Описание системы ДОУ
Система документационного обеспечения управления (СДОУ) используется для обеспечении взаимодействия руководства, структурных подразделений и сотрудников предприятия в ходе выполнения ими своих функций.
Системой автоматизируются технологические операции документационного обеспечения управления на предприятии.
Объект, с которым работает СДОУ, - электронный документ. В соответствии с идеологией документационного обеспечения управления в системах такого типа, документ представлен в виде регистрационной карточки и электронного образа документа – файлами и наборами файлов.
Предпроектное обследование системы ДОУ
Благодаря проведению качественного предпроектного обследования СДОУ появляется возможность выявить ряд наиболее проблемных участков в конкретных сферах деятельности организации. К основным методам, используемым в процессе обследования, относят методы наблюдения и опроса. Благодаря данным методам могут быть выяснены: характер загрузки сотрудника, организации рабочего места и условий труда, общая характеристика основных типов работ и документооборота управленческого аппарата, общая характеристика постановки делопроизводства, состояние архива, его автоматизации, оснащенности необходимой оргтехникой.
Метод наблюдения применяется, чтобы собрать первичную информацию, касательно исследуемого объекта. Любое наблюдение включает следующие этапы:
- подготовка к процессу наблюдения;
- непосредственное наблюдение;
- обработка данных наблюдения;
- анализ результатов и проектирование более рационального трудового процесса.
Наблюдение может быть следующих видов:
- Хронометраж – наблюдение для изучения циклически повторяющихся элементов работы относительно небольшой продолжительности. Основными способами хронометража выступают непрерывный и выборочный. Данные способы помогают проведению наблюдений непрерывно с момента начала и до окончания наблюдения, а также выборочно, для изучения и замеров продолжительности только отдельных элементов.
- Фотографирование рабочего дня – предполагает замер и изучение всех затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня. Конечно, сотрудники должны быть к этому подготовлены и оповещены о съемках. Данный тип наблюдения применим в ситуации, когда обязанности сотрудников аппарата управления включают несколько типов работ, представленных короткими циклами.
К основным плюсам данного метода можно отнести возможность проведения его вместе с использованием других методов исследования, с помощью наблюдения может быть изучено большое количество явлений и объектов.
Следующий метод – опрос – непосредственный или опосредованный сбор первичной вербальной информации. Количество данных, полученных в результате опроса, существенно зависит от качества используемого опросника, организации процедуры опроса и поведения интервьюера. Специфика этого метода заключается в том, что он относительно легок в применении и обработке данных, опрос не занимает много времени в реализации, а также может быть проведен для всех одновременно.
Цель опроса – выяснить мнение сотрудников об условиях труда, распределить обязанности между сотрудниками, степени автоматизации, оснащенность средствами оргтехники, психологический климат внутри коллектива, отношение к работе по рационализации. Одной из трудностей использования метода опроса является сложность обеспечения достоверности и надежности полученных данных. Информация, получаемая опрашивающим, - субъективная, так как зависит от степени искренности отвечающих, их способности к адекватной оценке своих поступков и личностных качеств, а также других людей и происходящих событий.
Основными видами опроса выступают:
- интервьюирование;
- анкетирование.
Проводя интервьюирование, подготавливают список опрашиваемых, а также список вопросов. Результаты опроса могут быть записаны как во время опроса, так и после его окончания. Также данный метод предполагает индивидуальный подход к каждому сотруднику, в связи с чем, результаты опроса могут быть крайне разнообразными.
Достоверность информации – это свойство доказательств предоставлять информацию, которая адекватно отражает изучаемую реальность в соответствии с изменяемыми характеристиками, то есть исследователю необходимо формулировать вопросы таким образом, чтобы в процессе опроса респондент:
- воспринимал нужную информацию;
- правильно ее понимал;
- мог вспомнить определенные события прошлого;
- выбирал и формулировал ответы, соответствующие его мнению или реальному положению дел;
- мог адекватно выражать выбранный ответ словами.
Метод анкетирования является техническим средством конкретного социального исследования. В организациях применяется с целью собрать необходимый объем сведений через обработку анкет, которые заполнялись сотрудниками аппарата управления. Анкета – это специально разработанный опросный лист для получения определенного объема сведений о том, кто его заполняет.
Для составления анкеты необходимо сформулировать цель, данные, которые должны быть получены от сотрудника, а также вопросы должны быть правильно, четко и ясно сформулированы.
Таким образом, проведение предпроектного обследования системы ДОУ начинается с определения объектов исследования, основных источников и направлений, а также с выбора методов обследования, который продиктован спецификой каждой конкретной организации в целом и особенностями системы ДОУ рассматриваемой организации, в частности.
