Регистр налогового учета по НДФЛ
Каждый работодатель обязан уплачивать налоги с доходов сотрудников. Для этого каждое предприятие разрабатывает собственные формы регистров учета по НДФЛ. Для правильного расчета подоходного налога предприятию нужно грамотно учитывать выплаты заработных плат работникам.
Регистры по НДФЛ нужны для налоговой службы, т.к. они по ним контролируют предприятия. Но так же эти регистры нужны и самим предприятиям, т.к. в этих регистрах собирается информация о работниках, их заработной плате и льготах, позволяющая предприятию контролировать все нюансы, связанные с выплатами сотрудникам и их правах.
Важно! Вся заполняемая информация о сотрудниках должна быть внесена индивидуально на каждого сотрудника.
Разрабатывать бланк регистра по налогам на доходы необходимо с учетом простоты работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Однако существуют рекомендации по разработке регистра от налоговой службы:
- Простота — информация должна быть четкой;
- Наглядность — быстрый перенос данных в справку 2-НДФЛ;
- Краткость — вносить в регистр только необходимую информацию, для простоты ее восприятия.
Бланк регистра у каждой компании универсален и обладает всеми необходимыми свойствами, графами и включает нужные сведения, это связано с тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Предприятие всегда может создать несколько бланков регистров для разных видов данных. Все эти бланки значительно упростят ведение налоговой отчетности и ее проверку. Но бланк регистра обязательно должен содержать в себе сведения, предусмотренные пунктом 1 статьи 230 НК РФ.
Формы регистров налогового учета и порядок их отражения в 1С
В ст. 313 и 314 Налогового кодекса прописан перечень обязательных реквизитов, который должен содержаться в регистре: название, дата, наименование операции, измерители и ответственные за составление и их подписи.
Как уже говорилось ране вид регистров, их перечень и содержание составляются организациями. Разрешено использование бухгалтерских регистров, при условии, что они содержат достаточно для расчета налога данных.
Оборотно-сальдовая ведомость. Для отражения в отчете данных налогового учета по счетам вам нужно в настройках отчета перейти на вкладку «Показатели» убрать галочку с пункта «Бухгалтерский учет» и поставить напротив пункта «Налоговый учет».
Тем не менее, отсутствие регистров, является поводом для штрафа за грубое нарушение учета. Перечень и форму регистров нужно утвердить в «Учетной политике» по налоговому учету. Примите во внимание, что при необходимости (запросе), именно эти регистры вы обязаны будете предоставить в налоговый орган.
Аналитические регистры налогового учета
В программе 1С «Регистры налогового учета» можно найти в меню «Отчеты» в разделе «Налог на прибыль». При переходе по гиперссылке программа откроет окно, в котором будут представлены четыре блока аналитических регистров. Но для организаций они не все подойдут. Чтобы отражать только те отчеты, которые вам необходимы, перейдите в настройки и отметьте галочкой те отчеты, что вам необходимы. При такой настройке отчеты, не отмеченные галочкой будут скрыты. Но вы всегда сможете вернуть автоматические настройки. Для этого воспользуйтесь функцией «Сбросить мои настройки» в меню «Еще».
Порядок заполнения.
Настройки доступны в регистрах: «Группировка», «Отборы», «Дополнительные поля», «Сортировка», «Оформление». Для соответствия распечатанного регистра требованиям законодательства, он должен содержать все обязательные данные, которые были описаны выше. Чтобы настроить их отражение в регистре перейдите в закладку «Оформление» и проставьте галочки напротив нужных реквизитов.
Для назначения ответственного за ведение регистра перейдите в меню «Главное» в раздел «Реквизиты организации» гиперссылка «Подписи». Затем в окне регистра перейдите по ссылке «Ответственные за подготовку отчетов» программа откроет перечень ответственных, среди которых выберете нужных работников организации. После настройки отчета нажмите на кнопку «Еще» из выпадающего списка выберете пункт «Сохранить настройки», либо «Сохранить вариант» отчета. После сохранения видоизмененный отчет появится в перечне регистров. При необходимости вы всегда сможете настроить доступ к этому отчету другим пользователям.
Справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ является подтверждением доходов сотрудника и уплаченных налогов и обязательным документом для сдачи в налоговую инспекцию. Данную справку предоставляют на другое место работы, в банки, ФНС. В программе 1С существуют два вида справок:
- «2-НДФЛ для сотрудников»;
- «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».
Данную справку можно найти в меню «Зарплата и кадры».
«2-НДФЛ для сотрудников».
Перейдите по ссылке «2-НДФЛ для сотрудников». В появившемся окне нажмите на кнопку «Создать». И в справке заполните необходимую информацию. В шапке документа укажите год, организацию и сотрудника. Остальные данные программа подставит автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». Если вам нужно сформировать данную справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, то это необходимо указать в реквизите «Формировать». При нажатии на знак вопроса, расположенный справа от поля «ОКТМО/КПП», программа выдаст сообщение с информацией о наличии или отсутствии зарегистрированных доходов за данным сотрудником по выбранному коду. Если доходы не будут найдены, то программа выдаст пустое поле с доходами.
На последней вкладке располагаются личные данные сотрудника, для которого делается данная справка. Эти данные можно отредактировать непосредственно в карточке документа. Если введенные данные будут отличаться от данных в карточке, то программа вас предупредит об этом. Данное предупреждение вы можете проигнорировать и внести в документ все нужные изменения, но так делать не рекомендуется, т.к. при наличии некорректных данных их лучше всего исправить в карточке сотрудника. Изменения вносить лучше в карточку для того чтобы в дальнейшем в других документах автоматически заполнялись верные данные.
Вы можете запустить программную проверку данных. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Проверить», а затем проведите документ. Далее печатается уже сама справка «2-НДФЛ по сотруднику». Эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
Старайтесь своевременно обновлять программу до новой версии. Это связано с постоянным обновлением форм отчетов.
Справка «2-НДФЛ для передачи в налоговый орган»
Данный вид справки так же расположен в меню 1С ««Зарплата и кадры». Перейдите по ссылке «2-НДФЛ для передачи в налоговый орган». В появившемся окне нажмите на кнопку «Создать». И в справке заполните необходимую информацию. В шапке документа укажите год и организацию, ОКТМО, КПП, код ИФНС и вид справок. Остальные данные программа подставит автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». Но вы всегда можете заполнить всю информацию либо вручную, либо подбором.
В автоматически заполненной табличной части справки вы можете нажать на любую строку, и программа откроет справку 2-НДФЛ для сотрудника. Данный документ, считается реестром справок сотрудников.
После заполнения справки обязательно проверьте все данные и проведите документ. Теперь вы сможете данную справку выгрузить или же отправить в контролирующий орган, при условии правильной настройки программы. Для того чтобы распечатать данную справку выберете соответствующий пункт в меню «Печать».
При печати программа сразу же сформирует справки по всем выбранным в документе сотрудникам. Они практически ничем не отличаются от справки «2-НДФЛ для сотрудника», которую рассматривали ранее.
