Деловые переговоры – правила, этика, формы, особенности ведения и организации

Лекция М.Б. Серпиковой на тему «Деловые переговоры – правила, этика, формы, особенности ведения и организации»  Деловые переговоры – форма делового общения. Цель их проведения – достигнуть соглашения между теми, кто в них участвует. Ведение деловых переговоров необходимо для обсуждения проблем, поиска их решений, способных удовлетворить все стороны переговорного процесса. Современный деловой человек должен знать все нюансы и особенности их проведения, чтобы успешно развивать свой бизнес. Функции деловых переговоров: • информационная – в процессе общения может происходить только обмен информацией; • коммуникативная – налаживание новых отношений, деловых связей; • контроль, координирование действий – при налаженных деловых связях партнеры чаще просто уточняют некоторые моменты; • регулятивная – решение возникающих проблем, для прекращения спорных ситуаций. Как вести переговоры? Проведение деловых переговоров, цель которых – заключить выгодное для всех сторон соглашение, – непростой процесс. Он состоит из нескольких этапов. И каждый этап имеет свои особенности. Подготовка От этой стадии зависит 90 процентов успеха. На подготовительном этапе необходимо: • определить проблему, найти тех, кто сможет решить ее; • понять интересы всех сторон, четко сформулировать план, программу деловой беседы; • при необходимости подобрать представителей делегации; • организовать встречу, учесть все организационные моменты, связанные с подготовкой к переговорному процессу. Прояснение Требует осторожного поведения. Не рекомендуется сразу же начинать торговаться. Изначально необходимо наладить контакт с партнером, узнать о том, каковы его интересы. Выдвижение предложений Позволяет разрешить спорные ситуации, нередко возникающие при деловом разговоре. На данной стадии происходит обмен предложениями, стороны определяют, в чем у них возникли непонимания. Торги Стороны стремятся достичь желаемой цели путем уступок, обмена того, что имеет различную цену, ценность для каждой стороны. Принятие решений Предфинальная стадия переговоров. Не рекомендуется торопиться. Лучше еще раз подумать, выгодно ли достигнутое соглашение или нет. Финальная стадия – закрепление договоренностей Требует обязательной фиксации достигнутого соглашения, чтобы избежать отказа сторон от решения, которое было принято на переговорах. Виды и формы деловых переговоров Деловые переговоры – это устная беседа при личном участии заинтересованных сторон. Она может быть двусторонней или многосторонней. Эти виды деловых переговоров могут проводиться в форме спора, дискуссии, убеждающей, а также конструктивной или инструктивной беседы. В свою очередь, многосторонний деловой разговор может организовываться еще и в форме совещания, заседания, беседы за так называемым «круглым столом», презентации. Наиболее часто встречаемые формы деловых переговоров • Конструктивная беседа Стороны обмениваются мнениями. Процесс взаимный. Каждая из сторон принимает на вооружение все высказанные соображения, позиции, факты, независимо от того, кто является их автором. • Инструктивная беседа Передача информации с одной стороны. Как правило, в форме наставления, инструкции. Цель – заставить другую сторону прийти к желаемому соглашению. • Убеждающая беседа Склонение собеседника к желаемой цели путем убеждения с использованием логических рассуждений, имеющих вес аргументов, серьезных для решения конкретной проблемы фактов. • Спор Другими словами такую форму деловых переговоров можно назвать словесным состязанием. Каждая из сторон старается отстоять свое мнение. • Дискуссия Разновидность спора, но более мягкого, так как при дискуссии отстаивание позиции происходит на основе аргументов, доказательства, проверенных фактов. Также различаются следующие виды деловых переговоров: • официальные – по протоколу, согласно строгой процедуре; • неофициальные – непринужденная беседа, которая не завершается подписанием тех же договоров; • внешние — с партнерами по бизнесу, клиентами компании; • внутренние – внутри организации. Подробнее о дискуссии см. в учебном пособии Серпикова М. Б., Шехурдина Т. А. Профессионально-деловое общение: практика устной и письменной коммуникации: учебное пособие для студентов всех направлений подготовки РУТ (МИИТ). – М.: РУТ (МИИТ), 2019. – 434 с. на стр. 195 – 207 («Культура ведения дискуссии») Правила и особенности деловых переговоров Правила делового поведения на переговорах, если говорить о культурном аспекте, специфичны, на что влияют определенные факторы. Пример – правила могут зависеть от норм поведения участников переговорного процесса, обусловленных их национальной, гражданской принадлежностью. Так, правила ведения переговоров среди бизнесменов западных государств не всегда совместимы с «установками», принятыми в азиатских странах. Поэтому, если необходимо достигнуть соглашения с иностранным партнером, главным правилом проведения деловых переговоров является учет культурных, национальных и других особенностей той страны, гражданином которой является ваш партнер. Основные правила деловых переговоров Сбор информации Необходимо собрать информацию не только о партнере, его цели, мотивации, но и проработать содержание будущей беседы. Это правило необходимо соблюсти на подготовительной стадии переговорного процесса. Составление плана переговоров Такое правило упрощает процесс ведения делового разговора, а также позволяет иметь под рукой пути решения конфликтных ситуаций, если таковые возникнут. Контроль среды Важно правильно выбирать место для организации деловых переговоров. На правильность выбора влияет условия, длительность переговорного процесса, другие факторы. Интересный факт! Практика показывает, что тот, кто занимается организацией встречи, добивается на переговорах большего успеха. Сдержанность при высказываниях противоположной стороной Не отвергайте мысли, идеи оппонента сразу же, как он их высказал. Рекомендуется записывать их, анализировать, и, взяв инициативу в свои руки, обсудить мнения, идеи оппонента с ним. Важно! Обсуждение легких вопросов необходимо провести в начале деловых переговоров. Это позволяет создать благоприятную деловую атмосферу для решения более сложных проблем. Особенности деловых переговоров зависят от тактики их ведения. • Ультимативная тактика предполагает жесткое ведение переговоров, когда одна из сторон сразу выкладывает свое решение. Результат – или оппонент согласится, или уйдет. Минус – возможная потеря потенциального партнера. • Тактика эмоциональных качелей, когда используются приемы, позволяющие менять настроение оппонента. Высказываются то обвинения, то приятные слова. Подобное поведение мешает противоположной стороне сосредоточиться на своем предложении. Результат – оппонент соглашается на предложение при условии, что является психологически неустойчивым человеком. • Ультиматум, который предъявляется в конце беседы. Представляет собой симбиоз двух вышеперечисленных тактик. Сначала общение, потом резкий ультиматум. Результат – ослабленный оппонент соглашается на предложение. • Метод навязывания, когда из сторон преследует цель – сломать сценарий переговоров и навязать свое видение деловой беседы. • Быстрый ход переговоров. Оппонент настроен на определенную продолжительность переговорного процесса, к примеру, на 40 минут. А другая сторона сразу же заявляет, что переговоры продлятся всего 15 минут. И она остается в выигрыше, так как подготовка переговоров была проведена ею с расчетом на 15-минутный срок, а оппонент готовился к 40-минутному разговору. Профессиональная этика деловых разговоров Деловая профессиональная этика переговоров включает множество правил, которые обязательны для соблюдения деловыми людьми. В их перечень входят нормы этики деловой культуры. Последняя представляет собой культуру бизнеса, выражающуюся в методе самоорганизации, который направлен на эффективность извлечения прибыли от осуществляемой экономической деятельности. С деловой культурой неразрывно связан этикет деловых переговоров, нормы которого касаются: • особенностей организации деловой встречи; • поведения участников переговоров; • выбора одежды и аксессуаров; • ритуалов употребления алкогольных напитков; • речи, жестов и многого другого. Заключение Ведение деловых переговоров – непростая сфера активности бизнесменов любого уровня. Организация, проведение переговорного процесса имеют множество особенностей, требует соблюдения определенных правил. Необходимо уметь грамотно вести деловую беседу и добиваться поставленной цели. Это, несомненно, достаточно специфичная область работы деловых людей, которая имеет большой вес в их деятельности и влияет на развитие бизнеса. Поэтому необходимо иметь большой комплекс знаний, обладать навыками, которые позволяют деловому человеку успешно добиваться выгодного для него соглашения даже на весьма сложных деловых переговорах.