Сущность и специфика современного делопроизводства
Современное делопроизводство – это деятельность, которой обеспечивается документирование и организация работы с документами с момента появления документа и до момента его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Одновременно с понятием делопроизводства, используют понятие информационно-документационного обеспечения управления, что связано с внедрением компьютерных систем управления, необходимостью их организационного, программного и информационного обеспечения.
Информационно-документационное обеспечение управления – это информационное обслуживание менеджмента, создание баз данных и работа с ними, а также традиционная работа с печатной документацией.
В связи с этим, информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривают в качестве важнейшей обслуживающей составляющей управления. Ее рациональная организация влияет на быстроту принятия решений, доведение их до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и получение прогнозируемого экономического эффекта от деятельности компании.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой основополагающую технологию менеджмента, основная цель которой – обеспечить руководство информацией о состоянии дел в организации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения.
Работа с документами должна быть хорошо слаженной и упорядоченной, в связи с этим каждым предприятием самостоятельно выбирается форма организации делопроизводства – централизованная, децентрализованная или смешанная.
Централизованной формой предполагается, что все операции по обработке документов должны быть сосредоточены в едином центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованной формой предусмотрено рассредоточение делопроизводственных операций между всеми структурными подразделениями.
Смешанная форма предполагает централизованное выполнение операций приема и регистрации документов, но децентрализованные процессы хранения, формирования дел и пр.
Форма организации делопроизводства зависит от размера компании, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших коммерческих компаниях обычно выбирают централизованную форму.
Роль документа в современной управленческой деятельности
Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов и явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ создают через письмо, графику, рисунок, фотографию, звуко- и видеозапись. Изготавливают документы на специальных материалах – бумаге, фотопленке и пр. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания должен быть регламентирован и осуществлен в соответствии с установленными правилами.
Документированная информация – это информация, которая была зафиксирована на материальном носителе через документирование информации с реквизитами, которые позволяют определить такую информацию, или в установленных законодательством РФ случаях, ее материальный носитель.
Документ, в качестве носителя информации, является непременным элементом внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие ее частей. Информация – основание для принятия управленческого решения, выступает доказательством его исполнения и источников для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Документ в управленческой деятельности выступает еще и результатом труда, так как принятое решение записывают и закрепляют в документе.
Все формы управленческой деятельности выражены в соответствующих документах:
- планирование – в подготовке разного рода стратегий;
- учет – составление и обработка статистических, бухгалтерских и оперативно-технических данных и документов;
- руководство – издание распорядительной документации;
- инструктирование – выпуск инструкций и методических руководств;
- контроль – сбор сведений в письменном виде и пр.
Иными словами, документы тесно связаны со многими формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления как способ и средство реализации возложенных на него функций. Помимо этого, во многих случаях документирование – обязательный, предписываемый законом акт государственного управления.
Документ обладает двумя свойствами – информативным и эксплуатационным.
Информационное свойство документа – это способность передавать информацию. Это свойство включает актуальность, достоверность, доступность и пр.
Эксплуатационными свойствами являются долговечность, прочность документа, способность противостоять разного рода воздействиям. Эксплуатационными свойствами определяется сохранность документа, зависящая от материального носителя и средств письма.
К основным функциям документа относят:
- информационную – фиксация фактов, событий, явлений и пр.;
- организационную – обеспечение воздействия на коллективы людей, чтобы организовывать и координировать их деятельность;
- коммуникативную – обеспечение внешних связей организации;
- юридическую – доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
- воспитательную – повышение исполнительской дисциплины в организации;
- учебную – образцы подготовки и оформления новых документов для начинающих работников и молодых специалистов.
