Основные понятия и термины. Документ и системы документации

ЛЕКЦИЯ 1. Тема 1. «Основые понятия и термины. Документ и системы документации» Информация в наше время играет чрезвычайно важную роль. Основными носителями управленческой, научной, технической и иной социально значимой информации являются документы. Среди разнообразных источников информации документальная информация считается наиболее ценной. Эффективность работы любой организации в большой степени зависит от рациональной организации документооборота в ней – правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения. Следовательно, высокий уровень профессионализма, умение оперативно проанализировать большой массив информации, сделать необходимые выводы, зафиксировать принятые решения в документах – обязательные требования к сотрудникам любой фирмы, любого предприятия, так или иначе причастных к составлению документов. Управленческий процесс в любой сфере жизни общества сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Служебная деятельность человека в любой сфере требует письменной информации, которая служит подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Обязательность документирования информации, т.е. необходимость создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая в свою очередь определяется следующими важнейшими функциями документов: - информационная – документы являются носителем и источником информации - правовая – документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели - управленческая – документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной сферах - коммуникативная – документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами - учетная – в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях - социальная – документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов - культурная – документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи и традиции - историческая – документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов. Основные понятия и термины Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управленческой деятельности – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управленческой деятельности» (ДОУД) – синонимы. Развитие делопроизводства всегда было тесно связано с созданием и деятельностью учреждений государственного управления. Именно осознанием этой тесной связи объясняется в основном и изменение названия учебной дисциплины – сейчас вместо делопроизводства повсеместно вводится предмет «Документационное обеспечение управления». Возникновение термина ДОУД связано также с изменением организационно-технической базы делопроизводства – активным внедрением в управленческую среду и сферу работы с документами компьютерных систем и современных информационных технологий. Документирование – это процесс создания и оформления доку- мента. Результатом документирования является документ. Д окумент – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, графика, фото, звукозапись, видеозапись. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Как носители информации документы выступают в качестве обязательного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) – система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления. Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными. Так, документы можно выделить: − по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); − по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); − по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; − по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; − по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; − по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; Следует четко понимать разницу между этими видами! Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. − по средствам фиксации: письменные, графические, аудиовизуальные и т.д. В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов и типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде. Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы. Начнем рассмотрение систем документации с организационной или организационно-правовой системы. Это первая часть организационнораспорядительной документации. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. В организационно-правовых документах фиксируется организационная деятельность учреждения, содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем,распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент ,штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Понятием «реквизит» будет подробно рассмотрено на одной из следующих лекций, пока что стоит отметить, что реквизит – это элемент документа, который идентифицирует его и придает юридическую силу. Иными словами, документ может иметь юридическую силу только в том случает, если он содержит все обязательные реквизиты, которые правильно оформлены. Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок. Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Положение об организации оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати. Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений. Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения. Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов. Положения о коллегиальном (или совещательном) органе могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются председателем и утверждаются руководителем организации. Положения о коллегиальном органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением. Положение о коллегиальном (или совещательном) органе оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о коллегиальном (или совещательном) органе являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, визы согласования документа, гриф утверждения. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения. Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации. В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, дата ввода данной инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения. По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации". Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Инструкции оформляются на общем бланке организации. Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности. Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: • правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); • правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований; • правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Основанием для издания распорядительного документа может быть: • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; • необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: − документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. − документы, издаваемые в условиях коллегиальности. К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии: − Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). − Сбор и анализ информации по вопросу. − Подготовка проекта распорядительного документа. − Согласование проекта документа. − Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям. − Принятие решения (подписание документа). − Доведение распорядительного документа до исполнителей. Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научнотехнической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы. Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества". В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю"). Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...". В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект "Технического задания…". 2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения … . Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.". Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа. Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 1 к п. 2 приказа ЗАО "ТЕРМИКА" от 24.04.2017 № 43 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами. Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...". В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: Приложение 1 к решению Совета директоров от 06.05.2016 № 15 Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Постановления и решения издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии: • Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения • Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании • Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. • Принятие решения по рассмотренным материалам. На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение • Оформление протокола заседания. Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь • Издание распорядительного документа. Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания Доведение решения до исполнителей. Седьмая стадия – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое. Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. При оформлении проекта документа на стандартном листе бумаги на верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа. Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и выносят проект. Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба ДОУ. Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. Проекты документов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. После подписания служба ДОУ проводит регистрацию документа, с момента которой он приобретает статус официально изданного. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. Система плановой документации Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении. Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов: план мероприятий по выполнению постановления…, план социально-экономического развития коллектива организации, план работы совета директоров, бизнес-план, план работы отдела, индивидуальный план работы и др. Система отчетной документации Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов: отчет о научно-исследовательской работе, отчет о командировке, отчет о работе структурного подразделения, отчет о проведении рекламной кампании и др. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: - в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; - во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения; - в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявления подразделяются на две группы: - по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.); - сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д. Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.). Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер,адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации),подпись. Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программнотехнических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п. Система договорной документации В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры. Виды договоров: купли-продажи, поставки, аренды (субаренды), подряда (субподряда), комиссии, перевозки и др. Системы документации обеспечивающего типа Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.).Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др. Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационнораспорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина "документация по личному составу". С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов. В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рисунке представлена система кадровой документации. Документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД). Рассмотрим подробнее эти системы и изучим их состав. Таблица включает документы по личному составу, вошедшие в УСОРД. Документация по приему на работу - Заявление о приеме на работу - Контракт о назначении на должность - Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу Документация по переводу на другую работу - Заявление о переводе на другую работу - Представление о переводе на другую работу - Приказ о переводе на другую работу Документация по увольнению с работы - Заявление об увольнении - Приказ об увольнении - Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении Документация по оформлению отпусков - График отпусков - Заявление о предоставлении отпуска - Приказ о предоставлении отпуска Документация по оформлению поощрений - Представление о поощрении - Приказ о поощрении - Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении Документация по оформлению дисциплинарных взысканий - Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины - Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины - Приказ о наложении дисциплинарного взыскания - Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания В данной таблице представлены документы по личному составу, вошедшие в систему УСПУД. Требования по оформлению этих документов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003. Документы можно разделить на 2 категории: во-первых, это документы по учету кадров, включающие оформление работника на работу, его перевод, командировки, отпуска, поощрение, увольнение; во-вторых, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Тема 2. «Правила оформления документов и заполнения типовых форм» При подготовке организационно-распорядительных документов, в состав которых входят и документы по личному составу, необходимо учитывать требования, предъявляемые Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, и ГОСТ Р 6.30—2003, которыми определены правила оформления реквизитов для документов общего административного управления (ОРД). Каждый официальный документ состоит из обязательных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты бывают графическими (герб, печать, эмблема) и текстовыми. Текстовые реквизиты, в свою очередь, могут быть простыми, состоящими из одного или двух слов и цифр (номер листа), или сложными, включающими несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.). Следует различать постоянные и переменные части реквизита документа. Постоянная часть реквизита — это неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа — это изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Применение перечисленных реквизитов, оформленных требуемым образом: - обеспечивает придание документу юридической силы; - формализует процедуру подготовки документа и последующую работу исполнителя с ним; - создает условия для эффективного применения компьютерных технологий подготовки и обработки документов. При подготовке и оформлении документов, согласно ГОСТ Р 6.30— 2003, используются следующие реквизиты: 1. — Государственный герб Российской Федерации; 2. — герб субъекта Российской Федерации; 3. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4. — код организации; 5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6. — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7. — код формы документа; 8. — наименование организации; 9. — справочные данные об организации; 10.— наименование вида документа; 11.— дата документа; 12.— регистрационный номер документа; 13.— ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14.— место составления или издания документа; 15.— адресат; 16.— гриф утверждения документа; 17.— резолюция; 18.— заголовок к тексту; 19.— отметка о контроле; 20. — текст документа; 21.— отметка о наличии приложения; 22. — подпись; 23. — гриф согласования документа; 24. — визы согласования документа; 25. — оттиск печати; 26. — отметка о заверении копии; 27. — отметка об исполнителе; 28. — отметка об исполнении документа и направление его в дело; 29. — отметка о поступлении документа в организацию; 30. — идентификатор электронной копии документа. Бланки документов могут изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. При продольном расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются. Это так называемые продольные бланки. При угловом расположении реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу. Это угловые бланки. На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: • центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); • флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Переходим к рассмотрению особенностей расположения и заполнения реквизитов. Первый реквизит – Государственный герб Российской Федерации. Герб — отличительный знак государства, города, сословия, рода, изображаемый на флагах, монетах, печатях, ряде документов и т. п. В соответствии со ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготавливаются только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. Бланки с изображением Государственного герба используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления. Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм. Следующий реквизит – герб субъекта РФ. Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов. Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленные в законодательстве Российской Федерации и субъекта Российской Федерации. На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно. Следующий реквизит – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема — условное или символическое изображение какого-либо понятия, идеи, рода деятельности. Эмблемы, товарные знаки, знаки обслуживания помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Ряд федеральных ведомств имеют свои геральдические знаки — эмблемы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже (в соответствии со статусом организации) помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Четвертый реквизит – код организации, проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает восемь знаков. Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Следующий, пятый реквизит - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и состоит из тринадцати цифр. Шестой реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Этот реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Структура идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) представляет собой: • для организации — 10-значный цифровой код; • для физических лиц — 12-значный цифровой код. В связи с особенностями учета организаций, определенными положениями Налогового кодекса Российской Федерации (ст. 83), в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учет (КПП). Структура КПП представляет собой 9-значный цифровой код. Седьмой реквизит – код формы документа. Код формы документа, входящего в состав УСД (унифицированной системы документации), проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД предназначен для решения следующих задач: • регистрации форм документов; • упорядочения информационных потоков; • сокращения количества применяемых форм; • исключения из обращения неунифицированных форм документов; • обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; • контроля состава документов и исключения дублирования информации; • рациональной организации контроля применения унифицированных форм документов. Восьмой реквизит – наименование организации. Указывается наименование организации, являющейся автором документа. Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создавшее документ. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации указывается в именительном падеже на бланке организации или должностного лица, печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов. При продольном расположении реквизитов наименование организации размещается вверху по центру. Реквизит «Наименование организации» предполагает также указание наименования вышестоящей организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа или ниже, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Тогда наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Девятый реквизит – справочные данные об организации – » содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита и не ограничивает состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Банком России. При этом указываются: • наименование кредитной организации; • номер расчетного счета; • банковский идентификационный код (БИК); • корреспондентский счет (кор/счет); • номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО). Реквизит 10 «Наименование вида документа» — один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного письма. Данный реквизит дает первое общее представление о документе и его назначении. Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает набор необходимых реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Указанный реквизит располагается после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке. Полный перечень документов, которыми пользуется организация, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) на основе материалов, представляемых структурными подразделениями организации. Проект табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу табель под расписку доводится до сведения ответственных исполнителей — специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Реквизит 11 «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: – дата его подписания (для приказов, писем, справок); – дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); – дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 10.04.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 апреля 2008 г. Если авторами документа являются несколько организаций, то они должны указывать одну (единую) дату. В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2000.01.05 или 98.06.14 или 2001.11.20). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. Например: 2003.07.01. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, день проставляется от руки должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. В некоторых ответственных чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 16 сентября 2006 г. 18.05. Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно. Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в инструкцию по делопроизводству. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, например: «На № 120-10/12 от 05.04.2008». Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа: «На ваше письмо от... № ... сообщаем ...» Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации», например, из наименования организации «ЗАО «Новосибирская академия» понятно, что документ создан в городе Новосибирске, поэтому реквизит «Место составления или издания документа» не заполняется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать данный реквизит в любом случае. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно- территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Место составления документа не указывается, если: • оно включено в состав наименования организации (например, мэрия Москвы); • в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»). Сокращение «г.» (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт- Петербург». Реквизит 15 «Адресат» обязателен в письмах, докладных записках, заявлениях, он может состоять из следующих составных частей: – наименование учреждения, организации (в именительном падеже); – наименование структурного подразделения (в именительном падеже); – указание должности получателя (в дательном падеже); – инициалы и фамилия (в дательном падеже); – почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки. Если документ отправляется нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям, их следует указывать обобщенно: Администрации районов, городов Омской области Руководителям предприятий Красноярского края При адресовании документа лицам, имеющим звания, например, военным или ученым, эти звания указываются перед фамилией. Российский государственный гуманитарный университет Заведующему кафедрой археологии профессору АД. Степанскому Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. На одном документе рекомендуется указывать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку. Вопрос о правилах обращения к получателю документа не нашел разрешения в ГОСТе в силу того, что прошлая практика использования слова «товарищ» устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой. В соответствии с ГОСТом при обращении к должностному лицу указываются только его инициалы и фамилия, например: Н. П. Смирнову, без указания «товарищ» («тов.», «т.») или «господин» («г-н»). Однако, исходя из сложившейся практики, использовать данные обращения допустимо. При направлении писем зарубежным адресатам данный реквизит включает имя и фамилию адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы и населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк данного реквизита должно быть не больше шести, а количество знаков в строке — не больше тридцати. Если в строке более тридцати знаков, следует использовать шрифт меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» придает документу юридическую силу. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания, должностные инструкции и т.д. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. В случае утверждения документа должностным лицом указанный реквизит включает слово УТВЕРЖДАЮ, полное наименование должности, личную подпись, ее расшифровку, дату утверждения и оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Грант» личная подпись В.А. Петров 20.03.2010 Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа правовым актом данный реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНО Протоколом Совета директоров от 12.03.2010 № 10 При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатаются прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже через два межстрочных интервала печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа. Данные наименования центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле унифицированных форм документов или в инструкции по делопроизводству организации. Реквизит 17 «Резолюция» представляет собой конкретное поручение руководителя по исполнению документа и пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, автора резолюции, и дату. Обычно на документе располагается не более четырех резолюций. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Если срок исполнения документа является типовым или он указан и тексте самого документа, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Закончив составлять текст документа, его автор формулирует заголовок, являющийся обязательным элементом любого документа. Исключение составляют документы, оформленные на листе бумаги формата А5. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Он должен отвечать на вопрос «о чем? (о ком?)» «чего? (кого?)», например: ПРИКАЗ о сроках поставки продукции, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера, АКТ списания продукции, ПРОТОКОЛ общего собрания акционеров. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщено. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий, например: «О Петрове Н.К.». Заголовок размещается у границы левого поля документа. Данный реквизит облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать пяти строк. Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений. Реквизит 19 «Отметка о контроле» проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль. Отмечается буквой «К», словом или штампом «Контроль» в правом верхнем углу первого листа документа. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим или зеленым карандашом. Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Если срок исполнения документа не указан в резолюции руководителя или в тексте документа, он составляет 30 дней. Реквизит 20 «Текст». Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. В других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации и ее субъектов документы могут составляться на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов допускается оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в заявлениях, служебных и докладных записках, адресованных руководству организации, принято излагать текст от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органах текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает возможным»). Печатать реквизит «Текст» рекомендуется, используя шрифт Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, через 1-2 межстрочных интервала на бумаге и бланках формата А4, через 1 — на бланках формата А5 шрифтом № 13 и выравнивать по ширине от левого до правого поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения». Некоторые документы имеют приложения, дополняющие, разъясняющие или детализирующие отдельные вопросы, затронутые в тексте. Отметка о наличии приложений пишется от границы левого поля документа. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. Если приложения упомянуты в тексте, их наименования в данном реквизите не указываются, например: Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если приложения в тексте не названы, их наименования следует указывать в отметке о приложениях, например: Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Между названиями приложений делается 1,5—2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал. Если при направлении документа в несколько адресатов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например: Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме: Приложение № 2 к приказу директора АО «Смена» от 20.05.2010 №25 Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2009 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Реквизит 22 «Подпись» — обязательный реквизит служебного документа, обеспечивающий его юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Данный реквизит помещается под текстом у границы левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); его личная подпись, инициалы и фамилия. При оформлении документа на бланке должностного лица название должности этого лица в подписи не указывается. Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией. Когда документ подготовлен несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне. Генеральный директор Генеральный директор ОАО «Агросиб» ОАО «Эра» личная подпись В.А. Петров личная подпись Р.Д. Сидоров 20.07.2009 20.07.2009 Печать Печать При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например: Директор личная подпись А.В.Ковалев Главный бухгалтер личная подпись В.Л.Петрова В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии личная подпись К.М.Артемьев личная подпись В.А. Матвеев В случае отсутствия руководителя, наименование должности которого заготовлено на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности, предлога «За», надписи «Зам.» является грубой ошибкой. 10 января 2002 года издан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», создавший правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программнотехнических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования. Реквизит 23 «Гриф согласования документа» используется для внешнего согласования проекта документа с заинтересованными организациями. Внешнее согласование документа может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования (когда необходимо согласование с несколькими организациями) или грифом согласования (он располагается на документе ниже реквизита «подпись» от границы левого поля). Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (пишется заглавными буквами, без кавычек, в именительном падеже), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) и даты согласования. При внешнем согласовании подпись должностного лица должна быть заверена печатью. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами. Реквизит 24 «Визы согласования документа». Внутреннее согласование документа проводится со структурными подразделениями или должностными лицами организации, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть гакже согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляют визой. Она включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости — наименование должности визирующего, например: Главный бухгалтер личная подпись И.И. Петров 21.02.2010 В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела личная подпись А.П.Орлов 25.02.2010 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. По образцу визы оформляется и отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза). Проект документа с визами согласования направляется для подписания руководителем. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется в другие организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений. Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Реквизит 25 «Оттиск печати». Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 2002 г.). Документы заверяют печатью организации. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Печать» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. В Типовой инструкции сказано, что оттиск печати следует располагать так, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ (п. 2.6.22). Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»). На финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.). Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа. Реквизит 26 «Отметка о заверении копии». При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют слово «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату заверения, например: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М.В. Колосов 07.04.2010 При направлении документа в другую организацию допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (это положение не распространяется на архивные учреждения и нотариат). В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати. Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается или переписывается полностью, включая элементы бланка. Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов. Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» состоит из фамилии исполнителя (или его инициалов и фамилии) и номера его телефона. Указанный реквизит имеют только исходящие документы — справки, заключения, письма и т.д. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа от границы левого поля в нижнем углу. Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Указанный реквизит включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит, например: В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2010 08.05.2010 личная подпись И. Иванко Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит помещается слева на нижнем поле первой страницы документа. Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется при получении документа и располагается в нижнем правом углу первой страницы. Допускается проставлять отметку о поступлении документа специальным регистрационным штампом. Указанный реквизит включает: порядковый номер и дату получения документа (она является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости — часы и минуты. Вх. № 0001 03.02.2010 Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» представляет собой отметку (колонтитул), которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование электронного файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов официального документа называется его формуляром. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа. Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее распространенный вариант при некоторых различиях в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет усовершенствовать процессы документирования в традиционных технологиях и перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов с использованием компьютерных технологий. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или словесного описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах площадей. В практике традиционных технологий отдают предпочтение первому варианту или сочетанию обоих, в компьютерных технологиях — описанию реквизитов. Для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты) используют типовой формуляр. Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей: левое — не менее 20 мм; правое — не менее 10 мм; верхнее — не менее 20 мм; нижнее — не менее 20 мм. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.»). Допускается перенос текста документа на оборотную сторону листа. При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленные заранее бланки. Бланк — стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типографским или каким-либо другим способом постоянной информацией об организации-авторе и местом, отведенным для переменной информации. Применение бланков: • придает информации официальный характер; • ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной информации; • сокращает трудозатраты на составление документов; • упрощает восприятие информации; • повышает культуру управленческого труда. При работе с официальным документом воспринимается, в первую очередь, содержащаяся в нем информация, однако внешний вид документа тоже не остается без внимания. По внешним признакам (качество бумаги, использование цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка) складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Разрабатывая бланк, необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления об организации. Бланк должен не только содержать определенную информацию об организации, но отражать ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой. Бланки допускается изготавливать: • типографским способом; • с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии); • с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков для организации, структурного подразделения, должностного лица: • бланк письма; • общий бланк; • бланк конкретного вида документа. Кроме того, можно изготавливать: • бланк должностного лица; • бланк структурного подразделения. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме писем. На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты: • 01 — Государственный герб Российской Федерации; • 02 — герб субъекта Российской Федерации; • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • 08 — наименование организации; • 14 — место составления или издания документа. На общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков — места расположения некоторых переменных реквизитов: • 11 — дата документа; • 12 — регистрационный номер документа; • 18 — заголовок к тексту документа; • 19 — отметка о контроле; отметка о поступлении документа в организацию; • 30 — идентификатор электронной копии документа. После реквизита 08 «Наименование организации» в общем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименование вида документа». Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: • 01 — Государственный герб Российской Федерации; • 02 — герб субъекта Российской Федерации; • 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • 04 — код организации; • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); • 08 — наименование организации; • 09 — справочные данные об организации. На бланк письма при необходимости наносятся ограничительные отметки в виде линий и уголков для переменных реквизитов: • 11 — дата документа; • 12 — регистрационный номер документа; • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; • 15 — адресат; • 18 — заголовок к тексту; • 19 — отметка о контроле; • 29 — отметка о поступлении документа в организацию; • 30 — идентификатор электронной копии документа. Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем реквизит 10 «Наименование вида документа». В бланке письма на этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации». В этом реквизите обязательно есть информация о месте составления документа, поэтому нет необходимости в оформлении реквизита 14 «Место составления или издания документа». В бланке письма вместо реквизита 14 размещается реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Бланк конкретного вида документа, кроме письма, — это разновидность общего бланка, на который заранее нанесен реквизит 10 «Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида документа допускается, если в организации документов данного вида издается более 200 в год. Бланк структурного подразделения организации или бланк должностного лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения или должностного лица. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» («стр.»). Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке оформляют первый лист каждого экземпляра документа. Не рекомендуется нумеровать страницы следующим образом: • «-6-»; • «5 с»; • «IV стр.».