Учетное приложение MS Office – это приложение, предназначенное для автоматизация рутинных учетных операций и анализ хозяйственной деятельности на базе учетных данных.
Введение
Сегодня практически любая печатная продукция и разные документы, такие как, дипломы студентов или рефераты, книги или журналы и тому подобное, создаются на компьютерах. Документы в электронной форме могут быть, если это потребуется, легко откорректированы, в них можно внести дополнения, отправить с помощью электронной почты, распечатать в бумажном варианте или даже выложить в сеть для его общего применения.
Фактически все современные операционные системы имеют встроенные средства для обработки текстовой информации, но их перечень возможностей не может конкурировать со специальными программами, которые называются офисными приложениями. Они предназначены для обработки разнообразных типов электронной документации на компьютере пользователя и по этой причине они, как правило, имеют в своём составе набор компонентов с фактически единообразным интерфейсом и отличным взаимодействием между собой. Наиболее популярными офисными пакетами считаются Microsoft Office, OpenOffice.org, Corel WordPerfect Officе, StarOffice, Lotus SmartSuite, Ashampoo Office и iWork (для Mac OS). Каждый из этих программных продуктов данной сферы имеет свой набор компонентов, дизайнерские решения и, конечно, функциональные возможности. Самым популярным и наиболее распространённым офисным программным приложением считается Microsoft Office
Разработка учетных приложений в MS Office
Рассмотрим конкретный пример. Необходимо при помощи программ из пакета MS Office сформировать учетное приложение, в котором должна отражаться петля управления производством и выполнен анализ эффективности бизнеса путём расчета показателей эффективности (прибыль, уровень рентабельности) и построения наглядных графиков и диаграмм.
В качестве примера сравнительно несложного учетного приложения может быть рассмотрена стандартная задача учета движения товароматериальных ценностей (ТМЦ). После построения учетного приложения может быть выполнен собственно первичный учет (регистрация операций прихода/расхода различных товаров), а далее на базе сформированного массива данных можно рассчитать показатели эффективности по отдельным товарам и предпринимательской деятельности в целом. То есть, используя только стандартные средства MS Office, можно решить значительную часть стандартных профессиональных экономических задач.
В качестве прикладной области можно рассмотреть работы по выпуску и реализации продуктов питания, поскольку это наиболее типовая задача. Следует заметить, что структура учетного приложения во всех прикладных областях относительно одинакова, а именно:
- Необходимо определить поля основной таблицы прихода-расхода ТМЦ.
- Для того, чтобы обеспечить автоматизированный ввод данных в таблицу и повысить удобство работы с ней, необходимо выделить базовые справочники, где должны быть указаны ФИО ответственных за операцию, поставщики, клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и так далее.
Удобство в применении справочников состоит в существенном упрощении регистрации прихода/расхода ТМЦ, поскольку вместо многократного ввода в поля таблицы одних и тех же значений организована возможность осуществления выбора данных значений из заранее заполненных таблиц. Правильно сформированная таблица учета передвижения ТМЦ предоставляет возможность оператору оперативно ввести сотни и тысячи записей за один рабочий день, создавая требуемую основу для дальнейшего анализа всей хозяйственной деятельности, на базе чего можно сформулировать выводы и предложения по корректировкам в ведении бизнеса. На рисунке ниже приведена структура формируемого учетного приложения.
Рисунок 1. Структура формируемого учетного приложения. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
При осуществлении анализа задачи следует выделить несколько основных справочников:
- Справочник должностей сотрудников. Структура справочника определяется одним текстовым полем с названием должности.
- Справочник сотрудников организации. Структура справочника определяется текстовым полем с указанием ФИО сотрудника, а также текстовым полем должности, занимаемой сотрудником. При этом ввод должности сотрудника необходимо выполнять выбором должности из справочника должностей.
- Справочники Поставщиков и Клиентов (потребителей продукции). Эти справочники аналогичны по учитываемым показателям, а именно, наименование организации, ее адрес, ФИО контактного лица, телефон, электронная почта.
- Справочник товарных групп. Имеет в своём составе столбец с названием товарной группы и кодом группы (целочисленное значение).
- Справочник товаров (ТМЦ). В этот справочник заносятся товарная группа, наименование товара, артикул и другие основные характеристики.
- Справочник постоянных затрат. В данном справочнике отображаются все постоянные затраты в течение месяца, а именно, аренда склада, кондитерского цеха, зарплата персоналу, аренда автотранспорта и так далее. Информация из этого справочника требуется для последующих расчетов прибыли хозяйственной деятельности.
В справочнике товаров необходимо представить товары и набор их характеристик, как показано в примере ниже:
Рисунок 2. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Наибольшие затраты времени при работе с учетным приложением требует заполнение таблицы движения ТМЦ, поэтому чем боле удобно организован ввод в эту таблицу, тем более полезным будет разработанное учетное приложение.
