Документоведение

Тема 1. Документ как носитель управленческой информации. Документы отражают деятельность организации, предприятия, фирмы. Правильность принятия управленческого решения, успех фирмы имеют прямую зависимость от верно составленного и оформленного документа. Объектом изучения в делопроизводстве является документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Документ является формой отражения деятельности предприятия, организации, фирмы. Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций, например, коммуникативную (служит средством связи или передачи информации) и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно делятся на общие и специальные. Общими можно считать: информационную, социальную, культурную, так как они характерны для большинства документов. Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения характерны специальные функции: • управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т.п. документы; • правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на определенное время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства. Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации. Система документации - это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». Служебные документы в зависимости от сферы деятельности подразделяются на: управленческие научные технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, обеспечивающие руководство организациями, предприятиями, учреждениями. Они представлены следующими системами документации: • по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения; • организационно-правовая; • плановая; • распорядительная; • информационно-справочная и справочно-аналитическая; • отчетная; • по обеспечению кадрами (по личному составу); • финансовая (бухгалтерский учет и отчетность); • по материально-техническому обеспечению; • договорная. Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т.д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции и направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию работы с другими организациями одного направления. Тема 2. Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности • Конституция РФ. • Гражданский кодекс РФ (части 1 и 3). • Федеральный закон от 28ю08.95 №154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ». • Федеральный конституционный закон РФ от 235.12.2000 «О государственном гербе РФ». • Федеральный закон от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». • Федеральный закон РФ от 27.12.2002 «О техническом регулировании». • Закон РФ от 25.10.91. «О языках народов РФ». • Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. • Распоряжение Правительства РФ от 31.10.2000 №1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины». • Гост Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» • Гост Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации». • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих. • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. • Основные правила работы архивов организации. • Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Тема 3.Основные системы документации в управленческой деятельности На составление, изготовление и оформление документов тратится очень много времени, труда, кроме того, существуют и материальные затраты. При решении однотипных управленческих функций появляется неоправданное многообразие документов, которые фиксируют выполнение идентичных управленческих действий. С целью уменьшения разнообразия документов, типизации их форм, снижения трудоемкости обработки проводится унификация документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информации, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Каждый документ включает определенный состав реквизитов. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов бывают одинаковыми, поэтому объектом унификации может быть не только формы документа, но и состав включаемых реквизитов. Унификация способствует уменьшению разнообразия документов по форме и правилам оформления. Кроме того, появляется возможность организовать централизованное изготовление бланков, создать централизованную обработку служебных документов, и таким образом, облегчить труд управленческого персонала и уменьшить затраты на канцелярские расходы. Разработано и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например, Унифицированная система банковской документации; Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; Унифицированная система отчетно-статистической документации; Унифицированная система документации по труду; Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; Унифицированная система внешнеторговой документации и др. Разрабатывают УСД соответствующие министерства и ведомства. Кроме того, предусмотрено внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов. Определение, назначение и состав УСД устанавливается Гостами. На каждую систему издается ГОСТ. Гост Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» Стандартизация документов заключается в юридическом закреплении проведенной унификации, т.е. возведении в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила и требования оформляются в виде государственных стандартов. Помимо стандартов, разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие автоматизированную обработке данных. Классификаторы – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов и присвоенные им коды. В зависимости от области применения, классификаторы делятся на: • Общероссийские • Отраслевые • Классификаторы предприятий С точки зрения содержания классификаторы делятся на 3 группы: 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях Например,: Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др. 2. Классификаторы об организационных структурах: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др. С помощью этих классификаторов осуществляется работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Особую роль в организации документационного обеспечения управления выполняет Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Издана ГСДОУ в 1990 году и является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В раздел «Документирование управленческой деятельности» включены положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, требования к составу текстов документов. Разрабатывается новая редакция ГСДОУ, представляющая собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе новейших технологий и технического обеспечению. Тема 4. Текстологические особенности составления управленческих документов Бланк документа Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизитом до­кумента называется "обязательный элемент оформле­ния официального документа". Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характе­ризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, спо­соб изготовления документа и т.д. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсут­ствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного уп­равления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание видадокумента (заявление), текст, подпись, дата. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государствен­ные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов23. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы. В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.). В основу унификации и стандартизации был положен принцип об­щей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуля­ров-образцов". Формуляр-образец - это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и ус­танавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, при­менить метод однократной записи. В работе современных учреждений и организаций, как государственных, так и коммерческих, ежедневно используется огромное количество различных документов. Составление документа зачастую зависит от компетентности его авторов. Поэтому для ускорения и унифицированния этого процесса и существуют бланки, позволяющие безошибочно и быстро справиться с процессом создания и обработки современных документов. Бланки позволяют не только экономить рабочее время, но и контролируют юридическую достоверность определенных документов. Бланк документа - ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: • расположению реквизитов; • по автору документа; • виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: • угловой; • продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: • бланк организации; • бланк структурного подразделения (применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия, на таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения)[7]; • бланк должностного лица (используется для составления документов руководителя предприятия, на таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО “Дизель”». 1. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа (кроме письма) – составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа[14]. Классификация по автору документа Классификация по виду документа Классификация по расположению реквизитов Рис. 1. Классификация бланков документов Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов. При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: • какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа); • кто будет, является автором документа, создаваемом этом бланке; • как будут располагаться реквизиты на бланке. Общий бланк документа и бланк письма Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ; 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа[8]. В пункте 4.7 ГОСТа Р6.30-2003 допущена ошибка: реквизит «Дата документа» ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита «Регистрационный номер документа». Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Образцы общего бланка документа приводятся в следующих документах: – ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 . В любой организации создаются, так же бланки для писем (который используются в большинстве случаев общения организации с внешним миром). Бланк письма содержит реквизиты: – герб (для организаций, имеющих на это право); – эмблему организации (при наличии герба не проставляется); – наименование вышестоящей организации (если она имеется); – наименование организации (структурного подразделения); – справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web- страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии); – код организации (предприятия) по ОКПО; – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица; – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); – трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа). На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: – адресат; – заголовок к тексту. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов: БЛАНК ПИСЬМА ОБЩИЙ БЛАНК Герб Герб Эмблема организации Эмблема организации Наименование организации – Наименование организации – автор документа автор документа Справочные данные об <= => Место для наименования вида организации – авторе документа (или вид документа) Дата документа Дата документа Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный <= => Место составление или номер и дату документа издания документа Оформление реквизитов бланков документов Основные правила оформления документов в настоящее время регламентируются ГОСТом Р6.30-2003 Новы государственный стандарт, таким образом, пришел на смену утратившему ранее силу ГОСТу Р6.30-97 Новый государственный стандарт, унаследовав от своего «предшественника» структуру и большинство положений, иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Следует подчеркнуть, что в соответствии с разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается несколько иной состав реквизитов документа. В частности, общее число реквизитов теперь равняется 30 (ранее их было 29). Один реквизит – гриф ограничения доступа к документу – отменен, но одновременно в состав реквизитов включено и два новых – основной государственный регистрационный номер ОГРН (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет ИНН/КПП (реквизит 06), эти реквизиты присутствуют на бланке письма предприятия, на бланке структурного подразделения предприятия и на бланке должностного лица предприятия (см. приложение Г, Д, Е, Ж)[10]. Следует отметить, что новый ГОСТ имеет измененную структуру. Во-первых, из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба субъектов Российской Федерации». Во-вторых, из текста нового ГОСта исключены пункты, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов документа входят: 1. Изображение Государственного герба РФ (01). 2. Изображение герба субъекта РФ (02). 3. Изображение эмблемы (логотипа) Предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03). 4. Указание на код Предприятия (04). 5. Указание на основной государственный регистрационный номер Предприятия (05). 6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06). 7. Указание на код формы документа (07). 8. Наименование Предприятия (08). 9. Справочные данные о предприятии (09). 10. Наименование вида документа (10). 11. Дата документа (11). 12. Регистрационный номер документа (12). 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13). 14. Указание на место составления или издания документа (14). 15. Сведения об адресате (15). 16. Указание на гриф утверждения документа (16). 17. Резолюция (17). 18. Заголовок к тексту документа (18). 19. Отметка о постановке документа на контроль (19). 20. Текст документа (20). 21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21). 22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22). 23. Указание на гриф согласования документа (23). 24. Визы согласования документа (24). 25.Оттиск печати Предприятия (25). 26. Отметка о заверении копии документа (26). 27. Отметка об исполнителе документа (27). 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело(28). 29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29). 30. Идентификатор электронной копии документа (30). Бланк письма, в зависимости от учредительных документов Предприятия, содержит реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) Предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости также ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 – 13, 18 и 19. Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках представлены в разделе Приложение (И, К). Требования к изготовлению бланков документа Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. В соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А 4 (210x297 мм) и А 5 (210x148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Бумагу для бланков используют светлых тонов, она должна быть плотной (не менее 80 г/м2), светлой (белизна – не менее 90%), а также быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготовить качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгим, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения[8]. Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее: с левого, верхнего и нижнего края – 20 мм, а с правого – 10мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очертиться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности. Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа. В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться: • на основе официально утвержденных унифицированных форм документов; • с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов; • в форме, отражающей устойчивую практику документирования.  Текст на основе унифицированной формы Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты. Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту. Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий. Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ». Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида. Способы изложения текста Тексты документов излагаются: от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…; 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…; 1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах); 3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят... В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:   Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Рубрикация в тексте документа Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа. В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:  Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: – соблюдать права и законные интересы иных лиц; – принимать меры по защите информации; – ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.   Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты. Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д. Приведем пример рубрикации текста инструкции:   13. Порядок передачи документов на хранение в архив 13.1. Организация архивного хранения документов 13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. 13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив. 13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел... При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что: рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух; при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации; однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста); каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой; в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой). При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.   Извлечение из Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)   6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. […]   Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:   II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти   10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. 11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти. […] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.   При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:   2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие: а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства; б) общую характеристику и основные положения вопроса; в) форму предлагаемого решения; г) перечень соисполнителей; д) дату рассмотрения на заседании Правительства.   При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.   Устойчивые языковые обороты Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например: · Сообщаем Вам, что в период с... по...;  · Установлено, что в период с... по...; · Сообщаем, что по состоянию на...; · Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…; · Представляем на рассмотрение и утверждение...; · В соответствии с достигнутой договоренностью...; · Во время переговоров стороны обсудили возможности...; · В порядке оказания технической помощи...; · Принимая во внимание, что... и др. Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например: в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме...; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет...; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять...; претензионном письме: ...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; ...в противном случае дело будет передано в арбитражный суд; приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на...; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.   Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.   При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются: лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики); смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение); изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).   Ссылки на документы В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:   В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…   В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…   Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:   В соответствии с Положением о Финансовом департаменте, утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г., департаменту предоставлено право...   Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.   В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:   При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: 1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124). 2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).   Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:   В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…   В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.   Использование в тексте полужирного начертания Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами. Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру: Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами. Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила. В зависимости от того, как изменяется текст в результате редактирования, различают виды правки: правку-вычитку, правку-сокращение, правку-обработку, правку-переделку. 1.      При правке-вычитке задача редактора заключается в том, чтобы сравнить текст с оригиналом, заслуживающим доверия и исправить технические погрешности в тексте. Этот вид правки применяется при редактировании: 1) официальных материалов разных уровней; 2) произведений классической литературы; 3) переизданий книг; 4) изданий исторических документов. Условные знаки корректорской правки  1)      Знаки выброски, вставки и отмены правки: одну букву |, слово или строку — ; абзац ; вставить ; отменить правку ………;  2)      Знак замены букв: заменить строчную прописной – ; прописную строчной – ;  3)      Знаки перемены мест: поменять местами рядом стоящие буквы или слова – ; буквы, слова или абзацы, расположение на расстоянии в пределах одной страницы – ; (при необходимости поменять местами несколько слов возможен такой вариант:  4)      Знаки интервалов и абзацных отступов: начать с абзаца – ; уничтожить интервал – ; набрать с интервалом – ; уничтожить абзац – ;выключить в красную строку – ; обозначить конец материала – ; поставить дефис – ═, тире – — ;   5)      Знаки шрифтовых выделений: набрать в разрядку – _ _ _, курсивом – ; полужирным – ____; жирным ═══; прямым – ; курсивом полужирным – ; и т.п. (эти знаки выносятся на поля  и обводятся кружком). Тема 5. Организация работы с управленческими документами в библиотеке. Система внутрибиблиотечной документации включает: • Учредительные документы (Устав/Положение о библиотеке; Учредительный договор); • Правила пользования библиотекой; • Положения о структурных подразделениях; • Правила внутреннего трудового распорядка; • Положения об отдельных направлениях деятельности библиотеки (краеведческой, издательской, методической, повышения квалификации сотрудников и т.д.) • Положения о коллегиальных, общественных органах управления Библиотекой: попечительском, наблюдательном совете, совете при директоре, методическом совете, совете по обслуживанию, совете по комплектованию и др. • Должностные инструкции. Кроме того, согласно ФЗ № 83 к основным документам, регламентирующим работу библиотеки относятся: • Перечень особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), закрепленного за библиотекой. • Государственное (муниципальное) задание. • Соглашение о порядке и условиях предоставления субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ). • Отчет о результатах деятельности библиотеки и об использовании закрепленного за нею государственного имущества. Главные требования, которые предъявляются к внутрибиблиотечной документации: • соответствие федеральному и региональному законодательству; • учёт специфики конкретной библиотеки; • комплексный характер и взаимосвязь; • возможность внесения изменений и дополнений; • физическая доступность для всех субъектов правоотношений. Помимо вышеуказанных документов к библиотечной документации, согласно «Терминологическому словарю по библиотечному делу и смежным отраслям знания», относятся разного рода инструкции, дневники библиотеки, инвентарные книги, отчёты, акты, договоры, бланки и иные материалы. Сфера их действия ограничена и направлена на урегулирование внутренней деятельности или определенных отношений, возникающих в библиотечных учреждениях. Каждая библиотека создает локальные нормативные акты, базируясь на федеральных законах, законах субъектов РФ, подзаконных актах министерств и ведомств. Действие локальных нормативных актов в библиотеке, с одной стороны, распространяется на сотрудников, с другой - на различные группы читателей (пользователей) библиотеки. Основу организационно-правовой документации библиотеки составляют учредительные документы: Учредительный договор, Устав, Положение о библиотеке. С их помощью осуществляется юридическое закрепление правоспособности, обеспечиваются правоотношения библиотеки с учредителем и участие гражданском обороте. Устав - вид нормативного документа, свод правил, регулирующих порядок деятельности. Утверждается учредителем библиотеки и отражает юридический статус библиотеки, источники постоянного финансирования, основные задачи деятельности, границы доступности, порядок имущественных взаимоотношений библиотеки и учредителя, порядок управления библиотекой. Положение о библиотеке – основной регламентирующий документ, фиксирующий её статус, задачи и функции, а также отражающий основные направления и содержание работы, структуру, штаты и управление, включая права и ответственность. Для библиотек одного вида существуют типовые положения. При разработке Положений следует учитывать отличие этих документов от Уставов. Устав - это юридический документ, который регулирует отношения как внутри библиотеки, так и с внешней средой, а Положение - это документ для внутреннего пользования библиотеки или библиотечной системы.  В качестве основного обязательного документа, определяющего характер взаимоотношений библиотеки и пользователей, а также правовой режим ее деятельности, выступают Правила пользования библиотекой. Они отражают специфические аспекты правоотношений в этом учреждении культуры, в том числе: • приоритеты прав пользователей; • делегирование администрацией библиотеки обязанностей по контактам персонала библиотеки с пользователями.      Отдельные позиции Правил пользования библиотекой детализируются в специальных положениях, регламентирующих конкретные направления работы с пользователями, например: Положении о дополнительных услугах; Положении об экономических санкциях за нарушение Правил пользования библиотекой.      Правоотношения внутри библиотеки      Правовые аспекты реализации кадровой политики библиотеки с учетом современных социально-экономических требований закреплены в особом блоке внутренней нормативной документации.       Коллективный договор. Социально-трудовые отношения в библиотеке регламентируются коллективным договором. Сторонами договора являются коллектив (в лице председателя профсоюзного комитета) и администрация (в лице директора) библиотеки.  Правила внутреннего распорядка. Этот документ содержит условия приема и увольнения работников, обязанности работников и администрации, нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, способы поощрения за успехи в работе и взысканий за нарушения трудовой дисциплины.       Трудовой договор. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предписывает кадровым службам заключать трудовой договор между работодателем и работником. По трудовому соглашению работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной функции, обеспечить условия труда в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, соглашениями и другими нормативными актами, своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату. Работник при этом обязуется выполнять работу, оговоренную трудовым договором. Договор скрепляется подписями заключивших его сторон.       Должностные инструкции. К группе нормативных актов, определяющих взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, относятся и должностные инструкции, соответствующие утвержденному штатному расписанию.       Должностная инструкция состоит из нескольких разделов: • должностные обязанности; • перечень законов, постановлений, указов, положений, приказов, которые необходимо знать работнику на определенной должности; • требования к образованию и стажу работы по специальности.     Положение о структурных подразделениях. Это важное звено локальной нормативной документации, регулирующее внутрибиблиотечные организационно-управленческие отношения. В указанном положении определены цели, задачи, функции конкретного подразделения, организация его работы и методы управления, права и обязанности работников.  Положение о надбавках, доплатах, премировании. В этом документе зафиксировано, что     фонд выплат стимулирующего характера образуется за счет экономии фонда заработной платы и реализуется с учетом коэффициентов к тарифным ставкам.       Фонд экономии заработной платы складывается из больничных листов, отпусков без содержания, свободных ставок.   Оперативно-распорядительная документация. Определяющую роль в текущем правовом регламентировании повседневной библиотечной работы играет оперативно-распорядительная документация – приказы и распоряжения руководителя библиотеки. В этом же ряду можно рассматривать постановления коллегиальных органов управления библиотекой – советов при директоре: • по комплектованию; • методического; • издательского. Годовые план и отчет в деятельности библиотек района (города) - важнейшие  документы. О планировании и отчетности написано немало. Однако, когда вновь  приступаешь к составлению планов и отчетов, для каждого наступает пора творческих  исканий, профессиональных находок и открытий.  Планирование работы - одна из ведущих управленческих функций руководителя  библиотеки. План - основа всей деятельности библиотеки, направленная на  определение текущих и перспективных задач и их выполнение. Главной целью  планирования является определение оптимального соотношения времени, труда, затрат  и качества выполнения задач библиотеки, а также максимальная мобилизация для этого  всех необходимых ресурсов. План - это документ, четко обозначающий, что будет  сделано, к какому сроку и какими силами.  План работы любой библиотеки определяет:  - цели, задачи и основные направления деятельности;  - тематику, содержание, формы, методы, техники и технологии работы библиотеки в  целом или данного направления;  - объемы работы, выражающиеся в системе плановых (статистических) показателей;  - ресурсы библиотеки: финансовые, материально-технические, кадровые и  временные.  От того, насколько профессионально грамотно и качественно составлен план работы, во  многом будет зависеть эффективность и продуктивность всей дальнейшей деятельности  библиотеки.  Структура планов подвижна и меняется в зависимости оттого, хотим ли мы заложить  наиболее полную информацию или ограничиваемся общей характеристикой  (допускается изложение материала в форме таблицы). Быстрое реагирование на  изменившиеся условия позволяет улучшить обслуживание читателей.  В отчете рассматриваются вопросы организации библиотечного обслуживания,  анализируются основные количественные показатели, дается характеристика фондов.  Он также позволяет представить деятельность библиотеки в течение года в самых  разных формах, познакомить с ресурсами, читателями, достижениями и проблемами. Его  можно рассматривать в качестве своеобразной «корпоративной визитки» библиотеки.  Задачей современного периода, особенно в условиях бюджетной реформы,  становится аргументирование экономических вложений в библиотеку, стремление  научиться соизмерять свою работу с новыми требованиями качественной оценки  деятельности библиотек и использовать их в лоббировании своих интересов.  Отчет адресован руководителям муниципальных органов самоуправления,  специалистам учреждений культуры, руководителям и ведущим специалистам  библиотек, директорам и методистам библиотечных систем республики, специалистам  сферы профобразования и повышения квалификации библиотечных кадров. Так, умело  оперируя цифрами, и приводя конкретные факты и яркие примеры, можно представить  учредителю свой годовой отчет как убедительное доказательство того, что  средства, выделенные на функционирование библиотек, потрачены не напрасно.  Хорошо подготовленный, творческий годовой отчет - и это возможность привлечь  внимание общественности и спонсоров к библиотеке, и возможность способствовать  созданию клубов друзей библиотек и т.д.  Текстовые годовые отчеты ЦБС являются основой для анализа состояния  библиотечного дела региона в итоговых документах - для подготовки годовых  справок на коллегию Министерства культуры, создания аналитических сборников.  Примерная структура годового отчета ЦБС  1. Организация библиотечного обслуживания  2. Библиотечная сеть. Состояние и структура  3. Основные количественные показатели деятельности  4. Характеристика пользователей библиотеки и картина читательского спроса  5. Библиотека и местное самоуправление: вопросы взаимодействия  6. Библиотека в местном сообществе  7. Имидж библиотеки. Продвижение книги. Повышение престижа чтения, статуса читателя  в общественном сознании  8. Новые информационные технологии в работе библиотек района  9. Библиотечные ресурсы. Материально-техническая база библиотек  10. Библиотечные фонды  11. Справочно-библиографическая и информационная работа  12. Основные приоритеты деятельности:  - В помощь учебному процессу  - Гражданско-патриотическое воспитание  - Духовное возрождение национальных культур. Библиотечное краеведение  - Правовое воспитание  - Экологическое просвещение населения, экология человека  - Пропаганда здорового образа жизни  - Библиотека и семья  - Работа с социально незащищенными слоями населения  - Культурно-досуговая деятельность  - Художественно-эстетическое воспитание  - Юбилейные даты и знаменательные события  13. Методическое обеспечение деятельности библиотек  Каждая библиотека в обязательном порядке составляет ежеквартально статистический и информационный (или текстовой) отчеты. Также она составляет годовой статистический отчет по форме 6-НК.  Ежеквартальный цифровой отчет составляется на основе книги суммарного учета библиотечного фонда, дневников библиотеки и «Дневника библиотечного пункта» (те библиотеки, которые их имеют). Если у вас правильно поставлен первичный учет, то составление отчета не представляет большого труда.  Каждая цифра должна высчитываться только по соответствующим документам: число читателей, указанное в отчете, должно совпадать с числом читательских формуляров и с числом читателей в дневниках работы; число книговыдачи должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных книг в читательских формулярах и т.д.  Ежеквартальный статистический отчет называется «Оперативные данные о работе библиотеки». Тема 6. Технология создания локальных нормативных актов в библиотеке Составление внутрибиблиотечных документов – очень сложный, но в тоже время увлекательный творческий процесс, направленный, прежде всего, на улучшение библиотечного обслуживания читателей. Поэтому их создание требует определенных знаний не только законов и нормативных документов, но и основ экономики, документоведения. В идеальном варианте, при работе над документом необходима совместная работа профессионалов в этих областях и библиотекарей, так как последние слабо разбираются в смежных вопросах. Нередко на практике библиотекари поступают так: либо копируют документы, разработанные другими библиотеками, либо разрабатывают собственные, не всегда соответствующие федеральному законодательству. Однако все понимают, что только наличие в библиотеке пакета юридически и профессионально грамотно составленных локальных нормативных документов, соответствующих положениям официальных документов (законов, стандартов, инструкций), свидетельствует о правовой культуре руководства и коллектива. В то же время локальные нормативные акты принимаются в целях конкретизации правил, установленных правовыми актами вышестоящих уровней различных ведомств и министерств. И каждая библиотека должна создавать их, прежде всего, базируясь на этих документах и не допускать ссылок на отмененные. С целью унификации общих понятий и терминов, применяемых при работе над документом, необходимо использовать терминологические стандарты, которыми охвачены: информационно-библиотечная деятельность в целом, библиография, библиографоведение, ИПЯ, поиск и распространение информации, каталогизация, комплектование фонда. Другую группу составляют стандарты, устанавливающие единые требования, ориентируемые на конечный результат деятельности библиотек: индексирование документов, карточки для каталогов и картотек, информационные издания и т.д. Третья группа – это технологические стандарты, унифицирующие различные библиотечно-информационные процессы. Использование этих стандартов при составлении инструкций, технологических карт и других документов во многом повысит качество составленной документации. С 1994 г. постановлением Госстандарта России принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД-93), заменивший ранее действовавший Общесоюзный классификатор. В него включены Общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), в состав которых для библиотек входят:  - УС организационно-распорядительной документации;  - УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;  - УС отчетно-статистической документации;  - УС документации по труду. Каждая библиотека должна в обязательном порядке иметь следующий перечень библиотечных документов: 1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ  - Положение о библиотеке  - Положения о подразделениях библиотеки  - Должностные инструкции  - Правила внутреннего распорядка  2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  - Приказы по основной деятельности библиотеки  - Распоряжения  - Указания  - Решения  - Инструкции В вузовских библиотеках основная масса документов по личному составу и финансово-бухгалтерские документы ведутся управлением кадров и бухгалтерией. В составе финансово-бухгалтерских документов библиотеки находятся:  - Годовые отчеты и планы  - Копии актов ревизий   - Копии счетов, смет  - Кассовые книги  - Копии договоров  В раздел ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ входят:  - Протоколы  - Письма  - Докладные записки  - Объяснительные записки В отдельную группу могут быть выделены регистрационные формы и документы службы делопроизводства:  - Журнал регистрации входящих и исходящих документов  - Журнал регистрации внутренних документов  - Инструкция библиотеки по делопроизводству и т.д. В состав обязательных документов библиотеки должны входить также положение о платных услугах, штатное расписание, порядок учета библиотечных фондов, положение об исключении документов из библиотечного фонда. К сожалению, до сих пор не существует документов, которые должны быть приняты на федеральном уровне (к примеру, инструкции о платных услугах, МБА, а те, что есть, во многом противоречат друг другу). Среди документов, определяющих статус, задачи, функциональное содержание деятельности, права, обязанности, ответственность работников библиотеки особо следует назвать такие документы, как положения о библиотеке и ее структурных подразделениях, а также должностные инструкции. Они относятся к правовым актам, входят в систему организационно-правовой документации и реализуют нормы административного права. Однако, законченная система нормативной документации должна включать также и круг положений, инструкций, технологических документов, отражающий основные виды деятельности библиотеки: формирование фонда, создание СПА, обслуживание читателей, информационное обеспечение, экономическая деятельность и т.д. При работе над документом составителю необходимо также знать методику, технологию его составления, а также соблюдать установленную структуру. Так, в Положение необходимо включать следующие разделы: Общая часть (общие положения) 1. Основные цели и задачи. 2. Функции (обязанности). 3. Права. 4. Ответственность. 5. Взаимоотношения. Раздел «Общая часть (общие положения)» включает в себя: - точное наименование структурного подразделения; - кем оно возглавляется и кому подчиняется; - степень самостоятельности; - перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение. Раздел «Основные задачи и цели» определяет главную цель структурного подразделения и основные задачи. Раздел «Функции (обязанности)» содержит перечень функций, выполнение которых обеспечивает решение задач, поставленных перед подразделением с определенной конкретизацией работ по каждой функции. Раздел «Права» перечисляет права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам вышестоящих органов и документам, регламентирующим деятельность данного подразделения. Раздел «Взаимосвязи с другими подразделениями» разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей с другими подразделениями, фиксируются документные связи, их периодичность и сроки. Раздел «Ответственность» предусматривает установление ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций, Этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. Положения разрабатываются руководителем подразделения, визируются юридической службой, утверждаются руководителем (в данном случае ректором университета) и обретают юридическую силу с момента утверждения. Разработка документов по более узким проблемам регламентируются инструкциями. Инструкция – это документ, утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технические, технологические стороны деятельности структурного подразделения, должностных лиц. Инструкция должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись. Это документ длительного действия, поэтому здесь оговариваются сроки введения в действие после утверждения руководителем библиотеки. ДИ – это внутренний организационно-распорядительный документ, в котором определяются: рабочее место, функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Этот документ позволяет руководству:  - создать организационно-правовую основу деятельности работника;  - правильно организовать и провести подбор и расстановку кадров;  - рационально распределить обязанности между работниками. Должностные инструкции бывают персонифицированные (н-р, должностные инструкции зав. отделом обслуживания, инженера-программиста и т.д.). или составляются на определенное рабочее место. В процессе обновления или разработки должностной инструкции важно соблюдать ряд условий:   - происходящие в процессе работы изменения;  - существующее на определенный период разделение труда;  - обязанности, права и ответственность работников разных уровней и категорий;  - сбалансированность и согласованность целей и задач библиотеки в целом с обязанностями и ответственностью ее работников.  Первым источником для составления должностной инструкции является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации. Второй источник при их составлении – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий и их наличие значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документами, регламентирующими организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Третьим документом, который используется при составлении должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции – взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых структурой. Должностные инструкции необходимо соотносить также с имеющимися в конкретной библиотеке Правилами внутреннего трудового распорядка, а также с имеющимися нормативами (Межотраслевые нормы времени (1997), Ленинградские нормы).  ДИ включают следующие разделы:  - Общие положения;  - Функции;  - Должностные обязанности;  - Взаимоотношения;  - Права;  - Ответственность. В первом разделе инструкции указываются цели, область распространения, порядок использования, правовые и распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции. Раздел «Функции» определяет основные направления деятельности работника. Раздел «Должностные обязанности» – перечисление конкретных задач, возложенных на работника. Раздел «Права» – определение прав, предоставляемых работнику для выполнения на него функций и обязанностей. Раздел «Ответственность» – установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работниками должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав. Раздел «Взаимоотношения» – перечисление круга взаимоотношений, сроков получения и предоставления информации. Один экземпляр ДИ передается сотруднику для хранения под расписку. При закреплении в формулировках инструкции, да и вообще любых документов общих, неконкретных обязанностей, создается чисто формальный документ, который мало принесет пользы. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий. Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы. Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения. Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка). По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций). По форме: обычные и электронные. По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).  Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.  Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения.  Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.  Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: "Уважаемый…!".  Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.  Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.  Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.  Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.  Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:  Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.  Телекс – временное соединение для приема и передачи текстовых сообщений телеграфной связи между пользовательским (оконечным) оборудованием в сети Телекс.  Другими словами можно сказать, что телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией.  Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах.  Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.  Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.  В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.  Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.  Тема 7. Организация текущей работы с документами Документооборот – это упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их создания или получения и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправления или сдачи на хранение). Электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим послед­ствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстро­те и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока: • входящие (поступающие) документы; • исходящие (отправляемые) документы; • внутренние документы. Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Входящие документы – это документы, поступающие в организацию из-за ее пределов, в том числе от других организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц (граждан). Исходяшие документы – это документы, направляемые предприятием за его пределы, в том числе другим организациям, учреждениям, а также физическим лицам (гражданам). Внутренние документы – это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности предприятия и не покидающие его пределов. Такие документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями организации. Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета необходимой численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами. Работа с входящими документами. Регистрация документов. Работа с входящими документами включает следующие этапы: • доставка и прием документов; • первичная обработка документов; • предварительное рассмотрение и распределение документов; • рассмотрение документов руководством предприятия; • передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям); • осуществление контроля за исполнением документов; • прием исполненного документа, его помещение в дело; • последующее хранение и работа с документами ( до передачи их в архив или на уничтожение) Первичная обработка документов. Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях - экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором). Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надеж­ность доставки. • Последующая первичная обработка деловой корреспонденции включает: • Проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции; • Проверку правильности ее адресования; • Вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей); • Распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую; • Простановку штампов с отметкой «Входящий №_____» на документах, подлежащих регистрации (учет документов); • Заполнение регистрационных карточек. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается от­правителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов про­веряется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае не­полного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия унич­тожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченно­го финансового документа надо составить акт о дне получения доку­мента, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работ­ником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении только на докумен­тах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) ос­таются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бу­магу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снима­ют ксерокопию. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяю­щие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждаю­щийся в копировании. Аналогично проблема решается при получении фак­симильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и пос­ледующей, при необходимости, распечатке факсов на обычном принтере. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сра­зу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организа­ции должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обыч­но он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству. Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".Регистрация прежде все­го придает юридическую силу документу, так как фиксиру­ет факт его создания или получения. Пока документ не за­регистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах уч­реждения. Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов про­водится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие - в день отправки. Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения: ▪ дата получения; ▪ входящий № (индекс); ▪ дата документа; ▪ индекс документа; ▪ автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; ▪ заголовок (о чем документ); ▪ резолюция; ▪ срок исполнения; ▪ исполнитель (кто с ним работает); ▪ ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как ▪ исполнен); ▪ № дела (куда документ помещен после исполнения). При регистрации отдельных видов документов, например, обраще­ний граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписывае­мые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учиты­вается количество листов, наличие приложений и т.д. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ЭВМ). Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со сторо­ны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, докумен­ты, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда посту­пает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и спра­вочную работу по ним. Более удобной является карточная система регистрации докумен­тов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и рас­положение в ней реквизитов могут быть определены в самом учрежде­нии и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148x210) или А6 (105x148): Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размно­жают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме не­обходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и спра­вочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) оп­ределяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две. Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведе­ния о документе. Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполне­ния и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем кар­точка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее. При четком взаимодействии секретаря-референта и руководителя, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую- в информационно-справочную, а документ передают исполни­телю для работы с ним. При регистрации на ЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированно­му контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любо­му из введенных показателей. Зарегистрированная деловая корреспонденция передается на предварительное рассмотрение. Предварительное рассмотрение и распреде­ление документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки до­кумента конкретному исполнителю, то есть фак­тически время решения вопроса. Обычно в фир­ме эту работу проводит секретарь-референт. Для того, чтобы квалифицированно предва­рительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распре­деление обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каж­дому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освобо­дить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения вто­ростепенных вопросов. К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятель­ности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих орга­низаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению нескольким структур­ным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или уста­навливается очередность исполнения. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда (например, прошивочной машины). Последующие хранение и работа с документом – до передачи его в архив или на уничтожение – должны производиться исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной и иной ценности. Работа с исходящими документами Работа с исходящими документами включает следующие основные этапы: ◦ проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; ◦ регистрацию документа; ◦ подготовку документов к отправке; ◦ передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу; ◦ помещение контрольных экземпляров документов в дела; ◦ последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи в архив или на уничтожение). Подготовка к отправке и сама отправка исходящих документов почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, поступающие в делопроизводство для отправки, должны обрабатывать и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от исполнителей полностью оформленными, т.е. содержать все необходимые реквизиты: адресные данные, подпись должностного лица, сопроводительный лист (письмо), соответствующая упаковка, обеспечивающая сохранность носителей и записанной на них информации; контрольный экземпляр для помещения в дело; опись рассылки при направлении документа в 4 и боле адресов; отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений). Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №___» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Подготовка документов к отправке включает: проставление на конвертах адресных данных, фальцовку документов, вложение документов в конверты или упаковки, заклеивание и маркировку конвертов. Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками делопроизводства предварительно составляются описи на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию, затем упаковывается в транспортировочную тару и доставляется в почтовое отделение. Контрольные экземпляры исходящих документов помещают в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дальней шее хранение производится исходя из значимости. Работа с внутренними документами Работа с внутренними документами включает следующие основные этапы: 1. подготовку предварительно чернового варианта текста документа; 2. редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа; 3. согласование уточненного варианта документа; 4. оформление окончательного варианта документа; 5. утверждение (подписание) документа; 6. регистрацию документа; 7. тиражирование документа; 8. передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности; 9. помещение контрольного экземпляра документа в дело; 10. последующее хранение и работу с документом ( до передачи его в архив или на уничтожение). Весь процесс управления библиотекой пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия,секретариат и т.д. В небольших библиотеках служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно: • совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; • сокращение документооборота; • унификация форм документов; • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; • внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.  В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести: • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; • ведение информационно-справочной работы по документам организации; • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); • копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; • разработка и проектирование бланков документов; • подготовка документов к отправке.  Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: • подготовка к докладу руководству поступающих документов; • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; • организация хранения документов в структурных подразделениях; • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; • организация делопроизводства по обращениям граждан; • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.  К контрольным функциям относят: • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); • контроль за сроками исполнения документов; • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.  Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: • разработку номенклатуры дел библиотеки, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства; • проведение экспертизы научной и практической ценности документов; • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Тема 8. Автоматизированные технологии документационного обеспечения управления Управленческая деятельность в любой библиотеке основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. На этом этапе компьютеризации ДОУ библиотеки наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места. Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: тестовые, диагностические и антивирусные программы; операционные системы; командно-файловые оболочки. Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств. Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности библиотеки, можно выделить: широко используемые типовые: системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду; системы обработки финансово-экономической информации; менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей: системы подготовки презентаций; системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений; системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления. Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей: в области обработки документов: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним; в области контроля исполнения: обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; сокращение сроков прохождения и исполнения документов; в области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей: единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.; обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями: У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции. У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта. На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления. Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др. Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. К системам данного направления относятся: русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS); LinkWorks (DEC); Staffware (Staffware PLS) Lotus Notes (Lotus-IBM); программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем: система Office Media (Lotus Notes); комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes); система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes); решения компании АО «Весть» (DocsOpen); система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL); собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат». Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления. Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей: отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений; единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан; ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним; направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей; пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов; объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам; выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы; ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов; получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству; получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства; хранение электронных образов документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела; протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями. Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим: учетная обработка всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети; поддержка работы с текстом документа. Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу; связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных; согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных; распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется; ограничение доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных. Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить. Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях. Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить: оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ; оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу; тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.