Документационное обеспечение логистических процессов

Министерство образования и молодежной политики Свердловской области Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Уральский радиотехнический колледж им. А.С. Попова» КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ» 2020 Содержание 1 Документационное обеспечение логистических процессов……………. 3 2 Документационное обеспечение договорной работы…………………… 6 2.1 Понятие договора и его содержание……………………………………. 6 2.2 Виды договоров, используемых в логистической деятельности……… 7 3 Документационное обеспечение сферы перевозок……………………… 15 4 Документационное обеспечение складских операций………………….. 27 1 Документационное обеспечение логистических процессов Документы, которые используются в логистической деятельности, можно разбить на две группы. Первая группа – это общие организационно-распорядительные документы, которые создаются в любой организации (приказы, устав, штатное расписание, письма). Вторая группа – это специальные виды документов, которые связаны с профилем деятельности компании. Для логистических организации это документы, которые связаны с транспортировкой и хранением грузов. Специальные требования к документам в сфере логистики отражают отраслевую специфику и связаны с отражением услуг по осуществлению перевозок, хранению грузов. В целях усиления информационной готовности предприятия все процедуры по приему, хранению и сбыту продукции оформляются с помощью документов. Прием товара регламентируется следующими документами: - накладные от внешних поставщиков – являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных; - приходная накладная – предназначена для учета поступающей на склад продукции; - акт о приемке материалов – применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю). Перемещение продукции внутри предприятия регламентируется следующими документами: - требование-накладная – применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений; - ведомости (карты) использования лимитов – применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита. Отпуск продукции со склада на сторону оформляется такими документами: - указание на отгрузку – поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку – директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику; - заборный лист; - расходная накладная и др. Информация о хранении продукции оформляется документами: - карточка учета материалов – применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции. Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам (кладовщикам, заведующим складом) под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета; - отчет о проводимых инвентаризациях – сличительные ведомости – составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции). На основании всех первичных документов по требованию руководителя могут составляться следующие отчеты: - ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции, баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня(содержит данные о всех перемещениях продукции на складе и конечный остаток товара); - отчет по срокам годности продукции (предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции). 2 Документационное обеспечение договорной работы 2.1 Понятие договора и его содержание Договор соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание. Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения логистических договоров и срок их исполнения регулируются Гражданским кодексом, Воздушным кодексом, а также федеральными законами и иными нормативными актами. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон. На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях. Несмотря на то, что универсальной формы договора нет, а договор – это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения, представленные в таблице 1. Таблица 1 - Структура договора Части Содержание Преамбула (или вводная часть) наименование договора; дата подписания договора; место подписания договора; полное фирменное наименование контрагентов (сторон); название сторон по договору (например: «подрядчик», «поставщик», «арендатор», «покупатель»); подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписание документа. Продолжение таблицы 1 Основные условия договора Предмет договора. Права и обязанности сторон: обязанности и права первой стороны по договору; обязанности и права второй стороны по договору; срок выполнения своих обязательств сторонами; порядок оплаты; ответственность сторон; способы обеспечения обязательств; Порядок расторжения и изменения договора. Прочие условия регулирование отношений сторон другими, кроме договора, нормативными (законодательными) актами; условия о согласовании связи между сторонами; преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора; порядок разрешения споров, форс-мажор и пр. Заключительная часть договора Реквизиты сторон Подписи, печати В соответствии со ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Договор, в котором стороны не согласовали существенные условия, является именно незаключенным и фактически отсутствующим. Правила о недействительности договора к такой ситуации неприменимы. 2.2 Виды договоров, используемых в логистической деятельности В логистической деятельности используется большое количество договоров. Среди основных можно отметить договоры поставки, договоры перевозки, договоры транспортной экспедиции, договор хранения. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Разновидностью договора купли-продажи является договор поставки. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Существенными условиями договора поставки являются предмет договора, т.е. наименование и количество товара, его ассортимент и комплектность (ст.454-491 ГК РФ), срок поставки (ст.506 ГК РФ). Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки (ст. 784 ГК РФ). По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом). Существенными условиями договора перевозки груза являются: - предмет договора; - наименование и количество груза; - срок перевозки; - пункты отправления и назначения; - размер провозной платы; - наименование грузоотправителя и грузополучателя; - иные условия, признанные таковыми в соответствии с вышеперечисленными транспортными уставами и кодексами. По договору фрахтования (чартер) одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа. Перевозки грузов в прямом смешанном сообщении осуществляются на основании единого транспортного документа (транспортной накладной), оформленного на весь маршрут следования грузов. Перевозчик и грузовладелец при необходимости осуществления систематических перевозок грузов могут заключать долгосрочные договоры об организации перевозок. Ilo договору об организации перевозки грузов перевозчик обязуется в установленные сроки принимать, а грузовладелец - предъявлять к перевозке грузы в обусловленном объеме. В договоре об организации перевозки грузов определяются объемы, сроки и другие условия предоставления транспортных средств и предъявления грузов для перевозки, порядок расчетов, а также иные условия организации перевозки. По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ст.801 ГК РФ). Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранными экспедитором или клиентом, обязанность экспедитора заключить от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой. В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операции и услуг, предусмотренных договором. Договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме. Клиент должен выдать экспедитору доверенность, если она необходима для выполнения его обязанностей. Доверенность – документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано ... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер организации. Пример оформления доверенности представлен на рисунке 1. Клиент обязан предоставить экспедитору документы и другую информацию о свойствах груза, об условиях его перевозки, а также иную информацию, необходимую для исполнения экспедитором обязанности, предусмотренной договором транспортной экспедиции. Экспедитор обязан сообщить клиенту об обнаруженных недостатках полученной информации, а в случае неполноты информации запросить у клиента необходимые дополнительные данные. В случае непредоставления клиентом необходимой информации экспедитор вправе не приступать к исполнению соответствующих обязанностей до предоставления такой информации. ДОВЕРЕННОСТЬ N 15 Г. КАЗАНЬ «25» августа 2016г. Общество с органиченной ответсвтенностью «СтройПакет» в лице Директора Горина Александра Ивановича, действующего на основании Устава доверяет экспедитору ООО»СтройПакет» Лукину Василию Семеновичу, паспорт серия 9867 номер 456378 выдан Ленинским ОВД г. Пермь 14.98.2012 совершать все необходимые действия, связанные с транспортно-экспедиционным обслуживанием грузов: 1. Получать от отправителя груз, 2. Доставлять получателю адресованный ему груз, 3. Получать на руки от отправителя и передавать получателю сопроводительные документы на груз, 4. Оформлять накладную на груз, 5. Получать от отправителя необходимую информацию о грузе, 6. Получать денежные средства в оплату предоставляемых услуг. Настоящая доверенность дана сроком на один год с момента подписания. Подпись доверенного лица Лукина В.С. ___________________ удостоверяю. Директор_________________ /Горин А.И./ МП Рисунок 1 – Пример оформления доверенности В соответствии со ст. 797 ГК РФ до предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом. Иск к перевозчику может быть предъявлен грузоотправителем или грузополучателем в случае полного или частичного отказа перевозчика удовлетворить претензию либо неполучения от перевозчика ответа в тридцатидневный срок. Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, устанавливается в один год. Исходя из этого важной задачей является документирование претензий. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости банковские реквизиты заявителя. Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензии. При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению). При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку. В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель в праве предъявить иск в Арбитражный суд. По договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, переданную ей другой стороной (поклажедателем), и возвратить эту вещь в сохранности. По договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности. Товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая связанные с хранением услуги. Письменная форма договора складского хранения считается соблюденной, если его заключение и принятие товара на склад удостоверены складским документом (статья 912 ГК РФ). Товарный склад выдает в подтверждение принятия товара на хранение один из следующих складских документов: - двойное складское свидетельство; - простое складское свидетельство; - складскую квитанцию. Двойное складское свидетельство состоит из двух частей – складского свидетельства и залогового свидетельства (варранта), которые могут быть отделены одно от другого. Двойное складское свидетельство, каждая из двух его частей и простое складское свидетельство являются ценными бумагами. Товар, принятый на хранение по двойному или простому складскому свидетельству, может быть в течение его хранения предметом залога путем залога соответствующего свидетельства. В каждой части двойного складского свидетельства должны быть одинаково указаны: - наименование и место нахождения товарного склада, принявшего товар на хранение; - текущий номер складского свидетельства по реестру склада; - наименование юридического лица либо имя гражданина, от которого принят товар на хранение, а также место нахождения (место жительства) товаровладельца; - наименование и количество принятого на хранение товара - число единиц и (или) товарных мест и (или) мера (вес, объем) товара; - срок, на который товар принят на хранение, если такой срок устанавливается, либо указание, что товар принят на хранение до востребования; - размер вознаграждения за хранение либо тарифы, на основании которых он исчисляется, и порядок оплаты хранения; - дата выдачи складского свидетельства. Обе части двойного складского свидетельства должны иметь идентичные подписи уполномоченного лица и печати товарного склада (при наличии печатей). С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В соответствии с существующим законодательством договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности с экспедитором не заключается, если условие о полной материальной ответственности включен в договор. В логистической деятельности наибольшее распространение имеют договоры перевозки, экспедиции, хранения. С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. 3 Документационное обеспечение сферы перевозок Общая характеристика документов и требований к порядку их оформления. Порядок оформления перевозок регламентируется документами нескольких видов. В таблице 2 систематизированы нормативные акты и формы документов, которые они устанавливают Таблица 2 - Нормативные документы, регулирующие порядок документационного обеспечения сферы перевозок Нормативный акт Виды документов Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении учета движения путевых унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» Путевой лист, журнал учета движения путевых листов, товарно-транспортная накладная Приказ МПС РФ от 18.06.2003 № 39 (ред. от 03.10.2011) «Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом» Транспортная железнодорожная накладная, дорожная ведомость, квитанция о приеме грузов, пересылочная накладная Кодекс торгового мореплавания РФ(КТМ РФ) от 30.04.1999 № 81-ФЗ Коносамент, морская накладная, упаковочный лист Воздушный кодекс Российской Федерации» от 19 .03 .1997 № 60-ФЗ Грузовая накладная, почтовая накладная, багажная квитанция Далее будут рассмотрены наиболее распространенные виды транспортных документов. Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, котором принадлежит автомобиль. Путевой лист грузового автомобиля. Путевые листы бывают трех форм: - форма № 1 – международная; - форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом; - форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом. В зависимости от формы оплаты труда водителя путевые листы делятся на следующие виды: - форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника; - форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам; - форма 4-м – для международных перевозок. Образец путевого листа представлен на рисунке 2. Рисунок 2 – Образец путевого листа Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата. После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы: № 12 период работы оборудования; № 13 – время работы мотора; № 24 – номера совершенных поездок по порядку; № 25 – № ТТН; № 26 – время, затраченное на работу ТС; № 27 – перевезенное количество груза; № 28 – выполненная работа; № 29 – прописывается информация о грузоотправителе. Товарно-транспортная накладная – предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: - товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителем и грузополучателем и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителем и оприходования их у грузополучателем; - транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителем заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителем или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций-владельцев автотранспорта, станции железных дорог, пристанем, портов, аэропортов. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателем, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй – сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта, а четвертый – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах: - первый и второй экземпляры передаются организации-владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации-владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; - третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок. Образец товарно-транспортной накладной представлен на рисунке 3. Рисунок 3 – Образец товарно-транспортной накладной Товарная накладная – первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации. На практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12. Образец товарной накладной представлен на рисунке 4. Рисунок 4 – Образец товарной накладной Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС. Товарная накладная оформляется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей вне зависимости от того, привлекается ли для перевозки товаров сторонняя организация или нет. В отличие от транспортной и товарно-транспортной накладных в нее не включается информация для учета движения товаров, транспортных работ и расчетов за осуществление перевозки. Транспортная накладная документ, введенный Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 г. № 272 «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом», который вступил в силу 25 июля 2011 года (в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 № 1208, вступившего в силу 13.03.2012 г.). Новый бланк транспортной накладной содержится в Приложении №4 указанного Постановления и служит для подтверждения заключения договора перевозки груза. Появление транспортной накладной вызвало много вопросов, так как новое транспортное законодательство не отменило ни «Общие правила перевозки грузов автомобильным транспортом», утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971 г. (с изменениями от 21.05.2007 г.), ни Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, согласно которому действует форма товарно-транспортной накладной № 1-Т. Появившимся спустя почти год Письмом ФНС РФ № ЕД-4-3/4681@ от 21.03.2012 разъяснено, что любая из форм (№1-Т или транспортная накладная) может служить документом, подтверждающим в целях налогообложения прибыли факт осуществления затрат на перевозку грузов автомобильным транспортом. Новая транспортная накладная 2011 г. в корне отличается от привычной товарно-транспортной накладной по форме 1-Т. Отражая по сути ту же информацию, она не содержит таблиц и больших разделов, а состоит из 17 пунктов, заполнение каждого из которых подробно описано в подстрочном тексте. Обязанность по составлению транспортной накладной новыми Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом возложена на грузоотправителя (если иное не предусмотрено договором перевозки груза). При рассмотрении заказа (заявки) перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет пункты 8-11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) транспортной накладной. Новая транспортная накладная заполняется на одном листе с двух сторон. Образец заполнения представлен на рисунках 5. и 6. Рисунок 5 – Образец заполнения транспортной накладной Рисунок 6 – Образец заполнения транспортной накладной (обратная сторона) Новая транспортная накладная утверждена в целях приведения в соответствие российской дорожной документации международным нормам, а также во исполнение ст. 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 259-ФЗ в ред. Федерального закона от 21.04.2011№69-ФЗ). Счет-фактура - документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг. Счет-фактура применяется только для налогового учета НДС. Счет-фактура – это документ, который выдается покупателю (заказчику) с двумя целями: первая цель – зафиксировать факт, что заказ или работа выполнена. Вторая цель – подтвердить сумму выплаченного НДС для того, чтобы потом его можно было зачесть. Образец счет-фактуры представлен на рисунке 7. Рисунок 7 –- Образец счет-фактуры Коносамент это документ, выдаваемый перевозчиком грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством груз в порт назначения и выдать его законному коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенном контроле товаров, перемещаемых морским транспортом. Коносамент удостоверяет право собственности на отгруженный товар. Образец коносамента представлен на рисунке 8. Рисунок 8 – Пример оформления коносамента Железнодорожная накладная используется при перевозке грузов по железной дороге. Образец железнодорожной накладной представлен на рисунке 9. Рисунок 9 - Образец железнодорожной накладной Состав и виды документов при перевозке грузов зависят от вида транспорта. В сфере перевозок грузов автомобильным транспортом основными документами являются путевой лист и товарно-транспортная накладная. 4 Документационное обеспечение складских операций С 1 января 2013 г. первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. С 1 января2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Таким образом, каждая организация может: - использовать унифицированные формы документов; - разработать собственные формы документов. В рамках данного раздела рассмотрены формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от поклажедателей (организаций, индивидуальных предпринимателей) на хранение организации-хранителю. Документ применяется как при бытовом хранении, так и при хранении, осуществляемом с участием профессиональных хранителей. Составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и «до востребования»). Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2) применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат поклажедателю по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц. При получении товарно-материальных ценностей из места хранения поклажедатель расписывается, подтверждая своей подписью отсутствие у него претензий по количеству и качеству товарно-материальных ценностей, полученных от организации-хранителя. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-3) применяется для учета возврата поклажедателю товарно-материальных ценностей, принятых организацией хранителем на хранение. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя по истечении срока хранения товарно-материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр остается в организации-хранителе, второй – передается поклажедателю. Журнал учета поступающих грузов (форма № МХ-4) применяется для регистрации грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.) за отчетный период (ежемесячно). Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме. В случае доставки товаров, грузов по железном дороге, водным транспортом в графе «Примечание» фиксируется время подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), время простоя. Также в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе. Образец журнала учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения представлен на рисунке 10. Рисунок 10 - Образец журнала учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения Журналы учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма № МХ-5, форма № МХ-6, форма № МХ-7, форма № МХ-8) применяются для ведения количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально-ответственными лицами в местах хранения. Учет ведется по отдельным культурам, товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных документов. В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации возможно ведение учета как в виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей. Весовая ведомость (форма № МХ-9) применяется для учета контроля за вывозом товарно-материальных ценностей из мест хранения (баз, складов и т.д.). Ведется весовщиком. Графы ведомости «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта» заполняются на основании данных взвешивания груза (товаров) на автомобильных (возовых) весах. По окончании дежурства ведомость сдается в бухгалтерию. Партионная карта (форма № МХ-10) применяется при партионном способе хранения. Составляется на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости товаров, поступивших различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.). Образец партионной карты представлен на рисунке 11. Рисунок 11 – Образец партионной карты Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Допускается считать одной партией: - товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов(железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.); - товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству. Партионная карта выписывается в двух экземплярах на каждую партию товаров материально ответственным лицом. Указываются все необходимые реквизиты отправителя, получателя, станции отправителя, номер и дата акта о приеме товара, а также наименование, артикул, сорт, цена, количество, масса товара. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передается в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально-ответственным лицом указывается в партионной карте дата отпуска, номер расходного документа и количество (масса) отпущенного товара. Полный расход каждой партии товаров оформляется в партионной карте подписями уполномоченных на это лиц с указанием данных о применении норм естественной убыли и окончательного результата учета товаров (ценностей). После полного выбытия данной партии товаров партионная карта склада передается в бухгалтерию для проверки и принятия соответствующего решения. Акт о расходе товаров по партии (форма № МХ-11) применяются при полном израсходовании каждои партии товаров (при учете их по партиям). Составляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземпляр передается в бухгалтерию не позднее следующего дня, второй – остается у материально-ответственного(ых) лица (лиц). Акт по форме № МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данных по приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме № МХ-12. Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма № МХ-13) применяется в случае обнаружения дежурным охраны расхождении в ассортименте, количестве мест или массе вывозимой продукции, товарно-материальных ценностей из мест хранения. Составляется на основании данных проверки вывоза грузов (товаров) с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны и передается в бухгалтерию. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае. Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-14) применяется для выборочной (контрольной) проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения. Количество и частота проведения выборочных проверок устанавливается руководителем организации или уполномоченным лицом. Составляется и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. На выявленные при выборочной (контрольной) проверке фактического наличия негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются соответствующие акты. При выявлении товарно-материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для оприходования. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае. Акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма № МХ-15) применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, второй – передается материально ответственному(ым) лицу(ам) для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродаж товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю). Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма № МХ-18) применяется для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения. Составляется в двух экземплярах материально-ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции (ценностей), а второй – принимающему складу (цеху, участку, бригаде) для оприходования продукции (ценностей). Накладная подписывается материально-ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей). Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-19) применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (формы № МХ-20, № 20а) применяются для предоставления в бухгалтерию отчета о движении товарно-материальных ценностей (товарного отчета) за отчетный период материально ответственным лицом. Форма № МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма № МХ-20а составляется и при ведении учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей. Подписываются материально-ответственным(и) лицом(ами). В товарном отчете (форма № МХ-20) записи производятся по каждому приходному и расходному документу и остаткам товаров по ассортименту. Товарный отчет (форма № МХ-20а) составляется по наименованию (ассортименту) товарно-материальных ценностей с указанием общего количества по приходу и расходу товаров по итогам прилагаемых к отчету накопительных ведомостей за день или другой установленный период (приход, расход и остаток на начало и конец отчетного периода). Образец отчета о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения представлен на рисунке 12. Рисунок 12 - Образец отчета о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения Отчет экспедитора (форма № МХ-21) применяется для учета товарно-материальных ценностей, доставленных грузополучателям через экспедицию организации производителя (поставщика). Экспедитор (водитель-экспедитор) отчитывается перед бухгалтерией своей организации за доставленные товарно-материальные ценности грузополучателям по каждому рейсу автотранспорта. Составляется экспедитором (водителем экспедитором) на основании результатов доставки товарно-материальных ценностей грузополучателям. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае. Образец отчета экспедитора представлен на рисунке 13. Рисунок 13 - Образец отчета экспедитора Для эффективности работы документы создаются в соответствии с установленным регламентом, имеют определенный формат, определенный режим доступа. Для работы с системой документооборота создается единая инструкция, содержащая информацию о разработчике; шаблонах; принципах нумерации документов; лицах, инициирующих создание и изменение документов, их проверку; порядке согласования документов; регламентах проведения собраний рабочих групп; порядке действий в случае возникновения спорных вопросов; порядке изменения, архивации и навигации документов; порядке сшивания документов. Для настройки адаптированной системы документооборота необходимо проводить тренинги для персонала с целью изучения бизнес-процессов и документооборота, создать проектную группу для формировки процесса документооборота, его автоматизации.