Системы электронного документооборота — это системы, рассчитанные на значительное количество пользователей и работающие в автоматизированном режиме, которые призваны сопровождать управленческие работы в иерархических организациях.
Предназначение и структура систем электронного документооборота
Первоначально системы электронного документооборота (СЭД) состояли из следующих компонентов:
- Система, которая управляет работой с документами.
- Система, которая занимается массовым вводом бумажных документов.
- Автоматизированная система деловых процессов.
Система, управляющая работой с документацией, призвана организовать работу с разными программными продуктами, сохранять информационные данные на разных носителях, выполнять распределённую обработку информации, организовать поиск и индексацию электронных документов, коллективное пользование электронной документацией.
Большое количество различных электронных документов на предприятиях формируется применяемыми программными продуктами. Их объединение осуществляется на уровне операций с файлами. То есть операции в программах, которые выполняют открытие, закрытие, формирование, сохранение и другие процедуры, подменяются соответствующими действиями систему управления документооборотом. Процесс интеграции, то есть объединения, выполняется в автоматическом режиме. Это довольно сложная работа, но она позволяет обеспечить сохранение используемых на предприятии видов документов.
Информационные технологии электронного документооборота
Одним из основных предназначений систем электронного документооборота является процесс хранения электронной документации на разных типах носителей, а именно, серверах, библиотеках-автоматах и тому подобное. Кроме этого, должна быть обеспечена возможность оперативного поиска и доступа к различным устройствам хранения информации.
Характеристики доступности и стоимости сохранения данных должны быть представлены в оптимальной пропорции, зависящей того, насколько важна и актуальна сохраняемая информация. По этой причине используются технологии информационных хранилищ. Документация в электронном формате хранится на SQL-серверах. Для обеспечения распределённой информационной обработки в режиме онлайн, необходимо осуществить соединение с сетью офиса, что позволяет получить доступ к информационному хранилищу с помощью системы транзакций. Можно посредством сети Интернет обращаться к серверу предприятия, что обеспечивает доступ к удалённым данным. Также есть возможность в режиме офлайн послать запрос через электронную почту к информационному хранилищу с указанием требуемых параметров выбора. На основании данных из полученного запроса формируется список нужной документации и выполняется их отправка пользователю. Таким способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги.
Если для хранения документов реализован целый комплекс информационных хранилищ, то более подходящим вариантом является использование сетевой системы управления базами данных (СУБД).
Для организации оперативного поиска документов используется системы индексации документов. Такие системы подразделяются на следующие типы:
- Атрибутивная система.
- Полнотекстовая система.
При выполнении атрибутивной индексации, электронной документации присваивается определённый список атрибутов, обладающих текстовыми, числовыми или иными полями, которые дают возможность поиска требуемого документа и обеспечения доступа к нему. Обычно это представляет собой каталожную карточку, где сохранены имя автора, дата выпуска документа, тип документа, список ключевых фраз, имеющиеся комментарии. Процедура поиска может осуществляться по одному из полей, по определённому набору полей или с учётом данных из всех полей.
Полнотекстовая система индексирования основана на внесении в индекс всего словесного набора, составляющего документ, за исключением предлогов и незначительных для выполнения поиска слов. В таком варианте есть возможность выполнять поиск по любому слову из документа, а также словесному набору, то есть фразе или предложению.
При совместной работе с документами возможно возникновение определённых проблем. Для предотвращения одновременного редактирования документа несколькими пользователями, приоритет на редактирование присваивается работнику, первым открывшим документ. Остальным работникам разрешается использовать данный документ только для чтения.
Всем специалистам присваиваются пароли и уровни прав доступа для обеспечения недоступности документации сотрудникам, не обладающих такими правами. Права доступа разделены на разные уровни (градации). Отдельные специалисты могут обладать полными правами, то есть возможностью редактирования и даже уничтожения документации. Другие сотрудники могут иметь доступ лишь к заданным подразделам документации, а также есть категория работников, которым разрешён лишь просмотр документов.
Второй составляющей системы электронного документооборота считается система для массового ввода бумажной документации. Основной задачей данной системы является массовое сканирование архивных документов в бумажном варианте и преобразование их в электронную версию. С точки зрения обработки, все документы делятся на следующие категории:
- Простые документы.
- Документы специализированного формата.
Специализированный формат, в отличие от простых документов, имеет много избыточных информационных данных с точки зрения их электронной обработки. Это могут быть пиктограммы, подписи и тому подобное.
Третьей составляющей электронного документооборота считается осуществление автоматизации деловых процедур. Эта система предназначена для построения модели работы всех работников, занятых обработкой электронной документации.В состав системы входят редактор графики, программа, преобразующая карты деловых процессов в программные приложения системы автоматизации деловых процессов и программы управления деловыми процессами.
