Ведение архива проектной компании

Проектные организации годами зарабатывают репутацию, чтобы обеспечить стабильный поток заказов. Но постепенно встает вопрос о том, как поступать с созданными проектами, как их хранить.

Электронный архив проектной компании

Сегодня все проектирование ведется на компьютерах, каждый проект создается в виде информационной модели. Такой формат работы удобен, комфортен и создает условия для одновременной работы нескольких специалистоы.

Сложностей, конечно, также хватает, поскольку может не сохраниться последняя версия, или специалист не внесет изменения, которые были приняты на последнем обсуждении. Культура ведения проектной документации и заполнения модели в компаниях также складывается по-разному, оформлением может заниматься каждый член команды или лишь один нормоконтролер.

После выдачи объекта его электронная версия направляется в архив, как правило в архиве лежат:

• pdf-версии всех чертежей, так как из-за выпуска новой версии продукта исходные файлы могут открываться с ошибкой;
• dwg- версия всех чертежей, в этой версии сохранятся все линии, хотя информация о связях утратится;
• rvt- версия, исходный файл, в котором велось проектирование;
• исходно-разрешительная документация по проекту;
• вся переписка с заказчиком;
• другие документы, которые имели отношение к проекту, к примеру фото с авторского надзора или копия журнала.

Электронный архив должен содержать лишь последние актуальные версии, следует удалить все лишние файлы, которые могут лишь запутать.

Ведется электронный архив по годам, каждый объект называется согласно присвоенному шифру.

Бумажный архив проектной компании

Раньше бумажный архив был единственным. Позднее к бумажным делам стали добавлять диск к основной информацией в электронном виде, а сейчас электронный формат почти вытеснил все прочие из проектной деятельности. Но несмотря на это многие компании продолжают вести бумажный архив и распечатывают проекты в одном экземпляре.

Объясняется это просто – надежность цифровых технологий сегодня велика, но не безгранична. К тому же в электронном документе легко что-то изменить, а на бумаге все изменения будут видны.

Для проектной организации архив – гарантия сохранения всех принятых решений. Сотрудники, выполнявшие работы, могут уйти в другие организации, но сохранится весь процесс принятия ключевых решений. Часто заказчик многократно меняет свои требования, меняет материалы или тип освещения, и информация не успевает обновляться, поэтому приходиться сохранять довольно много сопроводительных документов официального характера, а иногда и распечатывать письма из электронной почты для подтверждения.

В архиве также все документы должны храниться с печатями и подписями.

Для каждого проекта формируется отдельная папка (несколько папок), в которых хранятся следующие документы:

• исходно-разрешительная документация от заказчика, все копии должны быть заверены заказчиком;
• договор на проектирование;
• проектная документация, все тома. Количество томов зависит от объема работ и типа объекта. К примеру, на корректировку потребуется разработать всего несколько разделов, а для многоквартирного жилого дома на 30 этажей нужны все разделы;
• дополнительные сведения, включая переписку в заказчиком, образцы материалов, письма от исполнителе работ, дополнительные согласования.

Рисунок 1. Хранение документации в компании. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В архиве хранится вся информация, которая имеет отношение к объекту и позволяет восстановить ход проектирования и принятия решений. Из-за того, что данные в электронном архиве могут исчезнуть из-за проблем с сервером, обычно для надежности копируют информацию на флешку и вкладывают в бумажный архив.

После авральной выдачи объекта не всегда есть силы и желание заниматься оформлением дела для архива. Но работа архитектора состоит из пиковых нагрузок и периодов затишья, в которые как раз можно заняться оформлением накопившихся дел. Иногда эту работу проводят летом, когда на практику приходят студенты, которые могут помочь распечатать и свернуть большое количество чертежей. В некоторых организациях за ведение архива и его оформление отвечают свои специалисты, и эта работа не входит в список обязанностей архитекторов.