Документоведение – это научная дисциплина о документах и документно-коммуникационной деятельности, которая изучает порядок создания и работы документа и разрабатывает принципы организации документно-коммуникативных системы и механизмы их деятельности.
Объект исследования этой науки - документ. Он является источником данных и средством общения в документообороте.
Документоведение тесно связано с лингвистикой, историей, архивоведением и правом. При этом документоведение является сравнительно молодой наукой, еще до конца не сформированной. Однако, за ней – будущее
Актуальность документоведения как сферы знаний
Как известно, существуют три типа развития общества: традиционное, индустриальное и постиндустриальное. В первом из них главным фактором производства выступает земля. Это самый примитивный тип общества. Во втором типе общества этим фактором выступает капитал. Но самый эффективный фактор производства используется в постиндустриальном обществе. Это – информация. Поэтому постиндустриальное общество иногда называют информационным
Почему же именно информация является самым эффективным фактором производства? Все просто. Земля и капитал – ресурсы не безграничные. И то и другое рано или поздно заканчивается или истощается. Но информация и знания – бесконечный источник средств для производства. Как только человек получает одно знание, за ним тут же открывается следующее. И, что самое важное, это знание не эфемерно. На его основе можно создать что-то новое, что будет существовать достаточное количество времени и станет, в свою очередь, основой для нового изобретения, более современного и качественного
Но информация не может храниться сама по себе, вне какого-то носителя. Им может быть книга, справочник, карта, сайт и иные его формы, в том числе и документ. Именно в документной форме хранится большинство юридической, правовой, историко-археологической и обществоведческой информации. Документы окружают нас повсюду – от вашего собственного паспорта до Указа Президента РФ. И значимость и того, и того сложно переоценить.
Поэтому актуальность документоведения как сферы знаний заключается в важности документа как единицы историко-культурного процесса и его значимости в качестве фактора производства в постиндустриальном обществе.
Документ всегда неразрывно связан с той эпохой, во время которой он был создан. Его нельзя рассматривать отдельно от нее. Возьмем, к примеру, статистику выплавки чугуна в Российской империи за первую половину XIX века. Сами по себе эти данные не очень информативны. Чаще всего это количество тонн. Однако если мы сравним эти данные с данными за другие годы, с данными других стран за этот период, соотнесем их с политическими и экономическими событиями, происходившими в это время, то сможем получить более полную информацию об этой статистике.
Чем этот документ может быть важен для нас? Сопоставив его с остальными, мы сможем получить информацию о том, как развивалась тяжелая промышленность в России, от чего зависели ее успехи, какими были трудности и как промышленники с ними справлялись. А это, в свою очередь, позволяет перенять их опыт, что играет огромнейшую роль в развитии всего человечества. [/Замечание]
Необходимость документоведения как сферы знаний
Необходимость – это потребность в чем-либо. Зачем же человечеству необходимо документоведение? Во-первых, документов в мире существует огромное количество, сотни и тысячи новых документов появляются каждый день, а сколько их уже было создано с момента зарождения письменности! Документоведение же выступает в роли регулятора, который систематизирует документы в зависимости от их вида, формы, периода создания и сферы применения. Помимо того, документоведение определяет правила их хранения, оформления и передачи кому-либо. Документоведение помогает понять, как создать документ именно такого типа, каковым должно быть его содержание, какими функциями обладает его собственник и что этот документ значит в системе всего документооборота.
Давайте рассмотрим это на конкретных примерах. Допустим, вам нужно составить протокол общественного заседания и сдать его начальству, при этом документоведения как науки в принципе не существует, ввиду чего никто не знает, как правильно составлять протокол, и что он должен содержать, и вы в том числе. Легко ли вам будет справиться с этой задачей?
Предположим, вам все-таки удалось составить его. Но тут выяснилось, что в соседнем городе делают совсем другие протоколы, в ближайшей деревне – третьи, а в поселке за этой деревней – четвертые. Как понять, какой из них наиболее полный, исчерпывающий, дающий максимальное количество полезной информации? Ведь единой системы составления протоколов нет
А если у вас пять таких протоколов? Как их правильно хранить? Нужно ли присваивать им какие-то номера? Можно ли передать их кому-то на хранение? Этого тоже никто не знает, потому что, опять же, нет никаких правил.
Конечно же, эти примеры довольно утрированы. Но, согласитесь, без четкой системы в любом деле обойтись нельзя. А в таком деле, как работа с документами, которые изначально нуждаются в строгой классификации, без отдельной науки не обойтись.
Перспективы развития документоведения
Если учесть, что наше общество сейчас находится по своему развитию где-то между индустриальным и информационным, то недостатка информации в будущем точно не предвидится. Большинство документов перейдут в электронный формат, но их ценность от этого не пропадет. Конечно, электронные системы документооборота будут способны справиться со многими задачами документоведения автоматически, однако даже в условиях внедрения тотальной автоматизации в делопроизводстве нужны люди. Кто-то должен разрабатывать эти системы, тестировать их и улучшать, анализировать содержание документов и их формы. В этом и заключаются актуальность и необходимость документоведения как сферы знаний.
