Структура документального фонда организации, его качественная и количественная характеристика

Понятие документооборота и его характеристика

Документооборот – составная часть ДОУ, основная цель которого – обеспечивать информационную деятельность предприятия, документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Важная роль в изучении документооборота отведена характеристикам документооборота – количественным и качественным.

Качественными параметрами документооборота являются характеристики, основанные на используемой системе информационного обеспечения:

• автоматизированные;
• традиционные;
• смешанные;
• входящий, исходящий и внутренний документопоток;
• характеристика документооборота как пространственно-организованного процесса;
• маршруты движения документации, этапы и инстанции их прохождения;
• стадии документооборота.

Также качественными являются параметры, характеризующие особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документации, включенной в документооборот, направленность движения документов и периодичность документопотока.

Количественными параметрами документопотока являются показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяет количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за рассматриваемый временной отрезок. Кроме объема документооборота, принято устанавливать удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяя плотность документопотока, то есть тот объем документов, который проходит через подразделение в единицу времени. Также принято выделять такие параметры как физический объем конкретного документа и размер текста данного документа.

Временными характеристиками документооборота являются продолжительность документооборота, то есть скорость прохождения отдельной документации по ступеням документооборота. Данную характеристику рассматривают еще и в качестве времени, затрачиваемого на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут быть представлены и временем полного цикла обращения документов внутри учреждения или временем прохождения на выбранном отрезке пути, стадиях процесса управления.

Принципы рационального документооборота

Принимая во внимание количественные и качественные характеристики документооборота, можно выделить основные его принципы:

• прямоточность;
• непрерывность;
• ритмичность;
• параллельность;
• пропорциональность.

Прямоточность движения документов предполагает, что перемещение документов должно осуществляться по наиболее короткому пути, без петель или возвратных перемещений. Этому способствует выстраивание схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Также нужно продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простая форма движения потоков документов – линейное расположение структурных подразделений.

Непрерывность в документообороте представляет непрерывную подачу документов на тот уровень, где по ним принимают решение. Данный принцип невозможно совместить с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. С этой целью рекомендуют разработать перечень документов, которые не регистрируются службой делопроизводства, когда часть документов, минуя руководителей, передают на исполнение напрямую в структурные подразделения. Данным принципом предполагается равномерная загрузка сотрудников в работе с документами, устранение или уменьшение перерывов в процессах труда и документооборота. При несвоевременном получении информации, будут несвоевременно выполнены работы по нему, чем вызывается задержка всех дальнейших работ.

Ритмичность документооборота предполагает равномерность передвижения документационных потоков, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Данный принцип тесно смыкается с принципом непрерывности, то есть движение документов не может быть ритмичным при нарушении непрерывности движения.

Параллельность предполагает выполнение отдельных операций по обработке документов в процессе его передвижения. Основным назначением этого принципа является сокращение времени на прохождение документа. При параллельном выполнении отдельных операций ускоряется и документооборот, и исполнение всего документа.

Пропорциональность – это пропорциональная равномерная загрузка каналов движения документов. Возможность обслуживающих подразделений должна соответствовать их потребностям. Из-за несоблюдения этого требования появляются диспропорции в документообороте, когда какие-то каналы перегружены, а какие-то недогружены.

Самостоятельность и ответственность в работе с документами предполагает, что при выполнении любого действия – направления, распределения, подписания – нужно строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, а также компетенцией работников. Благодаря соблюдению данных принципов сокращается путь передвижения документов, устраняются ненужные операции, освобождаются руководители учреждений от решения второстепенных задач. При превышении должностным лицом полномочий при выполнении определенных действий с документами, а также и их невыполнение, вызывает необходимость создания лишних документов, прохождений лишних инстанций, которые не вызваны деловой необходимостью, лишним согласованиям, учреждениям и действиям, влияющим на документооборот.

Все рассмотренные выше принципы являются взаимообусловленными, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота выстраивается на основании соблюдения изложенных требований, имеются все предпосылки оптимизировать управленческий труд и делопроизводство.