Архив электронных документов — это набор отсканированных копий документов компании, к которым имеется постоянный доступ, то есть, это хранилище электронных документов.
Введение
Электронный документооборот (ЭДО) является все более популярной формой организации процессов, сопряженных с ведением документации в организации. В процессе ЭДО присутствует одно звено, а именно заключительное, которому в большинстве организаций не уделяется должного внимания, за что сегодня многим компаниям уже пришлось поплатиться, столкнувшись с полным хаосом. Этим звеном является процесс сохранения накопленной документации.
Организация архива электронных документов
Бумажный архив и сегодня еще имеется в различных организациях, хотя он обладает массой недостатков, которые могут быть легко устранены путем внедрения системы электронного хранения документов. Здесь следует отметить, что перевод бумажного архива в цифровой формат сам по себе тоже является большой проблемой.
Можно выделить следующие основные недостатки архивов бумажных документов:
- Возможность утери документации. Такая проблема часто может возникнуть и до передачи документов в бумажный архив, и после длительного хранения, а также при перемещениях архива.
- Низкая оперативность поиска документов. Обычно поиск документа является очень трудоемким процессом, особенно, когда требуется найти очень старый документ, например, двадцатилетней давности, а отделений бумажного архива может быть много, и располагаться они могут даже в разных городах.
- Необходимость оплачивать аренду помещения для хранения документов. Вместе со значительным числом документов появляется и необходимость их сохранения, но не у каждой организации имеются свободные помещения, для того чтобы организовать бумажный архив. В таком варианте аренда дополнительного помещения является дорогостоящей необходимостью.
- Отсутствие возможности совместной работы в документе. Иногда появляется необходимость работать с одним документом ряду сотрудников в удаленном режиме, что является невозможным при использовании бумажного носителя без перевода его в цифровую форму.
- Отсутствие возможности вести разные версии документа. При внесении коррективов в архивный документ, а подобные случаи весьма вероятны, в частности когда нужно внести изменения в приказ по личному составу или отпускам, нет возможности сохранения истории изменений данного документа, кроме повторного создания бумажного бланка.
- Наличие трудностей при подготовке отчетности. Отчетность является довольно трудоемким процессом, а когда отсутствует оперативный доступ к единому электронному архиву, то этот процесс может затягиваться на длительные сроки.
- Наличие зависимости от чрезвычайных ситуаций, таких как, например, пожар или затопление архива, а резервные копии документов на бумажных носителях обычно не делаются.
Электронным архивом является хранилище, в которое из ЭДО или других цифровых источников приходит поток документов, который должен быть отсортирован (разбит) по заданным правилам, что позволяет организовать надлежащий учет и архивирование документов.
Существуют следующие типы организации архива электронных документов:
- Организация локального архива, которая предполагает хранение документов в электронном формате на сервере пользователя.
- Организация облачного хранилища, то есть, это хранение документов в электронном формате на сторонних серверах с реализацией доступа к ним через сеть Интернет.
- Организация хранилища в виде системы ЭДО и архива, то есть хранение документов у провайдера ЭДО. Условия организации и доступ должны быть оговорены в договоре с провайдером.
К числу преимуществ электронного архива необходимо отнести следующие моменты:
- Наличие возможности простотой и быстрой работы с архивом, что обусловлено доступностью любых документов за любой период буквально в несколько кликов. Весь набор документов находится в единой базе.
- Возможность быстрого ответа на запросы налоговой инспекции. Существенно облегчен и ускорен поиск документации для формирования ответов на возникающие требования проверяющих органов.
- Возможность подтверждать ставку НДС, равную нуль процентов, то есть, подтверждение обоснованности льготного налогообложения, включая и нулевую ставку НДС, станет намного проще.
- Обеспечение надежности и безопасности электронных документов. Организация электронного архива выполняется таким образом, что реальным доступом на запись и коррекцию файлов, по существу, обладает лишь автоматизированная система, а пользователям предоставляется доступ только для чтения документов. Сохранение документов реализуется на носителе информации, с которого делаются резервные копии на других носителях, при этом сервера обязаны располагаться на различных (физически) компьютерах.
- Обеспечение возможности эффективной работы. Архив электронного формата способен предоставить возможность не только структурировать, но и сортировать документацию по явным признакам, таким как, дата, наименование и прочее.
- Наличие возможности масштабирования. С увеличением размеров организации возрастает и документальный поток и, следовательно, место, занимаемое на носителях. В случае с электронным архивом нужно просто купить дополнительный носитель информации и подсоединить его к системе архивирования. Причем имеется возможность задания для некоторых документов срока хранения, по истечении которого они должны автоматически удаляться.
- Отсутствует необходимость в дополнительных помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями при увеличении электронного архива не требуется расширения помещений.
