Документационное обеспечение управления в цифровой среде

«Документационное обеспечение управления в цифровой среде» Направление подготовки бакалавриата 38.03.02 Менеджмент Лектор: Касаткина Ангелина Александровна, преподаватель кафедры информационных систем Задачи дисциплины •Изучить правила составления документов •Изучить требования к тексту документов •Изучить правила организации работы с документами Форма контроля - экзамен По окончании дисциплины бакалавры должны: Знать: • методы организации письменных деловых коммуникаций; • законодательные и нормативно-методические документы в области ДОУ; • правила документирования информации; Уметь: • составлять и оформлять различные документы; • организовывать внутренний документооборот. Тема 1. Понятие документа, его функции, средства и способы создания. 1.1. Понятие «документ», виды и функции. • Что такое информация? • Информация – совокупность сведений, показателей, данных. • Информация может быть бездокументной (устной) и документированной. Понятие «документ» Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – элемент документа. Документная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе. Функции документа: общие и специальные Функции документа Общие: • Информационная (источник и носитель информации); • Социальная (отражение социально-экономической, политической, общественной и иных сфер жизни государства и его граждан); • Коммуникативная (средство общения и обмена информацией); • Культурная (отражение культурных особенностей, обычаев и традиций). Специальные: • Управленческая (как средство организации, регулирования, контроля производственных операций); • Правовая (юридическая основа деятельности); • Учетная (накопление сведений за определенные промежутки времени); • Историческая (источник знаний о событиях и фактах). Документационное обеспечение управления ДОУ – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Задачи, решаемые в ДОУ: • Документирование – создание документов; • Организация работы с документами; • Систематизация архива документов. Делопроизводство Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами (документооборот и оперативное хранение). Официальный документ – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Официальные документы могут быть: личными и служебными. Официальный документ Служебный документ – документ, созданный в рамках служебной или общественной деятельности. Личный документ – документ, созданный лицом вне служебной деятельности. Юридическая сила – свойство официального документа вызывать правовые последствия. Юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. 1.2. Средства и способы создания документов Средство документирования – средство организационной и компьютерной техники, используемое для записи информации на носителе. Технические средства: Средства составления документов (ручные пишущие средства; печатающие устройства ПК и др.) Копировальная и множительная техника. Технические средства: Средства обработки документов (фальцевальные, листоподборочные, машины, скрепляющее и склеивающее оборудование; ламинаторы, шрёдеры). Технические средства: Средства хранения, поиска и передачи документов (первичные средства хранения документов – папки, вторичные средства хранения документов – шкафы, стеллажи и т.п., пневматическая почта). Техника управленческой связи (телефон, факс, электронная почта и др.) Способ документирования – метод, применяемый при записи информации на материальном носителе. Способы документирования: • Механическая запись. • Перфорирование. • Аналоговая и механическая звукозапись. • Фотодокументирование. • Кинодокументирование. • Электронное документирование. • Оптическая и магнитнооптическая запись • Голография. Носитель документированной информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения информации. Виды носителей: • носители информации на бумажной основе; • накопительные съемные диски; • звуконосители и видеоносители; • перфоносители для записи кодированной информации. Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 1. Понятие документа, его функции, средства и способы создания. • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 15 Тема 2. Нормативно-методическая база делопроизводства и классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическая база – совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих делопроизводство и работу с документами. Нормативно-методическая база регулирует: ✓правила оформления документов; ✓правила работы с документами; ✓обеспечение сохранности документов; ✓порядок передачи документов на архивное хранение; ✓работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства Конституция Российской Федерации: ✓Главный документ государства, «имеет высшую юридическую силу». ✓В ст. 90 и 115, определены виды документов, отражающие деятельность Президента, Правительства, Федерального собрания (Указы, Законы, Кодексы, Постановления, Распоряжения, Регламенты). ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» содержит определения понятий: ✓Информация, документированная информация ✓Информационные системы, информационные технологии, ✓Доступ к информации, конфиденциальность ✓Электронный документ 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства ФЗ от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и ФЗ от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (с изм. от 05 мая 2014 г.) регулируют: ✓использование государственного языка. ✓допускают ведение делопроизводства организаций субъектов РФ на русском или на национальном языке, а также параллельно на двух языках. ФКЗ от 25.12.2000 №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует воспроизведение герба на документах. ФЗ от 18.12.1997 №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» регламентирует воспроизведение названий субъектов РФ на документах. 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) закрепляет: ✓единые правила документирования и работы с документами в организациях (государственных и коммерческих) Гражданский кодекс РФ содержит: ✓основные правила заключения, изменения, расторжения договоров, и их разновидности (гл. 27, 28, 29 ч. I, ч. II); ✓регламент деятельности юридических лиц (гл. 4 ч. I): их создание, регистрация, оформление учредительных документов. ✓права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации. ✓положения о возможности подписания документов электронной подписью и обмен документами с помощью электронной связи. 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства Трудовой кодекс рассматривает и закрепляет: ✓вопросы документирования трудовых правоотношений между работником и работодателем ✓формы документов: трудовой договор, трудовая книжка, коллективный договор, работа с персональными данными работника, условия труда); Кодекс об административных правонарушениях устанавливает: ✓что документами могут быть материалы фото- и киносъемки, звукои видеозаписи. 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства ФЗ от 21.07.1993 №5485-ФЗ «О государственной тайне» устанавливает: ✓состав и степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, разглашение которых может нанести ущерб интересам РФ (сведения экономического, внешнеполитического и военного характера, в области науки и техники) Указ Президента РФ от 06.03.1997 №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» устанавливает понятия: ✓конфиденциальная информация, негосударственная тайна, относятся коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная тайна и персональные данные. 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов»: ✓закрепляет требования к оформлению документов ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: ✓регламентирует эффективную технологию управления документами, описывает процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. 2.1. Нормативно-методические документы в области делопроизводства Уголовный кодекс предусматривает ответственность за: ✓Неправомерный доступ к информации, создание и использование вредоносных программ для ПК. ✓Подделку официального документа (ограничение или лишение свободы на срок до 2 лет, либо принудительные работы, либо арест). ✓Подделку паспорта (ограничение или лишение свободы на срок до 3 лет, либо принудительные работы). ✓Приобретение, хранение, перевозку в целях использования или сбыта поддельных документов (ограничение или лишение свободы на срок до 1 года, либо принудительные работы). ✓Подделку подписи: легкий вред – до 2 лет изоляции от общества исправительные работы; тяжкий вред – до 4 лет. ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» Как получить электронную подпись? • Получить подпись можно в МФЦ или в удостоверяющих центрах. • Срок действия – 1 год с момента получения. Что позволяет электронная подпись: • Получить либо заменить паспорт. • Запросить информацию о доходах, задолженностях, штрафах, о счете в ПФ РФ; • Зарегистрировать или сняться с регистрации в городе, провести аналогичные операции с автомобилем; • Подать заявление в ВУЗ в другом городе; • Заключать договор по удалённой работе; • Участвовать в системе электронных торгов по всей стране; • Регистрировать ИП или юрлицо, получить лицензию, патент. ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» ✓Электронные документы с электронной подписью можно рассматривать в качестве вещественных доказательств. ✓Налоговый кодекс содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. ✓Таможенный кодекс допускает представление сведений в электронном виде. ✓Трудовой кодекс предусматривает дистанционное взаимодействие работодателя и работника, дистанционное трудоустройство. Юридическая сила документа Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия и выступать в качестве подтверждения деловой деятельности или событий личного характера. Реквизиты, придающие юридическую силу документу: ✓Наименование автора документа (организация, структурное подразделение, должностное лицо) ✓Дата документа и регистрационный номер ✓Подпись/ электронная подпись ✓Название вида документа (за исключением писем) ✓Печать (при необходимости) 2.2. Классификация документов Классификация документов – процесс упорядочения или распределения документов по классам. Классификация: • По наименованию (приказы, заявления, положения) • По способу фиксации (письменный, электронный, фото-, видео-) • По степени сложности (простые – рассматривается 1 вопрос, сложные – 2 и более вопроса) • По месту исполнения (входящие, исходящие, внутренние) • По степени подлинности (подлинник, дубликат, копия, выписка) Классификация: • По происхождению (служебные и личные) • По степени гласности (обычные, с грифом секретности) • По юридической силе (действующие и недействующие) • По срокам исполнения/действия: срочные – до 10 дней, несрочные – более 10 дней, бессрочные – действуют до отмены или принятия новых. Классификация: • По виду фальсификации: Подлог – замена одного документа другим. Интерполяция – последующее изменение части текста действующего документа. Подделка отдельных частей (реквизитов) документа: подписи, печати, даты составления и т.д. • По срокам хранения (до 10 лет, свыше 10 лет, постоянные) • По степени обязательности (с поручением и без) • По степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные) Унификация документов Унификация документов – приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке. Унификация документов – один из методов стандартизации. 1. 2.2. Унифицированные системы документации по ОКУД Унифицированная система организационно – распорядительной документации (УС ОРД). Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД). 2. 3. Унифицированная система, устанавливаемая Банком России. 4. Унифицированная система бухгалтерской финансовой учетной и отчетной документации государственного сектора управления. 5. Унифицированная система отчетно – статистической документации. 6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия. 7. Унифицированная система документации по труду. 8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ. 9. Унифицированная система внешнеторговой документации Системы документации Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы, относящиеся к одной управленческой функции принято называть системой документации. Управленческие функции: ✓нормирование ✓планирование ✓координация ✓организация ✓финансирование ✓мотивация ✓контроль ✓регулирование Система организационно-распорядительной документации (ОРД) • Организационно-правовые документы: – Устав – Договор – Положение – Инструкции по отдельным видам деятельности – Должностные инструкции – Правила – Штатное расписание Системы документации: • Распорядительные документы: – Приказы, распоряжения, указание/указ – Решения, Постановления • Информационно-справочная документация: – Протокол – Служебные письма, деловая переписка – Сообщения эл.почты, факсограмма, телефонограмма –Информационно-аналитическая документация: справка, заключение, отзыв, перечень, список. акт, Системы документации: • Документы по персоналу/ по личному составу: – Личное заявление – Трудовой договор, трудовая книжка – Личные карточки, личные дела – Характеристика, автобиография, резюме (анкета) – Приказы по личному составу • Плановые документы: план, график, программа. • Отчетная документация: отчет, сводка. Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 2. Нормативно-методическая база делопроизводства и классификация документов • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 23 Тема 3. Система организационно-правовой документации. 3.1. Понятие организационно-правовых документов Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах гражданского и административного права, обязательные для исполнения. Цель разработки организационно-правовых документов: Рациональная регламентация деятельности организации, структурных подразделений и сотрудников. 3.1. Понятие организационно-правовых документов Организационная деятельность включает в себя: – создание, реорганизацию, ликвидацию учреждения; – установление структуры управления; – определение должностной структуры и штатной численности; – регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников; 3.1. Понятие организационно-правовых документов Организационная деятельность включает в себя: – формирование коллегиальных и совещательных органов управления; – лицензирование деятельности; – установление режима работы и системы охраны; – организацию труда работников и оценку труда работников. 3.2 Виды организационно-правовых документов • Устав организации или Учредительный договор • Положение об организации • Положение о структурном подразделении • Положение о коллегиальном органе организации • Регламенты работы • Штатное расписание • Инструкции по видам деятельности (Инструкция по делопроизводству или Должностные инструкции сотрудников) Срок действия Являются бессрочными: действуют до их отмены или до утверждения новых. Исключение: Штатное расписание (разрабатывается и утверждается ежегодно). При реорганизации организации разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Являются локальной нормативной базой деятельности организации. Требования Оформляются на общем бланке организации или на листах бумаги А4, могут иметь титульный лист. Обязательной является процедура утверждения и согласования, регистрации. Разрабатываются руководством организации или руководством структурного подразделения с привлечением юридической службы. Датой документа является дата его утверждения. Оформление с титульным листом и без титульного листа Утверждение и регистрация Устав (положение об организации) в зависимости от правовой формы: • утверждается и регистрируется Министерством юстиции (его территориальным подразделением). • утверждается решением руководства организации и регистрируется соответствующим государственным органом. Внутренние организационно-правовые документы утверждаются руководством и регистрируется сотрудниками службы делопроизводства. Требования к тесту Состоит из разделов (подразделов), которые имеют собственные заголовки. Печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру или с отступом. Разделы нумеруются арабскими цифрами, наименование раздела с заглавной буквы. Например: 1. Общие положения Пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзацным отступом: 1.1. Предприятие зарегистрировано Регистрационной … ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц • Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ и государственных корпораций, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками). • Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками). • Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Документы, регулирующие деятельность организации и структурных подразделений Устав – локальный нормативно-правовой акт, включающий свод положений и правил, касающихся правого статуса, организационной формы, структуры и устройства организации, видов деятельности, порядка отношений с юридическими, физическими лицами и государственными органами. Устав определяет: • Права и обязанности участников организации. • Права и обязанности юридического лица. Примерные разделы Устава 1. Общие положения 2. Правовой статус Общества 3. Виды деятельности Общества 4. Цели и задачи Общества 5. Уставной капитал Общества 6. Резервный и иные фонды Общества 7. Права и обязанности участников Общества 8. Органы управления 9. Распределение прибыли между Учредителями 10. Выход участников из Общества 11. Порядок реорганизации и ликвидации организации Требования к оформлению и реквизиты устава Реквизиты общего бланка организации: наименование организации, дата, номер, место составления. • Гриф утверждения документа; • Наименование вида документа; • Заголовок к тексту и текст устава; • Отметка о регистрации в органе государственного управления. Подписывается/утверждается руководством организации. Заверяется печатью организации и органа государственной регистрации. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Наименование государственного органа 00.00.0000 № 00 МП регистрирующего органа УТВЕРЖДЕН Общим собранием учредителей АО «Наименование организации» (протокол от 00.00.0000 №) УСТАВ Акционерного общества «Наименование организации» ТЕКСТ Гриф утверждения документа Отметка о регистрации в органе государственного управления Устав заверяется печатью организации и органа государственной регистрации. Положение Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, задачи, обязанности и функции, организацию работы учреждения или структурного подразделения. Виды положений: • Положение об организации (Для некоммерческих, государственных, муниципальных организаций, дочерних предприятий, филиалов) • Положение о подразделении (Положение о кафедре) • Положение, регламентирующее определенный вид деятельности (Положение о премировании сотрудников) Требования к оформлению и реквизиты положения • Положения могут быть: типовыми, примерными, индивидуальными. • Положения проходят процедуру утверждения, согласования заинтересованными лицами. • Оформляются на общем бланке организации. • Реквизиты: Наименование организации, Наименование документа, Дата документа, Номер документа, Заголовок к тексту, Текст, Подпись, Гриф утверждения, Визы согласования Положение об организации - документ, на основании которого действует учреждение. Определяет: организационно-правовую форму, наименование, цели и задачи создания, функции и права, организационную структуру и порядок управления. Положение о подразделении – документ, на основании которого функционирует подразделение. Определяет: место подразделения в структуре управления и его компетенцию. Положение, регламентирующее определенный вид деятельности – регулирует организационные, финансовые, социальные и иные специфические виды деятельности. Штатное расписание Документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Штатное расписание содержит: • Перечень структурных подразделений, должностей. • Сведения о количестве штатных единиц. • Сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Документы, регулирующие деятельность сотрудников Регламент – локальный правовой акт, определяющий и организующий внутреннюю деятельность организации. Содержит обязательные правила, обеспечивающие единый порядок деятельности. Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, подразделений, должностных лиц. Инструкции Инструкция по делопроизводству – локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации. Инструкцию разрабатывает специалист или руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации (или коллегиальный орган управления). Деятельность должностных лиц регулируется должностными инструкциями. Должностная инструкция Локальный правовой акт, на основании которого осуществляет свои функции должностное лицо. Устанавливает: статус работника, его функции, обязанности, ответственность, права и условия труда работника. Реквизиты: Герб или эмблема, Наименование организации, наименование документа, Дата и номер, Место составления, Заголовок к тексту, Гриф утверждения, Текст, Виза согласования, Подпись, Отметка об ознакомлении с документом. Создается на общем бланке организации или на листе А4. Примерные разделы Должностной инструкции 1. Общие положения – описание должности, указание подразделения, требований к квалификации сотрудника. 2. Функции – основная задача, предмет его ведения, участок работы 3. Должностные обязанности – конкретные виды работ. 4. Права – круг прав, необходимых для реализации обязанностей. 5. Ответственность – описание последствий деятельности. 6. Взаимоотношения – взаимодействие с другими подразделениями, подчиненными. Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 3. Система организационно-правовой документации • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 37 Тема 4. Система распорядительной документации. 4.1. Назначение распорядительных документов Фиксируют решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Основное назначение: регулирование и координация. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения. Делятся на две группы: • издаваемые коллегиально (правление, совет, собрание); • издаваемые единолично (руководитель, директор). 4.1. Назначение распорядительных документов Относятся к нормативно-правовым актам: являются официальными документами, в которых содержатся правовые нормы. Фиксируют конкретные предписания. Основание для издания: • необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов; • необходимость решения оперативных задач, которые стоят перед органом управления. 4.1. Назначение распорядительных документов Вопросы, решаемые с помощью распорядительных документов: • Совершенствование организационной структуры учреждения • Определение методов осуществления основной деятельности • Обеспечение необходимыми ресурсами • Формирование штата сотрудников • Организация обеспечения трудовой дисциплины • Обеспечение реализации управленческих решений 4.1. Виды распорядительных документов Распорядительные коллегиально: • постановления • решения Распорядительные единолично: • приказ • распоряжение • указание/указ документы, издаваемые документы, издаваемые Состав издаваемых распорядительных документов в организации определяется ее учредительными документами (Уставом, Положением об организации). 4.2. Общие требования к оформлению распорядительных документов Оформляются на общем бланке организации или на листе формата А4. Обязательные процедуры: согласование, подписание, регистрация. До момента полного подписания и регистрации называется – проект документа. Проекты документов оформляются в одном экземпляре. При составление документа на двух и более листах – нумерация начинается со 2 страницы. 4.2. Общие требования к оформлению распорядительных документов Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста не оформляется. Ссылки на приложения указываются в тексте документа: (приложение 1). Пример: На самом приложении должна быть отметка: Согласование, подписание, регистрация Согласуют проект документа заинтересованные лица (специалисты или руководители подразделений), если в тексте документа вопросы, отнесенные к их компетенции. Подписывает проекты документов только уполномоченное лицо, не допускается подписывать документы с косой чертой перед должностью лица. Регистрация осуществляется внутри организации после получения подлинника подписанного документа. Требования к тексту Текст всех распорядительных документов состоит из двух частей: Констатирующая содержит причину составления документа. Распорядительная содержит конкретные предписания. Последний пункт – ответственное за контроль лицо. При указании фамилии в тексте инициалы указываются после (Например: Исаев М.В.) Дату в тексте допустимо оформлять двумя способами: 15.10.2019 или 15 октября 2019 г. Область применения Приказы, распоряжения – в организациях, действующих на основе единоличного управления (Генеральный директор, Руководитель подразделения). Решения – в организациях, действующих на основе коллегиальных принципов управления (Общее собрание акционеров, Совет директоров). Постановления – в высших и центральных органах коллегиального управления (Государственная Дума, Совет Федерации, Правительство). Указание – в федеральных органах исполнительной власти, государственных организациях (Министерства, Ведомства). Указы издает Президент. Этапы подготовки распорядительных документов • инициирование издания документа; • сбор необходимой информации; • подготовка проекта документа; • проверка правильности оформления; • согласование; • подписание; • регистрация; • доведение до исполнителей. Документы, издаваемые единолично Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Виды приказов: • по основной деятельности организации. • по личному составу. Издаются: • по инициативе руководителя с целью решения управленческих вопросов. • с целью исполнения нормативно-правовых документов. Требования к тексту Состоит из двух частей: • Констатирующей • Распорядительной – текст делится на пункты (например: 4. или 4.1.) В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснований может быть: • ссылка на нормативный правовой акт; • формулировка целей и задач. Например: В соответствии с приказом генерального директора от 07 июня 2015 г. №75 «О проведении аттестации работников» ПРИКАЗЫВАЮ: Например: В целях безопасности обеспечения ПРИКАЗЫВАЮ: противопожарной Распорядительная часть приказа содержит поручения и начинается со слова: ПРИКАЗЫВАЮ: или п р и к а з ы в а ю: Каждый пункт распорядительной части включает: • Наименование должности, Фамилию И.О. исполнителей или наименование структурного подразделения. • Поручение. • Срок исполнения поручения. Например: 1. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.И. внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка. Срок – 31.11.2017. Срок исполнения не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер. Последний пункт приказа – пункт о контроле, включает в себя: наименование должности, Фамилия И.О. Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Иванова А.В. Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво. Бланк ПРИКАЗА Виза согласования ПРИКАЗА • • • • • • • • • Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Название вида документа – ПРИКАЗ (09) Дата и регистрационный номер документа (10, 11) Место издания (13) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Визы согласования (21) Документы, издаваемые единолично Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или подразделения в целях решения оперативных вопросов. Требования к оформлению: • Порядок оформления распоряжения и состав реквизитов аналогичен порядку оформления приказов. • Текст состоит из двух частей, делится на пункты. • Распорядительное слово: ПРЕДЛАГАЮ: или п р е д л а г а ю:, ОБЯЗЫВАЮ: или о б я з ы в а ю:, ПОРУЧАЮ: или п о р у ч а ю:, Слово может отсутствовать. Бланк РАСПОРЯЖЕНИЯ • • • • • • • • Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Название вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ (09) Дата и регистрационный номер документа (10, 11) Место издания (13) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Документы, издаваемые единолично Указание — правовой акт федеральных органов исполнительной власти, органов государственного управления, министерств, ведомств. Указ президента — правовой акт, издаваемый президентом РФ в пределах его компетенции. Указы обладают высшей юридической силой после Конституции и федеральных законов. Требования к оформлению: • Порядок оформления и состав реквизитов аналогичен порядку оформления приказов, распоряжений. • Текст состоит из двух частей, делится на пункты. Реквизиты • • • • • • • • • Герб (01) Наименование должностного лица (07) Название вида документа – УКАЗ (09) Дата и регистрационный номер документа (10, 11) Место издания (13) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Печать (24) Документы, издаваемые коллегиально Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными органами управления в целях разрешения вопросов деятельности организации. Требования к оформлению: • Текст состоит из двух частей, разделенных словом РЕШИЛ: или р е ш и л: (РЕШИЛА:, РЕШИЛО:, РЕШИЛИ:), • Если решения не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров р е ш и л: ...». • Порядок оформления и состав реквизитов аналогичен порядку оформления приказов, распоряжений. • • • • • • • Реквизиты Наименование организации (05) Название вида документа – РЕШЕНИЕ (09) Дата и регистрационный номер документа (10, 11) Место издания (13) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Документы, издаваемые коллегиально Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами коллегиального управления в целях разрешения вопросов и задач их деятельности. Требования к оформлению: • Текст состоит из двух частей, разделенных словом ПОСТАНОВЛЯЕТ: или п о с т а н о в л я е т: • Если постановления не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т: ...». • Порядок оформления и состав реквизитов аналогичен порядку оформления приказов, распоряжений. Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 4. Система распорядительной документации • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 45-46 Тема 5. Система справочноинформационной документации. 5.1. Назначение справочно-информационных документов Процесс принятия управленческого решения основан на сборе и обработке информации о фактической ситуации в организации. Основное назначение: передача информации между объектами. Справочно-информационные документы сообщают данные и сведения, которые влекут за собой принятие управленческих решений, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. 5.1. Назначение справочно-информационных документов Документы этой системы носят вспомогательный характер и выполняют служебную функцию по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, которая содержится в них не обязательна к исполнению, она может побуждать к действию или принята к сведению. Данные документы не обязывают действовать строго предписанным образом, не содержат предписаний. 5.1. Назначение справочно-информационных документов Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: • от работника к руководителю подразделения • от руководителя подразделения к руководителю организации. • от подведомственной организации к вышестоящей С помощью данных документов можно организовать обмен информацией: • между отделами внутри организации • между организациями или юридическими лицами • между организациями и физическими лицами • между государственными органами и физическими, юридическими лицами 5.1. Виды справочно-информационных документов • Докладная записка • Служебная записка • Объяснительная записка • Деловая переписка (письма) • Сообщения электронной почты • Протокол • Акт • Справка • Заявление • Сводка • Список, перечень • Заключение • Отчет • Отзыв • Представление 5.2. Общие требования к оформлению Все документы, кроме писем оформляются на общем бланке организации или на листе А4. Некоторые справки допустимо оформлять на бланках А5. Деловая переписка оформляется только на бланках письма организации. Обязательные процедуры: подписание, регистрация. При необходимости: процедура согласования и оттиск печати организации. Подписание, регистрация Подписывает документ его автор или руководитель подразделения, в котором был создан документ. Письма подписывает руководитель организации или руководитель подразделения. Регистрация проходит внутри организации или ее подразделения. *Согласуют документы заинтересованные лица (специалисты или руководители подразделений), если в тексте документа вопросы, отнесенные к их компетенции. *Оттиск печати может быть организации или подразделения. Внутренние служебные документы Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. В протоколе отображается деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой лиц. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. На основании протоколов могут быть изданы: приказы, постановления, решения. Требования к оформлению В заголовке протокола указывается наименование коллегиального органа или конкретного заседания. Заголовок согласуется с названием документа. Например: ПРОТОКОЛ ___________ Москва Общего собрания акционеров №________ Датой протокола является дата заседания. Регистрационный номер – порядковый номер заседания. Виды протоколов Полный протокол Краткий протокол • Содержит перечень присутствующих • Полный текст выступлений на заседании • Принятые решения • Содержит перечень присутствующих • Краткую запись о теме выступления • Принятые решения К краткому протоколу дополнительно прилагается полный текст докладов по каждому вопросу. При составлении полного протокола используется звукозаписывающая техника. Требования к тексту протокола Текст состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указывается: Председатель – Фамилия И.О. Секретарь – Фамилия И.О. Присутствовали: (указывается состав присутствующих по фамилиям в порядке алфавита) *Если присутствующих больше 10 человек, то указывается общее количество участников и прилагается список. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Например: Председатель – Климов С.Ю Секретарь – Гордеева Л.Б. Присутствовали: Гребенникова А.В. Михайлов Полянская Г.А., Семакин И.Ю. Например: Председатель – Михайлова К.П. Секретарь – Иванова Д.М. Присутствовали: 15 человек (список прилагается). А.В., Требования к тексту протокола Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечисление рассматриваемых вопросов и докладчиков по каждому вопросу. Если в протоколе несколько вопросов, их необходимо нумеровать. Требования к тексту протокола Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. докладчика – текст доклада ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. выступавшего с мнением по докладу – текст выступления ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ): Указывается решение коллегиального органа относительно вопроса. (Можно указывать решения по пунктам). Если в повестке дня несколько вопросов нумеруется только слово «СЛУШАЛИ» - 1. СЛУШАЛИ: Реквизиты: Вводная часть • • • • • • • Основная часть Наименование организации (05) Наименование вида документа (09) Дата, регистрационный номер (10,11) – дата заседания, номер заседания Место составления (13) Заголовок к тексту (17) – название коллегиального органа Текст (18) – из вводной и основной части Подписи (22) – председатель и секретарь Реквизиты: • Основная часть • Текст (18) – из вводной и основной части Подписи (22) – председатель и секретарь Постановляющая часть может состоять из пунктов. Если протокол многостраничный – нумерация со 2 страницы. Внутренние служебные документы Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к оформлению: • Оформляется на обычном листе А4. • Текст может состоять из двух или трех смысловых частей: 1. Описание фактов, 2. Анализ фактов, 3. Изложение конкретных предложений, просьб. • Докладные записки могут информировать руководство о ходе работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний. • В зависимости от адресата могут быть: внутренними и внешними. • • • • • • • • Реквизиты: Наименование структурного подразделения (06) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Внутренние служебные документы Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Требования к оформлению: • Оформляется на обычном листе А4. • Текст состоит из двух частей: 1. Обоснования (изложения причин составления), 2. Просьбы, запроса или предложений. • Служебные записки создаются по вопросам материальнотехнического, информационного, хозяйственного обеспечения. • Подписывает служебную записку составитель или руководитель отдела. • • • • • • • • Реквизиты: Наименование структурного подразделения (06) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Служебные записки могут содержать только запрос • • • • • • • • • Реквизиты: Наименование структурного подразделения (06) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Отметка об исполнителе (25) Внутренние служебные документы Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо факта, происшествия, составляемый работником для руководства. Объяснительная записка – документ, поясняющий или дополняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Требования к оформлению: • Оформляется на обычном листе А4. • Может быть составлена «от руки» с указанием всех реквизитов. • Текст состоит из двух частей: 1. Факт, 2. Причины и обстоятельства • • • • • • • • Реквизиты: Наименование структурного подразделения (06) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Заголовок к тексту (17) Текст (18) Подпись (22) Объяснительную записку может составить сотрудник подразделения и адресовать руководителю. Объяснительная записка может иметь приложение. Внутренние служебные документы Акт – документ составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты бывают: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники, пожарной безопасности), испытаний (образцов, технологий), ревизии, инвентаризации. Акты проверок, ревизий не только фиксируют факты, но и содержат рекомендации и предложения. Требования к оформлению: • Оформляется на общем бланке или на обычном листе А4. • Дата акта – дата события (проверки, обследования, экспертизы) Вводная часть Основная часть • • • • • • • • • Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Наименование вида документа (09) Дата (10) – дата события Регистрационный номер (11) Гриф утверждения (16) Заголовок к тексту (17) – согласуется с названием документа Текст (18) – состоит из 2 частей Подписи комиссии (22) Внешние служебные документы Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий. Справки делятся на 2 группы: • Справки, содержащие основную информацию о фактах и событиях, отражающих деятельность организации. • Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Требования к оформлению: • Оформляются: на бланке организации (внешние справки на бланках писем) или с использованием трафаретной формы. • При необходимости ставится оттиск печати. • • • • • • • • • Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Текст (18) Подписи (22) Печать (24) • • • • • • • • • Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Справочные данные (08) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Адресат (15) Текст (18) Подписи (22) • • • • • • • • • Справка на бланке письма Реквизиты Эмблема (02) Наименование организации (05) Справочные данные (08) Наименование вида документа (09) Дата (10) Регистрационный номер (11) Текст (18) Подпись (22) Печать (24) Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 5. Система справочно-информационной документации и ведение деловой переписки (до страницы 50) • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 51 Тема 6. Деловая переписка. Система справочно-информационной документации. 6.1. Назначение деловой переписки Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации между корреспондентами. Корреспондентами могут быть: физические, юридические лица, государственные органы. Относится к системе справочно-информационной документации. Используется для обмена информацией между объектами. 6.1. Назначение деловой переписки С помощью деловой переписки можно организовать обмен информацией: • между организациями или юридическими лицами • между организациями и физическими лицами • между государственными органами и физическими, юридическими лицами 6.1. Общие требования к оформлению деловых писем Оформляется на бланке письма организации, размер А4. *Если объем письма более 1 страницы, дополнительно используются обычные листы А4. Объем не должен превышать двух страниц. Исключение: не более пяти страниц. Письмо оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр оправляется адресату, второй остается в организации. 6.1. Общие требования к оформлению деловых писем Бланк – лист бумаги стандартного размера или электронный шаблон, на котором типографским или иным способом нанесены реквизиты организации – автора документа. Реквизиты бланка письма организации: Герб/эмблема/товарный знак – 01, 02, 03 Наименование автора документа – 05, 06, 07 Справочные данные – 08 Дата, регистрационный номер – 10, 11 Ссылка на регистрационный номер и дату – 12 Адресат – 15 Оформление реквизитов 01 Герб (Государственный Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб муниципального образования). Воспроизводится в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" 02 Эмблема организации размещается на бланках в соответствии с нормативно-правовыми актами. 03 Товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом (положением об организации). Реквизиты 01,02, 03 помещают на бланках по середине верхнего поля или в левой части бланка. Оформление реквизитов документов 08 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес (улица-город-индекс), телефон, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП Шрифт и формат письма ✓Шрифт и размер: Times New Roman № 13, 14, Arial №12, 13 ✓ Поля: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. ✓Текст документа выравнивается по ширине страницы. ✓Абзацный отступ — 1,25 см. ✓Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. ✓Межстрочный интервал 1 или 1,5 межстрочный. ✓Нумерация со 2 страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Бланк письма Угловой бланк Продольный бланк Бланк письма с указанием реквизитов на двух языках Бланк письма с указанием вышестоящей организации Бланк письма должностного лица Бланк письма структурного подразделения Реквизиты деловых писем Обязательные • Герб/эмблема/товарный знак (01, 02, 03) • Наименование организации (05) • Справочные данные (08) • Адресат (15) • Дата, регистрационный номер, ссылка (10, 11, 12) • Заголовок к тексту (17) • Текст (18) • Подпись (22) Дополнительные • Наименование структурного подразделения (06) • Наименование должности лица (07) • Приложение (19) • Оттиск печати (24) • Виза/гриф согласования (20, 21) • Отметка об исполнителе (25) Адресат делового письма 1. При адресовании документа руководителю: Генеральному директору АО «Луч» Фамилия И.О. 2. При адресовании письма в организацию: Федеральное архивное агентство 3. При адресовании документа в структурное подразделение: Федеральное архивное агентство Отдел кадров Адресат делового письма 4. При адресовании письма руководителю структурного подразделения: Федеральное архивное агентство Руководителю Отдела кадров Фамилия И.О. 5. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации: Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» Адресат делового письма 6. В состав реквизита может входить почтовый адрес: ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» Рязанский пр., д. 99, Москва, 109542 7. Адресование документа физическому лицу: Фамилия И.О. Садовая ул., д.5, кв.12, г. Люберцы, Московская область, 301145 Отметка об исполнителе, приложение Отметку об исполнителе можно разместить в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера. В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или... (приложение 1), после текста описание приложения. Требования к тексту Повествование в тексте: ✓ От 3 лица единственного числа: Компания сообщает …. ✓ От 3 лица множественного числа: Руководство института и студенты приглашают … ✓ От 1 лица единственного числа: Прошу …. ✓ От 1 лица множественного числа: Просим …. Текст письма состоит из вводной и основной части. Текст должен быть кратким, ясным, последовательным. Структура делового письма • Обращение • Вводная часть (вступление) • Основная часть (основная мысль, суть вопроса) • Заключительная часть (подведение итогов) • Предупреждение (при необходимости) • Заключительные этикетные формы Обращение в деловом письме • Обращения по должности: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! • Обращение по фамилии: Уважаемый господин Попов! • Обращение по имени и отчеству или только по имени: Уважаемый Владимир Петрович! Уважаемая Елена! Обращение в деловом письме • Обращение к особо важным персонам: Глубокоуважаемый господин председатель! Глубокоуважаемый господин Михайлов! • Обращение к группе работников или к коллективу: Уважаемые господа! Господа! • Обращение к лицам одного профессионального круга: Уважаемые коллеги! Вступление Может содержать: • ссылку на документ, связанный с темой письма • описание факта, события, сложившейся ситуации Например: На основании акта проверки №5 от 12.09.2019, в котором зафиксированы ошибки в финансовой отчетности филиала предприятия … Вашим предприятием в мае текущего года были проведены запланированные работы … Основное содержание текста: Описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства. Заключительная часть (подведение итогов): Итоговая часть представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб. Обычно выражается глаголом: напоминаем о приближении срока исполнения договора; предлагаем выполнить взятые на себя обязательства; просим провести переговоры; представляем на рассмотрение и утверждение; направляем на отзыв; сообщаем выводы комиссии по проверке; приглашаем на заседание. Предупреждение: Содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, в случае если им не будут выполнены перечисленные в письме условия: В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции… В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в Арбитражный суд… Заключительные этикетные формулы: Использование устойчивых фраз, выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений: Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе…. Сожалеем, что не можем воспользоваться Вашим предложением…. Используется заключительная фраза «С уважением,»: С уважением, Генеральный директор подпись О.Н. Крылов Этикет делового письма Правила и этикет делового письма основаны на нормах делового общения: ✓Проявление вежливости к деловому партнеру. ✓Соблюдение формальной субординации между работниками. ✓Умение высказать свое мнение, не обижая партнера. ✓Терпимость к иному мнению. ✓Разумная самокритичность. ✓Честность. ✓Умение корректно вести спор, полемику. Этикет делового письма ✓Время ответа на письмо демонстрирует вашу заинтересованность в сотрудничестве. ✓Персональное обращение является проявлением уважения. ✓Выражение благодарности за доверие к вашему бизнесу вначале письма: «Спасибо за проявленный интерес…»; «Благодарим за Ваше письмо…»; «Спасибо, что обратились к нам…» ✓Позитивное завершение: «Рады сотрудничеству…», «Готовы ответить на Ваши вопросы..», «Рады Вам помочь…» ✓Используйте подпись и блок контактов: ФИО – обеспечивают возможность личного обращения. Должность – обеспечивает оппоненту понимание уровня компетенции. Координаты – способствуют появлению дополнительных каналов связи. «Язык» делового письма ✓Письма не должны содержать эмоциональной окраски. ✓Необходимо избегать: междометий, уменьшительноласкательных слов, сокращений, которых нет в списке общепринятых, употребления личных местоимений. ✓Страдательный залог. «Вы не выполнили в срок ремонтные работы» заменить на: «Ремонтные работы, предусмотренные договором, не выполнены» Факт нарушения указан, но конкретные виновники не упоминаются, что делает тон письма более мягким. Классификация деловых писем Письма, связанные с передачей информации Письма, связанные с выполнение м действий Письмаответы Письма претензионного характера Письма, связанные с выражением чувств Информационное письмо Письмопросьба Письмосогласие Письмонапоминание Письмопоздравление Письмо-извещение Письмо-заявка Письмо-отказ Письмо-требование Письмоблагодарность Письмоприглашение Гарантийное письмо Письмоподтверждение Претензионное письмо Письмо соболезнование Письмоуведомление Письмо-запрос Письмосообщение Письмо-заказ Письмопредложение Рекламное письмо Письмо-извинение Рекомендательное письмо Сопроводительное письмо Информационное письмо, содержит информацию о свершившимся факте. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. Разъясняется цель посылаемого документа. Тест может начинаться с: «Направляем…», «Представляем на согласование…», «Возвращаем Вам…», «Высылаем Вам…» Письмо-просьба содержит обоснование и изложение просьбы. Обоснование может отсутствовать, если просьба очевидна. Можно использовать следующие фразы: «Просим Вас….», «Просим оплатить…», «Просим Вас рассмотреть…», «Просим представить…», «Просим Вас принять оплату…» Письмо-ответ может быть положительными и отрицательными. Можно использовать следующие фразы: «Сообщаем Вам…» «Извещаем Вас…» «На вашу просьбу сообщаем…» «К сожалению, мы не можем…» Письмо-ответ может быть положительными и отрицательными. Можно использовать следующие фразы: «Мы согласны…» «Извещаем Вас..» «На Вашу просьбу сообщаем…» «Надеемся…» Письмаприглашения направляются лично или коллективному адресату. Можно использовать следующие фразы: «Просим Вас принять участие…» «Имеем честь пригласить Вас…» «Приглашаем Вас принять участие…» Гарантийное письмо представляет собой обязательство оплаты работы или предоставления услуг. Можно использовать следующие фразы: «Возврат кредита гарантируем…» «Гарантируем возврат денежных средств…» «Оплату гарантируем…» «Наша компания гарантирует…» «Данным письмом гарантируем…» Письмоблагодарность выражает благодарность за совершенные действия Можно использовать следующие фразы: «Благодарим за…» «Мы благодарны Вам…» «Выражаем признательность за…» «Заранее благодарим Вас за…» Письмо-напоминание сообщает повторно о каком-либо факте. Можно использовать следующие фразы: «В письме от… мы сообщали Вам, что...» «Напоминаем Вам, что по плану…» «Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора…» Письмоподтверждение для подтверждений получение сведений, материалов, ранее достигнутые договоренности. Можно использовать следующие фразы: «Подтверждаем участие…» «Подтверждаем намерение…» «Подтверждаем получение документов…» 6.3. Сообщения электронной почты Реквизиты сообщений электронной почты: • адрес получателя – (адресат) • заголовок сообщения (ТЕМА) • текст • подпись • приложение (вложения) имя_пользователя@имя_домена Например: petrov@mail.ru aa_ivanova@guu.ru Требования к оформлению Адрес получателя и адрес получателя копии: ✓ Следует указывать только тех лиц, которые связаны с выполнением действий. ✓ В копии указываем лиц для информирования. *Рекомендуется указывать адрес после составления письма. Заголовок сообщения (ТЕМА): ✓ Отражает содержание, может включать информацию о выполнения действий, степень важности или срочности. ✓ Помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Требования к оформлению Требования к тексту: ✓Следует начинать с обращения, как в деловых письмах. ✓Текст не должен быть объемным. ✓Рассматривать стоит не более одного вопроса или проблемы. ✓Рабочее письмо — короткий жанр. ✓Указывайте точный срок. ✓Пишите нейтрально и деликатно. Требования к оформлению Вложения или прикрепленные файлы: ✓ В тексте необходимо дать краткое описание приложенному файлу. ✓ В назывании файла и документа необходимо отразить его содержание. Подписывайте письма: ✓ В подписи укажите имя, фамилию, должность. ✓ Если в обращении указано «Уважаемый(ая)…», то в конце сообщения необходимо добавить заключительные этикетные формулы: С уважением, Начальник отдела кадров, Васильев Владимир Петрович, +7 (495) 903-84-12 Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 5. Система справочно-информационной документации и ведение деловой переписки (страница 50-51) • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 51 Тема 7. Организация документооборота и систематизация документов в организации 7.1. Этапы организации работы с документами Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело. Главным правилом организации документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Характеристики документооборота К количественным характеристикам относится объем документооборота. За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, оригинал документа или копия (если она является единственным экземпляром). 40 – оригиналов 54 - копии 7.1. Этапы организации работы с документами Документопоток – организованное движение данных в определенном направлении, при условии что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки бывают: ✓по направлению движения документов: вертикальный и горизонтальный; ✓по отношению к управленческому объекту: входящий, исходящий, внутренний. Документопоток по направлению движения документов ✓Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления. ✓Вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Документопоток по отношению к управленческому объекту Входящий документопоток: • Документы, направляемые руководителям • Документы, направленные в структурные подразделения • Документы, направляемые отдельным исполнителям Исходящий документопоток составляют документы отправляемые из учреждения. Внутренний документопоток составляют документы, созданные в организации для внутреннего пользования. Входящий документопоток состоит из: ✓документов вышестоящих организаций (распорядительные документы, нормативные и методические акты, законы) ✓документов от других организаций (информационно-справочных документов) ✓обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб) Исходящий документопоток состоит из: ✓распорядительных документов ✓информационно-справочных документов (деловая переписка, докладные записки, обзоры, справки, отчеты). Внутренний документопоток может быть: ✓входящим ✓исходящим Внутренний документопоток состоит из: ✓организационно-правовых документов ✓распорядительных документов ✓информационно-справочных (кроме писем) 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. Формы организации работы с документами: Централизованная – один отдел работает с документами. Децентрализованная – каждое подразделение. Смешанная – в крупных организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Этапы документооборота: Экспедиционная обработка. Предварительное рассмотрение. Движение документов внутри организации: доведение до исполнителя или придание юридической силы проектам документов. Обработка исполненных или отправляемых документов. Движение входящего документа Как документ «попадает» в организацию? ✓почта ✓курьер ✓факс ✓электронная почта ✓телефон ✓сотрудник Правильность адресования? Докладная Акт Отметка «лично» Штамп на конверте Правильность адресата на документе Регистрация поступления Предварительное рассмотрение Рассмотрение руководителем Штамп на документе Адресованные сотрудникам Определение исполнителей Резолюция Руководитель, структурное подразделение, сотрудник Целостность упаковки? Блок-схема обработки поступающей корреспонденции Движение исходящего документа Движение внутреннего документа Регистрация документов Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Общие правила регистрации документов: ✓Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. ✓Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. ✓Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. ✓Документы должны регистрироваться один раз. Регистрация документов При регистрации документа заполняются реквизиты – дата (10) и регистрационный номер (11). Дата документа соответствует дате его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Нумерация обновляется с началом календарного года. Номер отражается в регистрационном журнале: Контроль исполнения документов Цель контроля: обеспечение своевременного качественного исполнения поручений и решения вопросов. 1. 2. 3. 4. Этапы контроля: Постановка документов на контроль. Поверка своевременного доведения до исполнителя. Предварительная проверка и регулирование исполнения. Учет и обобщение результатов контроля. и 7.2. Систематизация документов в организации Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Дело – учетная единица в делопроизводстве. Одно дело должно содержать до 250 листов. Индекс дела – условное обозначение подразделения и порядковый номер дела в номенклатуре. Например: 02-01 может означать 02 – Отдел кадров, 01-порядкой номер дела в номенклатуре. Номер документа: 145/02-01 Номенклатура дел Заголовок дела – описание документов внутри дела. Количество дел. В одном не более 250 листов, при большем количестве создается дополнительный том. 1 т. 7.2. Срок хранения организации документов - Временного хранения (до 10 лет включительно) - Временного хранения (свыше 10 лет) - Постоянного хранения в Домашнее задание • Лекционный материал • Глава 6. Организация документооборота и систематизация документов в дела. • Знать ответы на контрольные вопросы на странице 71