Access – это входящая в состав пакета Microsoft Office реляционная система управления базами данных.
Введение
Запросом является требование на получение необходимой информации. Запросы дают возможность фокусировки внимания только на тех информационных данных, которые требуются для решения поставленной задачи.
Применяя запросы, можно выполнять проверку данных различными способами, которые имеются в программе. Имеется возможность отбора таблиц, полей и записей, которые содержат нужные для просмотра, формирования результата или применения в вычислительных операциях информационные данные, выполнить их сортировку, сформировать отчёты и формы, позволяющие отобразить нужную информацию, а кроме того можно создавать диаграммы для визуального отображения данных.
Итоговый результат осуществления запроса именуется выборкой. Выборки не подлежат сохранению в базе данных, они должны создаваться снова каждый раз при исполнении запроса и уничтожаться, когда он закрывается.
База данных Access. Запросы
В программе Access есть режим «Конструктор», в котором можно создавать запросы на базе одной или набора таблиц. На вкладке «Запросы» следует нажать кнопку «Создать» и выбрать режим «Конструктор». Далее следует выбрать нужную таблицу, справочник, который связан с запросом, или базу данных и нажать клавишу «Закрыть». Всё, что было выбрано, вместе со связкой по определённым полям отобразится в верхней зоне экрана создания «Запроса», то есть структурная схема данных этого запроса (если имеется заранее заданная связка).
К примеру, справочник «Цеха» и база данных «Личные карточки», имеющие связь по полю «Цех». Затем следует в колонках «Запроса» сделать выбор в каждом столбце:
- Необходимой таблицы.
- Необходимого поля из таблицы.
- Необходимого вида сортировки и так далее.
Количественные вычисления следует выполнять в формате макросов или выражений. Осуществление пуска в работу запроса выполняется кнопкой «Открыть».
Помимо этого, при необходимости, можно выполнить сортировку информации, путём выбора поля в столбце и специальных кнопок (А-Я) или (Я-А).
Режим «Простой запрос» позволяет показать суммирование в одной колонке. Для его реализации нужно выполнить следующие действия:
- На вкладке «Запросы» нажать клавишу «Создать» и выбрать режим Конструктора.
- Выбрать таблицу или Запрос с указанием полей (всех или части).
- Сделать выбор указания, а именно, подсчёт для всех или Итоги.
Когда требуются только итоги, то следует нажать соответствующую клавишу. Поскольку нет цифровых полей, то программа Access сама предлагает выбор варианта «Подсчёт числа записей KartPers». Следует включить флажок, а затем присвоить таблице имя и получить суммарное количество персонала по цехам на базе сделанного и описанного выше Запроса в Конструкторе.
Запрос на выборку считается самым часто применяемым типом запроса. Запросы такого типа применяются для осуществления следующих действий:
- Выборка данных, которые удовлетворяют определённым условиям, из одной или совокупности таблиц с дальнейшим изображением данных в требуемом порядке.
- Выполнение обновления записей в запросе на выборку в табличном режиме при наличии некоторых ограничений.
- Вычисление суммарных или средних значений, числа записей и иных итоговых результатов.
Запросы данного типа выполняют возврат данных из одной или совокупности таблиц и осуществляют их отображение в формате временной таблицы (динамического массива), записи в которой допускается корректировать при наличии некоторых ограничений.
Запросы на выборку могут применяться с целью группировки записей и определения суммарных величин, средних значений, подсчёта записей и определения иных видов итоговых результатов.
Перекрёстные запросы применяются для вычислений и отображения данных в структурной организации, которая облегчает их анализ. Перекрёстный запрос может подсчитать суммарное значение, среднее, количество значений или исполняет иные статистические расчётные операции, а далее итоги сгруппировываются в табличном формате согласно двум наборам данных. Первый набор должен определять заголовки столбцов, а второй набор определяет заголовки строк.
В качестве примеров простейших перекрёстных запросов модно привести следующие запросы:
- Один из вариантов школьного расписания занятий, где по строчкам располагается время занятий, по столбцам расположены дни недели, а на их пересечениях располагаются изучаемые предметы. Но сохраняется всё это как единая таблица, в каждой строке которой находятся значения трёх полей, а именно, день недели, время и наименование дисциплины.
- Школьный классный журнал посещаемости или оценок, где по строкам расположены фамилии, по столбцам находятся дни недели, а в точках пересечения будут отметки о пропуске занятий или оценки.
Режим «Перекрёстный запрос» предназначен для формирования разнообразных подсчётов на основе Схемы данных. Такой запрос формируется на базе осмысленных заранее взаимных связей и, как правило, на основании сводной Базы данных.
Вначале следует сделать выбор базы данных, как правило, это основная база. Например, для работы с кадрами это может быть база данных «Личные карточки». Затем необходимо сделать выбор необходимых полей, а также выбрать одно поле для организации расчётов. В этом поле следует сделать выбор типа вычислений, к примеру, Count (определение количества, например, работников по цехам и так далее), Sum (сумма, к примеру, окладов и тому подобное). Расчётные операции исполняются по выбранным полям.
Запросом на изменение является запрос, способный за одну операцию изменить или переместить совокупность записей.
Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. Или записи всех студентов, не сдавших сессию. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.
