Автоматизированная система – это организационно-техническая система, обеспечивающая выработку решений на основе автоматизации информационных процессов.
Введение
Одной из наиболее важных проблем высококачественной организации учебных процессов в высшем учебном заведении может считаться задача реализации автоматизированного учебного расписания. Правильно и оптимально сформированное расписание способно обеспечить равномерную загрузку студенческих групп и профессорско-преподавательского состава.
Сегодня применение информационных систем в высших образовательных учебных заведениях встречается уже довольно часто. Область их использования достаточно широка и может варьироваться от автоматизации отдельных рабочих мест до осуществления полной автоматизации деятельности вуза. Независимо от объекта автоматизации, будь это преподавательский состав или администрация университета, в образовательном учебном заведении подобные системы внедряются, в конечном итоге, чтобы повысить качество образования.
Вуз, подобно любой другой организации, непременно приходит к необходимости реализовать процесс автоматизации и, несмотря на то, что понятие образовательной деятельности является единым для всех образовательных организаций, в каждом вузе данный процесс протекает по-разному. Существенное влияние на внедрение автоматизации способны оказать как финансовые возможности, так и готовность применять предлагаемые рынком информационные услуги программных продуктов.
На текущий момент в высших учебных заведениях может быть использовано информационное пространство, которое включает компоненты по следующим направлениям:
- Ведение кадрового учета сотрудников.
- Ведение учета студентов.
- Работа службы безопасности.
- Ведение рейтинга преподавателей.
- Осуществление контроля успеваемости студентов и другие компоненты.
Деятельность специалистов в едином пространстве может быть организована на базе доменов Active Directory, позволяющих осуществлять централизованное управление, а также обеспечить единый процесс входа в систему и масштабируемость сети.
Автоматизированная система составления расписания
Для того чтобы осуществить автоматизацию планирования было реализовано решение, которое способно упростить процесс формирования электронного расписания на базе анализа существующих учебных планов специальностей, позволяющего изучить структуру нагрузки, а также планировать структурную доработку и определенную унификацию существующих учебных планов.
Общий набор требований, предъявляемых к автоматизированной системе, можно представить следующим образом:
- Возможность использования временных нормативов для определения объемов учебной нагрузки.
- Возможность использования информации из учебных планов специальностей.
- Возможность оперативной обработки информации за счет автоматизации вероятных операций пользователя системы.
- Возможность формирования отчетных форм.
- Возможность расширения системы, то есть, возможность ее модификации при повышении требований к автоматизированной системе.
- Наличие удобного интерфейса пользователя.
Автоматизацией является использование технических и программных средств, которые способны частично или полностью освободить пользователя от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, трансляции и применения материалов или информационных данных. Процессу автоматизации должна предшествовать его формализация, то есть, формирование полной совокупности однозначно понимаемых инструкций, выполняя которые может быть достигнут требуемый результат.
Достоинства автоматизации являются очевидными, к таковым относятся:
- Возможность ускорения исполнения операций и снижения ошибок при их исполнении.
- Уменьшение издержек на реализацию операций и повышение их качества.
Успешным считается процесс автоматизации, в результате внедрения и применения которого стал возможным возврат инвестированных в него средств. Можно выделить следующие этапы процесса автоматизации, используемые в целом к деятельности того или иного учебного заведения:
- Этап постановки задачи, то есть, оценка необходимости автоматизации, а также возможностей учебного заведения.
- Этап определения требований к программному и аппаратному комплексу, осуществление выбора или реализации программного продукта и технического обеспечения.
- Этап внедрения программного продукта.
- Этап послегарантийного обслуживания программно-аппаратного комплекса.
Прежде чем приступить к автоматизации следует ясно и понятно определить свои требования к ней. Необходимо сформулировать какие конкретно функции подлежат автоматизации. Нужно понимать, что часто использование автоматизированных систем способно снизить степень влияния человеческого фактора на исполнение тех или иных операций. Из числа руководящих работников высшего звена следует назначить сотрудника, который будет отвечать за осуществление данного процесса и будет уполномочен принимать решения по вопросам автоматизации, степени и роли участия специалистов, имеющих отношение к автоматизации.
Осуществление выбора программного продукта или среды его проектирования не нужно отделять от выбора технического обеспечения, на котором потом предстоит работать. Необходимо помнить и об уже существующей информационной системе вуза. Объединение в единое информационное пространство позволит применять ранее сформированные элементы и единую базу данных, что способно повысить гибкость информационной системы в целом и снизить дублирование уже имеющейся информации.
После того как построена модель учебного заведения и формирования требований к программному продукту, можно осуществить и выбор необходимого программного продукта. Функциональная наполненность (достаточность) будущего программного обеспечения считается базовым требованием к его выбору.
