Документ как социокультурный феномен

Лекция 2 Тема: Документ как социокультурный феномен Понятие «документ» является центральным, основополагающим в концептуальной системе делопроизводства. Он отражает признаки реальных объектов, которые служат объектами практической деятельности для создания, сбора, аналитической и синтетической обработки, хранения, поиска, распространения и использования документальной информации в обществе. Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Практически каждая отрасль знаний имеет один или несколько вариантов своего понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым присвоен статус документов. Документ является предметом исследования во многих научных дисциплинах. Поэтому содержание понятия «документ» неоднозначно и зависит от отрасли и от того, для каких целей он используется. На сегодняшний день понятие «документ» вобрало в себя такие важнейшие характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель и ряд функциональных аспектов. В то же время определение понятия «документ» в разных науках имеет существенные различия. Это зависит, во-первых, от более или, наоборот, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выделения какого-либо одного компонента документа, от акцентирования внимания на любом из его отдельных функциональных аспектов. В информатике, например, документ часто определяется как «материальный объект, содержащий информацию в фиксированной форме». В результате под это определение попадает огромный набор объектов, поскольку в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы никакой информации. В документальной науке - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и записанная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе24». Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает книги, журналы, газеты, официальные документы и т. д. Для социальных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, определение понятия документа характеризуется выделением некоторых его отдельных аспектов. Итак, в юридических науках основное внимание уделяется правовому аспекту. В результате документ предстает в первую очередь как средство документирования и доказательства правоотношений. В сфере управления документ исследуется в основном как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются в первую очередь как исторические источники, то есть носители ретроспективной информации. В связи с этим перед документооборотом, изучающим все категории, типы и разновидности документов в историческом развитии, встает важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую ​​проблему непросто, о чем свидетельствует разнообразие приведенных выше определений и продолжающиеся дискуссии по этой теме. Отечественные государственные стандарты терминов и определений - яркое отражение непростого процесса разработки оптимального определения понятия документа. Первый Государственный стандарт терминов и определений в нашей стране был утвержден еще в 1970 году (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определен как «средство обеспечения различными способами на особом материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и психической деятельности человека». Однако вскоре это определение подверглось критике, поскольку, по справедливому утверждению оппонентов, средством защиты информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т. п. После доработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было написано, что «документ - это материальный объект с информацией, зафиксированной искусственным способом для его создания. передача во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Начавшиеся в 1990-е годы глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления концепции документа. В результате в его определении смысловая нагрузка была перенесена с материальной составляющей на информационную. В новом ГОСТе, утвержденном в 1998 году, определение документа сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: информация, записанная на материальном носителе с подробностями, позволяющими ее идентифицировать» Он отражает прежде всего информационную сущность документа, а также его прямую связь с материальным носителем. Другими словами, это определение основано на двойном единстве информации и материальных носителей. По мнению некоторых авторов, (В.А. Копылов, М.В. Ларин), в результате документирования происходит своего рода материализация, овеществление информации. Информация, «закрепленная» на материальном носителе или даже «привязанная» к нему, тем самым отделяется от своего создателя. «Документированная информация ... является материальным объектом, и это дает основание при определенных условиях отнести ее к разряду вещей и расширить институт права собственности на нее». Это определение во многом соответствует определениям, содержащимся в зарубежной литературе и используемым в зарубежной офисной работе и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», опубликованном в 1988 г. Международным советом архивов, документ («Dokument») считается «комбинацией носителя и информации, записанной на нем или в нем, которая может иметь доказательную или справочную ценность. . " В противном случае документ определяется как «записанная информация (dokument), независимо от формы или носителя, созданная, полученная и сохраненная организациями, учреждениями и отдельными лицами в поддержку их законных прав и обязательств или для проведения деловых операций». Стремительное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов выступить с предложением ввести в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ - это информация, созданная на определенном носителе с помощью некоторой техники, которая известны в настоящее время или могут быть изобретены в будущем ». Почему так много внимания уделяется термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений в первую очередь обусловлена ​​практическими потребностями в области управленческой документации. Неаккуратное использование того или иного термина может повлечь за собой нежелательные правовые, экономические последствия, поскольку «язык делового общения тесно связан со лексикой законодательных и нормативных актов и опирается на него». Неслучайно стандартизированные термины и определения являются обязательными для использования во всех типах документации и литературы по делопроизводству и архивированию. В то же время ориентация на управленческую и канцелярскую практику требовала определенного сужения, уточнения границ документа. Таким образом, в стандартизированном определении документа, помимо информации и материального носителя, в качестве его основы также выделяется третий компонент - способность идентифицировать информацию через детали. В результате новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к официальным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документального исследования. Но, с другой стороны, делопроизводство, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в строгих рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу делопроизводства как научной дисциплины. Именно развитие науки периодически приводит к необходимости уточнения определенных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для следующих пересмотров Государственных стандартов.