Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот»

Электронный документ

Электронный документ должен соответствовать следующему ряду требований:

• создание, обработка, хранение, передача и прием посредством использования программных и технических средств;
• реквизиты, которые подтверждают его подлинность и целостность;
• отображение в формате, понятном для восприятия.

При использовании электронного документа не требуется предоставлять его копию на бумажном носителе, кроме случаев, рассмотренных в нормативных правовых актах РФ или соглашении сторон.

К основным преимуществам электронных документов можно отнести:

• компьютерный набор документов в ручную сведен к минимуму, так как используют готовые образцы, содержащиеся в памяти ПК;
• компьютерную обработку документов можно выполнять существенно быстрее, по сравнению с обработкой бумажных документов;
• ускорение и упрощение сбора, систематизации и поиска любого документа или информации из документов;
• электронная почта значительно ускоряет передачу документов на любые расстояния;
• на малых носителях можно хранить огромные объемы информации, что существенно сокращает площади для архивов;
• сокращается объем рутинных технических операций с документацией, освобождая время решения содержательных управленческих задач;
• сокращение количества потерь документов, для которых неизвестно местонахождение;
• возможность использовать полученную информацию с целью подготовки других документов.

Процесс согласования электронного документа обладает следующими преимуществами:

• документ можно прочитать на экране ПК, не выводя на бумагу;
• оперативное внесение изменений в проект документа;
• документ можно разослать одновременно сразу нескольким визирующим.

Недостатками электронных документов можно назвать:

• недолговечность хранения в сравнении с бумажной документацией;
• необходимость наличия технических средств для прочтения;
• возможность внести несанкционированные изменения, если отсутствует электронная цифровая подпись и другие средства защиты.

Электронный документооборот

Участниками обмена электронными документами выступают физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, местного самоуправления, которые принимают участие в обмене электронными документами.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, составляющий электронный документ, он должен подписать его своей ЭЦП и направить непосредственно в адрес получателя или через информационного посредника.

Получатель электронного документа – это участник обмена, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, выполняющий услуги по обмену электронными документами между отправителями и получателями.

Электронные документы подлежат проверке с целью подтвердить их подлинность через проверку ЭЦП. Подлинность считается подтвержденной, если при выполнении получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, установлена неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется нормативными актами разных уровней – от государственных до локальных на предприятии.

Правовое регулирование в сфере обращения электронной документации предполагает:

• реализацию единой государственной политики в области обращения электронных документов;
• обеспечение безопасности и защиты информации в момент создания, обработки, хранения, передачи и приема;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологий создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Работа с электронным документом, пересланным по электронной почте, проводится по аналогии с работой с документами на бумажных носителях. В связи с этим электронный документооборот еще носит название автоматизированного делопроизводства. Каждый абонент в электронной почте получает выделенный ему индивидуальный почтовый ящик, которому присвоен код пользователя. Через эти почтовые ящики будет осуществлен обмен электронными сообщениями.

Руководитель, после получения электронного документа, должен проставить на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылают на ПК исполнителям.

Хранение электронных документов в электронном архиве должно быть обеспечено:

• защитой электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;
• возможностью предоставить заинтересованным лицам доступ к хранимым электронным документам в том порядке, который предусмотрен нормативными актами;
• возможностью подтверждать подлинность электронного документа на протяжении всего срока их хранения;
• возможностью предоставить хранимые электронные документы в формате копий на бумажных носителях.

Перспективы развития электронного документооборота направлена на максимальное использование электронных документов, чем определено изменение в существующих отечественных традициях делопроизводства и постепенном отказе от бумажных носителей информации.