ECM-системы — это системы и их техническое обеспечение, которые предназначены для поддержки полного жизненного цикла неструктурированной информации, обладающей различными типами и форматами.
Введение
Наиболее характерной тенденцией нашего времени может считаться переход к электронному документообороту и электронному хранению документов. Большое количество организаций сталкивается с проблемами выбора и внедрения систем ECM (Enterprise Content Managemen), то есть, систем управления корпоративным контентом. В текущей ситуации сделать оптимальный выбор достаточно сложно. Подробная аналитическая информация по проблемам систем ECM на русском языке фактически отсутствует. Большая часть имеющихся сообщений представляет собой рекламу без присутствия какой-либо аналитики.
Естественно, в сети Интернет опубликовано много материалов на иностранных языках, но при этом существует еще одна проблема, которая состоит в том, что большая часть терминологии из сферы ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке. Причем общего мнения по вариантам их перевода еще не сформировано. Отсутствие единой системы терминов лишь способствует разным спекуляциям и неочевидным маркетинговым ходам.
ECM-системы
Как отмечалось выше, термин ECM является сокращением от Enterprise Content Management, что переводится как «управление корпоративным контентом». В соответствии с определением Ассоциации по управлению информацией и изображениями (AIIM), ECM является совокупностью подходов, методов и инструментов, которые предназначены для захвата, систематизации, сохранения и поиска информации и документов, связанных с процессами бизнеса компании. Системы ECM предназначены для решения следующих задач:
- Реализация управления документами (document management), то есть, осуществление экспорта и импорта, контроль версий и обеспечение безопасности для деловой документации.
- Организация управления образами документов (document imaging), то есть, захват (capture), преобразование бумажной документации в электронный формат.
- Осуществление управления записями (records management), то есть, организация долгосрочного архивного хранения, выработка норм и политик хранения, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормативам.
- Организация управления почтовыми сообщениями (e-mail management), то есть, систематизация и хранение информации, получаемой организацией по электронной почте.
- Организация управления социальными медиа (social media management, SMM), то есть, управление информацией, которая поступает в организацию в процессе взаимодействия с внешним миром через социальные сети.
- Организация управления веб-контентом, то есть, поддержка корпоративных веб-порталов, управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователями.
- Организация управления мультимедиа контентом (digital assets management, DAM), то есть, сохранение и систематизация графических. аудио- и видеоматериалов.
- Организация управления потоками работ (workflow management), то есть, поддержка процессов бизнеса, доставка информации по маршрутам, определение рабочих задач и состояний.
- Организация программных средств, которые предназначены для исполнения описанных выше операций, именуемых системами ECM.
Немецкий специалист Ульрих Кампфмайер выделил следующие обязательные компоненты систем ECM:
- Система захвата (capture), которая выполняет переформатирование документов из бумажного формата в электронный.
- Система управления документами.
- Система управления записями и хранением.
- Система распределения и маршрутизация информации.
- Система долгосрочного сохранения, которая обеспечивает сохранность и непрерывность доступа к информации.
Анализ показал, что самыми используемыми функциями систем ECM могут считаться прежде всего управление документами, а также защищенное систематизированное хранение. Данные функции должны соответствовать следующим классам продуктов ECM:
- Системы управления документами (document management systems).
- Системы управления записями (ERMS, electronic record management systems).
В Российской Федерации употребляются следующие термины:
- Системы электронного документооборота.
- Системы электронного архива.
В зарубежных статьях по теме систем ECM и документоведения отличие между терминами document и record считается основополагающим. При этом в русских переводах это отличие часто просто не учитывается. Английские термины document и record в большинстве случаев переводятся при помощи одного и того же слова «документ», что иногда может создать дополнительные сложности в восприятии переводимых текстов.
Для разрешения всех проблем, следует прояснить значение и особенности использования этих терминов, а именно, document и record. Отличия между терминами «документ» и «запись» могут быть представлены в виде следующей приведенной ниже таблицы.
Рисунок 1. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
На базе осуществленного анализа может быть сделано заключение, что документ (document) и запись (record) представляют собой объекты разных типов, и работа с ними должна быть основана на разных подходах. Это означает, что обработку каждого типа объектов необходимо осуществлять с помощью специализированного программного обеспечения, именуемого системой управления документами (document management systems) и системой управления записями (records management system).
В русском языке термин «система управления записями» пока мало используется. Поэтому управление документами, и управление записями практически во всех публикациях на русском языке принято обозначать термином «электронный документооборот».
