Государственная система документационного обеспечения процессов управления в СССР
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это свод правил и принципов, которым устанавливается единый образец требований к документальному закреплению управленческой деятельности и организации работы с документацией в органах государственного управления.
Наиболее важная цель ГСДОУ – упорядочить документооборот, сократить количество и повысить качество документов, создать условия, в которых будут эффективно применяться прогрессивные технические средства и технологии сбора, обработки и анализа информации, совершенствоваться работа аппарата управления.
Основные положения ГСДОУ СССР разработаны и утверждены с опорой на нормативные и методические документы, закрепляющие совершенствование документационного обеспечения управления:
- общесоюзные – Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Государственный комитет СССР на основании стандартов;
- отраслевые – министерства и ведомства СССР и союзные республики;
- республиканские – Советы Министров союзных республик.
Нормативная документация министерств и ведомств по проблемам документационного обеспечения управления не должна ограничивать права ведомственных организаций, которые предоставил им Закон СССР «О предприятиях в СССР» и другие законодательные акты.
Должностные лица в руководстве организации
Должностные лица организаций, работая с документами, опираются на Основные положения ГСДОУ и принятые общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы.
Работая с документацией, которая попадает под действие специальных положений, должностные лица организаций должны основываться на этих положениях.
Общие требования к документации и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документов органов государственного управления СССР, союзных и автономных республик, судов, в том числе документы, которые созданы с использованием средств вычислительной техники и микрографии.
С целью сократить количество используемых форм документов министерств и ведомств, разрабатывается ряд отраслевых табелей документов, которые нужны и достаточны, чтобы реализовать функции и задачи организации. В такой табель включены документы как традиционные, так и созданные вычислительной техникой. Табель подписывает ответственное за его составление лицо, а также утверждает руководитель ведомства.
Общие требования к документам и службам
Общие требования к документации и службам документационного обеспечения – нормативно-методическая база по совершенствованию на единой основе документационного обеспечения управления и повышает его эффективность через унификацию состава и форм документов, повышение их качества, работ службы документационного обеспечения на основании научной организации труда и внедрение новейших технических средств.
Работа архива предприятия и варианты его участия в процессе документационного обеспечения управления, регламентируют основные правила работы ведомственных архивов.
Общие требования разрабатываются на основании законов СССР и союзных республик, которые устанавливают порядок организации и деятельности государственного аппарата, акты высших органов государственного управления в вопросах принятия и оформления управленческих решений, осуществление контроля за исполнением документов, совершенствование методик управления и организационных структур и их информационное обеспечение, государственные стандарты в сфере документации и автоматизированной обработки информации, учитывая опыт практического использования унифицированных систем документации.
Единый свод требований ко всем системам документации внедряют через издание государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций, затрагивающих документационное обеспечение управленческой деятельности, с учетом специфики республики, а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов, указывая сроки их хранения.
На их основании подведомственными организациями разрабатываются нормативные акты, которыми организуется процесс документационного обеспечения управления.
Учреждения государственной архивной службы СССР могут оказывать министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь по внедрению ГСДОУ, в процессах организации системы документационного обеспечения, помогают в согласовании типовых и отраслевых нормативных документов по системе документационного обеспечения, занимаются разработкой методических документов по ряду отдельных вопросов документального обеспечения управления.
Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, если требуется принятие нормативного или индивидуального акта, касающегося основных вопросов компетенции организации. Распоряжения и указания издают по нормативным вопросам, чтобы организовать исполнение постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы актов, уполномоченных издавать документы, отличающиеся по форме, издают в формате «совместного решения», имеющего правовую силу распорядительного документа каждой организации, которая приняла данный документ.
Автор документа самостоятельно устанавливает возможность и формат доведения до сведения подведомственной организации, структурного подразделения информации, содержащейся в документах вышестоящих органов или документов других организаций. Если же автор не указал предпочтительный способ, то организация решает данный вопрос на свое усмотрение.
