Понятие и виды технотронных документов и архивов
Технотронный архив – это архив, в котором хранятся кино-, фото-, фоно-, видеодокументы и научно-техническая документация. Основные виды работы архивариусов в них – комплектование, учет и научно-справочная работа.
Использование технотронных документов похоже на использование документов на бумажном носителе информации. Специфику работы с ними определяет специфика носителя информации:
- кинодокумент – это изобразительный или аудиовизуальный документ, который создан кинематографическим способом;
- фотодокумент – это изобразительный документ, который создан кинематографическим способом;
- видеодокумент – это документ, который содержит аудиовизуальную информацию, зафиксированную с использованием любой системы видеозвукозаписи.
Научно-техническая документация – это научные и технические документы, которые фиксируют процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направлений и методов их внедрения в производство. Научно-техническими документами являются научно-исследовательские, конструкторские, технологические и проектные документы, а также документы по изобретательству и рационализации.
Ведущие технотронные архивы
К ведущим технотронным архивам относят РТА кинофотодокументов, РГА фонодокументов, РГ научно-технический архив. Во всех остальных архивах технотронные документы хранят в специализированных отделах.
Кино-фоно-видеодокументы, на основании их функционального назначения подразделяют на две группы:
- документы, созданные в ходе документирования деятельности фондообразователя и включенные в состав их фондов;
- документы, как результат деятельности фондообразователя, которые организуются самостоятельно и учитываются также самостоятельно.
При этом их хранение обособлено в соответствии с требованиями к их хранению. Научно-технические документы поступают в архив и хранятся в составе фонда их разработчика.
Если эти документы создала организация-соразработчик, то они поступают в состав фонда организации-генпроектировщика.
В случае нефондового хранения кино-фото-фоно-документов:
- кино- и видеодокументы систематизируют по видам – фильм, спецвыпуск, киножурнал или видеожурнал, отдельный кино-видео-телесюжет разной цветности;
- фотодокументы систематизируют по видам – негативы разной цветности и размера, слайды разной цветности, позитивы, фотоотпечатки, фотоальбомы, диафильмы;
- фонодокументы систематизируют на основании вида записи звуковой информации – фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная.
Внутрифондовая организация научно-технической документации определена их комплектностью. Состав комплекта включает совокупность научно-технической документации, возникающей при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработки технологии его изготовления или проектирования объекта капитального строительства. Каждый комплекс вносят в опись под отдельным номером.
Проблемы хранения электронных документов
Проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов отличаются в разных организациях. На них оказывает влияние как организационно-правовая форма этой организации, так и видовой состав документов, которые должны храниться в архивах, и задачи, которые стоят перед архивом. Но самое главное, что на эти различия влияют установленные сроки хранения электронной документации. Например, работа с электронной документацией на предприятиях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда может быть применена при организации государственного хранения электронной документации в государственном архиве.
И напротив, требования к учету электронной документации, их описанию и обеспечению сохранности, которые предъявляют при организации долговременного хранения, зачастую излишни для хранения и использования основной массы такого рода документов на предприятиях. В связи с этим, каждый раз, оговариваются сроки их архивного хранения, несмотря на то, где они находятся. Это могут быть:
- оперативное использование внутри организации;
- архивы организации при обеспечении кратковременного хранения – до 5-7 лет;
- ведомственный архив, архив фирмы или корпорации, либо государственный архив при обеспечении долговременного и постоянного хранения.
Несмотря на появление электронных документов только несколько десятков лет назад, решения в сфере их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. И наоборот, чем более сложными и функциональными становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых вопросов и проблем на каждом этапе работы с электронной документацией.
В нашей стране опыт хранения электронной документации существенно меньше по сравнению с западными странами, и накопление его пошло относительно недавно, не более 15-20 лет назад. Преимущественно, это опыт, который накопили организации при оперативном использовании и хранении баз данных.
На сегодняшний день любое крупное или среднее предприятие, как частное, так и государственное, выделяет значительный объем средств на формирование и поддержание собственных электронных информационных ресурсов. Однако это электронные документы, имеющие практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Базы данных, выходящие из оперативного использования обычно погибают. Наиболее наглядно это продемонстрировано судьбой баз данных, которые использовались в 70-80-х годах и были утрачены по причине того, что сменили технологические платформы и административные преобразования.
