межстрочный интервал) личная подпись      К.В. Воробьев (межстрочный интервал) дата Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 1.5 Шрифты, используемые для оформления реквизитов Шрифт – комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами52. Начертание шрифта или гарнитура – графическое особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания). Размер шрифта (кегль) – высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт – единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt . 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "й"), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала Тема 2 Организационная документация Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация системы и процессов управления, т.е.: • создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; • регистрация организации; • установление ее структуры; • определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей; • регламентация деятельности аппарата управления; • лицензирование деятельности в необходимых случаях; • установление режима работы и системы охраны; • организация труда работников и оценка труда работников; • реорганизация организации; • ликвидация организации и некоторые другие виды работ. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационным документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции (регламенты) работников, правила, памятки и др. Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного полразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационные документы. Организационные документы оформляются на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: наименование учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф/визы согласования. Датой организационного документа является дата его утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия; его вид; местонахождение (почтовый адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности; структуру органов управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения: для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др. Текст устава может содержать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Акционерный капитал (уставной капитал). 3. Порядок деятельности. 4. Управление. 5. Учет и отчетность, распределение прибыли. 6. Прочие накопления. 7. Прекращение деятельности. Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации - автора документа (с указанием вышестоящей организации); наименование вида документа; дата; регистрационный номер, место издания (город); гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись, визы согласования. Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления документа, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф или визы согласования. Текст положения включает следующие разделы: 1. Общие положения 2. Цели и задачи 3. Функции 4. Права и обязанности 5. Руководство 6. Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер, место составления документа; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Наиболее часто встречается должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции должны разрабатываться на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции должен состоять из следующих разделов: • Общие положения. • Должностные обязанности. • Права. • Ответственность. • Взаимоотношения. Раздел «Общие положения» должен включать наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям. В разделе «Должностные обязанности» должны перечисляться виды работ, выполняемые работником. Раздел «Права» должен определять полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др. В разделе «Ответственность» должны устанавливаться критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения» должно указываться, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации (наименование структурного подразделения), дата, регистрационный номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, подпись, визы согласования. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы и других ведомственных нормативных актов. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Если имеется типовая инструкция по делопроизводству для определенной категории учреждений, то при разработке конкретной инструкции по делопроизводству следует руководствоваться положениями типовой инструкции. Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив. Основными разделами инструкции могут быть следующие: 1. Общие положения; 2. Подготовка служебных документов; 2.1. Общие требования; 2.2. Фирменные бланки; 2.3. Требования к оформлению реквизитов; 3. Оформление отдельных видов документов; 3.1.Приказ; 3.2. Распоряжение; 3.3. Протокол заседания; 3.3 Служебное письмо; 3.4 Акт и др. документы (в зависимости от специфики деятельности учреждения); 4. Порядок согласования документов; 5. Порядок удостоверения документов; 6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники; 7. Организация документооборота; 7.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов; 7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата; 7.3. Организация работы с отправляемыми документами; 8. Контроль исполнения документов; 9. Работа исполнителя с документами; 10. Организация хранения документов; 10.1. Порядок хранения документов; 10.2. Составление и ведение номенклатуры дел; 10.3. Формирование дел; 10.4. Оформление дел; 10.5. Оперативное хранение дел; 10.6. Передача дел на архивное хранение; 11. Ксерокопирование и тиражирование документов; 11. Хранение, учет и использование бланков, печатей, штампов; 12. Использование факсимильной связи. Особое правовое значение в Инструкции по делопроизводству имеет раздел «Общие положения», в котором устанавливается: • назначение инструкции; • основания ее разработки; • ответственность работников за организацию делопроизводства; • общие принципы работы с документами. Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда. В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству отмечается также, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений. Для этого руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделении, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. О случаях утраты служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения и в службу ДОУ. В «Общих положениях» инструкции устанавливается также, что: • организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации; • передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения руководства; • при уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику. Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают: образцы фирменных бланков документов; унифицированные формы основных видов документов (приказ, распоряжение, служебное письмо и др.); классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов); формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; примерные перечни документов, подлежащих утверждению; документов, заверяемых печатью организации; документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и др.; форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др. Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием следующих реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке с указанием следующих реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, оттиск печати. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Тема 3 Распорядительная документация С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: • документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание); • документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решение, постановление). При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Это означает, что документ подписывается одним должностным лицом. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют: • федеральные министерства, • администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, • исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: • генеральный директор, • директор, • исполнительный директор, • председатель правления. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. Во втором случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют: • федеральное правительство, • представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, • комитеты и комиссии, • коллегии министерств, • высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа. Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Если распорядительный документ составлен на основании другого документа, ссылка на исходный документ производится в следующем порядке: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата и регистрационный номер документа, его заголовок. Например: Во исполнение приказа Рособоронэкспорта от 14.04.2010 № 12-05 «О реструктуризации производства»… Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается ключевыми словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке. С новой строки абзаца печатается текст распорядительной части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. Распорядительные документы единоличного характера Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования. Приказ по основной деятельности - нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий. Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по делопроизводству. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность приказа, его оперативное 'исполнение, а также всестороннее решение вопроса. Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с юристом, главным бухгалтером или другими ведущими специалистами предприятия (если есть в этом необходимость). Подписанный руководителем проект приказа регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Право подписи имеют руководители предприятии, заместители руководителя, а также должностные лица, в соответствии с их полномочиями и компетенцией. В большинстве случаев приказ действует постоянно, пока не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в тексте самого приказа. Оформление приказов по основной деятельности Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке (бланке конкретного вида документа) или на листе бумаги с обязательными реквизитами, которые имеют стабильный порядок их расположения. Реквизиты приказа по основному виду деятельности: • наименование организации/структурного подразделения; • наименование вида документа; • ОГРН; • дата; • регистрационный номер; • место издания (может отсутствовать); • заголовок; • отметка о контроле; • текст; • подпись; • визы согласования; • отметка об исполнителе; • отметка об исполнении; • идентификатор электронной копии документа. Оформление реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 или инструкции по делопроизводству (составленной на основе ведомственных нормативных актов). Заголовок к тексту в приказе отвечает на вопрос предложного падежа ( о чем?). Например: ПРИКАЗ 13.02.2011 № 14 Москва Об утверждении инструкции по делопроизводству Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Структура текста приказа В констатирующей части объясняются причины составления документа. Обычно констатирующая часть начинается с отыменного предлога (в целях…, в связи с…, на основании…,в соответствии с…), далее в творительном или родительном падеже указывается наименование документа или факта, на основании которого совершается распорядительное действие. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа: В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул.Чкалова, д. 57… Если распорядительный документ составлен на основании другого документа, ссылка на исходный документ производится в следующем порядке: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата и регистрационный номер документа, его заголовок. Например: Во исполнение приказа Рособоронэкспорта от 14.04.2010 № 12-05 «О реструктуризации производства»… Распорядительная часть отделяется от констатирующей ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется одно на строке. После ключевого слова ставится двоеточие. Далее в распорядительной части следуют непосредственно распорядительные действия, перечисляемые в пунктах приказа. Пункты приказа нумеруются арабскими цифрами с точкой. С точки зрения синтаксической структуры весь текст приказа представляет собой одно распространенное предложение директивного характера (односоставное, определенно-личное) с рядом однородных членов. Это означает, что в конце констатирующей части точка не ставится. Однородными членами будут являться пункты приказа. Их однородность достигается за счет глаголов, называющих распорядительные действия. Глаголы в приказе обычно ставятся в двух формах, представляя собой части составного глагольного сказуемого: в форме 1л. ед.ч. (ключевое слово) и в инфинитиве. В связи с….. констатирующая часть ПРИКАЗЫВАЮ: (1л. ед.ч.) ключевое слово 1. Составить… (инфинитив) распорядительная часть 2. Ввести… (инфинитив) С глагола в форме инфинитива обычно начинаются все пункты распорядительной части, кроме последнего. Последним пунктом приказа всегда является возложение ответственности за исполнение документа на конкретное должностное лицо. Последний пункт представляет собой конструкцию с глагольным предложным управлением, которая начинается с существительного: Контроль за исполнением приказа возложить на…. или Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. или Контроль за исполнением пп.1,2 возложить на заместителя директора по производству И.И.Иванова, п.З оставляю за собой. В качестве контролирующих лиц должны указываться люди, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей. Каждый пункт распорядительной части должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), инициалы и фамилию исполнителя (в дательном падеже). Например: Коммерческому директору И.И.Иванову... Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются инициалы и фамилии исполнителей (в дательном падеже). Например: Начальникам отделов (И.И.Иванову, П.П.Петрову, С.С.Сидорову)... Если исполнителей несколько, их можно указывать обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: • одному исполнителю дается несколько поручений; • нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; • поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково. Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролирующие лица. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству. 2. Ввести в действие инструкцию с 10.10.2010. Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например: 1.... обеспечить предоставление еженедельной сводки .... Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если..., то...», «тогда, когда ...». Отдельные задания или документы могут быть оформлены в виде приложения к приказу, если приложений несколько, то они нумеруются. Сами приложения - это самостоятельные документы, со всеми необходимыми реквизитами. При этом в правом верхнем углу документа-приложения пишется слово «приложение» без кавычек и знака №.. Например: Приложение 1 к приказу директора от 10.04.2003 № 24 Приказ всегда подписывается руководителем организации, а при его отсутствии лицом, имеющим на это полномочия. В реквизите «подпись» в наименовании должности могут быть указаны воинские звания или ученые степени. В этих случаях наименование должности может писаться в две строки через один интервал. Расшифровка подписи дается на уровне последней строки должности, при этом последняя буква фамилии должна быть расположена на границе правого поля. Между наименованием должности и расшифровкой имени, отчества и фамилии ставится собственноручная подпись должностного лица, подписавшего документ. Подпись всегда должна ставиться только тем лицом, чья фамилия указана в расшифровке подписи. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, в настоящее время отсутствует, проект документа должен быть в обязательном порядке переделан и в реквизите «подпись» указана фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ. Категорически не допускается подписывать приказы с предлогом «за» или сокращением «зам.», а также с проставлением косой линии перед наименованием должности. Например, правильно: Директор Иванов И.И. Иванов Начальник объединения доктор экономических наук Петров B.C. Петров Неправильно Директор Петров И.И. Иванов При необходимости визирования допускается использовать этот реквизит в приказе. Данный реквизит включает в себя: должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы ставятся перед фамилией) и дату визирования. При подготовке проекта документа это выглядит так: Начальник канцелярии Петров И.И. Петров 04.2011 При оформлении визы таким образом: Начальник канцелярии Петров И.И.Петров 10.04.2011 Макет оформления приказа по основной деятельности Наименование предприятия Дата Рeгистрационный номер Место издания Заголовок Текст печатается шрифтом 13 кегля через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты, события, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, далее его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной строке. Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется, если необходимо, на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ответственный исполнитель, фамилия указываются в дательном падеже; содержание задания, выраженное глаголом в неопределенной форме, и дата исполнения. В качестве исполнителя может быть указано структурное подразделение. В этом случае обязательно указывается Ф.И.О. руководителя структурного подразделения. Несколько разных по характеру заданий оформляются таким образом. 2. Ответственный исполнитель: содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения, то же... n. Контроль за исполнением приказа должен быть возложен на конкретное должностное лицо. При этом указывается наименование должности и Ф.И.О. в винительном падеже. Наименование должности личная подпись расшифровка подписи (И.О.Ф) Подготовка выписки приказа На практике довольно часто возникает необходимость подготовить копию или выписку из приказа. Делать выписки из приказов или иных распорядительных документов секретарю приходится для решения вопросов производственной деятельности. Выписка - это копия какой-либо части подлинного документа. Реквизиты документа остаются такими же, как и в приказе. Наименование вида документа подлежит изменению – «Приказ» меняется на «Выписку из приказа». Констатирующая часть приказа воспроизводится полностью, далее из распорядительной части берется необходимый пункт, который имеет тот же номер, что и в приказе. Информация из данного пункта переписывается полностью. После оформления текста указывается должностное лицо, подписавшее приказ. Здесь указывается только должность и расшифровка подписи (без личной подписи). Чтобы выписка имела юридическую силу и являлась самостоятельным документом, ее необходимо заверить. Отметка о заверении копии проставляется по стандарту. При необходимости копия может заверяться оттиском печати. Оттиск печати ставится между собственноручной подписью и наименованием должности. Дата проставляется тем должностным лицом, которое самостоятельно подписывает выписку. Допускается при печатании указывать только месяц и год, число месяца всегда проставляется самостоятельно. Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с», «ок» или «к». Приказы по личному составу обычно оформляются на унифицированных формах и имеют те же реквизиты, что и приказы по основной деятельности. Ключевыми словами в приказах по личному составу являются глаголы: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить. Все приказы по личному составу обязательно визируются юристом или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Распоряжение - документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения делятся на 2 группы: • распоряжения общего, длительного действия, • распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогичны остальным видам распорядительных документов. Структура текста распоряжений Констатирующая и распорядительная части в распоряжениях строится аналогично приказу. Ключевым словом является слово «ПРЕДЛАГАЮ». Особым образом строятся тексты распоряжений о поощрении. Указание на мотив поощрения является одной из особенностей текстов этих распоряжений. Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в распоряжении выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ и др.). Это слово печатается с новой строки прописными буквами. Для отдельных категорий распоряжений о поощрении вид поощрения конкретизируется и указывается вместе с распорядительным словом, например: НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ, НАГРАДИТЬ ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ. Текст распорядительной части распоряжения при поощрении работников по одному мотиву согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) имеет следующую структуру: • фамилия, имя, отчество; • наименование должности, профессии; • наименование структурного подразделения. Эти элементы пишутся в винительном падеже при премировании и награждении, в дательном — при объявлении благодарности. Указание - документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ"). Структура текста указаний В тексте указания также выделяется констатирующая и распорядительная части. Но в отличие от текста приказа в указании ключевое слово не пишется на отдельной строке прописными буквами. Для указания ключевыми словами являются слова «обязываю» или «предлагаю» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, в винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в инфинитиве) - срок исполнения. В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания: Контроль за исполнением указания возложить на… Наименование структурного подразделения или должности лица, на которых возлагается контроль, пишется в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим. По своей синтаксической структуре текст указания схож с текстом приказа. Это единое распространенное предложение директивного характера (односоставное, определенно-личное) с рядом однородных членов. Распорядительные документы коллегиального характера Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации, главами администрации субъектов РФ, мэрами городов, общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы. Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления. Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановление, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка (приложение 1). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства Российской Федерации от27 января 2011 г. №18 или: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 27 января 2011 г. №1177 Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы. Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Структура текста постановлений Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой прописными буквами. В постановлениях перед ключевым словом указывается название коллегиального органа. Например: Правительство Российской Федерации постановляет: Форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: наименование организации-автора документа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Структура текста решений Данные документы являются результатом деятельности коллегиальных органов. Структура текстов решений отлична от структуры текстов приказов. Хотя в документах также выделяется констатирующая и распорядительная часть, сам текст представляет собой двусоставное предложение. Подлежащим в предложении является наименование коллегиального органа, принимающего решение, а сказуемым (составным глагольным) – управленческие действия. Глаголы в тексте употребляются в двух формах: в форме 3 л.ед.ч. и в форме инфинитива, например: В связи с…Совет директоров констатирующая часть РЕШИЛ: (3 л.ед.ч.) ключевое слово 1. Организовать…(инфинитив) распорядительная часть 2. Провести…(инфинитив) Последний пункт решений – возложение ответственности за общее исполнение документа на конкретное должностное лицо. В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). Тема 4 Информационно-справочная документация 4.1 Основные информационно-справочные документы Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: • докладная записка, • служебная записка, • объяснительная записка, • заявление, • служебные письма, • протокол, • акт, • справка, • телеграмма. Справки - документы, содержащие информацию по какому-либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий. Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям. Справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания составляются на общем бланке, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место представления справки указывается в реквизите «адресат». 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций. Справки информационного характера можно подразделить на две группы: составляемые внутри учреждения (внутренние) и направляемые за пределы учреждения (внешние). Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внутренние справки оформляют на листах формата А4, которые содержат реквизиты общего бланка с указанием наименования структурного подразделения. Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке и обязательно имеет справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП и заголовок, т.к. регистрируются по заголовкам. Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), текст, подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера). Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: Справка О комплектовании тематического комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли" (ИССАО) в 2009 г. Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и начальником отдела кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5. Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные: • фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана; • указание, в удостоверении каких сведений выдана; • для каких целей или в какую организацию выдана; • подпись и указание должности лица, выдавшего справку; • дату составления; • оттиск печати. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана…", "Настоящим подтверждается, что … действительно работает…" и т.д. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть: • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, • внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции, • инициативными, • составленными по указанию руководства. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения. Обязательными реквизитами внешней докладной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: • в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; • во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; • в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений). По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: • записки, являющиеся приложением к основному документу; • записки, составляемые отдельными работниками, которые подписываются исполнителем. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, действия или события. Разновидности акта в зависимости от их назначения: • акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), • акт проверки, • акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), • акт инвентаризации, • акт проведения испытаний, • акт приема законченных объектов, • акт уничтожения (например, дел) и многие другие. Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке. Датой акта является дата события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются: основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта – любой нормативный документ с указанием его номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии с перечислением должностей и названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии присутствующих. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Особенностью акта являются сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещаемые в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту (если оно есть). Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия, 2-й экземпляр – коммерческий отдел, 3-й экземпляр – покупатель. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется ознакомительная подпись с датой. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.). Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Обязательные реквизиты протокола: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок (в форме Р.п.), текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2011. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива). Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола состоит из вводной части (где указываются председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня) и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы и фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное (более 15 участников), то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога «О/ Об». Обязательно указываются фамилии докладчиков. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ:... ВЫСТУПИЛИ:... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):... После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Эти ключевые слова пишутся с новой строки. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с номером вопроса в повестке дня. В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика в Р.п., содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Доклад излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку «текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц в Им.п., выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также это допустимо при наличии стенограмм. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Служебные письма оформляются на бланке письма организации. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает и себя реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные oб организации, и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа. Письма подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа. Наименование вида документа не указывается. Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей. Существует много классификаций деловых писем. Приведем некоторые из них: По тематическому признаку: • коммерческие – составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции и снабжения (письма-запросы, оферта, рекламация); • деловые – решают организационные вопросы, вопросы экономических и правовых отношений корреспондентов (письмо-просьба, письмо-отказ, циркулярное письмо); По функциональному признаку: • письма, требующие ответа – инициативные (коммерческие, рекламация, обращение, просьба) • письма, не требующие ответа – ответные (письмо- подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение, сопроводительные письма); По признаку адресата: • обычные; • циркулярные (направляется ряду подчиненных инстанций из одного источника); По структуре: • регламентированные (стандартные) – решают типичные вопросы экономико-правовых отношений, составляются по определенной форме (формат бумаги, реквизиты, содержат стандартные синтаксические конструкции); • нерегламентированные – это индивидуальный авторский текст, который реализуется в виде формально-логического повествования или этикетного текста; По композиционным особенностям: • одноаспектные (простые), т.е. посвященные одному вопросу; • многоаспектные (сложные) – решают несколько проблем. Можно выделить следующие аспекты в содержании делового письма: 1. факт напоминания – письмо-напоминание; 2. выражение гарантии – гарантийное письмо; 3. указание на достигнутую степень согласия – письмо-подтверждение, письмо-отказ; 4. информирование о намечаемых / проводимых мероприятиях – информационное письмо; 5. предупреждение о возможных ответных шагах – письмо-предупреждение; 6. указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо и т.п.; Изложение каждого аспекта содержания начинается с нового абзаца, т.о., абзац служит показателем перехода от одной темы к другой. Обычно абзац состоит из трех частей: 1. абзацного зачина – тема абзаца; 2. абзацной фразы – основная информация абзаца; 3. комментирующей части – подведение итога сказанному; Средняя длина абзаца – четыре-шесть предложений, но может быть и абзац, состоящий из одного предложения. Независимо от длины, абзац всегда является замкнутой смысловой единицей. По форме отправления: • традиционные почтовые отправления (письма, которые имеют юридическое значение); • электронная корреспонденция • факсовые отправления Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением. Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает. Основные требования к тексту письма: Точность, однозначность высказывания. С одной стороны – это предметная точность, т.е. точность фактическая, достоверность. С другой стороны – коммуникативная точность или точность содержания. Предметная точность достигается точностью использования слов в соответствии с их лексическим значением. Коммуникативная точность достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и частей текста. Логичность. (Тезис  доказательство  вывод). Грамотность – соблюдение норм правописания. Корректность. Нейтральный доброжелательный тон. Тон задается официальностью или неофициальностью письма и чаще всего выражается в так называемой этикетной рамке – это приветствие адресата (начальная формула вежливости – Уважаемый + Имя + Отчество!) и слова прощания (заключительная формула вежливости – С уважением). Виды деловых писем Письмо – просьба. Просьба может излагаться: -от 1 л.ед.ч. (Прошу...) -от 1 л.мн.ч. (Просим...) -от 3 л.ед.ч. (Администрация просит…) -от 3 л.мн.ч. (Дирекция и администрация просят…) Образец Наша организация совместно с зарубежными партнерами из Германии заинтересована в налаживании связей с предприятиями фармацевтической отрасли Вашего региона и предполагает участвовать в основных проводимых фармацевтических (медицинских) выставках. Для согласования вопросов участия с нашими партнерами просим Вас выслать каталоги двух последних медицинских выставок и сообщить тематику будущих по адресу: 129227, Москва, ул. Стрельцова, д. 8, корп. 2. Оплату каталогов и пересылки гарантируем. Письмо-ответ (отказ) на просьбу. Логическая схема этого письма представляет собой: -повторение просьбы, на которую составляется ответ -обоснование причины отказа -констатацию отказа Например: Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за их отсутствия. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Они оправдывают себя в тех случаях, когда содержат дополнительные разъяснения к приложенным документами или документы включают несколько листов. В других случаях сопроводительные письма излишни, т.к. адрес, дату и индекс письма можно указать в самом документе. Обычно их оформляют на бланках формата А5. Образец На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров, предлагаемых нашей фирмой в этом году. Надеемся, что Ваша фирма выберет именно наши материалы, и мы сможем наладить взаимовыгодное сотрудничество. Договорные письма – разновидность сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора. Пример: Направляем подписанный с нашей стороны договор № … от … (дата). Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора. Приложение: договор о … № … на 3 л. в 3 экз. Письмо – сообщение (извещение) обычно является ответом на запрос и начинается словами «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность». Образец Сообщаем Вам, что мы открыли офис по торговле нашей продукцией по адресу (адрес). У нас работает отдел квалифицированных специалистов, которые периодически проверяют всю купленную у нас продукцию. Будем рады, если Вы воспользуетесь нашими услугами и благоприятными условиями продажи, которые мы предлагаем. Мы гарантируем качество наших товаров. Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ (например, договор) остается в силе. Также оно может подтверждать какой-либо факт, действие. Образец Подтверждаем получение Вашего заказа от (дата) на отправку (наименование товара). Мы направляем Вам товар в соответствии с заранее согласованным графиком наших поставок. Отгрузка будет происходить согласно условиям нашего предложения. датированного (дата). Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество. Письмо-напоминание направляется тогда, когда не удается получить необходимый ответ с помощью телефонных переговоров или личных контактов. Как правило, состоит из 2-х логических элементов: - напоминания о выполнении действий, - мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова в этом письме – формы глагола «напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, подчеркивает факт напоминания. Она ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, адресованного ранее, по независящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. Образец Напоминаем Вам, что согласно договору №… Ваше предприятие должно было закончить работы по (наименование вида услуг – Д.п.) к (число). Предлагаем Вам закончить предусмотренные договором работы к (число). В противном случае будем вынуждены подать на Вас иск. Письмо – приглашение (ответ на приглашение) – может адресоваться конкретному лицу (лицам) или массовому адресату. Оно должно отправляться адресату заблаговременно (с учетом возможной задержки в пути). Если это письмо-приглашение на переговоры, то должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз, вызова необходимого транспорта, вопрос билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи и т.п. Образец С (дата) по (дата) в (место) будет проходить выставка (название). Мы хотели бы проинформировать Вас о том, что на этой выставке будет демонстрироваться наша продукция, Вы найдете там несколько новых моделей (чего), которые должны представить для Вас особый интерес. Мы будем рады, если Вы посетите наш стенд №… в выставочном зале №… Прилагаем билеты на выставку. Письмо – благодарность – представляет собой этикетный текст. Образец Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный сотруднику нашей фирмы г-ну… Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты. Мы подтверждаем договоренность, согласно которой г-н…, представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в (место) (время) для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что г-н… будет находиться на положении гостя в течение всего его визита. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства других официальных писем, это письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству к лицу, которому оно адресовано. Хотя слово «гарантия» может вообще не упоминаться в тексте, письмо по своему содержанию все равно остается гарантийным (например у почтовых работников форма выражения гарантии – фраза «наложенным платежом»). Как правило, гарантироваться может оплата за выполненную работу, сроки и качество ее выполнения, поставка товаров и предоставление услуг, трудоустройство. Кроме юридической функции гарантийное письмо выражает и этические отношения. Моральная сторона подобного письма – это его стиль, говорящий о доброжелательном отношении к лицам или организациям, которым оно адресовано. Образец 1 Уважаемый И.О.! ООО «Альфа» готово принять Вас на работу на должность коммерческого директора. Ваша жена также может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе. Образец 2 Гарантируем, что оборудование, поставляемое по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям спецификации, содержащимся в заказе. При обнаружении дефектов в течение гарантийного срока мы обязуемся устранить их за свой счет или заменить дефектное оборудование бесплатно, поставив новое оборудование без задержки. Обязуемся также уплатить стоимость перевозки и страхования. Циркулярное письмо - эти письма доставляют информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они подписывается обычно руководителем организации или главным бухгалтером (если письмо касается финансово-бухгалтерской деятельности). Коммерческие письма Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Они составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу. Существует 3 основных вида коммерческой корреспонденции: запрос – ответ на запрос; предложение (оферта) – ответ на предложение (акцепт); рекламация (претензия) – ответ на рекламацию. Запрос – обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и (или) направить предложение на поставку товаров. Письма-запросы обычно применяются в деловой практике между юридическими лицами, которые имеют свой расчетный счет в банке. Структура письма: -введение – в нем существо вопроса -заключение – ставятся вопросы, на которые ожидается ответ. Запрос должен быть кратким, со ссылкой (если необходимо) на соответствующие документы, нормативные акты, предыдущие письма. В нем указывается: -наименование товара (услуг) -условия, на которых желательно получить товар -количество, качество товара -модель, марка, товара -сроки поставки -условия платежа Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда Вам известно, что она работает с этим товаром. Цена товара не указывается, ее можно попросить указать в оферте. Образец 1 Согласно контракту №… от (дата) просим поставить нам (кол-во) (наименование товара) по оговоренной ранее цене не позднее (дата). Просим сообщить дату отгрузки и номер груза. Письмо-запрос информации о фирме – разновидность письма-запроса. В нем помимо просьбы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в связи с чем Вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в Вас. Ответ на запрос – если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он должен сообщить ему необходимую информацию, т.е.: -принятие вопроса к рассмотрению -выяснение возможностей поставки товара, который интересует покупателя -отказ поставить интересующий покупателя товар -изменение условий запроса (например, сроки, количество товара) -обещание направить предложение на поставку товара, который интересует. Образец: Уважаемые…………… Благодарим Вас за запрос от (дата). К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать конкретное предложение на поставку (наименование товара). Мы просим отложить этот вопрос до (дата). Письмо – оферта - если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту). Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия становятся потом обязательными условиями предстоящего контракта. Они оговорены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Условия предложения: -наименование товара (точное и наиболее употребительное на территории, куда предлагается товар, по международной классификации не допускающее двойных толкований) -количество товара (выраженное мерами веса, объема, длины, площади, в штуках. Выбор зависит от самого товара и от сложившейся в практики в международной торговле тем или иным товаром) -товара (выбор способа определения качества зависит от характера товара, от практики, сложившейся в международной торговле данным товаром: по стандарту, по специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре). Качество может быть изложено в спецификации или приложении к письму. -цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации цены) -базисные условия места поставки -условия платежа (продавец заинтересован в надежности и быстроте получения платежа за продаваемый товар) -сроки поставки -характер тары и упаковки -срок действия оферты. Письмо-оферта может быть твердым и свободным. Если оферта твердая, она выражается словами «предлагаем твердо», если свободная, то «предлагаем без обязательств». Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. Если между сторонами уже было заключен аналогичный контракт или применяются общие (типовые) условия поставки, оферта содержит лишь некоторые условия (например, наименование товара, количество, цена, срок поставки). В отношении остальных делается ссылка на ранее заключенный контракт или типовые условия поставок, применяемые сторонами. Образец: Благодарим Вас за Вашу заявку от (дата). Мы можем предложить Вам этот товар (наименование) на следующих условиях: (наименование товара) в партиях размером… Минимальный заказ - … Доставка - … Упаковка - … Оплата - … Предложение действительно в том случае, если товар не будет продан по получении вашего ответа. Просим принять решение и сообщить нам его как можно быстрее. Ответ на предложение (акцепт) - если покупатель согласен/не согласен с условиями предложения, он посылает ответ на предложение. Образец: Уважаемые……………… С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от (дата) на (товар). В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара. Уважаемые……………… Благодарим за ваше предложение от (дата) на (товар) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара. Рекламация – это коммерческий документ, представляющий предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении: • качества товара; • количества товара; • сроков поставки; • упаковки и маркировки; • платежа и др. условий контракта; Рекламация содержит следующие данные: • основание для предъявления претензий; • доказательства (ссылки на нормативные акты и документы – например: акт приемки, акт испытаний); • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы; требование до поставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара; требование увеличения скидки с общей стоимости товара: требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта). Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, спор передается в арбитраж. Образец По контракту №… от (дата) Вы обязаны были поставить (заказчик) товар (…) по цене (…) в количестве (…) по цене (…) за штуку. Однако, за нарушение условий указанного контракта, товар был поставлен с опозданием на (…) дней. На основании §… контракта фирма начисляет Вам штраф в размере …% от стоимости не поставленного в срок товара на сумму (прописью) согласно следующему расчету:… Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневный срок на наш расчетный счет №… в … банке. В случае неоплаты указанной суммы в установленный срок мы будем вынуждены перенести рассмотрение этого вопроса в арбитраж Ответ на рекламацию – в нем сообщается, что: • информация принята к рассмотрению; • претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения) либо отклоняется (указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на документы, обосновывающие отказ); • денежная оплата произведена (с указанием суммы, № и даты платежного поручения); Ответ на рекламацию направляется заказным письмом (по факсу) при удовлетворении претензии, заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии. Образец: Подтверждая получение Вашего письма от…, сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется. Замена дефектного товара будет произведена в течение ноября. Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе Российской Федерации - доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др. Также существуют официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте такой доверенности указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т.д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), печать того предприятия, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действительной, если в ней не указана дата выдачи. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. 1 Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории: • вне категории; • внеочередная; • Президент Российской Федерации; • Председатель Правительства Российской Федерации; • высшая правительственная; • правительственная; • срочная; • обыкновенная. Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя. Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. Излагается текст предельно сжато. Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2010. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками. Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «-», должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала. Символьный знак «+» (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом и считаться за отдельное слово. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности: • отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается); • отметка о виде (видах) телеграммы; • адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); • текст телеграммы; • подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка подаваемой телеграммы (листа светлой бумаги или фирменного бланка, используемых вместо бланка телеграммы) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Данные, указываемые в нижней части бланка телеграммы, в содержание телеграммы и состав оплачиваемых слов не входят. При необходимости передачи адресату этих данных, они должны включаться отправителем в текст телеграммы. Подача телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера в 20-30 слов (извещения, приглашения, экстренные сообщения, указания от имени должностного лица и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: • исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; • должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; • должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; • входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Факс воспроизводит все особенности документа - подлинника, поэтому удобен. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. 4.2 Плановая и отчетная документация Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения. Программа - документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы). Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность. Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. По срокам представления отчетность может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера), заголовок к тексту, текст, подпись,. В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 20101 г., за период с января по июнь 2010 г., за 1-й квартал 2010 г.). В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка. 4.3 Документация личного характера При поступлении на работу подается письменное заявление, в котором излагается просьба о зачислении на предприятие, организацию, учреждение (обязательно указывается профессия, квалификация, специальность, должность). В настоящее время основанием для приема на работу является и контракт. Заявление о приеме на работу обычно пишется от руки на бумаге форматом А4. Обычно составляется в единственном экземпляре. Для заявления о приеме на работу характерны следующие элементы: • Наименование адресата, к которому обращаются с заявлением (в дательном падеже). Фамилию должностного лица писать не обязательно. Реквизит помещается в ¾ строки вверху справа. • Наименование заявителя (в родительном падеже). В большинстве заявлений здесь же пишется адрес заявителя. Предлог «от» в последнее время не пишется. Реквизит размещается в полстроки справа через 1 интервал ниже наименования адресата. • Наименование вида документа. • Дата составления. • Текст. • Подпись. Форма заявления о приеме на работу Директору (начальнику и т. п.) (полное или сокращенное наименование фирмы) (инициалы и фамилия руководителя) (имя, отчество, фамилия, адрес, могут быть паспортные данные) ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.0000 Прошу принять меня на работу в (цех, отдел)_______________________________________________________ на должность _______________________________________________________ Подпись И.О.Фамилия Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата. Автобиография является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия. Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Пишется автобиография от руки на бумаге формата А4 (или на специальном бланке). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека. Основные элементы: 1. Наименование вида документа. 2. Дата. 3. Текст - Имя, отчество, фамилия автора. - Число, месяц и год рождения. - Сведения о родителях (Ф.И.О., место работы). - Образование и специальность по образованию. - Вид трудовой деятельности. - Последнее место работы и должность. - Награды и поощрения. - Участие в общественной жизни. - Семейное положение и состав семьи. - Домашний адрес и телефон. 4. Личная подпись. Резюме – его главная цель - привлечь к себе внимание работодателя и добиться приглашения на личную встречу. Основные требования к резюме: • Краткость. • Конкретность. • Активность (т.е. использование энергичных глаголов, показывающих активность) • Избирательность (отбор информации в соответствии с целями резюме). • Честность. Рекомендуется следующая структура резюме: 1. Заголовочная часть (Ф.И.О.). 2. Дата составления резюме. Указание даты составления резюме добавляет ему четкость и конкретность. Желательно, чтобы представленное резюме всегда имело свежую дату. 3. Основные личные данные (адрес, телефон, дата и место рождения, подданство, семейное положение). 4. Цель в поиске работы. Из формулировки цели должно быть ясно, какую работу вы можете и хотите делать, а иногда еще и на каких условиях. То, на что вы претендуете, косвенно показывает, каким специалистом вы себя считаете. Последующие разделы резюме должны показать обоснованность ваших притязаний. 5. Опыт работы. Дается в обратном хронологическом порядке с указанием дат, мест работы, должностей, основных функций и достижений. Чрезмерная подробность в изложении сведений может насторожить, следовательно, нужно пропорциональность. 6. Образование. Чем больше времени прошло после окончания учебного заведения, тем меньше места эта часть должна занимать в резюме. Выпускникам и студентам желательно помещать этот пункт перед предыдущим, т.к. опыт работы пока (если есть) не настолько значителен. Можно добавить отметки и награды, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют вашей цели, отметить участие в исследовательских и других работах, связанных с учебой. 7. Дополнительная информация. Сюда рекомендуется включать сведения о степени владения иностранными языками (если это не «читаю и перевожу со словарем»), о навыках работы на персональном компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств), о наличии водительских прав и о личностных качествах. Вообще, сюда может включаться все, что повышает вашу ценность в глазах работодателя и о чем можно написать. Резюме также может включать: • Сжатое описание квалификации и опыта работы. • Сведения об общественной деятельности. • Указание членства в профессиональных объединениях. • Упоминание о хобби (если оно имеет отношение к работе или его можно считать серьезным личным достижением). • Сообщение о военной службе. • Указание готовности к разъездам и смене места жительства. • Указание готовности работы с ненормированным рабочим днем • Сведения о рекомендациях. Тема 5 Правила оформления текстовых документов. Рубрикация и нумерация частей текста  5.1 Рубрикация и нумерация Текст документа при его значительном объёме требует деления на более мелкие логически связанные структурные элементы. Для научных и технических текстов, текстов документов такими элементами могут быть: разделы, подразделы, пункты, подпункты, части, главы, параграфы и пр. Рубрикация – это система заголовков документа и возглавляемых ими подразделов (рубрик), выражающая логическую или иную связь и соподчиненность обозначаемых ими частей текста (разделов, глав, параграфов и т. п.). Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовок раздела (подраздела) состоит из цифры или буквы и тематической части, словесно определяющей содержание или тему рубрики, например: 1. Общие требования к оборудованию Пункты, как правило, заголовков не имеют. Точку в конце заголовка, вынесенного в отдельную строку, не ставят. После заголовка в подбор с текстом точка необходима. Остальные знаки препинания (многоточие, восклицательный, вопросительный знаки) сохраняются. В заголовке из двух самостоятельных, синтаксически не связанных предложений между ними ставят точку, а в конце, по общему правилу, точку опускают. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки (требование ГОСТ 2.105-95) и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов. Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела. Номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится. Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа. Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 3. Методы испытаний (третий раздел) 3.1. Аппараты, материалы и реактивы (первый подраздел третьего раздела) 3.1.1. (пункт первого подраздела третьего раздела документа) 3.2.  Подготовка к испытанию (второй подраздел третьего раздела) 3.2.1. (пункты второго подраздела третьего раздела документа) 3.2.2. ... 3.2.2.1. (подпункты второго подраздела третьего раздела документа) 3.2.2.2. ... 3.2.3. (пункты второго подраздела третьего раздела документа) Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления ставится дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчная буква, после которой ставится скобка. Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа. 5.2 Перечни Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования внутри текста документа. Для обозначения частей перечней используются: Высший уровень членения - прописные буквы (А, Б, В и т. д.) и римские цифры (I, II, III и т. д.). Средний уровень членения - арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.). Низший уровень членения - арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т. д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т. д.). Перед перечнем обычно ставят обобщающее слово (существительное, глагол, прилагательное, в зависимости от ведущего слова элементов перечня). Если обобщающее слово ввести трудно или если при этом придется употребить много дополнительных слов, можно завершить предваряющий текст глаголом или расщепленным сказуемым, даже если ведущее слово элементов перечня — другая часть речи, а предлог, которым этот глагол (расщепленное сказуемое) управляет, перенести в состав 1-го элемента перечня. Например: Обратить внимание: а) на правильность, б) однородность, в) целесообразность. Не рекомендуется оставлять предлог в тексте, предваряющем перечень. После предшествующего перечню текста фразы ставят следующие знаки препинания: а) двоеточие, если в этом тексте содержится слово или словосочетание, указывающее на то, что дальше последует перечень, или если перечень служит прямым разъяснением того, о чем говорится в предшествующем ему тексте фразы, либо он непосредственно продолжает текст; б) точку, если связь предшествующего перечню текста с самим перечнем ослаблена (нет в этом месте слова или словосочетания, указывающего на то, что дальше последует перечень, перечень прямо не разъясняет этот текст, не служит непосредственным продолжением его). Например: Однородные приложения разделяются запятыми. 1. Приложения, подобно определениям, являются однородными, если они характеризуют предмет с одной стороны… 2. Приложения являются неоднородными, если характеризуют предмет с разных сторон… При нумерации элементов перечня после строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр точка ставится: 1) текст; а) текст; I. Текст. А. Текст. Между элементами внутриабзацного перечня ставится: а) запятая, если элементы простые (из нескольких слов, без знаков препинания внутри); б) точка с запятой, если элементы содержат много слов, со знаками препинания внутри. После абзацев – элементов перечня ставится (исключая последний абзац): а) запятая, если абзацы-элементы очень просты - из нескольких слов, без знаков препинания внутри, обозначены номером-цифрой с закрывающей скобкой, строчной буквой с закрывающей скобкой, наборным знаком (например, тире) и начинаются со строчной буквы; но не будет ошибкой и постановка в подобных случаях после абзацев точки с запятой (например: 1) текст, 2) текст, ...); б) точку с запятой, если элементы не совсем просты, со знаками препинания внутри, обозначены номером-цифрой с закрывающей скобкой, строчной буквой с закрывающей скобкой или наборным знаком и начинаются со строчной буквы, т. е. строчной букве в начале элемента соответствует точка с запятой в конце его (например: 1) сложный текст; 2) сложный текст: ...); в) точку, если элементы обозначены номером-цифрой с точкой, прописной буквой с точкой, а также номером-цифрой с закрывающей скобкой, строчной буквой с закрывающей скобкой, наборным знаком, но начинаются с прописной буквы, т. е. точке после обозначения элемента или прописной букве в начале элемента соответствует точка в конце элемента (например: 1. Текст... . 2. Текст... .; А. Текст ... . Б. Текст... .; 1). Текст... .; 2). Текст... .;  и т. п.). При разном характере элементов перечня между ними ставится тот знак, который требуется после наиболее сложного элемента. 5.3 Правила использования сокращений в текстах документов К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило, сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе написания, нужно пользоваться словарем сокращений. Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов: Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают следующим образом: а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел; б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн (миллионов) рублей. Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов. Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Моссовет. Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые по названиям букв, например: МВД (Министерство внутренних дел), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ООН (Организация Объединенных Наций). Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом. От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога). При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на Ь; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск., а не в виде "ка.", "каре.", "карель.", но: о. Сахалин. При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не "стенн.", "грамм."). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не "народ."), русск. язык (а не "рус."), искусств. шелк (а не "искус.", или "искусс.", или "искусст."). Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во. Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: РАГС (Российская академия государственной службы), затем только РАГС. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н. Точка как знак сокращения ставится, когда слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме. Напр.: г. — при чтении произносят год, а не гэ. Исключение — обозначения единиц физических величин: они сокращены отсечением конечной части слова и при чтении произносятся в полной форме, но, согласно ГОСТ 8.417—81, пишутся без точки на конце. Не ставится точка: 1) в конце сокращения, если сокращенное словосочетание при чтении вслух произносится в сокращенной форме: это означает, что в тексте употреблена инициальная аббревиатура или сложносокращенное слово, в которых сокращение графически не обозначается; напр.: КПД, а не к.п.д., т. к. читается «капэдэ», но: а.е. (читается «астрономическая единица»); 2) в конце сокращения, если выброшена срединная часть слова, замененная дефисом, и сокращение заканчивается на последней букве полного слова; напр.: г-н, изд-во, ин-т; 3) при графическом обозначении сокращения косой чертой (чтобы не показывать графически сокращение дважды); напр.: п/п, н/Д; 4) в середине удвоенного однобуквенного графического сокращения (сокращение пишется слитно, и точку ставят только в конце); напр.: вв., гг., пп.; Стандартизированы следующие виды сокращений: • почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст. и т. п.); • наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.); • названия документов (ГОСТ, ТЗ, спецзаказ и т. п.); • слово год (г., гг., 2009/10 отчетном году); • денежные единицы (2000 руб.; 50 коп., но 2000 р. 50 к.; 4 тыс., 6 млн); • текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.). Примеры стандартизированных сокращений: т. е. - то есть (после перечисления), и т. д. - и так далее (после перечисления), и т. п. - и тому подобное (после перечисления), и др. - и другие (после перечисления), и пр. - и прочие (после перечисления), см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа), ср. - сравни (при ссылке, например, на другую часть документа), напр. - например, в. - век (при обозначении цифрами веков, годов), вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов), г. - год (при обозначении цифрами веков, годов), гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов), т. - том, тт. - томы, н. cт. - новый стиль, cт. cт. - старый стиль, н. э. - нашей эры, г. - город, обл. - область, р. - река, оз. - озеро, о. - остров, стр. - страница, акад. - академик, доц. - доцент, проф. - профессор, ж. д. - железная дорога, ж.-д.- железнодорожный, им. - имени. Примеры традиционных текстовых сокращений: адм.-терр. - административно-территориальный, а. л. - авторский лист, б-ка - библиотека, г. и г-н - господин, гг. и г-да - господа, г. и г-жа - госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении), гос. - государственный, гос-во - государство, гр. и гр-ка - гражданка, гр. и гр-н - гражданин, гр-не - граждане, ж. и жен. - женский, заруб. - зарубежный, изд-во - издательство, ин. и иностр. - иностранный, ин-т и инст. - институт, и. о. - исполняющий обязанности, м. и муж. - мужской, мин. - минута, мин. и миним. - минимальный, млн (без точки!) - миллион, млрд (без точки!) - миллиард, мм - миллиметр, просп. и пр. - проспект, р. и руб. - рубль, с. и стр. - страница, см - сантиметр, ул. - улица, Ф. И. О. и ф. и. о. - фамилия, имя, отчество. Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий: ОАО - открытое акционерное общество, ЗАО - закрытое акционерное общество, ООО - общество с ограниченной ответственностью, МП - муниципальное предприятие, ЧП - частное предприятие, ИЧП - индивидуальное частное предприятие, НПО - научно-производственное объединение, ОО - общественное объединение. 5.4 Способы написания дат и времени в документах В документах применяется два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2010 года - 01.09.2010. Примечание. В тексте научно-технических документов форма написания установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. По этому стандарту календарную дату надо выражать годом, месяцем и днем месяца: 2010-03-14 (или 20100314). Сокращенно без дня: 10-03. Сокращенно с днем: 10-03-14. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2010 года, или 01 сентября 2010 г. Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2011 год. Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2011 г.; в октябре-ноябре 2011 г.; в I квартале 2011 г.; в III-IV кварталах 2011 г.; в первом полугодии 2011 г. Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания. Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2010 г., но: за 8 месяцев 2010 года, в 2011 году, с 2009 по 2011 год, в 2009-2011 годах. Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2009—2011 гг.; в период 1999 г.—2000-е гг. (год и десятилетие). Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2010/2011 учебном году, отчетный 2010/2011 год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2010—2011 гг. Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2010 г.; во втором полугодии 2011 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, 2011.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах. Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601-2001 написание даты 1 сентября 2010 года выглядит следующим образом: 20100901 (основной формат); 2010-09-01 (расширенный формат); 10-09-01 (сокращенный формат). В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды. Например: Было 7 часов 45 минут 30 секунд; На часах было 12 часов пополудни. Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше). 5.5 Написание физических величин в текстах документов Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002, в основу которого положены единицы Международной системы СИ (Система Интернациональная). Обозначениями единиц предусмотрены русские буквенные обозначения, международные буквенные обозначения с применением букв латинского и греческого алфавитов и специальных знаков типа ", ', %, ‰, °С и др. В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный. Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 Т; 15 м2; 50 см3. Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст. Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3, 36,6 °С. Исключения составляют обозначения в виде знака, поднятого над строкой, перед которыми пробел не оставляют. Например: +36,6°; 10". Знаки + и - (плюс и минус) также печатаются без пробела. Обозначение единиц следует приводить без переноса на следующую строку. Числовое значение, представляющее собой дробь с косой чертой, стоящее перед обозначением единицы, заключают в скобки. При указании значений величин с предельными отклонениями (допусками) числовые значения с предельными отклонениями заключают в скобки и обозначения единиц помещают за скобками или проставляют обозначение единицы за числовым значением величины и за ее предельным отклонением. Например: (20±5) °С; (100,0 ± 0,1) кг; 50 г ± 1 г; (200...300) А; от 200 до 300 А; 12, 24 и 36 В; 30 х 40 м; 50, 60 и 70 %. Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире. Обозначения единиц следует писать строчными буквами, за исключением единиц, образованных от фамилий ученых; их следует начинать с прописной буквы, независимо от наличия приставки. Обозначение приставки следует писать слитно с обозначением единицы, к которой она принадлежит. Обозначение единиц, входящих в произведение, следует разделять точкой как знаком умножения. Для указания знака деления предпочтительно применять косую черту. При этом произведение обозначений в знаменателе следует обязательно заключать в скобки. Допускается замена косой черты дроби горизонтальной чертой и представление единиц, возведенных в положительные и отрицательные степени. Не допускается применение более одной косой или горизонтальной черты как знаков деления. Допускается применять обозначения единиц в виде произведения обозначений единиц, возведенных в степени (положительные и отрицательные). В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду. 5.6 Написание чисел и знаков в документах В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания, используются порядковые числительные, приводятся обозначения диапазона величин и т. д. При написании многозначных целых чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624; 12 841. Точку в пробелах между группами цифр многозначного числа ставить не допускается. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18). Не разбиваются на группы цифр числа в обозначениях нормативных документов, например: № 3241 и т. п. Номера телефонов принято писать без знака номера, отделяя дефисом или пробелом по две цифры справа налево, напр.: 2-99-85-90; 2-95; 2 99 85 90. Если в первой группе цифр телефонного номера одна цифра, ее допустимо объединять в одну группу со следующими двумя цифрами. Напр.: 299-85-90, 299 85 90. Буквенная форма многозначных целых чисел рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу так, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом. Следует писать: 10 кранов грузоподъемностью 20 т, но не 10 20-тонных кранов. Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже. Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований... Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми, 12 наименований... Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т. п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг и не рекомендуется при массе до десяти кг. Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах). Рекомендуется писать: офис укомплектован тремя персональными компьютерами и не рекомендуется: укомплектован 3 персональными компьютерами. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд: 10 млрд, 12 млн. Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 105 руб. 50 коп. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 20 автомобилей, а не 20 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4 или цифрами, устанавливаемыми на верхнюю и нижнюю линии шрифта: 3/4. Простую дробь набирают без отбивки от целого числа. Например: 51/2. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1,094 03; 5,530 021; 3,141 592 65. После простых дробных чисел слова часть, доля, как правило, не употребляются. Рекомендуется писать: 1/8 площади; 1/2 квадрата. Не следует писать: 1/8 доля площади, 1/2 часть квадрата. Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа: 1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи. Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, знак ÷, предлог «от» перед первым числом и «до» перед вторым. Например: длиной 5... 10 м; длиной 5—10 м; длиной 5÷10 м, длиной от 5 до 10 м. Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить, если тире может быть принято за знак минус, когда одно из чисел — величина положительная, другое — отрицательная или если оба числа — величины отрицательные. Рекомендовано указывать: температура -5...+10 °С; температура достигает -20... -30 градусов Цельсия. Числа в диапазоне значений располагаются по возрастанию. Исключения составляют взаимосвязанные числа (во второй паре большее число может идти первым): тара составляет 50—80 % всей массы груза. Остальные 50—20 %.... Номинальный размер и предельные отклонения от него должны быть даны в одних и тех же единицах величины. Примеры оформления предельных отклонений: (100 ± 0,3 мм); 100 +0,2 мм; 100 -0,2 мм. Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания: - буквенную (сто пятый), - буквенно-цифровую (арабскими цифрами с наращиванием падежного окончания, присоединенного через дефис: 35-й); - цифровую — римскими цифрами без наращивания падежного окончания (XI конгресс, XXI век). Традиционно римскими цифрами обозначают: 1) номера съездов, конференций, конгрессов и т. п. (XX съезд); 2) века (XXI век); 3) номера международных объединений (III Интернационал); 4) номера выборных органов (IV Государственная дума); 5) номера продолжающихся спортивных состязаний (XX Олимпийские игры); 6) номера в имени императора, короля (Петр I, Николай II, Карл V, Людовик XIV); 7) обозначения кварталов года (IV квартал). Могут обозначаться римскими цифрами квадранты, части или разделы книг и т. п. Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: - однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой; - двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми. Написание порядковых числительных с наращиванием падежного окончания при нескольких порядковых числительных подряд различается в зависимости от их числа и формы разделения (соединения). Если одно за другим идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й ряды, 70-е и 80-е годы. Если одно за другим идут более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 60, 70, 80-е годы. Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают: - только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 50—60-е годы; - у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х—90-е годы. Падежное окончание не наращивается при использовании порядковых числительных в виде арабских цифр, обозначающих: - номера томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и т. п. элементов изданий, если родовое слово (название элемента: том, тема и т. д.) предшествует номеру. Напр.: в томе 6; главе 5; на с. 85; на рис. 8; в табл. 11; в прил. 6. Однако если родовое название элемента стоит после числительного, последнее следует писать с наращением падежного окончания. Напр.: в 6-м томе; в 5-й главе; на 83-й странице. - даты (годы и числа месяца), если слово год или название месяца следует за числом. Напр.: В 2010 году; 12 декабря 2011 года. Неправильно: в 2009-м году; 12-го декабря 2011-го года. Однако если слово год или название месяца опущено или поставлено перед числом, падежное окончание рекомендуется наращивать. Например: в мае, числа 20-го; год 1920-й. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-месячный срок, 1-, 2-, 3-секционный шкаф. Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный»: - в изданиях деловой и научной литературы принята форма из числительного в цифровой форме, знака процентов, дефиса и падежного окончания -ный, -ного, -ному и т. д. Например: 10 %-ный раствор, 20 %-ный сбор. Предпочтительной в таких изданиях следует считать форму с наращением одно- или двухбуквенного окончания по правилам наращения падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами. Например: 15 %-й раствор, 20 %-го раствора, 25 %-му раствору и т. д. - в узкоспециализированных изданиях для подготовленного читателя допустима форма без наращения падежного окончания, если контекст не может вызвать двояких толкований: в 5% растворе. Знаки №, %, §, ° в тексте ставят только при числах в цифровой форме: № 5, § 11, 45 %, 30°. При числах, записанных прописью, их принято заменять словами. Между знаками №, % и § и цифрами ставится пробел. Знаки градуса, минуты и секунды пишутся без пробела. Знаки более (>), менее (<), не более, не менее, знаки математических действий и соотношений ( +, -, х, :, /, =, ~) отделяют от смежных символов и чисел пробелом, а знаки положительности или отрицательности значения величины пишут слитно с последующим числом. 5.7 Оформление таблиц и выводов в документах Таблицами называют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной сложности. Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: «Таблица 1». Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Заголовка таблицы в ряде случаев может и не быть. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы...», «Окончание таблицы...». При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не приводят. Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка. Числовые значения показателей, приводимых в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателей. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк. Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и т. д., а неоднородные величины — посередине. Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки, №, %, символы заменять кавычками не разрешается. Если в таблице строки в боковике разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью. Большие таблицы допускается в необходимом случае представлять на листах большего, чем А4, формата, которые затем складываются на формат А4. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова типа «смотри», сокращенно в скобках «см.» при этом не пишутся. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу. Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Выводы не нумеруются. Выводы, как и таблицы, могут иметь тематический заголовок, приложения и сноски. 5.8 Полные и сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти Согласно распоряжению Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16 июля 2008 г. № 943/788 подразделениями Администрации Президента России и Аппарата Правительства РФ при подготовке проектов указов Президента, постановлений Правительства и иных официальных документов должны использоваться полные наименования федеральных органов исполнительной власти. Сокращенные наименования используются при подготовке распоряжений Президента, распоряжений Правительства, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, документов справочного характера.   Полное наименование Сокращенное наименование I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам Министерство внутренних дел Российской Федерации МВД России Федеральная миграционная служба ФМС России Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий МЧС России Министерство иностранных дел Российской Федерации МИД России Министерство обороны Российской Федерации Минобороны России Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству ФСВТС России Федеральная служба по оборонному заказу Рособоронзаказ Федеральная служба по техническому и экспортному контролю ФСТЭК России Федеральное агентство специального строительства Спецстрой России Министерство юстиции Российской Федерации Минюст России Федеральная служба исполнения наказаний ФСИН России Федеральная служба судебных приставов ФССП России Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации ГФС России Служба внешней разведки Российской Федерации СВР России Федеральная служба безопасности Российской Федерации ФСБ России Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков ФСКН России Федеральная служба охраны Российской Федерации ФСО России Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации ГУСП Управление делами Президента Российской Федерации не имеет II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации Минздравсоцразвития России Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзор Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития Росздравнадзор Федеральная служба по труду и занятости Роструд Федеральное медико-биологическое агентство ФМБА России Министерство культуры Российской Федерации Минкультуры России Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия Росохранкультура Федеральное архивное агентство Росархив Министерство образования и науки Российской Федерации Минобрнауки России Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам Роспатент Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки Рособрнадзор Федеральное агентство по науке и инновациям Роснаука Федеральное агентство по образованию Рособразование Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации Минприроды России Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды Росгидромет Федеральная служба по надзору в сфере природопользования Росприроднадзор Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору Ростехнадзор Федеральное агентство водных ресурсов Росводресурсы Федеральное агентство по недропользованию Роснедра Министерство промышленности и торговли Российской Федерации Минпромторг России Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Ростехрегулирование Министерство регионального развития Российской Федерации Минрегион России Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Минкомсвязь России Федеральная служба по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций Россвязькомнадзор Федеральное агентство по информационным технологиям Росинформтехнологии Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям Роспечать Федеральное агентство связи Россвязь Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Минсельхоз России Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору Россельхознадзор Федеральное агентство лесного хозяйства Рослесхоз Министерство спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации Минспорттуризм России Федеральное агентство по делам молодежи Росмолодежь Федеральное агентство по туризму Ростуризм Федеральное агентство по физической культуре и спорту Росспорт Министерство транспорта Российской Федерации Минтранс России Федеральная аэронавигационная служба Росаэронавигация Федеральная служба по надзору в сфере транспорта Ространснадзор Федеральное агентство воздушного транспорта Росавиация Федеральное дорожное агентство Росавтодор Федеральное агентство железнодорожного транспорта Росжелдор Федеральное агентство морского и речного транспорта Росморречфлот Министерство финансов Российской Федерации Минфин России Федеральная налоговая служба ФНС России Федеральная служба страхового надзора Росстрахнадзор Федеральная служба финансово-бюджетного надзора Росфиннадзор Федеральное казначейство Казначейство России Министерство экономического развития Российской Федерации Минэкономразвития России Федеральная служба государственной статистики Росстат Федеральная регистрационная служба Росрегистрация Федеральное агентство геодезии и картографии Роскартография Федеральное агентство по государственным резервам Росрезерв Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости Роснедвижимость Федеральное агентство по управлению государственным имуществом Росимущество Федеральное агентство по управлению особыми экономическими зонами РосОЭЗ Министерство энергетики Российской Федерации Минэнерго России II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации Федеральная антимонопольная служба ФАС России Федеральная таможенная служба ФТС России Федеральная служба по тарифам ФСТ России Федеральная служба по финансовому мониторингу Росфинмониторинг Федеральная служба по финансовым рынкам ФСФР России Федеральное космическое агентство Роскосмос Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации Росграница Федеральное агентство по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств Рособоронпоставка Федеральное агентство по рыболовству Росрыболовство   Тема 6 Элементы делового речевого этикета. Формулы вежливости В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п. Обращение Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый...". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения. Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня). При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например: Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович! Дорогая Ирина Петровна! Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной. Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: Уважаемый господин директор! Уважаемый господин посол!. К судьям обращаются Ваша честь! Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью. При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: Глубокоуважаемый..., Многоуважаемый..., например: Глубокоуважаемый Николай Васильевич! В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин». При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения: Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны! Заключительная часть письма Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например: С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество. Всегда рады оказать Вам услугу. Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время. Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в... В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: Убедительно просим вас не задерживать ответ... или Надеемся, что наша просьба будет выполнена. После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию. В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму Искренне Ваш (подпись) Или С уважением (подпись). Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю или пишутся с абзаца. При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке. Следует отметить, что в указанных формах внутрироссийской служебной переписки запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики.