Анализ представления данных в системе электронного документооборота

Сущность управления документооборотом

Первым шагом в управлении документами выступает определение того, чем именно предстоит управлять.

Также стоит отметить, что документ не обязательно существует в качестве записи на бумаге. Это могут быть данные в цифровом формате, которые приводятся в наиболее удобном для использования формате, например, заказы на поставку, запросы на обновление персонала и чеки.

Содержание документа и контекст, в котором подается документ, называют предметом документа.

В системе управления документооборотом у документа обязательно должна быть регистрационная карточка — набор реквизитов документа, включающих вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и пр.

Управление документами — это процесс наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы, записями принятых решений и важными для фирмы промежуточными разработками, которые представляются в формате документа. При этом не имеет значения, существует ли документ на бумаге или только в электронном виде.

Организация аудита системы электронного документооборота (СЭД)

Аудит может быть проведен самостоятельно, силами сотрудников организации, но чаще всего, аудит проводит внешняя организация, или отдельные независимые сертифицированные специалисты. Это связано со спецификой такой работы, с необходимостью получения информации от разных уровней управления, возможностью задавать любые вопросы руководителям высшего звена.

Чтобы провести аудит информационных систем используют специальные формы, позволяющие собирать детальную информацию о системе. Состав таких форм и их наполнение представляют собой своего рода новинку, технологию сбора и структурирование информации, а их качество совершенствуются с каждым новым проектом.

Аудит предполагает несколько методов сбора информации:

• посредством использования специальных форм;
• интервью с сотрудниками, в том числе руководителями;
• анализ информационных систем во время работы пользователей;
• анализ настроек информационной системы IT-специалистами;
• тестирование, анализ знаний и навыков пользователей;
• анализ документов, регламентов, инструкций пользователей;
• проверка соответствия действий пользователя предписаниям из инструкций и регламентов;
• анализ уровня производительности баз данных на подготовленных тестах;
• анализ устойчивости систем к вводу заведомо неверной информации, выявление мест разрушения системы;
• анализ IT-инфраструктуры, которая обеспечивает работу СЭД.

На основании типа проекта и потребностей конкретного заказчика могут быть использованы различные методики, все будет зависеть от задач, которые должны быть решены. Например, аудит системы электронного документооборота зачастую требует действий специалистов по делопроизводству и нормам организации документационного обеспечения управления предприятием.

Цель — проанализировать качество и содержание регламентов и положений, на которых основана существующая СЭД.

Ожидаемые результаты от анализа СЭД предприятия

Основываясь на вышесказанном, аудит системы документооборота предполагает реализацию следующих целей:

• оценка текущего состояния СЭД;
• получение независимой оценки специалистов, которые не вовлечены в операционную деятельность компании;
• выяснение слабых мест в системе работы людей;
• понимание вовлеченности и подготовленности персонала, понимание степени соответствия знаний и компетенции сотрудников задачам, стоящим перед электронным документооборотом;
• выяснение качества содержания регламентов и инструкций, их соответствие реально используемым процессам на предприятии;
• получение профессиональной оценки качества модели текущей СЭД, корректности и оптимальности ее настроек;
• получение детального отчета о проведенном аудите системы электронного документооборота;
• получение рекомендаций от экспертов и вариантов стратегии проведения изменений.

План аудита, состав команды экспертов

Важный этап — составление плана проведения аудита, определение области обследования, состава сотрудников, посредством которых предполагается получать достоверную информацию, а также разделение области аудита между экспертами.

К основным областям обследования СЭД принято относить:

• аудит регламентирующих документов;
• аудит процессов предприятия в связке с регламентами;
• аудит знаний и умений сотрудников предприятия в работе с СЭД;
• аудит информационной инфраструктуры на предприятии;
• анализ производительности сервера и программного обеспечения;
• аудит модели СЭД, соответствующий регламентам и реальным процессам на предприятии;
• аудит корректности настроек и степени их соответствия регламентам и реальным бизнес-процессам;
• аудит отстроенных процессов в системе электронного документооборота.

Безусловно, состав и план аудиторского обследования должен быть сформирован в соответствии с потребностями и ожиданиями заказчика. План обследования СЭД должен формироваться совместно с заказчиком.

Анализ областей может протекать и параллельно, и последовательно. Все будет зависеть от временных ограничений и состава экспертной команды.

Структура отчета

Основа правильного обследования СЭД, помимо плана аудита и наличия квалифицированных специалистов, представлена структурой отчета об обследовании, то есть анализе или аудите. Именно она диктует то, каким образом и что будут обследовать специалисты.

Необходимо отметить, что при проведении аудита в соответствии с планом, может появляться некоторый объем новой информации, которая требует внимания и детальной проработки со стороны экспертной комиссии.

Структура отчета аудита предполагает следующие разделы:

• оценка ресурсов работников;
• оценка оборудования и программного обеспечения;
• оценка СЭД;
• результат аудита;
• рекомендации компании, основанные на результатах аудита;
• основные этапы плана развития СЭД на основании полученных результатов аудита.