Информационные технологии обработки числовых данных — это компьютерные программы, предназначенные для выполнения различных операций с числовыми данными.
Электронные таблицы
Для работы с числовыми данными обычно используется тип информационных технологий, именуемый табличным процессором или электронной таблицей.
Под электронной таблицей понимается некоторая модель организационной структуры, отражения и переработки информационных данных, которая тесно соединяется и с документацией в текстовом формате, и с базами данных.
Главным предназначением электронных таблиц является автоматизация стандартных табличных расчётов. Электронные таблицы повсеместно используются в области бухгалтерских операций, финансовой аналитики, формирования планов, статистических расчётов и других областях, где необходимо выполнять большие вычислительные объёмы. Возможности табличных процессоров позволяют выполнять действия над числовыми данными, расположенными в столбиках и строчках, а также формировать диаграммы, делать операции финансового и экономического анализа, реализовывать автоматизированные системы для разных областей бухгалтерии и экономики.
Основными отличиями операционной среды табличных процессоров от других аналогичных систем считаются:
- Широкий набор возможностей по переформатированию таблиц (можно выбрать форму отображения табличных данных, определить тип данных, выбрать режим автоматического формирования таблиц и данных и так далее).
- Набор вычислительных операций (математических, статистических, финансовых и так далее).
- Формирование графических деловых компьютерных объектов и их обработка (можно строить многомерные диаграммы).
- Осуществление возможностей баз данных (запись данных в таблицы аналогично записи в базы данных, выполнение сортировки по ключам, реализация запросов к базам данных и так далее).
- Построение моделей, позволяющих найти оптимальные решения для большинства управленческих задач при помощи несложных способов.
- Возможность формировать программы при помощи имеющегося набора макрокоманд и макрофункций, проектировать управленческие компоненты для простого пуска сформированных программ.
Самыми известными табличными процессорами считаются Microsoft Office Excel, Open Office.org Calc, iWork Numbers, Corel Quattro, Lotus. В нашей стране сегодня самыми известными табличными процессорами являются MS Excel, который входит в пакет программных приложений Microsoft Office, и OpenOffice.org Calc, который входит в состав бесплатного пакета OpenOffice.
MS Excel: функции и возможности
В MS Excel есть следующий набор операций:
- Выполнение сложных вычислений как с применением собственных формул для расчёта, так и с использованием набора известных формул математики, статистики, финансов и многих других.
- Выполнение табличной обработки данных и представление итогов расчёта в форме диаграмм и графиков.
- Планирование, прогнозирование и распределение ресурсов.
- Формирование статистических сводок и калькуляций, выполнение аналитических расчётов.
MS Excel является рабочей книгой, содержащей набор листов, которые служат для того, чтобы организовать и анализировать данные. Образец представлен на рисунке ниже:
Рисунок 1. Лист MS Excel. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Лист представляет собой набор ячеек, имеющих свои уникальные адреса. Все строчки нумеруются цифрами, а столбики имеют буквенные обозначения. В каждую ячейку можно записать текстовые, числовые данные или формульные выражения. В комплект MS Excel ещё включено большое число различных внутренних функций из области математики, финансов, статистики и так далее.
Существенным преимуществом MS Excel считается применение относительной ссылки на ячейку, что позволяет заданную единожды формулу использовать многократно с различными строками или столбцами данных. Помимо этого, MS Excel имеет возможность построения диаграмм и графиков на основании данных табличных вычислений, а также внедрения в электронные таблицы объектов из других программ и сохранения электронных таблиц в формате HTML.
Главным компонентом окна MS Excel считаются инструментальные панели, применяемые с целью ускорения обращения к самым распространённым процедурам. Под инструментальными панелями расположена формульная строка, где помещается информация, которая вводилась в текущую ячейку в текстовом, числовом или формульном формате. Активной является ячейка, на которую в текущий момент указывает курсор мыши (она отмечена рамкой). Слева от формульной строчки индицируется адрес активной ячейки. Под рабочим листом расположена строчка ярлыков рабочих листов. В каждой рабочей книге может содержаться большое количество листов, которые могут быть удалены или добавлены при осуществлении работы. Строка ярлыков содержит имена всех листов текущей рабочей книги. При помощи мышки можно выполнить переключение между листами, а при помощи набора из четырёх стрелок, которые расположены в левом углу ярлыка рабочего листа, возможно переключение на стартовый или конечный рабочий лист или просто сделать перемещение по рабочим листам. А ниже всех расположена строка индикации статуса. Она содержит информацию о том, какие действия необходимо осуществить, чтобы выполнить команду до конца. Когда индицируется статус «Готово», то это значит, что все процедуры окончены и можно продолжать работу.
Для начала работы в MS Excel, нужно выполнить создание новой таблицы или рабочей книги, которая в автоматическом режиме получает имя «Книга» и очередной порядковый номер. К примеру, «Книга 3», и у неё будет расширение «.xls». Начальные процедуры, которые пользователь начинает выполнять при работе с MS Excel, состоит в записи данных в таблицу, осуществлении редактирования, копирования, перемещения или удаления данных. Большинство операций делается по аналогии с действиями в различных других приложениях MS Office. Когда выполняется ввод данных, они отображаются в текущей ячейке и формульной строчке.
