База данных Microsoft Access — это программное приложение, которое служит для сохранения и извлечения информационных данных согласно установленным отношениям.
Программное приложение Microsoft Access является программой, предназначенной для формирования и работы с базами данных, которые могут использоваться как при реализации мелких проектов, так и при глобальных начинаниях. При помощи этого приложения очень удобно работать с информационными данными, их можно редактировать и сохранять.
Формирование новой базы данных
Для начала работы с программой нужно или сформировать новую, или открыть одну из уже имеющихся баз данных. Для создания новой базы нужно войти в главное меню программы нажатием команды «Файл», а затем выбрать пункт «Создать». При создании новой базы пользователю на выбор будет предложена пустая страница, имеющая в своём составе только одну таблицу, или же веб-база информационных данных, которая позволяет пользователю использовать встроенные программные инструменты для осуществления различных действий в интернете. К примеру, пользователь может выложить в интернет свои публикации. Помимо этого, чтобы максимально упростить формирование новой базы, пользователю на выбор предлагаются шаблоны, которые позволяют сформировать базу данных, предназначенную для конкретных задач. Например, пользователь может быстро сформировать требуемую таблицу без необходимости настраивать её в ручном режиме.
Заполнение информационной базы данных
Перед заполнением базы требуемой информацией, нужно заранее продумать структуру этой информации. Функциональные возможности программы предоставляют возможность оформления данных в следующих форматах:
- Табличный формат, который на данный момент считается наиболее удобным и самым востребованным типом структурной информационной организации. По своим возможностям и внешнему оформлению табличный формат Access похож на таблицы, используемые в Excel, что делает существенно проще обмен данными между этими программами.
- Другим форматом занесения информации является формат, похожий на табличный, но обеспечивающий наиболее наглядное представление данных.
- Для формирования итогов и организации вывода информационных данных из пользовательской базы в программе имеются специальные отчёты, позволяющие выполнить анализ и вычислить, к примеру, прибыль или число контрагентов, с которыми работает пользователь. Отчёты обладают высокой гибкостью и возможностью выполнять любые расчёты, зависящие от типа занесённых данных.
- При помощи запросов в программе можно получить и отсортировать новые данные. При помощи запросов пользователь может осуществить поиск требуемых данных среди набора таблиц, а кроме того создавать или обновлять данные.
Весь набор перечисленных выше функций расположен на инструментальной панели на вкладке «Создание». Здесь пользователь может сделать выбор требуемого для создания элемента, а далее в новом окне «Конструктор» выполнить настройку его под себя.
Импортирование информации в базу
Вновь созданная база представляет собой пустую таблицу, которую пользователь может заполнить в ручном режиме или же скопировать требуемую информацию из других источников, например, из интернета. Следует помнить, что каждый фрагмент занесённой пользователем информации должен размещаться в отдельной колонке, а все записи должны иметь свою строку. Имеется возможность изменять имена колонок с целью лучшей ориентации в заложенной в них информации.
В случае, когда требуемая пользователю информация расположена в другом приложении или устройстве, программа Access даёт возможность организации импорта данных. Все инструменты, определяющие настройки импорта данных, расположены на отдельной вкладке панели управления, именуемой «Внешние данные». Там в меню «Импорт и связи» находятся все доступные формы, в числе которых есть документация Excel, Access, текстовые и XML-файлы, страницы интернета, папки Outlook и так далее. После выбора нужного источника импорта, из которого нужно переслать информацию, пользователь должен задать местоположение файла. Если же данные необходимо переписать с какого-либо сервера, требуется указать адрес этого сервера. Для безошибочного импорта данных в программе Access имеется большое число различных настроек, предназначенных для достоверной пересылки информации.
Главные ключи и взаимные связи таблиц
При формировании таблицы приложение Access в автоматическом режиме присваивает всем записям уникальные ключи. По умолчанию в программе имеется колонка имён, расширяющаяся по мере поступления новой информации. Данная колонка и есть первичные ключи. Но помимо основных ключей, в информационной базе данных могут содержаться поля, которые связаны с данными, расположенными в других таблицах. Такие взаимные связи облегчают пользователю работу с базами данных и повышают их удобство и эффективность. Для создания взаимной связи баз пользователю надо перейти на вкладку «Работа с базами данных» и в меню «Отношения» выбрать пункт «Схема данных». Далее в новом окне появятся все доступные базы данных. Необходимо отметить, что в информационных базах данных должны быть в наличии специализированные поля, в которых хранятся внешние ключи.
Формирование запросов
Запросы считаются выполнением действий в программе, используя которые пользователь имеет возможность редактирования или занесения информации в базы данных. Все возможные запросы бывают двух видов:
- Запросы выборного типа, согласно которым программа получает необходимую информацию и выполняет расчёты по ней.
- Запросы, выполняющие действия. По таким запросам информация добавляется в базу или удаляется из неё.
Методика формирования запросов помогает пользователю выполнить упорядочение информационных данных и всегда находить требуемую в данный момент информацию.
