Организация документационного обеспечения деятельности секретаря-референта и направления ее совершенствования

Участие секретаря-референта в документационном обеспечении деятельности предприятия

Принято различать три основных потока документов:

• входящие – поступают из других организаций;
• исходящие – отправляются в другие организации;
• внутренние – создаются внутри организации и используются работниками в процессе управления.

Служба ДОУ может быть и самостоятельным структурным подразделением, и отдельным сотрудником.

Движение входящего документа, состоит из нескольких основных этапов:

• первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение руководителем;
• передача на исполнение;
• исполнение;
• контроль за исполнением;
• списание исполненного документа в архив.

Работа с исходящей документацией начинается в момент подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который позже будет согласован с заинтересованными лицами и доработан на основании их замечаний. Окончательную версию документа после распечатки подписывает руководитель, он регистрируется и направляется адресату. Заверенную копию исходящего документа подшивают в дело.

Внутренняя документация организации создается по тому же алгоритму: проект текста, затем согласование с начальством и доработка, распечатка окончательного варианта и его подпись руководителем. После регистрации документ размножают в необходимом количестве экземпляров, на основании числа исполнителей. Копии документов должны быть заверены и переданы на исполнение. Оригиналы документов подшивают в дело.

Объем документооборота включает также все документы, которые получают и отправляют по всевозможным каналам связи.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечить своевременное и качестве исполнение документов. Контроль осуществляется руководителями, службой ДОУ и ответственными исполнителями. Службой ДОУ контролируются организационно-распорядительная документация. Документы из других систем контролируют соответствующие подразделения или сотрудники.

Служба контроля или секретариат должны:

• формировать картотеку контролируемых документов;
• направлять карточку контролируемого документа исполнителю;
• напоминать исполнителю о сроках исполнения;
• получать информацию о ходе результатов исполнения;
• записывать ход и результаты исполнения в карточки контролируемого документа;
• регулярно информировать руководство о состоянии и результатах исполнения;
• сообщать о ходе и результатах исполнения документации на оперативные совещания;
• снимать документы с контроля с указанием руководителя, формировать картотеку исполнительных документов.

Способы повышения эффективности работы секретаря-референта

Секретарь должен обладать целым набором организационных средств, дающих возможность делать работу руководителя производительнее. Одно из таких средств – четкое планирование и эффективное использование рабочего времени руководителя.

Внутри любой организации при планировании рабочего дня секретаря должен соблюдаться ряд требований, выполнение которые дает возможность рационального использования его рабочего времени.

Важнейшая задача секретаря – помочь руководителю рационально распределять время, эффективно использовать рабочий день. Секретарь должен максимально разгружать руководителя от подготовки документации, технических и прочих типов текущей организационной работы, освободить его время для осуществления творческой деятельности, значительно облегчать его управленческую деятельность.

Для этого секретарю необходимо хорошо знать распорядок дня руководителя и обладать четким представлением о его планах на ближайшее время.

Планирование рабочего дня является необходимым и обязательным условием эффективного управления. Планирование может затрагивать день, неделю, месяц, квартал или год в зависимости от масштабов предприятия. Если работа с руководителем правильно организована, то планирование проводят совместно, но некоторые руководители полностью делегируют планирование своего рабочего дня и времени секретарю-референту.

Эффективный инструмент планирования рабочего времени и организации рабочего дня – текущее планирование, то есть планирование рабочего дня или недели с указанием конкретных дат, времени и продолжительности планируемого типа занятости. Планируя день секретарь сначала должен распланировать рабочее время и составить план, выделяя наиболее срочные и важные дела.

Составляя ежедневное расписание, секретарю необходимо систематически и последовательно фиксировать планируемые мероприятия: номера телефонов, прием посетителей и сотрудников, переговоры с другими организациями, совещания, презентации и пр.

Таким образом, секретарь-референт играет огромную роль в эффективной работе руководителя и всей организации. Если секретарь хорошо знает и выполняет свои функции, то руководитель будет работать эффективно, успешно взаимодействовать с сотрудниками, решать все возникающие проблемы и вопросы, повышая эффективность работы целостного предприятия.